張夏子鈺 周林興

摘要：大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作對象向數(shù)據(jù)態(tài)轉(zhuǎn)型，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)研究的關(guān)鍵課題之一。在解讀檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量概念內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，依據(jù)國內(nèi)外數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，劃分檔案數(shù)據(jù)形式、內(nèi)容、效用等評估維度，詳細(xì)闡述規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性、安全性、時效性、可用性等檔案評估指標(biāo)。提出檔案數(shù)據(jù)收集和創(chuàng)建集成化、存儲和備份協(xié)同化、開發(fā)和利用知識化等優(yōu)化路徑，從而預(yù)防和修正檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)質(zhì)量

Abstract： In the era of big data， the objects of ar？ chive management have been transforming into data so that archival data quality becomes one of the cru？ cial issues of archival data research. Based on inter？ preting archival data quality， this paper presents three assessment dimensions of archival data quali？ ty， which are form， content and utility according to the domestic and international data quality standards， and elaborates six assessment indexes of archival da？ ta quality including standardization， completeness， ac？ curacy， security， timeliness and usability. Further？ more， this paper proposes four suggestions to pre？ vent and correct archival data quality problems so as to improve archival data quality， which are integrating archival data resources when collecting and creating archival data， employing several techniques when or？ ganizing and keeping archival data， providing archival knowledge services when developing and utilizing ar？ chival data.

Keywords： Big data； Archival data； Data quality

人類歷史上從未有哪個時代像今天一樣產(chǎn)生如此海量的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)量正在以前所未有的速度增長，數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式千變?nèi)f化，我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代。2021年12月，中央網(wǎng)絡(luò)安全和信息化委員會印發(fā)《“十四五”國家信息化規(guī)劃》，對我國“十四五”時期信息化發(fā)展做出部署安排，指出大數(shù)據(jù)在行政管理、社會治理、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面的應(yīng)用潛力。[1]2021年6月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確提出“加強檔案資源質(zhì)量管控”“加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型”“推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”。[2]大數(shù)據(jù)的真正意義在于大價值。單純數(shù)據(jù)量的累積不能滿足人們對大數(shù)據(jù)的期待，只有建立適當(dāng)?shù)哪Ｐ停褂煤线m的技術(shù)工具處理大量的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)并利用數(shù)據(jù)背后的信息，才能實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的全部價值。檔案數(shù)據(jù)具備檔案的基本屬性和基本價值，[3]與其他數(shù)據(jù)相比，是更加真實可靠的決策依據(jù)。數(shù)據(jù)質(zhì)量對決策質(zhì)量具有決定性作用，[4]檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)規(guī)范管理與有效開發(fā)的基礎(chǔ)，[5]所有數(shù)據(jù)管理的原則都應(yīng)有助于提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，[6]需重視檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理。

