陳晶

摘 要：不動產(chǎn)檔案將不動產(chǎn)權(quán)的獲得和確認(rèn)過程準(zhǔn)確、真實地記錄下來，其在資源保護、住房保障和權(quán)益維護上都將無法取代。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，并廣泛應(yīng)用到各行業(yè)與各領(lǐng)域，數(shù)字化技術(shù)也在不動產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮出關(guān)鍵性作用，極大提高了不動產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和效率。文章就數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；不動產(chǎn)；檔案管理

不動產(chǎn)檔案管理關(guān)系到人們的財產(chǎn)安全，管理工作水平廣受關(guān)注。過去，檔案管理以人工操作為主，由于疏忽大意可能會出現(xiàn)諸多管理問題。在信息化社會背景下，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用為各行業(yè)的發(fā)展提供了強有力的支持。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動產(chǎn)檔案管理中，需要利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，但由于各地區(qū)不動產(chǎn)登記資料的內(nèi)容、管理模式等存在差異，不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理具有明顯的復(fù)雜性。

一、不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)與出發(fā)點

1.不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的目標(biāo)

對不動產(chǎn)檔案管理時，需要有完善的檔案管理系統(tǒng)，以便集中將檔案資料錄入其中，實現(xiàn)分級管理，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閳D像化的不動產(chǎn)檔案資料，實現(xiàn)電子化、數(shù)字化的儲存和管理與檢索。全面分析了解不動產(chǎn)交易市場業(yè)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展與趨勢，在對不動產(chǎn)檔案管理時，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用目標(biāo)如下。

第一，對不動產(chǎn)檔案資料的電子版進行集中化管理，共享電子版的不動產(chǎn)檔案信息；第二，提高管理系統(tǒng)的可操作性與靈活性，可依據(jù)不動產(chǎn)檔案管理具體的業(yè)務(wù)變化實現(xiàn)持續(xù)化的擴容；第三，利用數(shù)字化技術(shù)要確保其安全性，做好業(yè)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)安全管理；第四，管理者可獲得統(tǒng)一的接口，能夠快速響應(yīng)系統(tǒng)儲存資料查詢請求以及其他業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)請求。

2.不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的出發(fā)點

為更好地利用不動產(chǎn)檔案資料，當(dāng)不動產(chǎn)業(yè)主要復(fù)印房屋買賣契約及其他相關(guān)資料時，檔案管理工作人員利用計算機就可以調(diào)取不動產(chǎn)圖片進行打印，極大節(jié)省了入庫提取的時間。過去檔案管理中常發(fā)生檔案丟失的情況，主要是管理方式不合理，主要表現(xiàn)為三點：首先，不動產(chǎn)業(yè)務(wù)沒有在不動產(chǎn)登記處登記不動產(chǎn)的權(quán)屬。其次，由于工作中疏忽大意，檔案放置位置出現(xiàn)誤差。最后，檔案利用后，工作人員將檔案資料與其他資料混到一起，甚至出現(xiàn)丟失的情況。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案建立后，能夠直接看到不動產(chǎn)業(yè)主是否進行不動產(chǎn)的權(quán)屬登記，可以有效避免上述問題的發(fā)生?；诜慨a(chǎn)檔案的安全，如果不動產(chǎn)業(yè)主要查看房產(chǎn)檔案，一般情況是為了解決相關(guān)的民事、行政訴訟等產(chǎn)權(quán)糾紛。若有人隨便增減、涂改內(nèi)容，或是抽出委托書等內(nèi)容，會導(dǎo)致原本滿足法定程序的不動產(chǎn)資料登記工作發(fā)生不嚴(yán)謹(jǐn)和缺失資料等情況，產(chǎn)生負(fù)面影響。為此，檔案管理工作人員要對檔案查閱人員的行為實時監(jiān)督，避免查閱人員行為出現(xiàn)偏差，或是將攝像頭安裝在檔案查閱室中，對查閱人員的行為進行監(jiān)督。因此，利用數(shù)字化檔案能夠很好地避免這些問題出現(xiàn)。

二、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用的特點

第一，便捷性。數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動產(chǎn)檔案管理中，轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)模式，多元化信息儲存到計算機中，為查閱和登記提供了極大便利，也讓不動產(chǎn)檔案資料得到了高效利用。過去，不動產(chǎn)檔案的存放和登記會受到諸多因素影響，由于檔案資料繁雜，有些檔案的歸屬問題無法明確，影響了不動產(chǎn)檔案的管理。數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)⒉粍赢a(chǎn)檔案信息通過數(shù)字化的方式儲存、展現(xiàn)在計算機中，有助于工作人員的歸檔整理以及隨時查閱。

