趙寶磊

摘 要：開放大學(xué)學(xué)籍檔案作為學(xué)校教學(xué)、系統(tǒng)建設(shè)和學(xué)生學(xué)習(xí)的重要?dú)v史記錄，對開放大學(xué)的辦學(xué)支撐和內(nèi)涵發(fā)展有著重要的橋梁和輔助作用。當(dāng)前，開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理存在歸檔材料不全、案卷整理不規(guī)范、數(shù)字化建設(shè)水平低，以及利用服務(wù)模式單一等實(shí)際問題。新冠疫情發(fā)生以來，天津市各大高校檔案館陸續(xù)發(fā)布學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用的通知，通過郵箱、網(wǎng)上申請查檔及材料郵寄方式為廣大畢業(yè)生辦理檔案查詢服務(wù)。天津開放大學(xué)根據(jù)利用者實(shí)際需求，與天津市檔案館合作開通了民生類學(xué)籍檔案“一站式”遠(yuǎn)程利用服務(wù)平臺(tái)，這是天津市首家館校合作服務(wù)民生的新舉措，也為天津開放大學(xué)檔案利用服務(wù)創(chuàng)新建立一個(gè)良好的指引和開端。

關(guān)鍵詞：開放大學(xué)；學(xué)籍檔案；“一站式”平臺(tái)；遠(yuǎn)程利用

面對近年來開展的學(xué)歷學(xué)位排查、干部人事檔案專項(xiàng)審核等工作，開放大學(xué)學(xué)籍檔案利用率大幅提升，針對學(xué)籍檔案查詢量大、檔案利用者跑路多的問題，天津開放大學(xué)與天津市檔案館合作開通了民生類學(xué)籍檔案“一站式”服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程資源共享，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，成為開放大學(xué)學(xué)籍檔案創(chuàng)新利用，服務(wù)群眾的新舉措。

一、開放大學(xué)學(xué)籍檔案

開放大學(xué)學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)全過程以及反映學(xué)校學(xué)籍管理工作的真實(shí)記載，不僅是教務(wù)管理、學(xué)生檔案工作的重要組成部分，更是評估學(xué)校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)和憑證，是學(xué)歷認(rèn)證、干部人事檔案核查以及各用人單位選聘員工的重要參考材料，同時(shí)，也能為丟失檔案的畢業(yè)生隨時(shí)提供資料查閱和復(fù)印，及時(shí)做到檔案材料的完整和補(bǔ)充。學(xué)籍檔案關(guān)乎學(xué)校辦學(xué)以及學(xué)生個(gè)人切身利益，因此，具有重要保存價(jià)值和實(shí)用意義。

1.開放大學(xué)學(xué)籍檔案的內(nèi)容

主要內(nèi)容包括：報(bào)名登記表、錄取花名冊、學(xué)籍異動(dòng)情況、信息修改情況、畢業(yè)生成績單、畢業(yè)生登記表、開放教育本科學(xué)士學(xué)位申請表、學(xué)位證復(fù)印件等。學(xué)籍檔案采用計(jì)算機(jī)和紙質(zhì)管理方式，分別存于省級(jí)、地市區(qū)級(jí)分校和國家開放大學(xué)學(xué)籍管理部門，作為學(xué)校和各級(jí)教育行政部門查詢、檢查、審核學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)資格的依據(jù)。

2.開放大學(xué)學(xué)籍檔案的作用

開放大學(xué)學(xué)生類型包括學(xué)歷教育學(xué)生和非學(xué)歷教育培訓(xùn)學(xué)生，所學(xué)習(xí)的專業(yè)課程種類和內(nèi)容也是多種多樣的，因此，做好學(xué)籍檔案管理工作具有重要意義。首先，學(xué)籍檔案是學(xué)校和教師了解評價(jià)學(xué)生的主要手段，是教師進(jìn)行教學(xué)模式改革、完善教學(xué)過程的重要依據(jù)，也是師生互動(dòng)交流的媒介，能夠讓學(xué)生在開放大學(xué)學(xué)習(xí)中了解自己的學(xué)習(xí)狀況，進(jìn)而不斷調(diào)整和改善學(xué)習(xí)策略。其次，建立健全學(xué)籍檔案管理體系，對于提升教學(xué)質(zhì)量、管理效率及辦學(xué)水平有著積極的促進(jìn)作用。通過加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性，能夠?qū)σ恍┙虒W(xué)及學(xué)生管理過程中出現(xiàn)的問題得以及時(shí)糾正和克服，間接促進(jìn)學(xué)校教學(xué)及學(xué)生整體管理水平的提升，也是促進(jìn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的軟實(shí)力提升之道。最后，學(xué)籍檔案在學(xué)生畢業(yè)后步入職場或深造中也有著不可替代的作用，自開展學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證和干部人事檔案審核工作以來，開放大學(xué)學(xué)籍檔案利用率大幅度提升。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2017年以來，針對學(xué)生各種需求，天津開放大學(xué)學(xué)籍檔案利用7000余人次，針對廣大畢業(yè)生各層次學(xué)歷認(rèn)證、干部人事檔案補(bǔ)充、職稱評審、職務(wù)晉升、入職政審、社會(huì)考證、考研等各種情況，學(xué)籍檔案作為學(xué)歷最真實(shí)直觀有效的證明材料，為大家有效解決了關(guān)乎切身利益和個(gè)人發(fā)展的實(shí)際問題。同時(shí)，學(xué)籍檔案也是學(xué)校辦學(xué)理念傳承、培養(yǎng)人才的印證，在開放大學(xué)文化內(nèi)涵建設(shè)中發(fā)揮著重要的載體作用。