一、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的內(nèi)涵解讀

將“檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量”分解為“檔案數(shù)據(jù)”與“數(shù)據(jù)質(zhì)量”有助于理解“檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量”。國內(nèi)檔案界最初使用“檔案數(shù)據(jù)”一詞，主要是指根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引并錄入檔案計算機檢索系統(tǒng)，轉(zhuǎn)換成機讀形式的檔案元數(shù)據(jù)。[7]隨著大數(shù)據(jù)時代的正式到來，以云計算、人工智能等為代表的新一代信息技術(shù)讓檔案界開始關(guān)注檔案部門保管和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資源，[8-10]也促使檔案界思考外部數(shù)據(jù)是否具有檔案屬性。[11-13]目前檔案數(shù)據(jù)的概念還沒有形成統(tǒng)一的認(rèn)識，不同學(xué)者從不同角度進(jìn)行了闡述。[14-16]基于現(xiàn)有研究中對檔案數(shù)據(jù)的描述，本文認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)既包括檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、檔案目錄數(shù)據(jù)等與檔案本身直接相關(guān)的數(shù)據(jù)，也包括檔案利用數(shù)據(jù)等檔案管理過程中積累的數(shù)據(jù)。此外，網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)由以新媒體、網(wǎng)頁為來源的各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)構(gòu)成，這類數(shù)據(jù)超越了檔案學(xué)科對檔案數(shù)據(jù)的固有理解，其管理還沒有被納入檔案部門的職能范疇，但網(wǎng)絡(luò)行為信息符合檔案原始記錄的本質(zhì)屬性，網(wǎng)絡(luò)行為數(shù)據(jù)也屬于檔案數(shù)據(jù)。GIGO原則（Garbage In Garbage Out）反映出數(shù)據(jù)質(zhì)量決定信息質(zhì)量，即輸入的數(shù)據(jù)是低質(zhì)量的，則最終輸出的信息也是無用的。更為完整的思路是，輸入數(shù)據(jù)的高質(zhì)量是信息用戶得到高質(zhì)量信息的必要不充分條件，低質(zhì)量的數(shù)據(jù)不可能得到高質(zhì)量的信息，但受到信息用戶數(shù)據(jù)素養(yǎng)的影響，利用高質(zhì)量數(shù)據(jù)的結(jié)果未必就是得到高質(zhì)量的信息。在大數(shù)據(jù)視角下，數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的目的主要是為了應(yīng)用，因此數(shù)據(jù)質(zhì)量的內(nèi)涵傾向于以結(jié)果為導(dǎo)向。[17]數(shù)據(jù)質(zhì)量指“在指定條件下使用時，數(shù)據(jù)的特性滿足明確的和隱含的要求的程度”。[18]

二、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的評估框架

ISO 8000數(shù)據(jù)質(zhì)量系列標(biāo)準(zhǔn)填補了ISO 9000質(zhì)量管理系列標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)產(chǎn)品之間的空白，是國際認(rèn)可的全球性數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。我國2018年發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)數(shù)據(jù)質(zhì)量評價指標(biāo)》（GB/T 36344—2018）規(guī)定了數(shù)據(jù)質(zhì)量評價指標(biāo)的框架，是目前國內(nèi)最權(quán)威的數(shù)據(jù)質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)。檔案領(lǐng)域還沒有專門的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理文件，本研究參考ISO 8000、GB/T 36344—2018，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的概念內(nèi)涵，提出檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評估框架，從形式、內(nèi)容和效用三個維度梳理說明檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評估指標(biāo)。檔案數(shù)據(jù)形式的評估，是指針對檔案數(shù)據(jù)的外在形式表現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評估；檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容的評估，是指針對檔案數(shù)據(jù)本身的具體內(nèi)容對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評估；檔案數(shù)據(jù)效用的評估，是指針對檔案數(shù)據(jù)能夠提供利用者使用的程度對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行評估，具體如表1所示。

（一）檔案數(shù)據(jù)形式維度

1.規(guī)范性。規(guī)范性用于評估檔案數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)值域等是否符合國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)預(yù)設(shè)方案的各項規(guī)定。2009年、2014年、2017年國家檔案局分別發(fā)布《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/ T 54—2014）和《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/ T 63—2017），規(guī)定了電子檔案在檔案管理過程中元數(shù)據(jù)設(shè)計、捕獲、著錄的一般要求，以及電子檔案元數(shù)據(jù)實體和元數(shù)據(jù)構(gòu)成。對復(fù)雜的電子檔案元數(shù)據(jù)的抽取和表達(dá)需要面向語義和關(guān)聯(lián)的規(guī)范作為基礎(chǔ)，因而元數(shù)據(jù)規(guī)范普遍采用XML作為其默認(rèn)描述格式。[19]《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》（DA/T 57—2014）面向檔案數(shù)據(jù)對象進(jìn)行規(guī)范管理，旨在實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫記錄格式開放且不依賴軟硬件保存。

