楊利娜

摘 要：隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，數(shù)字檔案已經(jīng)融入人們的日常生活中，檔案信息化轉(zhuǎn)型也成為企業(yè)在發(fā)展中的必然趨勢。因此，數(shù)字經(jīng)濟(jì)下對(duì)檔案儲(chǔ)存方式進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型是企業(yè)進(jìn)行時(shí)代轉(zhuǎn)型的“必經(jīng)之路”。煤炭企業(yè)也應(yīng)當(dāng)“緊跟新局勢、謀求新出路”，才能在當(dāng)下社會(huì)實(shí)現(xiàn)成功轉(zhuǎn)型。但就目前而言，陜煤物資集團(tuán)檔案信息化卻存在一定“困境”，不僅嚴(yán)重阻礙陜煤物資集團(tuán)檔案工作效率的提升，還阻礙信息化技術(shù)在我國的開展與落實(shí)。因此，建立信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案信息處理與構(gòu)建平臺(tái)，成為數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代陜煤物資集團(tuán)檔案信息化發(fā)展的新路徑。本文針對(duì)陜煤物資集團(tuán)檔案信息化發(fā)展過程中出現(xiàn)的制度問題、管理問題、人員專業(yè)水平不足等方面進(jìn)行分析，并根據(jù)問題的產(chǎn)生與發(fā)展提出相應(yīng)意見與建議，僅供相關(guān)學(xué)者參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字經(jīng)濟(jì)；陜煤；檔案；信息化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息化作為工業(yè)企業(yè)的發(fā)展基礎(chǔ)，也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅是企業(yè)工作制度創(chuàng)新的主要方式，更是企業(yè)提升工作制度、增強(qiáng)市場競爭力的主要途徑。但就實(shí)際情況而言，數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我國大部分企業(yè)都面臨著檔案信息化轉(zhuǎn)型的難題，尤其是陜煤物資集團(tuán)在檔案信息化轉(zhuǎn)型中存在著嚴(yán)重的瓶頸問題。以下根據(jù)陜煤物資集團(tuán)檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行相關(guān)分析，并結(jié)合問題提出相關(guān)意見及建議，希望能夠?yàn)殛兠何镔Y集團(tuán)檔案管理信息化發(fā)展提供新方向。

一、檔案信息化綜述

檔案信息化即將企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的“憑證條”等文件經(jīng)過信息錄制，將其轉(zhuǎn)化成信息文檔，以便企業(yè)更為全面地對(duì)其進(jìn)行管理和監(jiān)控。當(dāng)企業(yè)對(duì)其生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的所有“憑證條”全面監(jiān)管時(shí)，企業(yè)的整體管理能力以及領(lǐng)導(dǎo)能力都會(huì)隨著管控水平的提升而提升。因此，在陜煤物資集團(tuán)范圍內(nèi)建立檔案信息化制度，不僅能夠提升檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量，還能提升企業(yè)的整體管理能力。

二、數(shù)字經(jīng)濟(jì)概述

數(shù)字經(jīng)濟(jì)作為一種新型的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，其指的是以數(shù)字化知識(shí)、信息作為生產(chǎn)要素來實(shí)施生產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，數(shù)字經(jīng)濟(jì)與傳統(tǒng)的工業(yè)經(jīng)濟(jì)不同，數(shù)字經(jīng)濟(jì)是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化服務(wù)而發(fā)展起來的，其具備著數(shù)字化、開放性、便捷性等特點(diǎn)，同時(shí)，數(shù)字經(jīng)濟(jì)很好地打破了傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中相關(guān)生產(chǎn)要素的有效供給問題，實(shí)現(xiàn)了產(chǎn)業(yè)鏈的全面、協(xié)同發(fā)展，且也在極大程度上推動(dòng)了企業(yè)對(duì)自身信息數(shù)據(jù)、重要文書檔案的管理，提升了檔案管理水平與質(zhì)量，促成了檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)，促使企業(yè)檔案管理逐步從獨(dú)立、管控型發(fā)展轉(zhuǎn)變朝向融合式、智能化和專業(yè)化的方向持續(xù)發(fā)展，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新態(tài)勢。

