畢惠惠 張冀平 蘇春香
[摘 要]信息資源管理是我國醫(yī)院發(fā)展中的關鍵環(huán)節(jié),檔案管理則是信息資源管理的重要組成部分,尤其是在現(xiàn)代化醫(yī)院建設中發(fā)揮著至關重要的作用。醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)務人員為患者提供服務的重要憑證,而且是醫(yī)院科學研究的基礎。隨著行業(yè)競爭日益激烈,為進一步提高醫(yī)院的檔案管理水平,必須加強檔案信息系統(tǒng)標準化管理,確保醫(yī)院檔案的安全性和有效性。
[關鍵詞]醫(yī)院;綜合檔案管理;檔案信息資源
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1674-1722(2023)15-0082-03
醫(yī)院檔案管理不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀,而且影響著醫(yī)院未來的發(fā)展。醫(yī)院檔案信息管理人員應從現(xiàn)代化發(fā)展的視角出發(fā),分析影響檔案管理的各種因素,根據(jù)醫(yī)院的實際情況,制訂符合醫(yī)院運營特點的檔案管理措施,提升檔案信息的有效性,為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障[1]。
檔案是指保存人類各項社會活動形式的原始記錄,記錄了各種社會活動的具體信息,有助于人們更好地歸納與總結。對于醫(yī)院而言,提高醫(yī)療服務水平、確保社會繁榮穩(wěn)定發(fā)展是其不可推卸的責任,醫(yī)院綜合檔案管理的目的在于記錄醫(yī)院的各種活動,實現(xiàn)醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展[2]。
隨著我國醫(yī)療水平的不斷提高,醫(yī)院中的檔案資源更加豐富,只有實現(xiàn)綜合檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化管理,才能提高醫(yī)院的管理水平,使其更好地承擔社會發(fā)展重任。
(一)有助于提高醫(yī)療水平
從技術角度來看,醫(yī)院醫(yī)療服務水平的提高離不開經(jīng)驗的長期積累和有效利用,綜合檔案管理工作的實施則是實現(xiàn)醫(yī)療技術水平提高的基礎?,F(xiàn)階段,醫(yī)療水平的不斷優(yōu)化與提高不僅提高了疾病患者的治愈率,而且為醫(yī)院在開展救治復雜病情病人的工作方面提供了更多的可能性。通過開發(fā)檔案信息資源,醫(yī)院可以整理和歸納這些寶貴的病例資源,為醫(yī)護人員的科學研究和資料分析提供支持,使其積累更多的臨床經(jīng)驗,進而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。
(二)有助于醫(yī)院的穩(wěn)定運行
為了確保醫(yī)院的正常運營,醫(yī)院的領導層必須準確把握醫(yī)院的基本情況,需要開發(fā)和利用綜合檔案信息資源。綜合檔案記錄了醫(yī)院的現(xiàn)實運作情況,其經(jīng)過對存檔的回溯和處理,可以為醫(yī)院管理提供重要的數(shù)據(jù)支持。通過開發(fā)綜合檔案信息資源,醫(yī)院可以更精確地掌握其歷史財務信息,使財務信息更加透明,為醫(yī)院制定財務決策提供數(shù)據(jù)支持,確保醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。
隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展,醫(yī)院的綜合檔案管理工作取得了顯著成果,但仍存在諸多挑戰(zhàn),深入分析這些問題,能夠提高醫(yī)院的發(fā)展成效,為大眾提供更完善的醫(yī)療服務[3]。
(一)缺乏完善的管理制度
由于醫(yī)院缺乏完整的檔案管理制度,檔案管理效率低下,許多醫(yī)院只是依據(jù)實際情況制定相關的規(guī)章制度,缺乏規(guī)范化、標準化的管理體系,檔案信息管理目標未被納入總體考評中,導致檔案信息管理人員缺乏責任心,信息收集工作效率無法得到提高。
(二)未能明確規(guī)定管理范圍
在科學技術不斷發(fā)展的背景下,我國各醫(yī)院對檔案管理的要求越來越高,但是由于缺乏統(tǒng)一的管理標準,檔案管理人員很難明確界定管理范圍,只能憑借自身經(jīng)驗確定需要管理的范疇,導致檔案管理效率低下。