2.完整性。完整性用于評估檔案數(shù)據(jù)是否保持統(tǒng)一整體的狀態(tài)，數(shù)據(jù)實體和數(shù)據(jù)屬性等是否缺失。數(shù)字時代的“新來源觀”突破了檔案來源就是檔案的形成者和形成機構(gòu)的理解，將來源原則擴(kuò)展為以形成文件的個人、團(tuán)體或組織的職能、過程及活動為中心。除檔案內(nèi)容外，檔案的背景和結(jié)構(gòu)信息也成為檔案不可缺少的部分，完整性對保證檔案真實可信更加具有重要意義。檔案數(shù)據(jù)語義由遵循一定語法的形式化語言來表達(dá)，為保證檔案內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的理解，在檔案管理過程中需要維護(hù)檔案數(shù)據(jù)語義完整。

（二）檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容維度

1.準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性用于評估檔案數(shù)據(jù)是否客觀、真實地反映檔案記錄的事實。準(zhǔn)確性是決定檔案數(shù)據(jù)價值大小的關(guān)鍵屬性，如若檔案數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性，檔案將不再能夠作為人類社會實踐的證明，進(jìn)而失去可信度。檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不等同于內(nèi)容的正確性，錯誤信息的產(chǎn)生和傳播也是真實發(fā)生的社會實踐活動，應(yīng)予以記錄。同時，由于混淆人們判斷的信息的存在通常另有目的和意圖，了解錯誤信息的生命周期有助于完整還原真實情況，更加貼近社會現(xiàn)實。檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性既包括收集或創(chuàng)建的原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也包括經(jīng)過存儲、傳輸、運行等處理過程的準(zhǔn)確性。

2.安全性。安全性用于評估檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容是否涉及個人隱私和國家秘密，是否采取必要措施確保數(shù)據(jù)處于有效保護(hù)和合法利用的狀態(tài)。在數(shù)據(jù)價值被不斷強調(diào)的當(dāng)下，數(shù)據(jù)泄露或黑客攻擊等數(shù)據(jù)安全問題的破壞性也愈發(fā)不容輕視。2021年6月通過的《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》第二十一條提出：“建立數(shù)據(jù)分類分級保護(hù)制度，根據(jù)數(shù)據(jù)在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重要程度，以及一旦遭到篡改、破壞、泄露或者非法獲取、非法利用，對國家安全、公共利益或者個人、組織合法權(quán)益造成的危害程度，對數(shù)據(jù)實行分類分級保護(hù)?！睓n案數(shù)據(jù)不僅涉及個人隱私和組織機密，還可能關(guān)系到國家秘密和社會穩(wěn)定，處于整個數(shù)據(jù)體系中的較高保護(hù)級別，有必要設(shè)定具有針對性的安全保護(hù)制度管理檔案數(shù)據(jù)。

（三）檔案數(shù)據(jù)效用維度

1.時效性。時效性用于評估檔案數(shù)據(jù)是否隨目標(biāo)資源的使用而及時發(fā)生變化。檔案數(shù)據(jù)在檔案管理業(yè)務(wù)流程中不是固定不變的，通常要經(jīng)過多次格式轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)傳輸、導(dǎo)入導(dǎo)出等操作，在數(shù)據(jù)更新不及時的情況下，會出現(xiàn)所讀取的數(shù)據(jù)已被修改而該數(shù)據(jù)卻沒有得到相對應(yīng)更新的情況，形成“臟數(shù)據(jù)”。檔案數(shù)據(jù)的時效性在時間段上，表現(xiàn)為一定時間范圍內(nèi)檔案數(shù)據(jù)記錄數(shù)量或頻率分布符合業(yè)務(wù)需求的程度；在時間點上，表現(xiàn)為基于時間戳的檔案數(shù)據(jù)記錄數(shù)量、頻率分布、響應(yīng)時間符合業(yè)務(wù)需求的程度；在時序性上，表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)元素之間的相對時序關(guān)系。