第二，共享性。網(wǎng)絡(luò)具有信息共享性，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到不動產(chǎn)檔案管理中也展現(xiàn)出一定的共享性。對不動產(chǎn)檔案信息進行共享，能夠及時更新和補充檔案信息，使檔案信息更加全面完整。同時，信息與數(shù)據(jù)共享也能夠使不動產(chǎn)檔案資料的查閱更加便利。隨著不動產(chǎn)檔案資料日漸豐富，形成數(shù)據(jù)庫平臺共享數(shù)據(jù)后，更能夠充分發(fā)揮出不動產(chǎn)檔案的價值和作用。

第三，服務(wù)性。對于不動產(chǎn)檔案而言，其質(zhì)量水平是受到檔案資料信息完整性和查閱便利性影響的。不動產(chǎn)檔案資料越是被高效利用，就越表明檔案價值大，這也得益于數(shù)字化技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用。不動產(chǎn)檔案管理旨在使客戶的查閱需要被滿足，為此，還需不斷強化自身管理，讓檔案管理達到較高的水平，以便更好地為人民群眾服務(wù)。利用數(shù)字化技術(shù)，不動產(chǎn)檔案原始資料可以實現(xiàn)新媒體技術(shù)的儲存，不動產(chǎn)檔案的內(nèi)容更加多元，呈現(xiàn)方式也更加新穎，查詢更為便捷高效，讓不動產(chǎn)檔案管理更具服務(wù)性。

第四，安全性。對于不動產(chǎn)檔案資料，通過錄入原始數(shù)據(jù)和掃描影像資料等方法搜集信息，分類別將這些信息通過計算機進行信息化處理，并結(jié)合實際更新變化。對于不動產(chǎn)檔案資料，檔案管理部門需要做好加密保護工作，開放一定查閱權(quán)限，使不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)更加安全，信息處理系統(tǒng)的安全性也更高。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，以往檔案資料容易破損的情況可以得到很好解決，科學(xué)把握不動產(chǎn)檔案資料，提高其利用率，讓不動產(chǎn)檔案的利用性得到提升，強化檔案安全，推動不動產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展。

三、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用流程

1.掃描檔案資料

清晰明確地填寫紙質(zhì)化檔案，確保無遺漏，掃描全部交接單資料。對文件中的偏差進行糾正，使錄入的電子資料與人們閱讀習(xí)慣相符。對不動產(chǎn)資料掃描時，若由于紙張問題或操作不當(dāng)?shù)仍斐蓹n案資料損壞，需要在原縫隙位置處粘貼，并使用平板掃描儀進行掃描。掃描完一套不動產(chǎn)資料后，掃描人員需要認(rèn)真核對張數(shù)，若數(shù)量不同，需明確具體原因，或詢問現(xiàn)場管理人員。核對完畢，將錄入的影像數(shù)據(jù)資料保存到指定的數(shù)據(jù)庫中。

2.糾正錯誤圖像

影像掃描之后，其分辨率一般是200DPI。掃描完成的交接單應(yīng)與圖像數(shù)量一直相同，不能出現(xiàn)偏差。畫幅出現(xiàn)的順序要與原有紙質(zhì)檔案的順序是相同的。掃描完的影像資料要有高清晰度，文字內(nèi)容完整全面，要更加科學(xué)、可讀。影像資料的清晰度需要能夠準(zhǔn)確、清晰地辨別出文字與照片中的細(xì)節(jié)。若圖像文件不是原件，或無法準(zhǔn)確清晰地辨別出文字和圖像，就需要重新進行掃描。

3.檔案資料分類管理

在對不動產(chǎn)檔案資料分類管理時，要依據(jù)管理實際科學(xué)調(diào)整，確保圖像文件名稱與每份檔案資料內(nèi)容可以一一對應(yīng)，讓圖像文件與檔案目錄能夠有效銜接。

4.對接數(shù)據(jù)

基于文件業(yè)務(wù)標(biāo)號，對圖像文件與目錄數(shù)據(jù)進行對接，并確保對接完成的信息無偏差。如果目錄數(shù)據(jù)和電子文件內(nèi)容有問題，與原文件不同，需要將原文件作為標(biāo)準(zhǔn)。