3.開放大學(xué)學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

開放大學(xué)是一個(gè)開放、包容的成人高等教育辦學(xué)系統(tǒng)，具有辦學(xué)形式多樣性、對象廣泛性、需求多元化等特點(diǎn)。開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理工作與普通高校相比，具有復(fù)雜性、延續(xù)性和不確定性等特點(diǎn)。首先，開放大學(xué)由于其教學(xué)體系的復(fù)雜性加上龐大的生源數(shù)量，而且是多層級(jí)的系統(tǒng)辦學(xué)，管理層級(jí)及環(huán)節(jié)較多，相對于普通高校來講，其學(xué)籍檔案管理過程也比較繁雜。普通高校學(xué)籍檔案的收集和保管能夠?qū)崿F(xiàn)相對集中統(tǒng)一，而開放大學(xué)教育大多實(shí)行免試入學(xué)制度，面向所有社會(huì)大眾招生，生源較為復(fù)雜，從入學(xué)取得學(xué)籍，通過相應(yīng)學(xué)習(xí)過程，最后通過畢業(yè)審核到取得畢業(yè)證，其間各個(gè)階段均有學(xué)籍檔案材料形成。由于開放大學(xué)歷史沿革曲折復(fù)雜，辦學(xué)形式多樣化，如普通專修科班、成人業(yè)余、成人脫產(chǎn)、成人中專，專業(yè)證書、單科生、注冊視聽生、開放教育、非學(xué)歷教育、培訓(xùn)、專升本、二學(xué)歷等，決定了其學(xué)籍檔案種類內(nèi)容復(fù)雜，包括錄取花名冊、學(xué)生登記表、學(xué)籍異動(dòng)、信息修改、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)工作站、信息勘誤、結(jié)業(yè)換畢業(yè)、學(xué)籍管理有關(guān)制度、畢業(yè)證書發(fā)放登記表、成績單、畢業(yè)生登記表等。其次，開放教育最短學(xué)習(xí)時(shí)間為兩年半，學(xué)籍自注冊入學(xué)起 8 年內(nèi)有效。學(xué)籍有效期比普通高校長，同一級(jí)入學(xué)的學(xué)生，由于工學(xué)矛盾等原因，往往畢業(yè)時(shí)間不同，學(xué)生休學(xué)現(xiàn)象較多，因此，造成學(xué)籍檔案保管延續(xù)時(shí)間變長。另外，如果學(xué)生退學(xué)或者未能畢業(yè)，原先已收集的學(xué)籍檔案則失去存在的意義，因此，開放教育學(xué)籍檔案收集和保管工作也具有一定的不確定性。

二、開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱，重視度不夠

首先，對學(xué)籍檔案的作用和重要性認(rèn)識(shí)不足，管理不到位，這是許多成人高校的共性問題。在市場經(jīng)濟(jì)背景和利益的驅(qū)動(dòng)下，千方百計(jì)辦教育、謀發(fā)展，把招生數(shù)量作為工作重點(diǎn)指標(biāo)，往往忽視學(xué)生學(xué)習(xí)管理乃至后期發(fā)展工作，甚至沒有意識(shí)到學(xué)籍檔案對學(xué)生乃至對學(xué)校檔案工作的重要性，這也是以往成人教育辦學(xué)的誤區(qū)。其次，開放教育每年招生兩季，量大任務(wù)重，學(xué)籍有效期跨度長，檔案管理人員流動(dòng)性大，專業(yè)人員少，而且身兼招生、學(xué)籍管理、考試多職，疲于兼顧，往往導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作脫節(jié)現(xiàn)象。

2.檔案管理制度不健全，規(guī)范性不強(qiáng)