2.可用性?？捎眯杂糜谠u估檔案數(shù)據(jù)是否能夠被獲取并被理解。由于政府?dāng)?shù)據(jù)開放的社會需求和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，檔案開放成為一種新的檔案治理理念，檔案數(shù)據(jù)開放成為歷史發(fā)展的必然趨勢。我國《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“檔案開放力度明顯加大”的發(fā)展目標(biāo)，將“加快推進(jìn)檔案開放”作為“十四五”期間檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)之一。[20]檔案數(shù)據(jù)開放是檔案機構(gòu)服務(wù)升級的重要舉措，在確保數(shù)據(jù)集和數(shù)據(jù)接口的開放種類、開放格式、開放權(quán)限具有系統(tǒng)規(guī)定的條件下，可考慮開放已經(jīng)度過封閉期并且不在保密范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)。同時，檔案數(shù)據(jù)的組織開發(fā)程度直接影響著用戶對數(shù)據(jù)質(zhì)量的感受，間接影響數(shù)據(jù)發(fā)揮的作用和產(chǎn)生的結(jié)果。

三、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)化路徑

從檔案數(shù)據(jù)管理流程的角度，可將檔案數(shù)據(jù)形成產(chǎn)生到價值發(fā)揮的過程劃分為檔案數(shù)據(jù)收集和創(chuàng)建、檔案數(shù)據(jù)存儲和備份、檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和利用等三個階段。檔案數(shù)據(jù)管理過程中的諸多因素都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的表現(xiàn)可能具有延遲性。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理應(yīng)當(dāng)貫穿于檔案數(shù)據(jù)管理流程始終，并在各階段有不同側(cè)重。

（一）檔案數(shù)據(jù)收集和創(chuàng)建：集成化

以是否需要對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化加工為區(qū)別，檔案數(shù)據(jù)資源整合存在收集和創(chuàng)建兩種方式。大數(shù)據(jù)是一種新的價值觀和方法論，全數(shù)據(jù)模式要求記錄、儲存和分析的數(shù)據(jù)從部分樣本擴(kuò)展到所掌握的全體數(shù)據(jù)，[21]信息資源管理主體走向多元化。屬于檔案收集范圍的數(shù)據(jù)，在成為檔案之前，在各種平臺和系統(tǒng)中大量形成和運轉(zhuǎn)，分散保管在各個部門和機構(gòu)中，由于管理體制、軟硬件系統(tǒng)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的差異，部門和行業(yè)間數(shù)據(jù)格式異構(gòu)、語義異構(gòu)、系統(tǒng)異構(gòu)。檔案數(shù)據(jù)收集和創(chuàng)建要突破單一主體界限，在跨層級、跨系統(tǒng)、跨部門、跨區(qū)域間實現(xiàn)資源整合，[22]對數(shù)字檔案進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、顆粒化處理，使之成為標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)對象。進(jìn)行集成化預(yù)處理能夠打通不同平臺間由于不相互共享數(shù)據(jù)而形成的孤立狀態(tài)，解決多個數(shù)據(jù)源中字段間的語義差異、結(jié)構(gòu)差異，以及關(guān)聯(lián)關(guān)系、數(shù)據(jù)冗余等問題。[23]