三、數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型對(duì)企業(yè)的影響

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，實(shí)行檔案管理信息化轉(zhuǎn)型對(duì)企業(yè)大致有三方面的影響，分別是工作效率方面、工作質(zhì)量方面以及企業(yè)管理效率提升方面。就工作效率而言，通過引入信息化手段可以幫助檔案工作人員提升工作效率。以水利建設(shè)建筑企業(yè)利用信息化手段儲(chǔ)存水利建設(shè)資料為例，由于數(shù)字化、信息化的不斷發(fā)展，水利檔案的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代水利工程建設(shè)檔案部門的未來發(fā)展方向。第一，數(shù)字化檔案的管理效率較高。數(shù)字化檔案通常是將工程記錄過程通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理而形成相應(yīng)的電子文件，不僅方便工作人員查找檔案，還極大程度上減少了其工作難度。第二，數(shù)字化檔案管理模式可以推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第三，數(shù)字化管理方式極大程度上降低了管理的成本。傳統(tǒng)水利工程檔案使用大量的紙、相片和膠片等方式進(jìn)行記錄，很大程度上增加了檔案記錄方面的資金支出，且傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境、溫濕度等因素的影響，而以數(shù)字化檔案保存就減少了由于檔案儲(chǔ)存而產(chǎn)生的支出；就工作質(zhì)量方面而言，企業(yè)引入檔案信息化管理方法不僅可以減少工作人員的壓力，進(jìn)而減少工作人員因工作疲勞而產(chǎn)生的失誤，還可以在提升工作人員幸福感的情況下激發(fā)其工作積極性。以當(dāng)下較為常見的“全自動(dòng)牛奶制造工廠”為例，為了保障我國牛奶產(chǎn)品的質(zhì)量，大多數(shù)工廠從擠奶直到產(chǎn)品出廠都使用的全自動(dòng)技術(shù)，工作人員在其中的“插手”較少，不僅提升了牛奶的質(zhì)量，還使工作人員的壓力隨著全自動(dòng)技術(shù)的引入而降低；就企業(yè)管理效率方面而言，隨著公司檔案信息化技術(shù)引入，公司經(jīng)營信息隨著技術(shù)的深入而更加“透明”，這種透明不僅能提升領(lǐng)導(dǎo)人員的管理質(zhì)量和工作針對(duì)性，還能在制定企業(yè)決策計(jì)劃時(shí)為其提供參考。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定的集團(tuán)發(fā)展計(jì)劃切實(shí)貼合企業(yè)的實(shí)際情況以及員工心聲，企業(yè)的發(fā)展境遇也會(huì)隨之提升。

四、數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，陜煤物資集團(tuán)在處理檔案管理工作時(shí)的問題

1.檔案數(shù)據(jù)安全挑戰(zhàn)

由于企業(yè)檔案是企業(yè)在發(fā)展過程中的“發(fā)展果實(shí)”以及“發(fā)展規(guī)劃參考”，因此，企業(yè)檔案本身存在較強(qiáng)的參考性和價(jià)值性。從某種程度上來說，這是企業(yè)發(fā)展的“商業(yè)秘密”，如果企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化技術(shù)引入時(shí)未做好數(shù)據(jù)安全防火墻設(shè)置，那么，企業(yè)的“商業(yè)秘密”就很可能會(huì)被泄露，不僅會(huì)直接影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還會(huì)造成企業(yè)經(jīng)營管理失效和科研成果丟失。特別是煤炭行業(yè)，若煤炭行業(yè)在發(fā)展過程中遭受信息泄露，那么，會(huì)直接影響我國經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行以及人民群眾的正常生活。因此，企業(yè)在發(fā)展過程中雖然要注重對(duì)信息技術(shù)的引入，但更要注意的是對(duì)現(xiàn)有及未來數(shù)據(jù)的保護(hù)，這不僅能保障企業(yè)本身的經(jīng)濟(jì)效益，還能夠保障國家經(jīng)濟(jì)的安全。目前，陜煤物資集團(tuán)的檔案信息化轉(zhuǎn)型卻存在較為嚴(yán)重的安全防火墻構(gòu)建缺失的情況，這就為集團(tuán)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)埋下了隱患。

2.人才力量不足

信息技術(shù)人才不僅是促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，更是加快企業(yè)集團(tuán)信息化建設(shè)的重要因素。以小微企業(yè)由于人才原因?qū)е碌慕?jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)為例，小微企業(yè)是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代我國經(jīng)濟(jì)市場催生的一種新型企業(yè)，小微企業(yè)的主要特點(diǎn)是規(guī)模小、運(yùn)營簡單、覆蓋廣，其財(cái)務(wù)管理人員通常會(huì)由小微企業(yè)創(chuàng)始人擔(dān)任。如果，小微企業(yè)創(chuàng)立人對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不足，將會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)混亂、人員流動(dòng)快、工作出錯(cuò)概率大等現(xiàn)象。因此，陜煤物資集團(tuán)在進(jìn)行檔案信息化轉(zhuǎn)型時(shí)應(yīng)當(dāng)明確崗位職責(zé)，并針對(duì)崗位特點(diǎn)聘用專業(yè)人員管理，必須及時(shí)補(bǔ)充集團(tuán)運(yùn)轉(zhuǎn)的后備人才力量。

3.企業(yè)缺乏科學(xué)、合理的規(guī)劃指導(dǎo)