5.檔案整理

對于已經(jīng)掃描完成的產(chǎn)權(quán)資料，要認(rèn)真細(xì)致地驗收檢查，對其訂裝建卷，轉(zhuǎn)交給檔案編排的管理人員。檔案原件不可以拆分，尤其是不可以復(fù)原的檔案原件。對于老檔案可以拍照，并將照片輸入產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)中。

6.編排檔案序號

對于接收、掃描和整理檔案資料等環(huán)節(jié)要有專門人員管理負(fù)責(zé)，利用不動產(chǎn)資料管理系統(tǒng)對檔案自動排列序號，依據(jù)檔案不同屬性，將其科學(xué)歸類。基于每卷檔案所處位置的情況，細(xì)致地排列檔案，對檔案的最后情況進行觀察，確保日后可以準(zhǔn)確查找到檔案所在的具體位置。對老檔案照片拍攝時，盡量不拆卸，依據(jù)檔案目錄建立案卷號，編排流水號，以提高老檔案拍攝的速度，避免丟失老檔案資料，更加安全、快速。

7.科學(xué)校對數(shù)據(jù)

通過抽樣的形式檢查數(shù)據(jù)與圖像文件，確保所檢查的內(nèi)容是科學(xué)、準(zhǔn)確的。如果在檢查時發(fā)現(xiàn)問題，要及時準(zhǔn)確記錄，并通知工作人員盡快改正，若全宗合格率低于95%，則驗收不能通過。

8.刻錄光盤

檔案資料必須全部刻錄成光盤，并保存?？啼浌獗P時，圖像信息必須是完整的。刻錄結(jié)束后，工作人員要對其完整性進行檢查，保證質(zhì)量達標(biāo)。對于合格的光盤內(nèi)容，通過只讀光盤復(fù)制兩份，分別選取不同地點保存。

9.公開查詢、利用檔案

過去不動產(chǎn)檔案資料在利用時雜亂無序，加之傳統(tǒng)管理理念的影響，檔案管理人員只關(guān)注檔案保管，對檔案利用重視不足。為此，在對不動產(chǎn)檔案查詢時，常因各種因素限制而影響其利用率。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，建立不動產(chǎn)查詢系統(tǒng)，其中可設(shè)置查詢不動產(chǎn)的功能，從查詢的受理、內(nèi)容、目的和證明出具等環(huán)節(jié)入手，實現(xiàn)數(shù)字化管理。對系統(tǒng)設(shè)計時，要科學(xué)分配前臺、后臺應(yīng)實現(xiàn)的功能，高效利用檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案進行自動化檢索、不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)自動化變更、自動化編目和匯總以及打印不動產(chǎn)檔案。如此，能夠極大提高檔案管理人員的工作效率，也有助于社會效益的實現(xiàn)。

四、數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理應(yīng)用中的具體策略

1.提高數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度

在當(dāng)前社會背景下，不動產(chǎn)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是形勢使然，數(shù)字化技術(shù)手段的應(yīng)用能夠?qū)崟r更新不動產(chǎn)檔案資料，同時，檢索系統(tǒng)也能夠為檔案信息的查閱提供便利。以往單一的不動產(chǎn)檔案形式已經(jīng)消失，不再出現(xiàn)檔案受損情況。檔案數(shù)據(jù)得到了科學(xué)有效的整理與歸類，能夠使不動產(chǎn)檔案更加完整，更具有權(quán)威性，明顯提高了不動產(chǎn)檔案的作用和價值。為此，作為不動產(chǎn)檔案管理人員，或是提供原始資料并隨時查閱檔案的客戶，都應(yīng)提高對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度，認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中產(chǎn)生的積極作用，對數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的成果進行共享。數(shù)字化技術(shù)讓不動產(chǎn)檔案管理發(fā)生了諸多變化，應(yīng)強化教育引領(lǐng)，推動不動產(chǎn)檔案管理良好發(fā)展。

