王思

摘 要：隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，醫(yī)院也在不斷適應發(fā)展實施的新變革，面對形式變化，醫(yī)院認識檔案管理方面也迎來全新挑戰(zhàn)，這邊要求醫(yī)院在人力資源檔案管理過程中對精細化管理加大關注力度，跳出以往人力資源檔案管理的誤區(qū)，促進管理有效性?；诖?，本文將主要針對醫(yī)院人力資源檔案管理當中如何有效運用精細化管理展開相關探討分析。

關鍵詞：醫(yī)院;人力資源檔案;精細化管理

現(xiàn)代醫(yī)院管理體制是中國特色醫(yī)療體系的重要內容，其具有科學的管理、高效的運行和完善治理體系，現(xiàn)代醫(yī)院管理體制是醫(yī)院管理體制和治理能力現(xiàn)代化前提，也是醫(yī)院管理工作科學化、規(guī)范化、高效發(fā)展的根本保證。醫(yī)療機構人事檔案，包括工作經(jīng)歷、工作狀態(tài)、社會關系、政治思想、考核結果、獎懲信息、進修經(jīng)驗等，是醫(yī)院人才選拔和團隊建設的重要參考，也是職稱晉升和評優(yōu)的重要參考。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，精細化管理是一種完善、精確、細致的管理方式，將精細化管理模式運用到人事檔案管理中，有助于提高檔案管理的效率和質量。

一、精細化管理的含義

精細化管理與常規(guī)管理相比，在各方面都更為細致，其主要目標在于減少經(jīng)營費用，提高資源使用效率，對醫(yī)院的經(jīng)營和服務的精細化管理，可以使資源得到更合理的使用，從而增加醫(yī)院經(jīng)濟效益，就人事檔案管理而言，通過對工作流程的優(yōu)化，可以讓員工在不同的崗位上各司其職，最大限度地發(fā)揮人力資源的作用。加強對人才檔案的管理，必須堅持高質量的管理，對人事檔案的管理，要做到細致、嚴謹，能及時發(fā)現(xiàn)問題，人事檔案管理，不僅關乎員工個體，也關乎醫(yī)院發(fā)展，要做到精細化管理，必須遵循程序、系統(tǒng)化。在選人用人上，最后要做得更細致，必須篩選出符合要求的人，把各個部門工作責任和內容細化，細化到人。如此才能確保精細的管理服務，充分發(fā)揮人力資源檔案的作用，有效地記錄醫(yī)護人員晉升、調任，以及根據(jù)員工實際情況，給予相應薪酬和獎金，而對其進行合理的開發(fā)和使用，才能真正做到全面管理，減少醫(yī)療費用，為醫(yī)院的科學研究和發(fā)展作出貢獻。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理的必要性

首先，人事檔案是與醫(yī)務人員相關，其職能也就有其特殊性，如果人員資料中存在不實或者錯誤的信息，必然會影響到醫(yī)院的人員配置，從而導致人力資源管理失誤。而運用精細的方法進行人事檔案的管理，使與之相關各方面工作更加細致、標準化，更能使其更好地發(fā)揮其作用，從而為醫(yī)院管理和選拔人才起到一定的作用。其次，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，我國醫(yī)院目前人事檔案管理工作越來越困難，尤其是人員信息日益增多，使檔案管理工作更加繁重，而通過精細化管理，可以使各個環(huán)節(jié)都規(guī)范有序地進行。

三、醫(yī)院認識檔案管理工作的作用

（一）提高人事檔案使用效率

隨著精細化管理模式的引入，人事檔案使用率得到改善，實現(xiàn)精細化管理模式和觀念創(chuàng)新，對檔案管理人員在使用檔案時應采用特殊服務形式，不再受紙質檔案檢索等功能的限制。從思想觀念、實踐方法等多個層面上進行改革，使檔案工作的質量得到進一步的提升，在信息化今天，要順應時代潮流，以精細化管理方式，健全人事檔案工作機制，提高員工檔案利用效能。將信息技術和電子技術引入到電子文檔中，可以極大地提高人力資源利用的效率，節(jié)省人力成本，從而大大提高人力資源利用率，減少人力資源浪費。

