和海潮 中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第三十九研究所

引言

廣義的物資采購(gòu)成本包括采購(gòu)訂單費(fèi)用、計(jì)劃管理費(fèi)用和采購(gòu)機(jī)構(gòu)的管理費(fèi)用等；狹義的物資采購(gòu)成本僅包括采購(gòu)訂單費(fèi)用。本文以狹義的物資采購(gòu)成本作為研究對(duì)象。企業(yè)物資采購(gòu)，是企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)部門(mén)或外部委托機(jī)構(gòu)通過(guò)計(jì)劃管理與組織控制為需求部門(mén)提供所需要的各種資源的管理活動(dòng)。一般來(lái)說(shuō)，主要資源包括：形成產(chǎn)品的原材料、輔助材料、外購(gòu)成品件和消耗性的實(shí)驗(yàn)器材、工具模具材料、生產(chǎn)燃料以及經(jīng)營(yíng)消耗的低值易耗品等。毫無(wú)疑問(wèn)，企業(yè)的日常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需要大量物資的持續(xù)投入，要提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，保證可持續(xù)發(fā)展，任何一家單位都必須持續(xù)做好物資采購(gòu)管理工作，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的物資需要，有效降低物資采購(gòu)成本、不斷提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、現(xiàn)階段科研事業(yè)單位物資采購(gòu)成本管理中存在的主要問(wèn)題

科研事業(yè)單位是國(guó)家及政府投資設(shè)立從事科技創(chuàng)新、技術(shù)開(kāi)發(fā)以及特種設(shè)備研制工作的事業(yè)單位。隨著國(guó)家創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施、促進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的進(jìn)一步深入，我國(guó)科研事業(yè)單位也開(kāi)始面臨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，提升物資采購(gòu)管理水平，有效地降低成本，是其有效應(yīng)對(duì)眾多靈活性強(qiáng)的民營(yíng)中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的重要手段?，F(xiàn)階段，我國(guó)科研事業(yè)單位物資采購(gòu)成本管理呈現(xiàn)以下主要問(wèn)題：

（一）設(shè)計(jì)成本理念普及不足

我國(guó)現(xiàn)有的科研事業(yè)單位大部分是從國(guó)家指令性的計(jì)劃管理體制中走進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中的，很多單位的設(shè)計(jì)人員仍然有采購(gòu)成本控制與己無(wú)關(guān)只是職能部門(mén)的事情的觀念。事實(shí)上，一個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)成本除了采購(gòu)過(guò)程中能否“貨比三家”獲得最低的采購(gòu)訂單費(fèi)用以外，更重要的是取決于項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案。很多設(shè)計(jì)人員缺乏全面的成本設(shè)計(jì)理念，在進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)，往往只考慮產(chǎn)品的性能、使用的便利性和項(xiàng)目的進(jìn)度，卻很少考慮物資選型通用性如何，性價(jià)比是否合適等，無(wú)形之中給采購(gòu)計(jì)劃的統(tǒng)籌和采購(gòu)成本的控制帶來(lái)了不利影響。

（二）采購(gòu)需求環(huán)節(jié)管理薄弱

采購(gòu)需求一般由需求部門(mén)提出，采購(gòu)部門(mén)審核。采購(gòu)需求管理包括物料需求和采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃兩個(gè)部分。一方面，大部分科研事業(yè)單位專職從事采購(gòu)工作的人員一般較少，采購(gòu)相關(guān)的事務(wù)繁雜，采購(gòu)人員多疲于采購(gòu)程序的執(zhí)行，無(wú)暇顧及采購(gòu)需求管理。另一方面，有些需求部門(mén)對(duì)供給市場(chǎng)了解有限，只能引用部分熟悉或有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商提供的采購(gòu)技術(shù)參數(shù)信息，造成了采購(gòu)需求脫離實(shí)際，對(duì)供應(yīng)商存在差別待遇、歧視待遇等現(xiàn)象；有些設(shè)計(jì)人員熱衷于“創(chuàng)新”，喜歡搞一套“自己”的東西，物料器件選型通用化情況較差；多數(shù)科研事業(yè)單位產(chǎn)品為單臺(tái)套、小批量研制，只有接到項(xiàng)目任務(wù)書(shū)并完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)和選型后，才能明確物料器件的需求，需求確定時(shí)間較晚；受技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新迭代快，預(yù)期市場(chǎng)不確定性的影響，大量關(guān)鍵性器件難以確定準(zhǔn)確的物料需求。采購(gòu)計(jì)劃方面，由于物料品種多、需求不明確，為避免浪費(fèi)，采購(gòu)計(jì)劃制定偏向短期化，不利于價(jià)格談判，不利于發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。

