湯國平,周慶利

(浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第四醫(yī)院,浙江省義烏市 322000)

雖然越來越多的醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)、維修、維護(hù)等工作信息化管理,但整體信息化水平程度不高。另外,預(yù)算和合同仍然處于手工管理,或者在不同的系統(tǒng)中完成,醫(yī)療設(shè)備管理“信息孤島”的現(xiàn)象未能得到根本解決,最終導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)的賬卡不一致、合同與資產(chǎn)管理不連貫等現(xiàn)象[1]。本文對醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理過程中的難點進(jìn)行分析,包括:預(yù)算管理、成本效益分析、采購與合同管理、資產(chǎn)管理和質(zhì)量管理等,提出改進(jìn)方案、設(shè)計醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理信息系統(tǒng),構(gòu)建“三級醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理信息化成熟度模型”, 解決醫(yī)療設(shè)備管理“信息孤島”的現(xiàn)狀,大大提升醫(yī)療設(shè)備管理水平。

1 預(yù)算和成本效益分析管理

預(yù)算管理作為公立醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理的重要管控手段,是對醫(yī)院各科室的設(shè)備資源進(jìn)行全面論證、合理配置和科學(xué)控制,以便有效地管理和協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備診療活動[2]。但在傳統(tǒng)的醫(yī)療管理體系中,預(yù)算管理往往受到忽視,即使有50萬元設(shè)備可行性分析,編制過程也是流于形式,缺乏采購后的跟蹤分析,不能很好地指導(dǎo)整個采購工作。另外,年度計劃采購無計劃性,不能合理安排整個采購工作的進(jìn)度。

針對以上問題,本研究對預(yù)算和成本效益分析管理進(jìn)行了重塑(詳見圖1)。

圖1 醫(yī)療設(shè)備預(yù)算和成本效益分析管理

(1)重視預(yù)算的可行性分析,對50萬元以上的醫(yī)療設(shè)備開展采購后的追蹤分析,從表1所示的幾個方面予以賦分,其分值將作為年度預(yù)算審批重點參考依據(jù)[2]。(2)通過接口,將醫(yī)療設(shè)備信息化平臺與實驗室信息系統(tǒng)(Laboratory Information System,LIS)、醫(yī)學(xué)影像存檔與通訊系統(tǒng)(Picture Archiving and Communication Systems,PACS)、醫(yī)院信息系統(tǒng)(Hospital Information System,HIS)等醫(yī)療業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián),運(yùn)用成本效益模型實時、動態(tài)監(jiān)控相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)營情況、收入和支出[3-4]。(3)經(jīng)醫(yī)學(xué)裝備委員會論證,院長辦公會、黨委會同意的醫(yī)療設(shè)備形成次年設(shè)備采購計劃,設(shè)備采購人員結(jié)合設(shè)備可行性分析,按設(shè)備效益和需求緊急情況進(jìn)行排序,制定合理的采購計劃時間。

表1 50萬元以上醫(yī)療設(shè)備年度預(yù)算賦分表

2 采購與合同管理

采購管理是根據(jù)年度預(yù)算具體執(zhí)行相關(guān)采購工作,具體包括招標(biāo)文件的制定與匯簽、采購合同的制定與匯簽及采購驗收等工作。傳統(tǒng)采購管理以線下紙質(zhì)手工為主,近些年有些醫(yī)院雖然通過辦公系統(tǒng)(OA)實現(xiàn)了線上匯簽[5]。但是,以上兩種模式相關(guān)采購信息與資產(chǎn)管理系統(tǒng)相互孤立,信息很難交互。本研究將資產(chǎn)管理系統(tǒng)采購的審批流,通過釘釘接入,實現(xiàn)合同的釘釘線上審批,最后上傳正式合同的掃描件。同時采購合同和預(yù)算進(jìn)行關(guān)聯(lián),從而實現(xiàn)預(yù)算進(jìn)度的實時監(jiān)控,有利于采購人員對年度預(yù)算執(zhí)行情況的合理安排。

為了保證服務(wù)、維保類合同服務(wù)過程有監(jiān)督,系統(tǒng)根據(jù)服務(wù)、維保合同約定的周期和內(nèi)容自動發(fā)起任務(wù),相關(guān)責(zé)任工程師釘釘上收到考核任務(wù)提醒,責(zé)任工程師和設(shè)備使用科室根據(jù)合同約定逐一考核,對服務(wù)商的服務(wù)情況進(jìn)行評分,考核結(jié)果及時反饋給服務(wù)商,及時改進(jìn),必要時可根據(jù)合同約定解除合同,保證醫(yī)院利益。

