郭虹
摘 要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和城市建設(shè)水平的提高,城市建設(shè)檔案逐漸在城市建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。但同時,城市建設(shè)檔案管理在新時代也面臨著各種難題和挑戰(zhàn),想要使城市建設(shè)檔案在新時期的建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用,就要充分提升城市建設(shè)檔案管理的實(shí)效性,保證城市建設(shè)檔案和相應(yīng)的管理都能夠得到新的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:城市建設(shè)檔案管理;實(shí)效性;優(yōu)化策略
城市建設(shè)檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等活動中形成并歸檔的科學(xué)技術(shù)文件,其有效記錄了城市建設(shè)的全部過程,在城市建設(shè)和城市規(guī)劃中有著不可或缺的作用。做好城市建設(shè)檔案相應(yīng)的管理工作,可以使城市建設(shè)檔案的作用得到有效增強(qiáng)。
一、城市建設(shè)檔案管理的重要性
城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)規(guī)劃中的重要部分,依托于城市建設(shè)檔案專業(yè)且詳細(xì)的內(nèi)容,城市建設(shè)工作才能夠得到有效開展。而做好城市建設(shè)檔案的管理工作,可以使城市建設(shè)檔案的實(shí)效性逐漸提升,發(fā)揮出更加關(guān)鍵的城建規(guī)劃作用。
1.提升城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性
城市建設(shè)檔案是對城市建設(shè)過程的有效記錄,能夠真實(shí)展現(xiàn)城市建設(shè)的全過程,城市建設(shè)檔案不僅能夠?qū)Τ鞘械拈L期建設(shè)工作做出有效的指導(dǎo),還能夠進(jìn)行建設(shè)數(shù)據(jù)的有效記錄,保證城市在翻新、管理和運(yùn)營的過程中能夠得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。一旦城市建設(shè)檔案失去了應(yīng)有的準(zhǔn)確性,也就失去了對城市建設(shè)進(jìn)行有效規(guī)劃的作用,無法使城市管理得到有效參考的核心作用。因此,一定要充分做好城市建設(shè)檔案管理,讓城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性得到有效保證。首先,在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過程中,管理工作的有效落實(shí)能夠充分保證城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性,能夠?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)工作進(jìn)行充分的規(guī)劃和指導(dǎo),保證城市的建設(shè)工作能夠順利和有效完成。同時,在持續(xù)的城市建設(shè)檔案管理過程中,城市建設(shè)檔案能夠得到積極篩選,城市建設(shè)檔案中的問題能夠得到及時的解決,可以使城市建設(shè)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性得到保障,使城市檔案的準(zhǔn)確性能夠得到持續(xù)提升。其次,通過城市建設(shè)檔案的有效管理,可以讓城市建設(shè)檔案得到更加細(xì)致、明確的劃分,讓城市建設(shè)檔案的內(nèi)容更加豐富,使城市建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性得到充分提升,讓城市檔案的應(yīng)用具有更加重要的價值。同時,城市建設(shè)檔案在接受持續(xù)的管理過程中,能夠逐漸產(chǎn)生更加有效的形式,能夠充分有效地對城市建設(shè)情況記錄和表達(dá),使城市建設(shè)檔案隨著時代的發(fā)展得到有效的進(jìn)步。
2.提升城市建設(shè)檔案的有效性
城市建設(shè)檔案一般在城市建設(shè)規(guī)劃和實(shí)際建設(shè)過程中有著十分重要的作用。借助城市建設(shè)檔案,城市建設(shè)規(guī)劃能夠通過準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考和總體的建設(shè)走向,決定當(dāng)前的建設(shè)內(nèi)容和形式,保證城市建設(shè)規(guī)劃前后一致,防止城市建設(shè)規(guī)劃的混亂。在城市的翻新、重建、管理過程中,建設(shè)人員也能夠通過對城市建設(shè)檔案的有效查閱,了解到城市建設(shè)過程中的詳細(xì)數(shù)據(jù),保證翻新和重建工作能夠得到落實(shí),提高城市建設(shè)管理的有效性。一旦城市建設(shè)檔案管理不完善,就可能導(dǎo)致城市建設(shè)工作缺少有效的指導(dǎo),增加城市建設(shè)工作的難度,影響正常的城市建設(shè)工作。