（二）優(yōu)化資源分配

醫(yī)院人事檔案的整合，使醫(yī)院人力資源得到了有效配置，并得到合理運用，以往人事檔案管理方式，制約了檔案執(zhí)行，以檔案紀錄為主要工作內容，很難反映工作人員工作業(yè)績和最新數(shù)據(jù)，更新速度較慢，對工作人員近期狀況了解不夠，缺乏現(xiàn)實性。而以精細化管理為核心醫(yī)院人事檔案管理，則是對傳統(tǒng)人事檔案管理模式顛覆，具有更高目的性，可以實現(xiàn)資源的有效配置和合理使用，同時全面、及時性地進行人事檔案信息的更新，以滿足醫(yī)院發(fā)展需要。尤其是一些醫(yī)院出現(xiàn)了嚴重人員外流現(xiàn)象，各大醫(yī)院人員交流日益頻繁，人事管理要主動順應時代發(fā)展，加強保密工作，在保障個人信息安全的前提下，增加人員信息利用率。隨著醫(yī)療制度不斷健全，醫(yī)院合理地利用人事檔案，可以不斷地提升醫(yī)院管理水平和服務效率，從而推動醫(yī)院現(xiàn)代化，提升醫(yī)院管理水平，加強醫(yī)院溝通和交流，拓展醫(yī)院檔案管理，改善醫(yī)院運作，為今后健康、穩(wěn)健發(fā)展奠定良好基礎。

四、醫(yī)院人事檔案精細化管理的內容

（一）完整收集

醫(yī)院人事檔案來源廣、維度多，若想全面記錄個人信息，便必須做到及時、全面、完整的收集，這是確保人事檔案規(guī)范化的根本。醫(yī)院人事檔案的收集工作，應從以下幾個方面著手：第一，以人事檔案管理部門為主體，結合臨床、科研、教學等部門，在明確檔案資料收集范圍的前提下，將臨床、研究項目和其他方面作為重點，以了解和掌握人事檔案和資料的形成；二要采取多種科學的方式進行收集，包括內外收集、垂直收集和橫向收集、常規(guī)收集輔助收集。

（二）準確鑒別

對各類資料正確識別是保證其完整性和真實性的重要手段，詳盡的檔案內容可以真實地反映出個人真實狀況，為管理部門了解和選拔人才提供重要參考。所以，在人事檔案的甄別中，一定要堅持取材有依據(jù)、去偽存真、合理舍材等，還要兼顧到對特定問題的具體分析。在全面搜集人事檔案資料后，嚴格落實精細化管理程序，多看多查，多辨；通過多項篩選，以保證人事檔案真實、準確地反映出員工的具體情況。

（三）有序整理

對醫(yī)院人事檔案進行有序的整理，以保證檔案資料規(guī)范化、系統(tǒng)化。一般來說，有序的人事檔案應包括下列要求：分類準備，排列有序，目錄簡單明了，裝訂整潔。在整理工作中，最重要的一步是分類、整理，并嚴格遵守有關法規(guī)。

（四）安全保管

人事檔案在有序整理后下一個階段便是保管，當前醫(yī)院保管人事檔案的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》，以及醫(yī)院的人事檔案管理制度。人事部的工作主要有兩個：一是完善檔案的工作環(huán)境，保障檔案的安全，在檔案的日常管理中，要做到“三防”，確保檔案的安全。二是，強化管理，對人事檔案資料的安全性進行全面監(jiān)控。

（五）個性化的利用與服務

人事檔案的使用是檔案收集、評估、分類、儲存的終極目的，為了方便、個性化地使用人事檔案，更好地為組織和人事部門服務，需要對人事檔案進行個性化的使用和服務。所以，要根據(jù)目前情況、人員收集范圍、管理方式不同，對醫(yī)院的醫(yī)護人員來說，應該注重臨床技能的運用，而對于管理人員，應該注重德、能、勤、績、廉五個方面。同時，要主動為各職能部門提供必要的人員檔案，把檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點放在服從與服務上，并結合醫(yī)院的發(fā)展狀況和要求，要及時調整檔案服務的方法，使其更好地發(fā)揮其服務功能。

五、醫(yī)院人力資源檔案管理中的缺陷

（一）工作中缺乏精細化目標與創(chuàng)新精神

隨著科學技術發(fā)展與進步，醫(yī)院人力資源檔案信息管理也在朝著信息化和技術化發(fā)展。目前，傳統(tǒng)檔案管理已不能適應當前醫(yī)院發(fā)展需要，一些人事檔案工作人員的創(chuàng)造性和創(chuàng)造性思維還不夠強，在工作中仍是依靠人工操作，在此背景下，計算機信息網(wǎng)絡利用率低，工作效率不斷降低，造成檔案管理沒有突破，無法達到精細化管理的目的。由于長時間使用，檔案材料易損壞，造成檔案錄入時出現(xiàn)錯誤，而傳統(tǒng)檔案則有裝訂不齊、書寫不規(guī)范等問題，增加了工作的難度，難以實現(xiàn)精細化管理。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力低