學(xué)籍檔案整理就是將從學(xué)校下屬學(xué)部系統(tǒng)收集的原始材料，進(jìn)行科學(xué)化管理。收集整理工作在整個(gè)學(xué)籍檔案工作中占有重要地位。開放大學(xué)對于成人教育學(xué)籍檔案管理制度來說，沒有一套結(jié)合自身實(shí)際教育情況的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理規(guī)章制度，僅有一些簡單的學(xué)校檔案室規(guī)章制度，導(dǎo)致學(xué)籍檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、收集時(shí)間不一致、歸檔科目繁雜、歸檔資料不完整和案卷整理不規(guī)范等問題。

3.檔案保管利用和信息化水平較低

開放大學(xué)學(xué)籍檔案主要以紙質(zhì)案卷保存形式為主，學(xué)籍檔案沒有進(jìn)行數(shù)字化處理，紙質(zhì)檔案長期翻查、復(fù)印會(huì)加速檔案破損老化，字跡磨損不全，特別是查詢量大的時(shí)候，調(diào)卷頻率高，如未及時(shí)修裱破損檔案，將會(huì)對檔案案卷和信息保護(hù)產(chǎn)生不利影響。目前，開放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)在管理工作中的應(yīng)用較少，管理模式依然以人工管理為主，學(xué)生復(fù)印錄取花名冊、畢業(yè)證書發(fā)放登記表和成績單等材料均需人工調(diào)卷查找，特別是開放大學(xué)學(xué)籍檔案周期跨度大，系統(tǒng)分校多，在沒有數(shù)字化建設(shè)的條件下，有時(shí)候查找一份檔案如同大海撈針，需要數(shù)小時(shí)甚至全天逐卷逐頁翻閱查找，工作量大、耗時(shí)耗力，人手不足，工作重復(fù)，效率不高。

4.檔案利用支持服務(wù)形式單一

學(xué)籍檔案利用者不僅限于開放大學(xué)學(xué)生和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門，還有開放大學(xué)教師、系統(tǒng)分校學(xué)籍檔案管理人員和各類有需求的社會(huì)人員，應(yīng)在不違反檔案管理有關(guān)法律法規(guī)的前提下為利用者提供所需的服務(wù)。目前，天津開放大學(xué)學(xué)籍檔案利用長期以來僅面向?qū)W生和有關(guān)單位提供單一性的查詢和資料復(fù)印服務(wù)，僅能提供學(xué)籍檔案直觀呈現(xiàn)的信息。學(xué)籍檔案利用支持服務(wù)不適應(yīng)開放大學(xué)建設(shè)要求，市校與系統(tǒng)分校檔案管理部門未形成檔案管理系統(tǒng)，學(xué)籍檔案利用未能達(dá)到應(yīng)有的服務(wù)效果。

三、“一站式”平臺(tái)簡介及館校協(xié)作學(xué)籍檔案利用服務(wù)創(chuàng)新實(shí)例

開通學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)的初衷是為解決異地查詢需求與現(xiàn)場提供利用之間的矛盾，使利用者可以不受時(shí)間、空間的限制，依托互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)利用檔案的目的。遠(yuǎn)程服務(wù)開通后，利用者可以根據(jù)需要，通過認(rèn)證下載、自取或郵寄的方式獲取學(xué)籍檔案的復(fù)制件或證明材料，大大提高學(xué)籍檔案利用效率。

1.“一站式”遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)簡介

天津市民生檔案“一站式”遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)建于2013年。平臺(tái)基于政務(wù)外網(wǎng)，連接市、區(qū)綜合檔案館及市高級(jí)人民法院、市民政局、市開放大學(xué)及部分試點(diǎn)街道共計(jì)38家機(jī)構(gòu)，建立跨區(qū)域民生檔案利用服務(wù)共享機(jī)制。匯集我市及各區(qū)綜合檔案館、市高級(jí)人民法院的婚姻、學(xué)籍、知青、訴訟等民生檔案目錄資源，共計(jì)20個(gè)門類，370余萬條目錄。

采用“檔案目錄信息集中，全文信息分散”的模式，為社會(huì)公眾提供“就近查檔，跨館取證”的便捷化檔案利用服務(wù)。民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)建設(shè)在市政務(wù)云、政務(wù)外網(wǎng)區(qū)域。政務(wù)云按照信息安全等級(jí)保護(hù)三級(jí)進(jìn)行安全管理。平臺(tái)用戶采用雙因子登錄方式，即需要辦理用戶ukey，并通過授權(quán)后才能登錄系統(tǒng)，平臺(tái)上傳的檔案數(shù)據(jù)傳輸過程采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，出證后即銷毀，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的閉環(huán)管理。出證的檔案上加蓋平臺(tái)水印、二維碼等防偽措施，并加蓋天津市檔案館證明材料專用章。平臺(tái)包括民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)、電子郵政系統(tǒng)、即時(shí)通信系統(tǒng)等幾大功能模塊。其中，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)功能包括業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)管理等功能（見圖1）。