首先,在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過程中,城市建設(shè)檔案的完善性可以得到有效提升,依靠完善的城市建設(shè)檔案,城市建設(shè)相關(guān)的事項(xiàng)能夠得到有效完成,城市建設(shè)的效果可以得到充分提升。同時,城市建設(shè)檔案管理工作能夠使重要的城市建設(shè)數(shù)據(jù)得到有效搜集,且能夠長時間進(jìn)行保存,在進(jìn)行城市建設(shè)檔案的使用時,基于日常的有效管理,可以充分提升城市建設(shè)檔案管理的有效性,保證城市建設(shè)工作的效果。其次,完善的城市建設(shè)檔案管理工作能夠充分保證在城市建設(shè)的關(guān)鍵時期,城市建設(shè)檔案能夠得到完整有效的調(diào)用,使城市建設(shè)工作得到穩(wěn)定的數(shù)據(jù)支持,充分發(fā)揮城市建設(shè)檔案的作用,保證城市建設(shè)檔案應(yīng)用的有效性。
3.增強(qiáng)城市建設(shè)檔案的全面性
城市建設(shè)檔案作為城市建設(shè)過程中持續(xù)產(chǎn)生和歸檔的檔案類型,包含規(guī)劃、土地和建設(shè)等各方面的內(nèi)容,且在時間上能夠提供連續(xù)的城市建設(shè)數(shù)據(jù)。通常來說,城市建設(shè)檔案能夠?qū)Τ鞘械慕^大部分建設(shè)內(nèi)容完整記錄,具有全面、豐富和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)。通過城市建設(shè)檔案的相關(guān)管理,可以使城市建設(shè)檔案的覆蓋范圍更加廣泛、檔案內(nèi)容更加詳細(xì),有效展現(xiàn)相關(guān)建設(shè)的內(nèi)容,將建設(shè)工作中的特殊部分及建設(shè)工作的詳細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行積極整理和分類。首先,在進(jìn)行城市建設(shè)檔案的管理過程中,能夠?qū)n案內(nèi)容積極整理,保證檔案內(nèi)容能夠?qū)Τ鞘薪ㄔO(shè)過程中各個方面的詳細(xì)情況進(jìn)行收集,有效地開展城市建設(shè)工作,讓城市建設(shè)檔案的內(nèi)容更加豐富。其次,通過城市建設(shè)檔案的有效管理,可以讓城市建設(shè)檔案的歸類更加細(xì)致,使城市建設(shè)過程中檔案的收集越來越全面,保證城市建設(shè)工作的穩(wěn)定實(shí)施,充分拓展城市建設(shè)檔案的內(nèi)容,使城市建設(shè)檔案發(fā)揮更加重要的作用。
二、城市建設(shè)檔案管理的主要問題
在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理的過程中,由于城市建設(shè)檔案的專業(yè)性強(qiáng),涉及范圍廣泛,且檔案的歸檔過程較為復(fù)雜,一旦管理不當(dāng),就很可能出現(xiàn)問題,造成一定的風(fēng)險。面對城市建設(shè)檔案管理中的問題,應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識管理工作,深度剖析問題出現(xiàn)的原因,找到解決問題的實(shí)際辦法。一旦對城市建設(shè)檔案管理中的問題產(chǎn)生疏忽,就容易導(dǎo)致城市建設(shè)檔案管理工作失效,使城市建設(shè)檔案的應(yīng)用出現(xiàn)一定的阻礙。首先,由于城市建設(shè)檔案歸檔十分復(fù)雜,檔案內(nèi)容的收集和管理都存在著一定的困難,加上各檔案管理部門的管理方式并不相同,在管理的過程中很可能出現(xiàn)檔案收集和整理不一致的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案內(nèi)容的完整性出現(xiàn)問題,影響檔案的長期保存。同時,由于城市建設(shè)檔案在不同的部門進(jìn)行收集和管理,加大了檔案移交和整理的難度,使檔案管理工作開展得十分困難,管理工作的步驟也十分復(fù)雜。其次,城市建設(shè)過程中的新舊檔案持續(xù)積累,給城市建設(shè)檔案的更新和整理帶來了一定的難度,城市建設(shè)檔案管理工作的復(fù)雜性持續(xù)提升。同時,想要對越來越復(fù)雜的城市建設(shè)檔案進(jìn)行有效的保存,需要消耗大量的人力和物力成本,容易導(dǎo)致檔案管理過程中大量的資源消耗,使城市建設(shè)檔案管理工作逐漸復(fù)雜和困難。另外,城市建設(shè)檔案涉及城市建設(shè)的多個方面,檔案內(nèi)容十分繁復(fù),在進(jìn)行查閱的過程中,想要對特定的內(nèi)容進(jìn)行有效查閱十分困難,非常影響檔案查閱的效率。同時,由于檔案內(nèi)容十分復(fù)雜,對重要檔案的修復(fù)和備份也十分艱難,一旦檔案管理出現(xiàn)疏忽,就容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的缺失,導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象,影響后期檔案的使用。
三、城市建設(shè)檔案管理的優(yōu)化策略
城市建設(shè)檔案管理工作是保證城市建設(shè)檔案實(shí)效性的重要工作,一定要在新的時代做好管理工作,有效保證城市建設(shè)檔案管理辦法的優(yōu)化,明確優(yōu)化路徑,保證優(yōu)化效果,使城市建設(shè)檔案管理工作能夠隨著時代的發(fā)展得到相應(yīng)的進(jìn)步。
1.落實(shí)管理責(zé)任