（三）采購(gòu)從業(yè)人員的素質(zhì)和專業(yè)能力有待加強(qiáng)

在很多單位的管理者看來(lái)，采購(gòu)工作是一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單，什么人都能來(lái)做的工作，采購(gòu)管理部門(mén)中有著采購(gòu)管理、物流管理以及招投標(biāo)等專業(yè)教育經(jīng)歷的人員較少，受到的相應(yīng)采購(gòu)談判等方面的技能培訓(xùn)也有限，這就造成了整體上各單位采購(gòu)人員文化程度不高、專業(yè)能力不強(qiáng)的現(xiàn)象?？蒲惺聵I(yè)單位主體是科研一線技術(shù)人員，采購(gòu)人員如果沒(méi)有足夠的技術(shù)背景、深厚的采購(gòu)管理知識(shí)和較豐富的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，一方面很難有效對(duì)高學(xué)歷設(shè)計(jì)師的需求進(jìn)行有效管理，另一方面也容易在采購(gòu)工作中被一部分不良供應(yīng)商蒙蔽，采購(gòu)到質(zhì)次價(jià)高的產(chǎn)品。而廉潔奉公則是一個(gè)采購(gòu)人員的基本素質(zhì)，也有采購(gòu)人員為了個(gè)人利益，損公肥私，在挑選供應(yīng)商時(shí)為與自己有私人關(guān)系的供應(yīng)商提供便利，給其他有競(jìng)爭(zhēng)的供應(yīng)商設(shè)置障礙等情形。

（四）采購(gòu)管理制度和流程設(shè)計(jì)應(yīng)進(jìn)一步完善和優(yōu)化

近年來(lái)，按照國(guó)家主管機(jī)關(guān)的有關(guān)要求，國(guó)內(nèi)大部分科研事業(yè)單位都已經(jīng)制定了相應(yīng)的基礎(chǔ)采購(gòu)管理制度，但是不少單位采購(gòu)制度只是照搬上級(jí)文件，制定不切實(shí)際，不能貼合自身單位的具體情況，存在著制度不成體系，規(guī)定籠統(tǒng)，可操作性差等問(wèn)題；而采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)往往為了刻意的留痕和無(wú)效的內(nèi)控而設(shè)置的很長(zhǎng)，卻忽視了供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、商務(wù)談判、需求分析等采購(gòu)增值關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理；同時(shí)，制度的不完善和不科學(xué)也會(huì)被部分不良的采購(gòu)員或者需求方利用，有空可鉆，有機(jī)可乘，依據(jù)自己的個(gè)人利益來(lái)選擇供應(yīng)商。

（五）供應(yīng)商入圍考察標(biāo)準(zhǔn)不清晰

優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商對(duì)一個(gè)企業(yè)而言是優(yōu)質(zhì)資源，對(duì)科研事業(yè)單位而言也是一樣。然而目前很多單位在供應(yīng)商入圍考察時(shí)標(biāo)準(zhǔn)并不清晰，隨意性很強(qiáng)，有時(shí)僅僅為了一個(gè)緊急采購(gòu)而引入一個(gè)“僵尸”供應(yīng)商和“一次性”供應(yīng)商，有時(shí)引入了實(shí)際沒(méi)有供貨能力的供應(yīng)商，導(dǎo)致項(xiàng)目擱置、拖期、重復(fù)采購(gòu)，甚至?xí)o單位帶來(lái)無(wú)法挽回的經(jīng)濟(jì)和政治損失。