企業(yè)缺乏科學(xué)、合理的規(guī)劃指導(dǎo)也是導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)存在問題的重要原因之一。企業(yè)缺乏科學(xué)、合理的規(guī)劃指導(dǎo)主要有兩個(gè)方面的原因，一是公司領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)科學(xué)規(guī)劃工作的不重視，二是基層人員對(duì)企業(yè)制定的規(guī)劃落實(shí)力度不足。這兩個(gè)問題不僅會(huì)直接導(dǎo)致檔案信息化轉(zhuǎn)型失敗，長此以往還會(huì)影響企業(yè)正常經(jīng)營。因此，公司可針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行定時(shí)工作“互查”，對(duì)基層人員進(jìn)行不定時(shí)抽查，能極大程度上避免因上述問題導(dǎo)致的經(jīng)營問題和轉(zhuǎn)型“瓶頸”。

4.信息化管理設(shè)備設(shè)施配置低下

相關(guān)設(shè)備設(shè)施配備低下也是導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型效率低下和效果差的重要原因之一。常言道：工欲善其事，必先利其器。企業(yè)不重視檔案信息化設(shè)備設(shè)施的配置必然會(huì)導(dǎo)致上述情況出現(xiàn)。目前，陜煤物資集團(tuán)在運(yùn)營過程中出現(xiàn)了較為嚴(yán)重的設(shè)備設(shè)施配置不齊全等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中出錯(cuò)概率加大。以傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行流水統(tǒng)計(jì)工作為例，由于財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行流水統(tǒng)計(jì)工作時(shí)常常面臨數(shù)據(jù)較多、種類繁雜的特點(diǎn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作人員在工作中出錯(cuò)的概率較大，一旦數(shù)據(jù)出錯(cuò)，只能從頭再來，毫無疑問加大了財(cái)務(wù)人員的工作量。而現(xiàn)代信息化技術(shù)的引入不僅能幫助財(cái)務(wù)人員更為清晰地整理信息數(shù)據(jù)，還能幫助企業(yè)管理人員對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面監(jiān)控。一方面，促進(jìn)了財(cái)務(wù)工作效率的提升；另一方面，促進(jìn)了企業(yè)高層管理人員對(duì)公司財(cái)務(wù)情況的了解和監(jiān)控。

五、陜煤物資集團(tuán)檔案管理工作信息化轉(zhuǎn)型的方向

1.建立辦公公共平臺(tái)

建立公共辦公平臺(tái)是提升公司檔案管理人員工作效率的直接途徑。以企業(yè)進(jìn)行“業(yè)財(cái)”管理工作時(shí)為例，一般企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作融合時(shí)常常會(huì)因?yàn)樾畔鄬佣霈F(xiàn)工作錯(cuò)誤，這種工作錯(cuò)誤不僅會(huì)直接影響雙方工作效率，還會(huì)導(dǎo)致公司蒙受經(jīng)濟(jì)損失。因此，陜煤物資集團(tuán)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)建立了一個(gè)支持Windows系統(tǒng)、以管理和利用為核心、涵蓋整個(gè)數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作的綜合性數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)覆蓋整個(gè)集團(tuán)公司及下屬公司，滿足整個(gè)公司檔案信息化管理，形成一個(gè)健全的、高效的檔案收集、管理及利用系統(tǒng)平臺(tái)，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。

2.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享

陜煤物資集團(tuán)在進(jìn)行檔案信息化轉(zhuǎn)型時(shí)注重構(gòu)建公共辦公平臺(tái)，提高了工作的準(zhǔn)確率和效率。就辦公準(zhǔn)確率而言，業(yè)務(wù)人員以及檔案管理人員能憑借檔案數(shù)據(jù)共享盡可能降低因數(shù)據(jù)“斷層”而出現(xiàn)的工作失誤，提升了工作質(zhì)量；就工作效率而言，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享就能提升工作效率，即數(shù)據(jù)共享能夠幫助企業(yè)管理層人員真正了解和認(rèn)識(shí)基層工作，使基層工作制度的制定更加“高效化”，這也是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享能夠提升工作效率的重要原因之一。

3.探索多樣化的檔案工作方式

加快對(duì)檔案的信息化轉(zhuǎn)型還能夠?yàn)楣咎剿鞫鄻踊臋n案工作方式提供“靈感”。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和公司檔案信息化工作的持續(xù)推進(jìn)，越來越多的企業(yè)和公司已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息的實(shí)際價(jià)值。

因此，為了發(fā)揮“沉睡檔案”對(duì)公司的“徹底價(jià)值”，公司在檔案信息化轉(zhuǎn)型中應(yīng)當(dāng)針對(duì)“沉睡檔案”進(jìn)行分析，如過去經(jīng)營過程中用戶對(duì)檔案改革提出了什么意見、傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢在哪里、以往檔案失效服務(wù)差的“原罪”是什么等等。只有公司基于經(jīng)驗(yàn)不斷分析總結(jié)，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)下檔案信息化轉(zhuǎn)型策略的“完美升級(jí)”。