城市建設(shè)檔案的整理和管理涉及多個部門,在進(jìn)行檔案管理的過程中,很可能出現(xiàn)一定的問題,導(dǎo)致檔案管理能力下降,使城市建設(shè)檔案出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確以及不全面的現(xiàn)象。因此,應(yīng)有效落實(shí)管理責(zé)任,使城市建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)能夠得到充分管理,讓城市建設(shè)項(xiàng)目在進(jìn)行歸檔的過程中得到各個部門的有效支持,保證后期的城市管理工作能夠得到優(yōu)化。首先,在城市建設(shè)檔案管理的過程中,應(yīng)落實(shí)管理責(zé)任,明確各部門的工作職責(zé)和工作范圍,保證城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)和完整,使建設(shè)部門的檔案內(nèi)容能夠相互聯(lián)系,相互補(bǔ)充,充分提高檔案管理工作的有效性。同時,在進(jìn)行檔案管理的過程中,應(yīng)有效建立責(zé)任分區(qū),使檔案管理中的不同工作能夠由不同的人員負(fù)責(zé),保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性,減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān),使檔案管理工作得到優(yōu)化,保證檔案管理工作穩(wěn)定落實(shí)。其次,應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督崗位,使檔案管理人員能夠互相監(jiān)督及互相指導(dǎo),保證檔案管理工作的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性,使重要的城市建設(shè)檔案具備完善的數(shù)據(jù)管理和內(nèi)容管理,使城市建設(shè)檔案的管理工作得到有效開展和提升。同時,通過建立監(jiān)督崗位的方式,也可以使城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)得到嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖占驼?,充分保證城市建設(shè)檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和有效性。另外,通過落實(shí)管理責(zé)任,能夠使檔案管理工作更加清晰和明確,使管理工作的有效性得到加強(qiáng),為新時期的檔案管理工作奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)制度建設(shè)
制度建設(shè)是檔案管理工作實(shí)行過程中的關(guān)鍵部分,基于科學(xué)及合理的制度建設(shè),管理工作能夠得到有效的制約和指導(dǎo),充分保障檔案管理工作的有效性和有序性,使檔案管理工作產(chǎn)生積極的作用。在城市建設(shè)檔案管理工作中,通過加強(qiáng)制度建設(shè),能夠積極有效地開展檔案管理工作,但同時,也要注意加強(qiáng)制度建設(shè)的方式,使制度建設(shè)能夠?qū)n案管理工作產(chǎn)生積極的啟發(fā)和引導(dǎo)。首先,應(yīng)當(dāng)制定城市建設(shè)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn),使檔案管理人員能夠按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),有效完成城市建設(shè)檔案相關(guān)的管理,確保城市建設(shè)檔案管理工作能夠落在實(shí)處,真正使城市建設(shè)檔案得到積極有效的管理。同時,根據(jù)相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn),檔案管理工作也能夠通過更加有效的方式開展,使城市建設(shè)檔案得到更加嚴(yán)謹(jǐn)、全面的管理,使城市建設(shè)檔案管理工作能夠順利開展。其次,應(yīng)當(dāng)建立檔案管理工作的相關(guān)規(guī)劃,使檔案管理工作能夠按照規(guī)劃不斷調(diào)整,讓檔案管理人員真正認(rèn)識新時代城建檔案管理工作的開展路徑,確保城建檔案管理工作能夠隨著時間的推移得到有效開展。同時,檔案管理工作的相關(guān)規(guī)劃還應(yīng)當(dāng)隨著時代的變化不斷調(diào)整,保證城市建設(shè)檔案管理工作能夠符合時代的發(fā)展的相關(guān)要求,持續(xù)穩(wěn)定地開展檔案管理工作。另外,通過加強(qiáng)制度建設(shè)的方式,能夠進(jìn)一步增強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理的作用,更加有效地應(yīng)用城市建設(shè)檔案,使其工作質(zhì)量和效率能夠得到快速提升。
3.建立城市建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)