二、科研事業(yè)單位物資采購(gòu)管理工作改進(jìn)路徑

分析我國(guó)科研事業(yè)單位的采購(gòu)成本管理處于較低水平的主要原因，一是采購(gòu)管理體系不夠完善，一般科研事業(yè)單位的管理者將管理重心都放在了科研工作中，對(duì)于采購(gòu)管理工作僅僅是合規(guī)合法、保證供應(yīng)，重視程度較低；二是缺乏科學(xué)的管理手段，對(duì)采購(gòu)參與部門(mén)，包括需求部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)的業(yè)績(jī)考核手段單一，導(dǎo)致我國(guó)科研事業(yè)單位的采購(gòu)管理水平與同規(guī)模民營(yíng)科研企業(yè)相比存在著較大差距。要解決這些問(wèn)題，科研事業(yè)單位的管理者要加大對(duì)采購(gòu)管理工作的重視力度，進(jìn)一步完善科學(xué)的采購(gòu)管理體系。

（一）完善采購(gòu)管理制度和流程設(shè)計(jì)

建立一套完善科學(xué)的采購(gòu)管理制度，不僅能有效規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、杜絕部門(mén)之間的扯皮，還能提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量?？蒲惺聵I(yè)單位在建立和完善物資采購(gòu)制度的過(guò)程中要注意以下幾點(diǎn)：一是必須適應(yīng)科研事業(yè)單位單臺(tái)套、小批量設(shè)計(jì)研制產(chǎn)品的特點(diǎn)；二是要綜合考慮本單位物資需求環(huán)境、倉(cāng)儲(chǔ)條件、物流配送、信息化管理、質(zhì)量追溯等因素來(lái)確定各類(lèi)物資的采購(gòu)執(zhí)行節(jié)奏和采購(gòu)方式；三是對(duì)不同的采購(gòu)對(duì)象要采用不同的采購(gòu)成本管理彈性，如針對(duì)一般原材料、通用標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)品的采購(gòu)就單純采購(gòu)物資而言原則上應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的“貨比三家”；而對(duì)定制化采購(gòu)則要更多考慮供應(yīng)商的技術(shù)能力等因素，采購(gòu)價(jià)格就不應(yīng)當(dāng)是簡(jiǎn)單的比大小了，而是要通過(guò)價(jià)格形成機(jī)制的分析來(lái)判斷供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性。

（二）強(qiáng)化設(shè)計(jì)選型主體責(zé)任，加強(qiáng)采購(gòu)需求合理性審核

科研事業(yè)單位要加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，要將責(zé)任意識(shí)全面落實(shí)到采購(gòu)流程涉及的每一個(gè)崗位每一個(gè)人，尤其是為產(chǎn)品選型的設(shè)計(jì)師，落實(shí)設(shè)計(jì)方案決定采購(gòu)成本的理念。采購(gòu)管理部門(mén)要積極組織物料統(tǒng)型，加強(qiáng)需求部門(mén)計(jì)劃人員的培訓(xùn)，準(zhǔn)確區(qū)分通用物料與專用物料，加強(qiáng)采購(gòu)需求尤其是專用物資的合理性審核，避免設(shè)計(jì)變更造成的風(fēng)險(xiǎn)和專用物資的過(guò)度積壓浪費(fèi)。設(shè)計(jì)選型方應(yīng)根據(jù)研發(fā)成本難度等因素制定合理的采購(gòu)預(yù)算，避免采購(gòu)人員的盲目議價(jià)。

（三）科學(xué)統(tǒng)籌物資采購(gòu)計(jì)劃，發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)

