摘 要:本文首先通過檔案信息資源開發(fā)模式的變化指出社會組織合作是今后開發(fā)的主要方式,然后分析產(chǎn)生這一社會想象的原因,最后提出合作開發(fā)檔案信息資源應(yīng)遵循的原則,以期檔案信息資源產(chǎn)生更多的經(jīng)濟(jì)和社會效益。
關(guān)鍵詞:檔案信息資源;社會組織;合作開發(fā);遵循原則
檔案信息資源是一種重要的社會信息資源,隨著社會文明的不斷進(jìn)步,檔案信息資源在我國“五位一體”建設(shè)中國特色社會主義道路中發(fā)揮積極作用。開發(fā)與利用檔案信息資源是相伴而生的過程,即一定的組織機(jī)構(gòu)針對服務(wù)對象的利用需求或喜好收集、處理、傳播、服務(wù)、交換、共享和應(yīng)用有利用價(jià)值的檔案信息資源的過程。其中開發(fā)是利用的前提,利用是開發(fā)的目的。筆者認(rèn)為開發(fā)檔案信息資源尤為重要,通過檔案信息資源的開發(fā),能夠使大量無形而又有價(jià)值的檔案信息轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)等方面具體的生產(chǎn)力,為人們所利用最終產(chǎn)生社會財(cái)富。因此,本文從檔案信息資源的開發(fā)層面分析說明社會組織合作開發(fā)檔案信息資源的合理性以及應(yīng)遵循的原則,以期社會群體更好地利用檔案信息資源,使之成為推動社會進(jìn)步的強(qiáng)大力量。
1 檔案信息資源開發(fā)的新模式——社會組織合作開發(fā)
(一)社會組織。由于歷史背景和語言習(xí)慣的差異,國內(nèi)外未對“社會組織”這一概念形成明確、規(guī)范、統(tǒng)一的定義。其中具有代表性的解釋主要有兩種。首先,有學(xué)者認(rèn)為社會組織是獨(dú)立于政府,企業(yè)之外的第三部門,具有組織性、非政府性、非盈利性、志愿性、非宗教性等本質(zhì)屬性。如西方學(xué)者萊維特在 20 世紀(jì) 70 年代首次提出的,政府與私人企業(yè)之間實(shí)際上有大量的組織從事著政府和私人企業(yè)不愿意做或者做不好的事情,這類社會組織就被稱之為“第三部門”[1]。國內(nèi)學(xué)者王名認(rèn)為,我國的社會組織是不以營利為目的、主要開展公益性或互益性活動、獨(dú)立于黨政體系之外的正式的社會組織,這些組織具有不同程度的自治性與志愿公益性,不是宗教團(tuán)體、政黨。[2]而第二種理解是從社會學(xué)研究角度認(rèn)為社會組織是為了實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而有意識地組合起來的具有穩(wěn)定合作關(guān)系社會群體,其存在形式各異,美國社會學(xué)家P.M.布勞等人將社會組織分為互利組織,如工會;私有者的贏利組織,如商業(yè)組織;服務(wù)組織,如醫(yī)院;公益組織,如政府機(jī)構(gòu)。中國的一些學(xué)者根據(jù)人們社會結(jié)合的形式和人們之間社會關(guān)系的表現(xiàn),將社會組織分為經(jīng)濟(jì)組織,政治組織,文化、教育、科研組織,群眾組織和宗教組織等幾種類型。
筆者認(rèn)為在現(xiàn)代社會,人類不是憑個(gè)人的力量滿足自身在經(jīng)濟(jì)、文化、政治等方面需要,而是通過社會組織來滿足。因此,社會組織不應(yīng)該狹隘的認(rèn)定為獨(dú)立于政府、企業(yè)之外的第三部門如社會公益機(jī)構(gòu),還應(yīng)包括政府、企事業(yè)單位、在內(nèi)的社會群體。
基于社會組織的概念,本文所討論的社會組織合作開發(fā)檔案信息資源是指檔案保管機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、其他社會團(tuán)體憑借各自在信息資源、技術(shù)設(shè)備、知識、人才、資金、用戶渠道等方面具有的優(yōu)勢,通過共同參與的方式開發(fā)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)社會與自身利益最大化的過程。