當前，醫(yī)院的檔案管理工作不能脫離行政管理，不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的檔案管理工作，由于缺少人事檔案的管理經(jīng)驗，以及對現(xiàn)代科技的運用知識的匱乏，使人才檔案的管理工作難以進行。由于缺乏對人事檔案的管理，以及專業(yè)訓練與輔導，致使檔案工作缺乏系統(tǒng)性的規(guī)范，在人才培養(yǎng)上比較單一。有些人在檔案管理、圖書管理等方面有專門的人才，但在信息技術方面的研究還不夠深入，不能把信息化技術運用到人才檔案管理中去。人才培養(yǎng)落后，不能促進人事檔案管理隊伍的發(fā)展，醫(yī)院對人事檔案管理人員的考評不到位，造成工作中經(jīng)常出現(xiàn)松散的情況。

（三）人力資源檔案管理建設不完善

目前，一些醫(yī)院對人事檔案管理還不夠重視，上級和有關負責人都認為，人事檔案是一種微不足道的小事，不會影響到醫(yī)院發(fā)展，領導不愿將資金投入到人事檔案管理上，更愿將資金用在醫(yī)療、護理等方面。目前，一些醫(yī)院還沒有建立起與之相適應的檔案存放場所，而將其置于一個狹窄空間內，造成檔案管理混亂。

（四）無規(guī)范的管理制度

人事檔案管理要有相關制度，而精細化管理則可以改善檔案管理細節(jié)，由于一些醫(yī)院沒有建立明確檔案管理體系，或者存在著不完善管理體制，致使人力資源檔案歸檔和分類工作中出現(xiàn)一些漏洞，同時由于系統(tǒng)原因，在人員整理資料上出現(xiàn)疏漏，后期對檔案需要進行二次處理，加大了人力資源檔案工作的難度，也降低了人力資源檔案管理的效率。目前，我國人力資源檔案管理工作還沒有得到良好發(fā)展，而人力資源檔案由于自身不健全，在管理上也并未建立起相應的依據(jù)。由于缺少與之相適應人事檔案管理體系，導致行政人員職業(yè)素質低下。由于人力資源檔案的更新不夠及時，使一些檔案資料變得比較陳舊，沒有任何參考價值，因而喪失其使用價值。

六、以精細化管理模式提升醫(yī)院人事檔案管理水平的實施路徑

（一）完善制度體系

隨著精細化管理模式的深入，人事檔案管理工作的開展，需要在系統(tǒng)的建設上進一步完善，在人事檔案管理工作中不斷完善，充實檔案的內容，根據(jù)工作實際，充分利用系統(tǒng)的支撐功能，不斷提升工作水平，并根據(jù)實際情況、發(fā)展目標和方向，建立和完善人事檔案管理體系。首先，要明確人事檔案工作范疇。一般人事檔案管理應根據(jù)員工的信息、勞動合同等方面進行有針對性的管理，而在檔案的歸檔過程中，要把紙質檔案和電子檔案都納入檔案的管理，確保檔案的正規(guī)性、合理性，針對人事檔案的實際情況，要做好檔案的維護、保管，提高歸檔處理水平，以公開形式進行檔案的管理工作，保證人事檔案能夠得到有效利用；加強人事檔案的使用，加強人事檔案的工作效率，使人事檔案的管理更加規(guī)范。人事檔案管理部門應加強對檔案資料的有效維護，逐步完善各項規(guī)章制度及內容，并對有關人員進行系統(tǒng)設備的管理，防止無關人員任意利用人事檔案的系統(tǒng)設施；做好紙質文件的保護，防止紙質文件被盜，強化防火措施，確保紙質文件的安全。建立和完善檔案銷毀制度，完善銷毀檔案的安保措施，對必須銷毀的檔案，必須上報上級，經(jīng)上級批準后，方可銷毀。健全檔案管理體系，明確責任，確保檔案資料的安全和使用；為醫(yī)院的平穩(wěn)運營和有效運作提供了可靠的保證和基礎，增強了醫(yī)院的發(fā)展競爭力。