科學(xué)的物資采購(gòu)計(jì)劃是集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的基礎(chǔ)要求。物資采購(gòu)計(jì)劃就是解決單位面臨的需要什么物資、需要多少、什么時(shí)候需要的問(wèn)題，只有把這幾個(gè)問(wèn)題處理好了，才有利于采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)籌計(jì)劃，發(fā)揮其集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)。在需求明確的情況下，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)鼓勵(lì)需求部門(mén)制定長(zhǎng)期的物資采購(gòu)計(jì)劃，避免短期的零星計(jì)劃。采購(gòu)部門(mén)則可以綜合考慮采購(gòu)保障資金狀況、物資庫(kù)存和管理現(xiàn)狀等因素制定合理的周期計(jì)劃。

（四）加強(qiáng)采購(gòu)成本分析，制定采購(gòu)成本考核標(biāo)準(zhǔn)，確保績(jī)效考核落地

大多數(shù)科研事業(yè)單位的采購(gòu)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)不夠科學(xué)清晰，缺乏指標(biāo)評(píng)價(jià)的客觀性和實(shí)際的可操作性，主要原因就是長(zhǎng)期以來(lái)缺乏對(duì)采購(gòu)成本的細(xì)致分析。物資采購(gòu)價(jià)格的變動(dòng)不僅受采購(gòu)管理活動(dòng)的影響，更多的還受客觀市場(chǎng)波動(dòng)的影響，因此科學(xué)合理地評(píng)價(jià)采購(gòu)管理工作的績(jī)效并不是一件容易的事，需要分類(lèi)施策和考核，比如對(duì)于原材料和標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)品采購(gòu)成本考核，可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格來(lái)評(píng)價(jià)；而對(duì)于定制化物資采購(gòu)則可采用設(shè)計(jì)預(yù)算評(píng)價(jià)法來(lái)考核。

（五）加強(qiáng)采購(gòu)從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，適應(yīng)科研事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)的較高要求

物資采購(gòu)工作并不是簡(jiǎn)單的購(gòu)買(mǎi)行為，尤其是對(duì)于科研事業(yè)單位而言，不僅要熟悉單位物資采購(gòu)管理制度和流程，也要對(duì)采購(gòu)的物料有一定的專業(yè)了解，尤其在定制化采購(gòu)時(shí)，需求部門(mén)提供的只是一份技術(shù)文檔，采購(gòu)人員就必須對(duì)待采購(gòu)物料的技術(shù)指標(biāo)要求等有一定判斷能力，才能保證開(kāi)展足夠的尋源工作。同時(shí)，在實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)人員還需嚴(yán)格遵守采購(gòu)制度和規(guī)范；及時(shí)掌握產(chǎn)品市場(chǎng)狀況，具有相關(guān)采購(gòu)物資的一定鑒別能力；要保障所采物料較高的質(zhì)量、合理的價(jià)格以及及時(shí)的配送，必須做到全方面、多角度地控制整體的采購(gòu)成本。提升整體物資采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化從業(yè)人員自身的采購(gòu)能力是提升物資采購(gòu)工作整體質(zhì)量和效率的必要條件。

（六）明確供應(yīng)商入圍標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格供應(yīng)商入圍審核