3 資產(chǎn)管理

醫(yī)院資產(chǎn)是國有資產(chǎn)的重要組成部分,如果固定資產(chǎn)管理不力,極易造成國有資產(chǎn)流失。傳統(tǒng)資產(chǎn)管理模式,僅限于資產(chǎn)入庫和出庫,對過程的管理十分欠缺。人員流動、交接不清、資產(chǎn)位置的隨意變動和缺少專人管理等因素導(dǎo)致盤點工作難度大。針對傳統(tǒng)資產(chǎn)管理的難點,重塑資產(chǎn)管理流程(見圖2),出庫、轉(zhuǎn)科等流程實現(xiàn)電子簽收,上傳固定資產(chǎn)標(biāo)簽粘貼照片,通過釘釘和短信提醒資產(chǎn)管理人員資產(chǎn)變動情況,確保每個資產(chǎn)的身份識別標(biāo)簽及時粘貼、每個資產(chǎn)有人管理。

圖2 資產(chǎn)管理流程圖

經(jīng)過系統(tǒng)改造,每個資產(chǎn)向上可以溯源到采購合同,向下可以追溯到管理人員。固定資產(chǎn)標(biāo)簽為FRID標(biāo)簽,通過超高頻FRID讀寫器實現(xiàn)非接觸式盤點,大大提高了盤點的效率和準(zhǔn)確度[6-7]。資產(chǎn)在線報廢時可以清晰地看到設(shè)備歷史維修記錄和維修費(fèi)用,系統(tǒng)自動給出建議,有助于設(shè)備管理人員的判斷與審批。

4 質(zhì)量管理

根據(jù)等級醫(yī)院評審的要求,建立院科兩級的醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量管理體系至關(guān)重要。通過醫(yī)療設(shè)備維修、預(yù)防性維護(hù)(PM)、計量、巡檢、日常使用登記等,建立了醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量管理體系[8-9]。

最后筆者就孩子的安全問題，建議家長每天放學(xué)時盡量接送，如果沒有辦法做到也要隨時關(guān)心孩子的安全，教育他不到危險的地方玩，放學(xué)后馬上回家。平時多與孩子交流一天的學(xué)習(xí)和表現(xiàn)，與教師及時溝通。

設(shè)備維修通過掃描固定資產(chǎn)二維碼,可實現(xiàn)設(shè)備故障信息的快速、準(zhǔn)確傳達(dá)給維修人員。同時,在設(shè)備管理科室大屏上可實時顯示保修列表,有利于管理人員和報修人員追蹤設(shè)備維修進(jìn)展。對產(chǎn)生維修費(fèi)用的情況,維修人員可以預(yù)估維修費(fèi)用后發(fā)起審批流程,完善了整個維修過程的閉環(huán)管理。

設(shè)備驗收階段,根據(jù)廠家說明書的建議,對設(shè)備預(yù)防性維護(hù)(PM)內(nèi)容和周期(通常生命支持類6個月,有源性設(shè)備12個月,無源性設(shè)備2年)進(jìn)行配置,設(shè)備驗收完成后,系統(tǒng)自動按周期啟動預(yù)防性維護(hù)工作,并通過釘釘提醒。

醫(yī)療設(shè)備的計量是保證其臨床檢測和治療的重要保證,根據(jù)《中華人民共和國計量法》和各省市計量管理工作的具體要求,制定全院強(qiáng)制檢定和校準(zhǔn)的目錄,根據(jù)目錄對字典屬性進(jìn)行維護(hù),建立全院醫(yī)療設(shè)備計量清單,通過設(shè)定系統(tǒng)到期自動提醒,確保計量工作保質(zhì)保量完成。

設(shè)備的每月巡檢及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備日常運(yùn)行過程中遇到的問題,是管理科室和使用科室信息交流的重要途經(jīng),設(shè)備的維修進(jìn)展、預(yù)防性維護(hù)等客觀數(shù)據(jù)每月追蹤完成情況。通過巡檢,管理人員可以規(guī)范使用人員的設(shè)備操作流程,使用科室也可以將設(shè)備使用過程中遇到的問題反饋給管理人員。

日常使用登記是使用科室對醫(yī)療設(shè)備日常使用情況的登記,通過每日及時登記可以及時發(fā)現(xiàn)問題,及時反饋給管理科室,從而實現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量管控的閉環(huán)。