(二)檔案信息資源開發(fā)模式的變遷。我國檔案信息資源的開發(fā)大致經(jīng)過:編輯檢索工具、參考書、參考資料——檔案館(室)出版編研產(chǎn)品、舉辦檔案展覽——其他社會組織參與三個(gè)階段。在前兩個(gè)階段,檔案保管部門是開發(fā)檔案信息資源的唯一主體,檔案保管部門依靠手中掌握的大量詳實(shí)的原始檔案信息,國家每年專項(xiàng)撥款向社會公眾提供檔案利用服務(wù),傳播科學(xué)文化知識。如各地檔案館開展的檔案查詢利用服務(wù),北京市檔案館在其網(wǎng)站上展出由其制作的《五·四——尋覓當(dāng)年走過的足跡》、《北京胡同——崇文篇》、《不能忘卻的記憶--紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利60周年》[3],2009年國家檔案局與俄羅斯檔案署聯(lián)合制作的中蘇關(guān)系檔案展(1949-1955)[4]。而第三階段,檔案信息資源的開發(fā)主體不再局限于檔案館(室),而是擴(kuò)大到廣播、電視、出版社等大眾媒體、社會公益團(tuán)體等。目前我國正處在合作開發(fā)檔案信息資源探索階段,主要開發(fā)方式有:一是檔案館(室)與圖書出版、影視制作公司合作,出版音像讀物,如中央檔案館和江蘇電視臺聯(lián)合聯(lián)合制作30集文獻(xiàn)紀(jì)錄片《自從有了共產(chǎn)黨》。二是具有相應(yīng)資質(zhì)的企業(yè)參與到檔案館(室)的數(shù)字化加工整理中。三是廣電媒體與檔案館(室)制作符合大眾口味、凸顯社會熱點(diǎn)的節(jié)目 ,如北京衛(wèi)視和專業(yè)檔案館(室)、中國檔案報(bào)聯(lián)合打造的解密節(jié)目《檔案》以強(qiáng)烈的現(xiàn)場感、視聽感、親切感、第一手珍貴的檔案資料再現(xiàn)真實(shí)。這不僅向觀眾傳播了檔案信息資源,展示“檔案”的魅力進(jìn)而提升公眾的檔案利用意識,還發(fā)揮了檔案的文化、教育、業(yè)務(wù)作用。
檔案開發(fā)模式的變遷說明,社會組織合作開發(fā)成為今后開發(fā)檔案信息資源的主要方式,檔案館(室)改變過去閉門造車的做法,擴(kuò)大與在資金、技術(shù)、人才、知識、渠道等方面具有優(yōu)勢的企業(yè)、公益組織合作的范圍,不斷開發(fā)貼切社會需求的檔案資源,實(shí)現(xiàn)合作開發(fā)檔案信息資源的效益最優(yōu)化,即通過傳播檔案信息為社會所利用,不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的文化、教育、行政等作用還使得其他參與組織實(shí)現(xiàn)包括出版發(fā)行量、收視率在內(nèi)的既定收益目標(biāo)。
2 社會組織合作開發(fā)檔案信息資源的原因
(一)檔案信息資源的開發(fā)具有社會實(shí)踐性。檔案是人們在社會實(shí)踐中直接形成,又被人們利用到以后的社會實(shí)踐中 ,因此檔案信息資源開發(fā)具有廣泛的社會基礎(chǔ)性。檔案信息資源開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜的社會實(shí)踐活動 ,它必須根據(jù)社會全體的利用需求、喜好對檔案資源進(jìn)行相應(yīng)的選題、編研、制作,使館藏檔案信息具生命力。只有這樣,檔案信息資源開發(fā)才能有牢固的社會根基,才能不斷拓展信息服務(wù)領(lǐng)域,取得良好的服務(wù)效益 ,得到社會各層面的普遍認(rèn)可[5]。
從實(shí)踐意義上可以分析出:檔案信息資源開發(fā)是檔案管理工作諸多環(huán)節(jié)中的重要一環(huán) ,也是檔案信息管理系統(tǒng)與社會發(fā)生聯(lián)系的重要接口,理應(yīng)通過具體的社會實(shí)踐方式來促使各級、各類檔案館的社會功能的實(shí)現(xiàn)。
(二)檔案信息資源的供給與需求不對稱。檔案信息資源供給與需求不對稱主要表現(xiàn)在:一方面:大量已開發(fā)的檔案資源無人問津,根據(jù)國家統(tǒng)計(jì)局統(tǒng)計(jì)年鑒顯示,如下表所示,2006年—2011年利用檔案的數(shù)量遠(yuǎn)低于開放的檔案數(shù)量[6]。
另一方面,社會公眾樂于接受的檔案利用方式、檔案信息資源未得到開發(fā)。當(dāng)今,人們生活在信息爆炸時(shí)代,社會公眾更樂意接受經(jīng)過深層加工分析的信息,更愿意以視聽的方式接收信息,而檔案館(室)目前提供的檔案利用服務(wù)主要是紙質(zhì)檔案的借閱、展覽,對用戶缺少吸引力。因此需要其他社會組織參與,發(fā)揮其在市場調(diào)研、技術(shù)服務(wù)、渠道等方面的優(yōu)勢,擴(kuò)大檔案信息資源的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