2.構(gòu)建數(shù)據(jù)庫平臺

為使不動產(chǎn)檔案原始資料得到豐富和優(yōu)化，提高檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性，就必須對其進行數(shù)字化處理，通過數(shù)字化的形式儲存在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。檔案管理人員要對數(shù)字化技術(shù)熟練應(yīng)用，優(yōu)化工作方法，在確保檔案資料完整的情況下，保證檔案內(nèi)容更加形象與直觀，為檔案的歸檔管理與查詢利用提供便利。提高對不動產(chǎn)檔案管理軟件的升級創(chuàng)新，緊跟時代發(fā)展需要，積極推進不動產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案查詢檢索系統(tǒng)，快速便捷地對不動產(chǎn)檔案進行查詢，使客戶的實際需要得到滿足。同時，建立統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，將數(shù)字化檔案的內(nèi)在優(yōu)勢發(fā)揮出來，切實提高不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平。

3.強化不動產(chǎn)檔案管理隊伍建設(shè)

要正確認(rèn)識和重視數(shù)字化技術(shù)在不動產(chǎn)檔案管理中的優(yōu)勢作用，挖掘數(shù)字化技術(shù)的價值，使其在不動產(chǎn)檔案管理中發(fā)揮出最大的作用，開發(fā)不動產(chǎn)檔案管理的隱藏功能。對于不動產(chǎn)檔案管理而言，高素質(zhì)、高水平的管理隊伍是十分重要和關(guān)鍵的，只有強化檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)與能力，提升其理論聯(lián)系實踐的能力，才能夠使不動產(chǎn)檔案管理達到良好的效果。為此，要提高對檔案管理人員數(shù)字化培訓(xùn)的重視程度，通過開展科學(xué)化、針對性的教育培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)能力得到提高，將業(yè)務(wù)能力與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，讓數(shù)字化技術(shù)能夠深入檔案管理人員的頭腦中，只有這樣才可以真正提高不動產(chǎn)檔案管理的整體效果，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

4.加強數(shù)字化技術(shù)的開發(fā)研究

如今，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，不動產(chǎn)檔案管理也逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化發(fā)展，過去的管理方法已經(jīng)不能與當(dāng)前社會的發(fā)展需要相適應(yīng)，為此，必須要積極優(yōu)化和探索新技術(shù)，強化管理服務(wù)水平，讓管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。積極建立數(shù)字化課題研究中心，培養(yǎng)科研人員對數(shù)字化技術(shù)的研究意識，開發(fā)新技術(shù)、新手段。數(shù)字化的掌握也不是短時間內(nèi)就可以實現(xiàn)的，應(yīng)刻苦鉆研、積極探索，在不斷探索實踐中豐富和優(yōu)化數(shù)字化技術(shù)。將數(shù)字化技術(shù)的研究放在重點工作位置上，將挖掘和發(fā)揮不動產(chǎn)檔案的最大功效作為最終目標(biāo)，盡可能避免不動產(chǎn)檔案管理的不足，真正科學(xué)管控檔案，讓不動產(chǎn)檔案更具利用價值。

5.建立信息共享平臺

在利用不動產(chǎn)檔案信息時，要依據(jù)不動產(chǎn)檔案管理工作的具體特點和需要，發(fā)揮數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)優(yōu)勢，建立科學(xué)有效的信息共享平臺，以使不同需求下的檔案信息利用得到滿足。在對信息共享平臺建立時，要發(fā)揮各部門聯(lián)合作用，打破不動產(chǎn)檔案信息管理與信息資源上各部門間的壁壘，實現(xiàn)各部門的聯(lián)動共享信息。同時，提高檔案信息的安全性，網(wǎng)絡(luò)具有一定的隱匿性，檔案信息在利用時也會面臨一定的安全風(fēng)險，為此，在不動產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中，還應(yīng)建立完善的安全系統(tǒng)，保證檔案信息真實安全，避免檔案信息泄露或丟失，對不動產(chǎn)檔案信息的利用產(chǎn)生不利影響。

五、結(jié)束語

總而言之，如今已經(jīng)進入信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代，數(shù)字化技術(shù)得到廣泛、良好的應(yīng)用。不動產(chǎn)檔案管理部門也開始積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段，并在這一技術(shù)的輔助下實現(xiàn)新的發(fā)展與變革。不動產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)緊跟時代發(fā)展需要，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案發(fā)展與管理的特點，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，讓不動產(chǎn)檔案管理更加高效、規(guī)范和安全，滿足不同用戶的實際需求，有效保護主體權(quán)益，使我國的產(chǎn)權(quán)管理水平得到提升。

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（作者單位：凌源市不動產(chǎn)登記服務(wù)中心）