徐旭丹 呂小飛 張鳴 馮旭文

[摘 要]科研項(xiàng)目中的外協(xié)管理過(guò)程存在較多風(fēng)險(xiǎn)。識(shí)別其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，分析風(fēng)險(xiǎn)的成因，提出解決的策略，對(duì)于科研單位提升項(xiàng)目質(zhì)量管理效能、保障科研成果的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性具有十分重要的意義。文章闡述了科研項(xiàng)目外協(xié)的定義、分類(lèi)和特點(diǎn)，分析了科研項(xiàng)目外協(xié)的主要風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合實(shí)踐從四個(gè)方面提出了科研項(xiàng)目外協(xié)管理的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，旨在提高科研單位的外協(xié)管理水平，增強(qiáng)科研單位的綜合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]科研項(xiàng)目；外協(xié)管理；風(fēng)險(xiǎn)；措施

中圖分類(lèi)號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）15-0007-03

一、科研項(xiàng)目外協(xié)的定義、分類(lèi)和特點(diǎn)

科研項(xiàng)目外協(xié)是指項(xiàng)目承擔(dān)單位將科研項(xiàng)目中的一部分工作委托給其他單位的過(guò)程[1]。實(shí)踐中部分科研單位也將規(guī)定采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的服務(wù)采購(gòu)過(guò)程納入外協(xié)管理。

科研項(xiàng)目外協(xié)可以分為多種類(lèi)型。

根據(jù)外協(xié)的原因，可以分為被動(dòng)式外協(xié)和主動(dòng)式外協(xié)兩大類(lèi)。被動(dòng)式外協(xié)是指項(xiàng)目承擔(dān)單位不具備完成某一部分業(yè)務(wù)的能力，必須將該業(yè)務(wù)委托給有能力完成的單位的過(guò)程。主動(dòng)式外協(xié)是指項(xiàng)目承擔(dān)單位具備完成業(yè)務(wù)的能力，但是出于對(duì)工期、成本、技術(shù)方法和綜合效益等因素的考慮，將業(yè)務(wù)委托給外協(xié)單位，以達(dá)到更優(yōu)的預(yù)期目標(biāo)的過(guò)程。

例如，某科研單位將其價(jià)值鏈中競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)不明顯的常規(guī)業(yè)務(wù)分包給其他具有相應(yīng)優(yōu)勢(shì)的單位，從而達(dá)到充分利用外部?jī)?yōu)勢(shì)資源、促進(jìn)科研力量聚焦于自主創(chuàng)新或原始創(chuàng)新的目的，通過(guò)這一資源整合方式，強(qiáng)化核心競(jìng)爭(zhēng)力。

根據(jù)外協(xié)的內(nèi)容，可以分為調(diào)查研究類(lèi)、分析測(cè)試類(lèi)、技術(shù)加工類(lèi)、設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)類(lèi)和數(shù)據(jù)獲取類(lèi)等。其中，多數(shù)外協(xié)又可歸結(jié)為專(zhuān)業(yè)技術(shù)服務(wù)類(lèi)，即擁有技術(shù)的一方為委托方解決某一特定技術(shù)問(wèn)題而提供各種類(lèi)型的服務(wù)。

科研項(xiàng)目外協(xié)的一般特點(diǎn)是業(yè)務(wù)類(lèi)型多、涉及專(zhuān)業(yè)廣、技術(shù)難度大，部分任務(wù)具有較強(qiáng)的探索性質(zhì)，使得科研單位在設(shè)定外協(xié)任務(wù)時(shí)存在難以精準(zhǔn)確定技術(shù)指標(biāo)和性能要求的情況，對(duì)于外協(xié)方提交成果的符合度和有效性缺乏統(tǒng)一的判定標(biāo)準(zhǔn)，通常需要通過(guò)組織專(zhuān)家進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)的方式予以確認(rèn)。不同于零部件加工制造類(lèi)型的外協(xié)，對(duì)于多數(shù)調(diào)查研究類(lèi)、分析測(cè)試類(lèi)的外協(xié)項(xiàng)目而言，幾乎不存在“兩個(gè)完全相同的外協(xié)項(xiàng)目”。即使是外協(xié)內(nèi)容相同的兩個(gè)項(xiàng)目，也會(huì)因?yàn)檎{(diào)查區(qū)域的差異、樣品性質(zhì)的不同，造成實(shí)施過(guò)程和最終結(jié)果的差別?？傮w而言，科研外協(xié)項(xiàng)目的不確定因素較多。

二、科研項(xiàng)目外協(xié)管理的主要風(fēng)險(xiǎn)