(三)國家大力發(fā)展文化事業(yè)、產(chǎn)業(yè)的需要。十八大報(bào)告指出,文化實(shí)力和競爭力是國家富強(qiáng)、民族振興的重要標(biāo)志。要堅(jiān)持把社會效益放在首位、社會和經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一,推動文化事業(yè)全面繁榮、文化產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展。眾所周知,檔案信息資源在社會生活的方面起到文化、教育、業(yè)務(wù)作用。因此,檔案信息資源的開發(fā)不僅是一項(xiàng)社會事業(yè),豐富社會公眾的文化生活,而且是一項(xiàng)文化產(chǎn)業(yè),更多社會組織參與到檔案信息資源開發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié),能夠使資金、技術(shù)、知識、人才、檔案信息等資源在市場的到優(yōu)化配置,調(diào)動各參與組織的的創(chuàng)新、生產(chǎn)積極性,繁榮文化市場,實(shí)現(xiàn)社會效益、經(jīng)濟(jì)效益雙豐收。
3 合作開發(fā)檔案信息資源遵循原則
檔案信息資源的合作開發(fā),是不同資源的合作,通過組織間的合作,資源得到整合,形成競爭優(yōu)勢從而獲得單憑自身無法實(shí)現(xiàn)的社會、經(jīng)濟(jì)效益。 檔案信息資源的開發(fā)必然要涉及到方方面面的問題 ,最終的表現(xiàn)為各參與組織的利益。因此各社會組織開發(fā)檔案信息資源時(shí)應(yīng)考慮各方利益 ,遵循以下原則:
(一)優(yōu)勢互補(bǔ)原則。在檔案信息開發(fā)過程中,檔案館(室)因其是黨和國家的文化事業(yè)單位擁有檔案信息資源保管開發(fā)權(quán)、開發(fā)檔案信息資源的專業(yè)技術(shù)、專業(yè)的理論知識、固定的用戶群等優(yōu)勢,在檔案信息資源開發(fā)中占主導(dǎo)權(quán)。但是,檔案館(室)長期固步自封不做市場調(diào)研、不善于推廣編演成果,最終導(dǎo)致其開發(fā)成品社會效益不強(qiáng)。而廣播電視等社會組織雖在資金、渠道、市場分析、技術(shù)方面擁有優(yōu)勢卻因可利用的檔案資源匱乏,無法付諸實(shí)行。因此,檔案信息資源的開發(fā)應(yīng)該健全管理機(jī)制,正確地分析和評估每一個(gè)合作項(xiàng)目,以決定哪些工作可以與合作伙伴聯(lián)手,哪些可以由合作伙伴自己獨(dú)立完成,充分利用自己和合作伙伴的優(yōu)勢規(guī)避劣勢,在有限的時(shí)間內(nèi),以較少的投入,獲得較大的效益
(二)品牌建設(shè)原則。檔案信息資源的開發(fā)還必須注重品牌建設(shè),多出精品,打造特色,以取得良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。廣東省檔案局(館)和廣東電視臺新聞?lì)l道主辦的電視欄目《解密檔案》將一批批解密的檔案用電視的語言公諸于眾,受到社會各界和廣大人民群眾的熱烈歡迎,樹立了良好的品牌形象。檔案部門既可以進(jìn)行有重點(diǎn)的針對開發(fā),也可以進(jìn)行上規(guī)模的合作開發(fā);既可以把握時(shí)代契機(jī),圍繞國家大事推出專題檔案,又可以依托地域優(yōu)勢,配合地方文化建設(shè);既可以立足館藏特色,服務(wù)國家文化工程,又可以關(guān)注休閑文化,應(yīng)對社會熱點(diǎn)。無論采取何種方式,檔案信息資源的開發(fā)都要致力于打造檔案精品工程,樹立檔案品牌形象。
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[2]王名,何建寧.中國社團(tuán)改革——從政府選擇到社會選擇[M].北京:社會科學(xué)文獻(xiàn)出版,2001:1.
[3]北京市檔案館網(wǎng).2013-07-21.
http://www.da.bj.cn/staticfile/Exhibition/54/index.html
[4]國家檔案局網(wǎng).2013-07-21.
http://www.saac.gov.cn/subject/zhongsu/zhongsu1-1.html
[5]李燕.檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].機(jī)電兵船檔案,2013,3: 68.
[6]國家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng).2013-07-22.
http://www.stats.gov.cn/tjsj/ndsj/2012/html/V2238C.HTM
作者簡介
韓萬瑛(1987-),女,漢族,河北定州,河北大學(xué)管理學(xué)院在讀碩士研究生。