供應(yīng)商管理的內(nèi)容包括供應(yīng)商的了解、選擇、開(kāi)發(fā)、使用和控制等活動(dòng)，目的是從供應(yīng)商處以合理的成本取得滿足要求的產(chǎn)品或服務(wù)，確保到貨準(zhǔn)時(shí)；另外，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系和開(kāi)發(fā)潛在的有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商也是其內(nèi)容之一。在現(xiàn)代企業(yè)管理中，供應(yīng)商的管理占有非常重要的地位，一個(gè)企業(yè)的供應(yīng)鏈就是它的血液系統(tǒng)，只有源源不斷的物資供應(yīng)才能保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的持續(xù)有效開(kāi)展。企業(yè)是這樣，科研事業(yè)單位也是一樣，采購(gòu)管理水平提升的同時(shí)也一定伴隨著優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商比例的增長(zhǎng)，科研單位也應(yīng)當(dāng)明確供應(yīng)商入圍標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格供應(yīng)商入圍審核，減少供應(yīng)商入圍的隨意性。選擇質(zhì)量體系完善、資質(zhì)完備、財(cái)務(wù)狀況良好的供應(yīng)商入圍，一方面可以減輕采購(gòu)部門(mén)的采購(gòu)物品進(jìn)行審核的工作壓力和負(fù)擔(dān)，減少耗費(fèi)額外的人力和物力，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，提升采購(gòu)效率；另一方面，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，避免由于供應(yīng)商的資質(zhì)不高，出現(xiàn)供應(yīng)不合格產(chǎn)品、無(wú)法按照合同技術(shù)供應(yīng)產(chǎn)品等情況的發(fā)生。

（七）加強(qiáng)物資采購(gòu)管理信息化建設(shè)，夯實(shí)采購(gòu)基礎(chǔ)管理

如上所述，科研事業(yè)單位由于自身特點(diǎn)，物資采購(gòu)管理工作中存在著物料需求品種多、定制化比重大、計(jì)劃零散等特點(diǎn)，相較一般企業(yè)物料品種相對(duì)固定，需求穩(wěn)定持續(xù)而言，業(yè)務(wù)繁雜度要高很多。物料需求品種多、采購(gòu)頻次多、采購(gòu)分析難度大，如果這些工作都采用人工方式開(kāi)展，必然會(huì)造成效率低下，采購(gòu)成本失控，質(zhì)量追溯混亂等風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為整合復(fù)雜的采購(gòu)工作提供了一條新路徑。我們可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)處理大量數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確率優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)采購(gòu)的共享，確保物資采購(gòu)計(jì)劃與業(yè)務(wù)需求相匹配，防止出現(xiàn)重購(gòu)、錯(cuò)購(gòu)以及漏購(gòu)現(xiàn)象，同時(shí)將流程管理設(shè)計(jì)植入管理系統(tǒng)之中，避免人為因素的影響，降低物資采購(gòu)成本以及物資閑置率的同時(shí)，提高物資利用率和周轉(zhuǎn)率，達(dá)到“開(kāi)源節(jié)流”的效果。除此之外，通過(guò)構(gòu)建信息化的物資采購(gòu)模式，能夠進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃管理工作，節(jié)省人工費(fèi)用并簡(jiǎn)化采購(gòu)環(huán)節(jié)。企業(yè)只有搭建信息化物資采購(gòu)模式，才能更好地增強(qiáng)物流配送、財(cái)務(wù)管理以及采購(gòu)之間的銜接性，進(jìn)而間接達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。

結(jié)語(yǔ)

結(jié)合當(dāng)前國(guó)內(nèi)科研事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，采購(gòu)成本控制管理效果并不理想。影響采購(gòu)成本的因素有很多，雖然沒(méi)有一種非常通用的采購(gòu)成本管理模式適用于所有企事業(yè)單位，各單位管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品特點(diǎn)，建立適宜的采購(gòu)管理體系，但樹(shù)立正確的成本管理理念、制定健全成本管理制度，找準(zhǔn)成本控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)一定是必由之路。物資采購(gòu)活動(dòng)是很多科研事業(yè)單位基本的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，其直接關(guān)系著單位的經(jīng)營(yíng)效率及質(zhì)量，如果缺乏對(duì)物資采購(gòu)成本必要的管理及控制，最終會(huì)給單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失和資金困難，進(jìn)而影響科研項(xiàng)目的正常開(kāi)展。本文重點(diǎn)就科研事業(yè)單位目前在物資采購(gòu)成本管控上存在問(wèn)題進(jìn)行了描述，并提出了相應(yīng)的解決方法和路徑進(jìn)行了闡述，以為科研事業(yè)單位采購(gòu)成本管控提供一定的理論指導(dǎo)和實(shí)踐操作。