（二）創(chuàng)新人事檔案管理模式

醫(yī)院人事檔案管理應主動創(chuàng)新，向精細化管理轉變，全面把握當前醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)實狀況，拋棄傳統(tǒng)人事檔案管理方式，改進人事檔案使用和檔案管理的效能，改革人事檔案的管理方式，以創(chuàng)新、精細化管理理念，建立健全的服務觀念，加強檔案工作的積極性。人事檔案管理人員在查閱檔案資料時，應以提高工作效能為目的，借助數(shù)字化、信息化技術，逐步建立完善、合理的人事檔案管理制度，強化人事檔案資料的來源，提高人事檔案信息合理性，改革人事檔案管理模式。比如，在紙質文件整理與保管中，存在著一些問題，這就對人事檔案管理提出新的要求。合理安排人事檔案管理，推動人事檔案管理體制改革，引進智能管理、自動化管理理念、設備設施，提升檔案服務品質，增強服務意識，切實提高檔案資料的利用率；充分發(fā)揮人事檔案管理的內在價值，為今后的發(fā)展提供一定的借鑒。注重動態(tài)管理，并將管理思想與新的文件內容結合起來，定期補充和整理新的文件，做好檔案的及時存檔；在精細化管理的基礎上，根據(jù)醫(yī)院的具體情況，及時收集和完善檔案材料，確保檔案的科學性和完整性，及時發(fā)現(xiàn)問題和糾正問題。

（三）加強信息化建設

隨著我國醫(yī)療體制的不斷完善，醫(yī)院檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，檔案規(guī)模不斷加大，數(shù)量與種類繁多，各種檔案的分類與分布也越來越多，檔案管理也愈加困難，很有可能出現(xiàn)信息孤島的問題。根據(jù)當前醫(yī)院檔案管理狀況和精細化管理模式，打破傳統(tǒng)思維方式，將精細化管理模式與理念相融合，創(chuàng)新現(xiàn)代精細化管理模式，加強人事檔案工作的效能，提升檔案的精細化管理，加強資料庫的建設，逐步完善資料庫的內容，對個人資料進行統(tǒng)一的管理。在構建信息資料庫時，要區(qū)分人員檔案等級、格式，建立相應分區(qū)，并根據(jù)人員檔案類別，有針對性地進行合理存放與保存，強化檔案安全控制。通過建立信息數(shù)據(jù)庫的模糊檢索，可以方便地查找、利用人員檔案，從而提高醫(yī)院的人力資源利用效率，充分利用人力資源，為醫(yī)院運營和管理提供便利。

（四）加強人才建設

加強對人才的扶持與保障，建立健全的人才培養(yǎng)體系，以滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要；在推行人事檔案工作時，應將精細化管理思想與專業(yè)人才相結合，以提升人事檔案工作的整體素質。通過培訓與再教育，充分發(fā)揮人事檔案管理人員的工作熱情，強化培訓，并結合業(yè)務培訓、技能培訓、行業(yè)內專家講座，提升自身素質。要借鑒國外先進的醫(yī)療技術，了解先進的人事檔案管理理念和方法，并到其它醫(yī)院去考察、進修，主動探索新的法規(guī)、政策，充分理解和掌握有關的法律、法規(guī)、政策，合理使用檔案，強化檔案規(guī)范化建設。加強員工創(chuàng)新意識，提升員工職業(yè)素質，加強人事檔案管理工作效能，并定期對檔案質量進行監(jiān)督，積極探索和創(chuàng)新人才檔案工作模式。配備專業(yè)的人事檔案管理人員，引導其積極參加業(yè)務培訓、知識技能的再教育，運用品管圈、 PDCA法則，提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新發(fā)展目標。人事檔案工作者應主動提高自身，增強自身責任感，發(fā)展自身，掌握先進軟件技術，熟悉信息技術，在精細化管理模式中，加強人事檔案的整體效能，建立一支專業(yè)化檔案管理隊伍。

七、結語

綜上所述，在醫(yī)院現(xiàn)代化建設與發(fā)展中，更加注重對人事檔案管理進行改革與創(chuàng)新，在推行人事檔案的過程中要不斷創(chuàng)新，采用精細化管理方式；加強檔案管理工作價值，把精細思想融入檔案，逐步完善精細化管理模式，并將其運用到人事檔案的各個方面，加強對醫(yī)院人事檔案管理的有效性，使其工作的質量和效益得到進一步的提升。要不斷創(chuàng)新檔案管理理念，不斷優(yōu)化管理模式，逐步建立健全檔案管理體系，強化人才隊伍建設，充分利用檔案管理優(yōu)勢，為醫(yī)院健康發(fā)展奠定堅實基礎，提升醫(yī)療服務水平，服務效率，滿足人民群眾需要。

參考文獻：

[1]何娟娟.精細化管理在醫(yī)院人力資源檔案管理中的應用研究[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（14）：155-157.

[2]石宇，石慧，武政旭.基于精細化管理的公立醫(yī)院干部人事檔案優(yōu)化路徑探究[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2022（22）：745-747+750.

[3]李吉，白晶，許倩瓊，周春梅.精細化管理背景下醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質量探究[J].中國產經(jīng)，2022（04）：141-143.

[4]王麗.信息化建設推動醫(yī)院人事檔案精細化管理研究[J].財經(jīng)界，2021（29）：197-198.