（一）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是科研項(xiàng)目外協(xié)管理中最為普遍的風(fēng)險(xiǎn)之一，也是風(fēng)險(xiǎn)防控的關(guān)鍵[2]。在外協(xié)項(xiàng)目評(píng)審、實(shí)施和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，否則容易導(dǎo)致外協(xié)項(xiàng)目出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。

1.對(duì)外協(xié)單位的比選過(guò)程不夠嚴(yán)格

由于科研單位未對(duì)外協(xié)單位進(jìn)行充分的資格審查和能力確認(rèn)，導(dǎo)致外協(xié)單位實(shí)際上不具備完成外協(xié)任務(wù)的能力，或不具備穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力，即提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量時(shí)好時(shí)壞。

2.沒(méi)有將外協(xié)要求予以細(xì)化和明確

雙方?jīng)]有充分溝通和約定外協(xié)任務(wù)的實(shí)施內(nèi)容、技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收方式，導(dǎo)致外協(xié)單位沒(méi)有充分理解委托方對(duì)于產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的要求，雙方理解上的偏差造成結(jié)果上的分歧。

3.外協(xié)實(shí)施過(guò)程缺乏有效的監(jiān)督

科研單位將業(yè)務(wù)委托給外協(xié)單位之后，由于主觀上存在的管理意識(shí)不強(qiáng)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力不足等原因，或者客觀上存在的空間、時(shí)間、人力資源等因素的限制，通常難以全程深入監(jiān)督外協(xié)單位的實(shí)施過(guò)程，沒(méi)有做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，導(dǎo)致外協(xié)單位的完成成果與預(yù)期目標(biāo)存在偏差。

外協(xié)單位也有可能存在項(xiàng)目已承接而麻痹大意的情況，在實(shí)踐中表現(xiàn)為爭(zhēng)取項(xiàng)目時(shí)的承諾與實(shí)施過(guò)程中的做法出現(xiàn)“言行不一”的現(xiàn)象，對(duì)于外協(xié)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，沒(méi)有設(shè)法解決或及時(shí)與委托方溝通，存在蒙混過(guò)關(guān)的僥幸心理。

4.外協(xié)成果驗(yàn)收缺乏有效的確認(rèn)

在外協(xié)成果的驗(yàn)收階段，由于部分科研單位不具備相應(yīng)的技術(shù)驗(yàn)收能力，又未能組織具備相應(yīng)能力的第三方參與驗(yàn)收，或?qū)Τ晒?yàn)收不夠嚴(yán)格，查驗(yàn)、評(píng)審流于形式，都可能導(dǎo)致外協(xié)成果質(zhì)量不符合要求。

（二）進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)通常是由外協(xié)單位對(duì)其產(chǎn)品和服務(wù)提供能力的高估或者對(duì)外協(xié)項(xiàng)目可能遇到的困難估計(jì)不足而造成的。外協(xié)單位不能按時(shí)提供合格的產(chǎn)品和服務(wù)，會(huì)直接影響科研項(xiàng)目后續(xù)的實(shí)施環(huán)節(jié)，可能對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

（三）法律風(fēng)險(xiǎn)

由于一些科研單位對(duì)國(guó)家和地方關(guān)于外協(xié)管理，尤其是規(guī)定采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的服務(wù)采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)了解不夠，對(duì)規(guī)章制度的剛性約束認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致出現(xiàn)違法違規(guī)問(wèn)題，存在法律風(fēng)險(xiǎn)。典型的有違反《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》《政府采購(gòu)促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展管理辦法》《政府采購(gòu)信息發(fā)布管理辦法》《關(guān)于促進(jìn)政府采購(gòu)公平競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境的通知》《關(guān)于開(kāi)展政府采購(gòu)意向公開(kāi)工作的通知》等規(guī)章制度的問(wèn)題。

（四）廉政風(fēng)險(xiǎn)

由于外協(xié)項(xiàng)目的設(shè)立審核、金額確定、單位比選和成果驗(yàn)收等環(huán)節(jié)受人為因素影響較大，容易滋生腐敗，存在較大的廉政風(fēng)險(xiǎn)[3]。常見(jiàn)的表現(xiàn)形式有虛立項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)資金轉(zhuǎn)移、不合理設(shè)置外協(xié)金額、選擇有利益關(guān)系的外協(xié)單位及對(duì)不合格成果故意通融放行等。

（五）信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)