（二）檔案數(shù)據(jù)存儲和備份：協(xié)同化

檔案數(shù)據(jù)長期保存是一項專業(yè)性強的復(fù)雜工作，某種單一的技術(shù)不可能完成所有任務(wù)，而是需要多種技術(shù)和管理措施配合使用。[24]區(qū)塊鏈技術(shù)集合了分布式數(shù)據(jù)存儲、點對點傳輸、共識機制、加密算法等多重技術(shù)，數(shù)據(jù)一旦進(jìn)入?yún)^(qū)塊鏈，在多個節(jié)點的共同監(jiān)督維護(hù)下，被篡改的可能性極大降低，從而能夠保障檔案數(shù)據(jù)的真實性。云存儲是以數(shù)據(jù)存儲和管理為核心的云計算系統(tǒng)，對檔案部門來說，云存儲可用作分布式數(shù)據(jù)備份云庫房；對用戶來說，云存儲是使用整個云存儲系統(tǒng)帶來的一種超越存儲設(shè)備實體的數(shù)據(jù)訪問服務(wù)。2021年6月，安徽寶葫蘆信息科技集團(tuán)股份有限公司依托所承擔(dān)的國家檔案局科技計劃項目，研發(fā)推出國內(nèi)首款以區(qū)塊鏈為核心技術(shù)的檔案一體機。[25]中國石油化工集團(tuán)有限公司從2017年開始關(guān)注到區(qū)塊鏈技術(shù)對電子檔案真實性保障的優(yōu)勢，現(xiàn)已基于中國石化云平臺建設(shè)，將電子文件通過非結(jié)構(gòu)化存儲中心進(jìn)行管理，并將電子文件歸檔系統(tǒng)與企業(yè)長城鏈同步對接，實現(xiàn)招投標(biāo)電子文件單套制管理。[26]

（三）檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和利用：知識化

大數(shù)據(jù)環(huán)境中的數(shù)據(jù)質(zhì)量具有動態(tài)性，與應(yīng)用情境和任務(wù)類型密切相關(guān)，從數(shù)據(jù)的客觀屬性向主體感知視角轉(zhuǎn)換。隨著人們對現(xiàn)代信息技術(shù)的深入應(yīng)用，用戶對檔案服務(wù)的期望超越了單向信息傳遞的傳統(tǒng)展覽和“關(guān)鍵詞輸入、列表式呈現(xiàn)”的常規(guī)檢索。迫切需要進(jìn)行檔案信息組織，提供檔案知識服務(wù)。檔案學(xué)界已經(jīng)開始了檔案數(shù)據(jù)知識化開發(fā)利用的實踐探索。為切實推動口述歷史檔案資源深度開發(fā)，構(gòu)建口述歷史檔案資源知識發(fā)現(xiàn)模型，引入南京大學(xué)抗戰(zhàn)老兵口述資料中心的數(shù)據(jù)源進(jìn)行可視化展示；[27]設(shè)計名人檔案知識聚合模式，對名人檔案實現(xiàn)知識關(guān)聯(lián)聚合，以吳寶康檔案為例實現(xiàn)可視化呈現(xiàn)；[28]珍貴檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)承載民族記憶，針對水書檔案文獻(xiàn)構(gòu)建本體，并通過知識推理完善水書檔案實例庫。[29]檔案數(shù)據(jù)是最細(xì)粒度的檔案形式，應(yīng)當(dāng)梳理檔案數(shù)據(jù)要素與語義關(guān)系，構(gòu)建檔案知識本體模型，基于關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案知識組織和構(gòu)建關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)集，最終構(gòu)建檔案知識庫和檔案知識服務(wù)平臺，提供知識圖譜、可視化、虛擬現(xiàn)實等檔案知識服務(wù)形式。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)概念日益流行，數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略資源地位凸顯，檔案信息化發(fā)展至檔案數(shù)據(jù)化。數(shù)據(jù)質(zhì)量管理貫穿檔案數(shù)據(jù)管理的整個過程，是質(zhì)量分析、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、質(zhì)量反饋的不斷反復(fù)的過程，尚未有任何一種方法能畢其功于一役。面對技術(shù)浪潮，檔案部門應(yīng)主動作為，提高檔案數(shù)據(jù)治理能力和治理水平，合理運用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案之治引入新范式、創(chuàng)造新工具、構(gòu)建新模式。

*本文系國家社會科學(xué)基金項目“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略背景下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化控制研究”（項目編號：21BTQ016）的階段性成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.武漢大學(xué)信息管理學(xué)院2.武漢大學(xué)圖書情報國家級實驗教學(xué)示范中心3.上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院