5 其他功能

正確的操作是保證醫(yī)療設(shè)備精準(zhǔn)診斷和治療的前提,醫(yī)療設(shè)備操作培訓(xùn)至關(guān)重要。但是廠家人員的現(xiàn)場培訓(xùn)很難普及到每位醫(yī)護(hù)人員,因此操作文檔的管理十分重要,通過操作文檔和操作視頻,能解決大多數(shù)情況下快速操作設(shè)備的目的。將通過資產(chǎn)管理系統(tǒng),將設(shè)備說明書、簡易操作手冊和視頻上傳至系統(tǒng),臨床使用人員只需要掃描設(shè)備二維碼即可實現(xiàn)設(shè)備文檔和操作視頻的快速獲取。

為了提高設(shè)備使用率,設(shè)備租賃管理是一個很好的解決方案。通過該系統(tǒng)可以實現(xiàn)設(shè)備的在線租賃,設(shè)備管理科室工作時間定時配送。緊急情況下,使用科室可通過自助智能柜直接取用并自動計時,也可自助歸還[10]。

6 系統(tǒng)構(gòu)建

本系統(tǒng)采取微服務(wù)架構(gòu),各個服務(wù)之間職責(zé)相對單一且耦合度極低,每個服務(wù)都可以獨立穩(wěn)定運(yùn)行容器之上。前端采取客戶端和瀏覽器兩種模式,滿足新老客戶不同的需求。系統(tǒng)通過接口實現(xiàn)與釘釘對接,實現(xiàn)采購申請、合同、維修、巡檢等多個流程的線上審批,通過角色管理確保各類查閱和審批流的權(quán)限精準(zhǔn)控制,確保信息安全。如圖3所示,系統(tǒng)主要包含基礎(chǔ)管理模塊(組織機(jī)構(gòu)管理、權(quán)限管理、角色管理、人員管理、字典管理、配置管理、短信管理)、設(shè)備管理(設(shè)備驗收、設(shè)備入庫、設(shè)備出庫、庫存管理、設(shè)備維修、設(shè)備保養(yǎng)、設(shè)備報廢、設(shè)備運(yùn)行監(jiān)控)、設(shè)備采購(采購預(yù)算、采購計劃、采購申請、采購審核、采購合同、維?？己?,財務(wù)對接(支付單、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證、對賬管理、調(diào)賬管理、對接財務(wù)支付能力)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(維修分析、保養(yǎng)分析、報廢分析、采購分析)等模塊,實現(xiàn)對資產(chǎn)購置計劃、招標(biāo)、合同、審批、付款、安裝調(diào)試、使用、計量、維修、保養(yǎng)、提取折舊、報廢進(jìn)行全程的記錄和管理[11],實現(xiàn)對各個環(huán)節(jié)的相互監(jiān)控與有效管理,對醫(yī)療設(shè)備的全生命周期的追蹤,以此來提高醫(yī)療設(shè)備的利用率、降低使用風(fēng)險、更加智能地管理設(shè)備的整個生命周期。

圖3 基于醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理信息系統(tǒng)架構(gòu)圖

7 討論

預(yù)算編制為醫(yī)療設(shè)備生命周期中的“孕育”期,采購、合同管理為醫(yī)療設(shè)備生命周期中的“成長”期,驗收和使用過程管理為醫(yī)療設(shè)備生命周期中的“成年”期,最后經(jīng)報廢管理(“死亡”期)完成整個生命周期管理[12]。傳統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理的各個階段未能完全信息化,或分散在多個信息平臺中,導(dǎo)致出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備管理出現(xiàn)“信息孤島”的現(xiàn)象,最終導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備管理的精度不高、信息不對稱。

結(jié)合《三級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)》《三級公立醫(yī)院績效考核指標(biāo)》《醫(yī)院智慧管理分級評估標(biāo)準(zhǔn)體系(試行)》等評價監(jiān)管體系中對醫(yī)療設(shè)備的管理的要求,本文從設(shè)備預(yù)算編制開始,圍繞醫(yī)療設(shè)備生命周期中的各個管理結(jié)點展開分析,通過構(gòu)建“三級醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理信息化成熟度模型”,解決了傳統(tǒng)醫(yī)療設(shè)備管理孤島現(xiàn)象。最終實現(xiàn)以醫(yī)療設(shè)備臺賬(資產(chǎn)編號)為中心,向上可追溯到采購預(yù)算和合同,向下可以追溯到醫(yī)療設(shè)備維修、維護(hù)及報廢記錄,醫(yī)療設(shè)備全生命周期精細(xì)化管理水平得到大大提升。