隨著時代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展,我國對城市建設(shè)檔案管理工作的要求也在不斷提升。在我國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布的《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》中,第四條明確指出,城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù),實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。因此,城市建設(shè)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代發(fā)展的趨勢,充分利用新時代的先進(jìn)技術(shù),優(yōu)化城市建設(shè)管理工作,提升城市建設(shè)檔案管理的工作質(zhì)量和效率。首先,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷完善,通過建立信息化系統(tǒng)的方式使城市建設(shè)檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展的要求。在進(jìn)行城市建設(shè)檔案管理過程中,基于檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建設(shè),可以使城市建設(shè)檔案以電子信息的方式保存,有效降低檔案管理的負(fù)擔(dān)。同時,應(yīng)確保城市建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性,嚴(yán)格落實(shí)保密管理工作,根據(jù)檔案的重要程度設(shè)置不同的加密等級。其次,通過建設(shè)城市檔案管理信息化系統(tǒng),能夠提高城市建設(shè)檔案的查詢和使用效率,城市建設(shè)檔案能夠有效完成跨區(qū)域和時間的共享,充分提高城市建設(shè)檔案的利用率。同時,城市建設(shè)檔案的整理、上傳和歸檔也可以在信息化平臺中進(jìn)行,使檔案信息的收集能夠順利跨越各部門、單位之間的限制,有效提高檔案管理和城市建設(shè)管理工作的效率。另外,檔案信息化平臺也可以對有需要的部門開放,檔案管理部門可以按照檔案的查詢需求開放不同的查詢權(quán)限,充分保證檔案信息查詢的有序性和安全性。
4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)
隨著城市建設(shè)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展,在實(shí)際管理的過程中,也應(yīng)當(dāng)讓相關(guān)人員提高對管理工作的認(rèn)識,在實(shí)際進(jìn)行管理的過程中加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng),以有效保證管理工作的實(shí)際效果,解決管理工作中存在的實(shí)際問題。同時,通過人才培養(yǎng)的方式,能夠不斷促進(jìn)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展,使相關(guān)人員持續(xù)加深對檔案管理工作的認(rèn)識,解決管理工作中存在的問題。因此,應(yīng)當(dāng)充分做好專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。首先,在人才培養(yǎng)的過程中,應(yīng)當(dāng)加深檔案管理相關(guān)人員對建設(shè)檔案管理模式現(xiàn)代化發(fā)展的認(rèn)識,讓相關(guān)人員充分明確檔案管理的實(shí)際方法,讓相關(guān)人員在檔案管理的過程中持續(xù)完成管理模式的創(chuàng)新工作,優(yōu)化檔案管理水平。其次,隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展,管理工作中對信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛,想要加強(qiáng)檔案管理工作,就要提高管理人員產(chǎn)生對信息技術(shù)應(yīng)用的全面認(rèn)識,在管理的過程中不斷進(jìn)行信息技術(shù)的更新。另外,應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行專業(yè)人才的培訓(xùn)工作,不斷更新檔案管理方法,加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用,以人才培養(yǎng)的方式持續(xù)支撐檔案管理工作的創(chuàng)新,為檔案管理工作的開展提供動力。
四、結(jié)論
總而言之,城市建設(shè)檔案管理是城市建設(shè)中的重要工作之一,一定要充分做好城市建設(shè)檔案管理工作,使其能夠得到有效的管理和應(yīng)用。隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步,城市建設(shè)檔案管理工作應(yīng)該不斷掌握新方法,應(yīng)用新技術(shù),使城市建設(shè)檔案管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化和提升,不斷發(fā)揮城建檔案的作用。
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(作者單位:山東省濟(jì)寧市城市建設(shè)檔案館)