信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)一定程度上是質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)或廉政風(fēng)險(xiǎn)的派生風(fēng)險(xiǎn)，是指科研單位對(duì)外協(xié)項(xiàng)目的管理不到位可能導(dǎo)致信譽(yù)受損的風(fēng)險(xiǎn)。外協(xié)項(xiàng)目的成果是科研單位作為受托方向其委托方提交的最終成果的重要組成部分?？蒲许?xiàng)目中外協(xié)項(xiàng)目過(guò)多或者比例過(guò)大，會(huì)導(dǎo)致不確定因素增多，可能導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)保質(zhì)完成承接的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，甚至因?yàn)榕c外協(xié)單位的糾紛增加司法風(fēng)險(xiǎn)，影響其信用和名聲。

（六）能力阻滯風(fēng)險(xiǎn)

合理設(shè)立的外協(xié)項(xiàng)目對(duì)于整合外部資源、服務(wù)于科研工作是有益的。但是，如果科研單位承擔(dān)的科研任務(wù)中外協(xié)比例過(guò)大，分包過(guò)度，甚至將關(guān)鍵核心任務(wù)委托給外協(xié)單位實(shí)施，將會(huì)造成科研業(yè)務(wù)空心化，特別是在新領(lǐng)域開(kāi)拓、產(chǎn)學(xué)研融合等方面，阻礙科研單位的自主創(chuàng)新發(fā)展，長(zhǎng)此以往會(huì)削弱科研單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

三、科研項(xiàng)目外協(xié)管理的風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（一）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，明確目標(biāo)

在經(jīng)濟(jì)增速放緩的大背景下，過(guò)“緊日子”將成為常態(tài)，對(duì)資金的列支需要更加科學(xué)的謀劃，對(duì)外協(xié)項(xiàng)目的管理也要進(jìn)一步的規(guī)范。為此，科研單位負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理部門(mén)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和評(píng)審專(zhuān)家等各方應(yīng)加強(qiáng)溝通、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，充分理解外協(xié)項(xiàng)目規(guī)范化管理的重要性和必要性，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，將“規(guī)范外協(xié)管理、消除風(fēng)險(xiǎn)隱患”作為管理目標(biāo)，共同把好外協(xié)項(xiàng)目審核關(guān)。

（二）完善制度，規(guī)范流程

在外協(xié)項(xiàng)目的全流程扎緊制度的籠子，用完善的制度、規(guī)范的流程促進(jìn)外協(xié)項(xiàng)目管理水平的提高。

1.嚴(yán)格控制項(xiàng)目設(shè)立

科研項(xiàng)目外協(xié)必須通過(guò)必要性、合理性審查論證?？蒲袉挝坏捻?xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)組織專(zhuān)家評(píng)審，對(duì)于確有必要進(jìn)行外協(xié)的項(xiàng)目準(zhǔn)予立項(xiàng)，同時(shí)確定外協(xié)單位的資質(zhì)要求、項(xiàng)目外協(xié)經(jīng)費(fèi)規(guī)模、預(yù)期成果、績(jī)效目標(biāo)等要素。項(xiàng)目設(shè)立后，應(yīng)在單位內(nèi)部公示，了解單位內(nèi)部是否有愿意且能夠承接這部分工作的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。

2.建立完善的供應(yīng)商管理系統(tǒng)

科研單位應(yīng)建立合格供方名錄，全面評(píng)價(jià)供應(yīng)商的能力、信用、價(jià)格和售后服務(wù)等。對(duì)于供應(yīng)商提交的資信證明、以往業(yè)績(jī)等材料，應(yīng)予以核實(shí)后妥善保管并適時(shí)更新。對(duì)于初次錄入的單位，應(yīng)在收集供應(yīng)商相應(yīng)信息后組織專(zhuān)家進(jìn)行評(píng)審。定期采取函調(diào)審核或現(xiàn)場(chǎng)審核的方式審核供應(yīng)商，及時(shí)剔除不符合要求的供應(yīng)商，保持供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)態(tài)管理。

3.嚴(yán)格評(píng)審和比選外協(xié)單位

科研項(xiàng)目外協(xié)應(yīng)按規(guī)定充分引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制優(yōu)選外協(xié)單位。項(xiàng)目管理部門(mén)應(yīng)組織專(zhuān)家圍繞技術(shù)水平、交付能力、信譽(yù)狀況、價(jià)格與支付方式、質(zhì)量保障措施、數(shù)據(jù)安全可靠性等因素綜合比選入圍供應(yīng)商。必要時(shí)可以現(xiàn)場(chǎng)考察擬分包單位。對(duì)于以往的外協(xié)中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的單位，應(yīng)確保其出現(xiàn)問(wèn)題的原因已經(jīng)消除。