4.樹立先進(jìn)的經(jīng)營思想及管理理念

樹立先進(jìn)的經(jīng)營思想以及管理理念主要從兩個(gè)方面下手，分別是領(lǐng)導(dǎo)人員層面和基層工作人員層面。第一，公司領(lǐng)導(dǎo)人員在企業(yè)中扮演的角色往往是“管理者”和“施教者”的角色，因此，公司管理人員、領(lǐng)導(dǎo)人員要樹立先進(jìn)的集團(tuán)經(jīng)營以及管理理念，對(duì)于檔案管理工作過程中出現(xiàn)的任何問題應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變個(gè)人的處理理念以及方式。第二，公司基層人員在工作過程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的學(xué)習(xí)，接受先進(jìn)的檔案管理信息化培訓(xùn)，不斷更新相關(guān)知識(shí)，完善自身的知識(shí)儲(chǔ)備，提升基層管理人員的工作質(zhì)量和效率。

5.做好安全維護(hù)工作

檔案信息不僅是公司對(duì)下級(jí)部門進(jìn)行約束的參考依據(jù)，更是公司的“商業(yè)秘密”。如果這種商業(yè)秘密被泄露，可能會(huì)直接造成公司管理制度失效，甚至導(dǎo)致公司遭受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，公司在加快檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，更應(yīng)該結(jié)合公司的實(shí)際狀況構(gòu)建檔案信息管理安全防火墻，做好相應(yīng)的安全維護(hù)工作，確保公司能夠安全運(yùn)營。

6.強(qiáng)化集團(tuán)對(duì)檔案管理工作的管理力度

強(qiáng)化公司對(duì)檔案工作的管理力度，也是促進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型以及提升檔案管理效率的重要措施之一，不僅能夠提升檔案管理部門的工作質(zhì)量以及工作效率，還能督促其加強(qiáng)對(duì)自我能力的提升，促使公司實(shí)現(xiàn)檔案的信息化轉(zhuǎn)型。

7.以持續(xù)推進(jìn)單套制為重要突破口

以信息化為手段來做好對(duì)企業(yè)檔案的管理工作，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，而在實(shí)施信息化的檔案管理工作時(shí)，則需要圍繞對(duì)電子檔案的單套制管理制度問題加以分析，在對(duì)電子設(shè)備生產(chǎn)的原生電子文件實(shí)施歸檔工作時(shí)，則需要選擇以電子檔案的形式來進(jìn)行保存，此時(shí)則不需要通過以往的紙質(zhì)檔案管理模式來實(shí)施管理工作。不過，在推進(jìn)單套制的管理模式時(shí)，也需要對(duì)企業(yè)的電子文件數(shù)量、類型等進(jìn)行科學(xué)分析，要優(yōu)化并提升企業(yè)內(nèi)部的技術(shù)環(huán)境，同時(shí)，也需要提升信息管理工作的安全系數(shù)，以此降低檔案管理成本，提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

8.持續(xù)健全信息化檔案資源管理體系

在數(shù)字化時(shí)代下，企業(yè)檔案管理工作的重要性越發(fā)凸顯，這就要求企業(yè)必須重視內(nèi)部檔案的信息化管理工作，提升信息化管理水平與安全性，可結(jié)合實(shí)際要求，持續(xù)健全企業(yè)信息化檔案資源的體系結(jié)構(gòu)，并在存量與增量上持續(xù)豐富企業(yè)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，然后需要借助第三方技術(shù)、設(shè)備等對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息加以科學(xué)采集、分析，以盡快構(gòu)建起信息化檔案資源管理體系。在此過程中，企業(yè)更應(yīng)當(dāng)注重全程信息化管理，注重優(yōu)化企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)布局，提升企業(yè)整體的信息化管理質(zhì)量，并在健全的信息化檔案資源管理體系的支持下持續(xù)提升檔案信息的共享、共建水平。

六、結(jié)束語

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理信息化水平成為企業(yè)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的表現(xiàn)之一。因此，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用越來越成為促進(jìn)檔案信息化轉(zhuǎn)型的重要途徑。目前，陜煤物資集團(tuán)在檔案信息化轉(zhuǎn)型方面還存在較為嚴(yán)重的問題，本文就陜煤物資集團(tuán)在發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了相關(guān)剖析與探究，并結(jié)合問題的產(chǎn)生與發(fā)展提出了相應(yīng)意見與建議。有關(guān)陜煤物資集團(tuán)檔案信息化轉(zhuǎn)型不僅需要基層員工提高專業(yè)能力，更需要公司領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的重視以及應(yīng)用，全方位促進(jìn)陜煤物資集團(tuán)的順利發(fā)展。

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（作者單位：陜西煤業(yè)化工物資集團(tuán)有限公司）