(三)檔案管理工作人員的管理意識比較淡薄
醫(yī)院相關工作人員對檔案管理缺乏重視,沒有充分意識到醫(yī)院檔案信息管理的重要性,導致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性,具體管理工作相對分散,對相關檔案缺乏有效的開發(fā)和利用,使檔案信息缺乏完整性和安全性。醫(yī)院內(nèi)部各科室管理的重點存在差異性,導致醫(yī)院檔案信息無法得到有效利用,降低了其有效性。
(四)檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低
醫(yī)院檔案管理的相關工作人員缺乏充分的知識儲備和良好的工作態(tài)度,使他們的業(yè)務水平遠遠落后于醫(yī)院發(fā)展的步伐;缺乏有效的培訓機會,使他們無法完成檔案管理任務。由于部分醫(yī)院不能按時更換檔案管理硬件設備,檔案管理工作面臨著設備落后于發(fā)展的重大問題。
(五)醫(yī)院檔案管理模式比較單一
目前,有些醫(yī)院在檔案管理工作方面沒有完備的規(guī)章制度,未能結合醫(yī)院的實際情況進行檔案管理,導致檔案管理缺少科學性和合理性,產(chǎn)生了重復性管理、管理工作質量不高等問題[4]。
有些醫(yī)院仍然采取手動歸檔的方法保管有關材料,但由于紙張材料上字跡粗糙、記錄不完整、時間久遠及字跡難以辨認,導致醫(yī)院檔案管理工作的質量下降,檔案資源不能被有效利用。由于缺少科學和統(tǒng)一的標準,有些醫(yī)院出現(xiàn)了重要檔案不能查閱的問題,嚴重影響了醫(yī)療服務的品質和效率。
(一)建立完善的管理制度,對相應的檔案給予依法管理
醫(yī)院應加強專業(yè)技能培訓,加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度,讓檔案管理工作人員掌握《中華人民共和國檔案法》及其有關知識,增強其依法管理意識,使其了解檔案信息管理業(yè)務對醫(yī)院運營建設的意義,為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。
醫(yī)院管理層應主動加強對檔案信息管理業(yè)務的關注,促進檔案管理工作人員有意識地歸類保管各種類型的檔案信息,形成有效的檔案管理格局,保證檔案的安全和完善。為提高檔案信息管理的服務質量,應對原有的檔案管理模式加以革新,強化對檔案管理工作效果的評估。
健全的管理制度是醫(yī)院檔案管理事業(yè)取得成功的關鍵,因此,醫(yī)院管理者應加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓,明確職責分工,確保歸檔資料全面和正確,提高檔案管理水平。醫(yī)院應建立長期有效的歸檔管理監(jiān)督機制,避免出現(xiàn)遺漏或丟失等問題。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理存在問題,應立即采取問責措施,確保歸檔的安全性和完整性。
在信息化時代,互聯(lián)網(wǎng)已被應用于各行各業(yè),對促進行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用。因此,醫(yī)院領導層應重視信息化改革,及時更新醫(yī)院檔案管理理念,根據(jù)實際情況加以全面優(yōu)化,特別是要利用數(shù)字化管理流程,精簡檔案查詢程序。
醫(yī)院要大力投入網(wǎng)絡化方面的資源,利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術搭建醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡平臺,檔案管理工作人員可以通過檔案管理網(wǎng)絡平臺整合各種資源,提高檔案管理的效率和質量[5]。
(二)加強檔案的集中統(tǒng)一管理
醫(yī)院檔案管理的相關工作人員應主動嘗試全新的管理工作方式,通過創(chuàng)新管理方式,提高工作能力和服務水平。為此,工作人員應摒棄傳統(tǒng)的分散式管理模式,立足于醫(yī)院發(fā)展的實際情況,結合行政管理和法律管理,更好地滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。為了更好地促進醫(yī)院的發(fā)展,應制定完整、科學、有效的檔案信息管理制度,以便統(tǒng)一管理檔案信息,通過標準化的管理工作使其更具實用性。
(三)構建科學的檔案信息管理體系
隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷深入,完善的檔案管理體系對于提高檔案管理質量至關重要。因此,檔案管理工作人員應以檔案管理相關規(guī)定為指導,結合醫(yī)院發(fā)展的實際情況,制定科學合理的檔案信息管理制度,實施個性化的管理,確保開展檔案管理各項工作的規(guī)范化和效率。
同時,檔案管理部門應與人力資源管理部門保持密切溝通,將檔案管理質量納入員工業(yè)務考核評價范疇,確保檔案管理的有效性和準確性。
(四)提升檔案管理人員的專業(yè)技能
醫(yī)院管理人員應積極采取措施,構建完整的檔案管理培訓體系,提高醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的水平。對此,醫(yī)院應加強意識觀念的培養(yǎng),將歸檔信息管理系統(tǒng)培訓納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)規(guī)劃,提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院要通過對檔案管理人員的培訓,使其增長專業(yè)知識,提升管理能力,轉變他們對管理工作的態(tài)度,讓他們變得積極主動,依據(jù)檔案的類別、不同科室等,對檔案實行分類管理,包括科研型檔案、教學型檔案及不同科室之間的病歷資料等。這樣可以探索適合我國醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理方法,進一步提高檔案管理的效率和質量,實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的高效開展。
(五)加強檔案的現(xiàn)代化管理
在科技高速發(fā)展的背景下,高新電子產(chǎn)品不斷更新和優(yōu)化,醫(yī)院檔案信息管理的質量和效率得到不斷提高。為了更好地提高管理水平,醫(yī)院應根據(jù)實際情況合理投入資金,引進先進的信息化科學技術和設備,創(chuàng)造良好的檔案管理工作環(huán)境,進一步提升醫(yī)院的信息處理能力,結合醫(yī)院數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的特點,制訂更加科學合理的檔案管理方案,以期達到更好的檔案管理效果。
醫(yī)院應通過建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,提升醫(yī)院檔案管理工作的整體性。這種智能化的信息管理方式,不僅可以減少醫(yī)療人員查詢和翻閱有關信息資料的時間,而且可以降低檔案管理過程中的人力和財力投入。采用智能化信息管理技術,可使醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)存儲空間大大縮小,使有關人員能夠更加便捷地獲取所需信息內(nèi)容,提高了信息數(shù)據(jù)的利用效率。
(六)建立完善的網(wǎng)絡管理體系
在醫(yī)院具體的綜合檔案信息管理過程中,應嚴格遵守綜合檔案管理的原則,在醫(yī)院的統(tǒng)一領導下,按照統(tǒng)一的規(guī)章和操作流程,對綜合檔案信息資料實行標準化和規(guī)范化的管理,并結合醫(yī)院中各科室的實際情況,采用三級網(wǎng)絡管理模式,落實上級領導的指示,確保檔案信息處理的有效性和準確性[6]。
除此之外,醫(yī)院還應加強對各職能部門的監(jiān)督,確保檔案信息資料的有效利用,發(fā)揮不同科室對檔案信息的收集功能,有效解決人力不足、財力緊張和設備落后等問題,為醫(yī)院綜合檔案信息管理工作的有效開展提供保證。
為了確保醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展,醫(yī)院的綜合檔案信息管理工作必須確保高效而有序,這是確保醫(yī)院各項事業(yè)順利開展的關鍵。
因此,醫(yī)院應將更多精力投入到醫(yī)院綜合檔案信息管理工作中,通過熟練使用和掌握先進的檔案管理技術和自動化設備,提高綜合檔案管理的效率和質量,強化對醫(yī)院綜合檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化、標準化管理,提高醫(yī)院檔案資源的利用效果,提升醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展能力。
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