4.加強(qiáng)項(xiàng)目監(jiān)督檢查

將外協(xié)項(xiàng)目的監(jiān)督責(zé)任落實(shí)到人，可以根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立外協(xié)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督員，消除監(jiān)管盲區(qū)。特別是對(duì)于初次合作、合作關(guān)系尚不密切的外協(xié)單位，可以設(shè)置專(zhuān)人實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)過(guò)程抽檢和監(jiān)督。質(zhì)量監(jiān)督員對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通報(bào)，確保外協(xié)全過(guò)程處于受控狀態(tài)，保留監(jiān)督檢查時(shí)的記錄。

5.嚴(yán)格驗(yàn)收成果并做好評(píng)價(jià)

對(duì)于外協(xié)單位提交的成果，應(yīng)組織具備相應(yīng)能力的人員對(duì)照合同規(guī)定的技術(shù)指標(biāo)逐項(xiàng)檢查，完成對(duì)于外協(xié)過(guò)程的閉環(huán)確認(rèn)，確保成果符合要求。針對(duì)不同類(lèi)型的外協(xié)工作，應(yīng)采用不同的驗(yàn)收方式[4]。

例如，對(duì)于以研究報(bào)告形式提交的成果，應(yīng)組織專(zhuān)家進(jìn)行科學(xué)評(píng)審；對(duì)于以實(shí)物形式呈現(xiàn)的成果，應(yīng)組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收；對(duì)于無(wú)成果提交的服務(wù)類(lèi)的外協(xié)項(xiàng)目，應(yīng)組織項(xiàng)目參與人員評(píng)價(jià)其服務(wù)水平。根據(jù)驗(yàn)收的結(jié)果采取接收、讓步接收或退回等后續(xù)措施。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收的結(jié)果反饋給供應(yīng)商管理系統(tǒng)，作為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的依據(jù)。

（三）強(qiáng)化法治，依法操作

外協(xié)項(xiàng)目的委托關(guān)系一般以合同的形式確立。外協(xié)項(xiàng)目管理應(yīng)強(qiáng)化法治思維，盡可能細(xì)化和明確外協(xié)工作的任務(wù)量、技術(shù)要求、交付時(shí)間、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任和賠償標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵要素，通過(guò)簽訂書(shū)面合同的形式由雙方予以確認(rèn)。必要時(shí)，要請(qǐng)法律顧問(wèn)等專(zhuān)業(yè)人士把關(guān)合同內(nèi)容。

合同中的技術(shù)要求是保障外協(xié)項(xiàng)目質(zhì)量的關(guān)鍵，應(yīng)將相關(guān)信息詳細(xì)并準(zhǔn)確地告知外協(xié)單位，包括法律依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范和圖紙等。如果有部分技術(shù)要求未體現(xiàn)在合同中，但是需要作為技術(shù)交底材料提供給外協(xié)單位的，應(yīng)簽訂補(bǔ)充合同或保留技術(shù)交底的記錄。合同中可以約定預(yù)留一定比例的金額作為質(zhì)量保證金，明確規(guī)定扣除的條件。嚴(yán)格按照合同約定結(jié)算和支付。對(duì)于涉密工作內(nèi)容，應(yīng)通過(guò)簽署保密協(xié)議等方式確保信息安全。

（四）信息賦能，互聯(lián)互通

科研單位應(yīng)加快科研項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收等過(guò)程重要信息的公開(kāi)化、透明化。信息公開(kāi)有利于發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督作用，增加獲取腐敗問(wèn)題線索的途徑，有效降低廉政風(fēng)險(xiǎn)。

借助信息化手段，還便于保存外協(xié)項(xiàng)目評(píng)審、監(jiān)督等環(huán)節(jié)的記錄，一方面方便科研單位自查自糾，不斷優(yōu)化管理流程，提高管理水平；另一方面可以防止關(guān)鍵信息丟失，在接受外部監(jiān)督檢查時(shí)將其作為規(guī)范化管理的佐證。此外，完善的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)還有利于信息在單位內(nèi)不同部門(mén)和不同管理環(huán)節(jié)間的高效傳遞，使外協(xié)項(xiàng)目管理過(guò)程中的問(wèn)題能夠更快地得到解決。

四、結(jié)語(yǔ)

科研外協(xié)是科研項(xiàng)目的重要組成部分，其成果質(zhì)量直接影響科研項(xiàng)目的完成情況。加強(qiáng)科研項(xiàng)目外協(xié)管理對(duì)于降低科研單位管理風(fēng)險(xiǎn)、提高科研院所管理效能具有十分重要的意義?？蒲袉挝粦?yīng)注意總結(jié)管理實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，通過(guò)梳理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制訂措施完善外協(xié)項(xiàng)目立項(xiàng)、供方評(píng)審、合同簽訂、實(shí)施監(jiān)督和驗(yàn)收評(píng)價(jià)等全過(guò)程管理流程，增強(qiáng)科研院所的綜合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

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