2.案例概述

以天津開放大學(xué)為例，作為首家開通館校協(xié)作“一站式”遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)的高校，共享利用1990年以前畢業(yè)并已移交市檔案館的學(xué)籍檔案。目前，民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)共享天津開放大學(xué)1990年及以前學(xué)籍檔案目錄4萬余條，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案館校一站式服務(wù)。不僅方便廣大天津開放大學(xué)畢業(yè)生查詢學(xué)籍檔案，還簡化了查檔后大家開具學(xué)歷證明及補(bǔ)辦畢業(yè)證明書等事宜，減少因路途遙遠(yuǎn)造成大家不方便的問題?！耙徽臼健边h(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，業(yè)務(wù)辦理流程簡單，成功實(shí)現(xiàn)了讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，為人民辦實(shí)事的初衷。目前，天津開放大學(xué)與天津市檔案館已完成了民生類學(xué)籍檔案“一站式”遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)并投入使用，通過高效安全的網(wǎng)絡(luò)通道，切實(shí)提高開放大學(xué)學(xué)籍檔案利用率。

四、開放大學(xué)學(xué)籍檔案創(chuàng)新管理與利用服務(wù)途徑

1.結(jié)合開放大學(xué)實(shí)際完善相關(guān)制度，使學(xué)籍檔案管理規(guī)范化

首先，建立適合開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)的規(guī)章制度，以此作為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化的依據(jù)。其次，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，保證檔案管理人員隊(duì)伍相對穩(wěn)定，特別要對其加強(qiáng)綜合素質(zhì)和專業(yè)能力培訓(xùn)。另外，要?jiǎng)?chuàng)新學(xué)籍檔案管理工作機(jī)制，積極研究和探索新形勢下開放大學(xué)學(xué)籍檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提升開放大學(xué)學(xué)籍管理的內(nèi)涵。

2.推動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案利用效率

因早年檔案都是手寫記錄，紙質(zhì)案卷保存，且僅部分文書檔案完成數(shù)字化掃描，學(xué)籍檔案尚未進(jìn)行數(shù)字化處理。學(xué)歷學(xué)位排查和干部人事檔案專項(xiàng)審核工作開展以來，紙質(zhì)檔案利用頻率大幅提升，因工作任務(wù)急、數(shù)量大、人手不足，紙質(zhì)檔案翻閱利用次數(shù)激增，對其造成了不同程度的磨損，對檔案的保管利用產(chǎn)生了不利影響，同時(shí)，手工翻閱、查找、復(fù)印，強(qiáng)度大且工作效率低。因此，應(yīng)將開放大學(xué)各類歸檔材料進(jìn)行數(shù)字化處理，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制管理，特別是對一些容易受損和利用頻率較高的檔案材料，減少紙質(zhì)檔案翻閱頻率。例如，將學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立學(xué)籍檔案電子數(shù)據(jù)庫，以此作為學(xué)籍檔案利用模式創(chuàng)新的工作基礎(chǔ)。學(xué)籍檔案數(shù)字化也使后疫情時(shí)代檔案遠(yuǎn)程利用這一創(chuàng)新工作模式得到全新體驗(yàn)，大大提高檔案利用的工作效率。

3.開發(fā)學(xué)籍檔案利用系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案服務(wù)現(xiàn)代化

開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件功能，完成對所有形式學(xué)歷教育學(xué)生的統(tǒng)一管理，在開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)構(gòu)建學(xué)籍檔案利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立系統(tǒng)辦學(xué)單位內(nèi)部學(xué)籍檔案管理局域網(wǎng)，并完善相應(yīng)的檢索功能。同時(shí)，在保障檔案信息安全的前提下，通過開放大學(xué)校園網(wǎng)或?qū)W生學(xué)習(xí)平臺(tái)將學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫連入內(nèi)部學(xué)籍檔案管理局域網(wǎng)，利用者可在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行相關(guān)學(xué)籍檔案信息查閱，實(shí)現(xiàn)開放大學(xué)學(xué)籍檔案的系統(tǒng)化、智能化和定量化管理。另外，有效利用數(shù)據(jù)資源，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，建立學(xué)籍檔案管理網(wǎng)上支持服務(wù)系統(tǒng)，讓利用者、學(xué)生和基層學(xué)籍檔案管理人員感受到以人為本的貼心服務(wù)。

總之，開放大學(xué)學(xué)籍檔案管理和利用應(yīng)積極探索運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段，不斷提高學(xué)籍檔案管理水平，不僅能為開放大學(xué)各類檔案創(chuàng)新管理和服務(wù)提供借鑒，將檔案管理工作從傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷轉(zhuǎn)化提升為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式，擴(kuò)大開放大學(xué)學(xué)習(xí)支持服務(wù)維度和深度，為學(xué)校檔案工作適應(yīng)新時(shí)代開放大學(xué)的發(fā)展方向奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：天津開放大學(xué)）