趙一銘 寧贊贊

摘 要：近年來，隨著我國科技實力與社會經濟的穩(wěn)步發(fā)展，各行各業(yè)越來越重視對現代化信息技術的科學運用，尤其是在檔案管理方面，正逐步朝著信息化、智能化的方向轉變。就目前的發(fā)展情況而言，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理中占據重要地位的基礎內容，加快推進檔案管理信息化建設，能夠有效提高檔案管理的工作質效，以便快速解決廣大人民群眾的實際問題，切實保障事業(yè)單位的和諧可持續(xù)發(fā)展?；诖?，本文圍繞檔案管理信息化建設對事業(yè)單位長遠發(fā)展的現實意義展開研究，深入思考當前我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設現狀及存在的問題，綜合探討新時期事業(yè)單位全面推進檔案管理信息化建設的有效路徑，希望能為各級事業(yè)單位提供一些全新的合理化建議。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

在社會經濟與現代科技飛速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位管理形態(tài)與運行體制均發(fā)生了一系列的創(chuàng)新變動，同時對檔案管理工作質量也提出了更加復雜、多元的要求，需要各級事業(yè)單位緊跟當今時代的發(fā)展步伐，依托現代信息技術加快推進檔案管理信息化建設，以不斷提高檔案管理工作效率與落實質量，更好地解決單位自身及社會公眾的實際問題。但在具體的執(zhí)行過程中，很多事業(yè)單位仍存在對檔案管理信息化建設重視程度不足、基礎設施不夠完善、檔案管理機制體系不健全等問題，嚴重阻礙了單位檔案管理的信息化建設進程。因此，加強對檔案管理信息化建設的思考探究極具現實意義。

1 檔案管理信息化建設對事業(yè)單位長遠發(fā)展的現實意義

1.1 有利于實現檔案信息的永久保存

在傳統的檔案管理工作中，事業(yè)單位均采用人工管理模式對各類紙質檔案進行收集、整理、保管和利用。這種模式不僅耗費大量的人力、物力和資金，還可能會受多重因素影響而發(fā)生紙質檔案發(fā)霉、破損、丟失等隱患，無法確保檔案信息的完整性與可靠性。而加快推進檔案管理信息化建設，積極構建相對完善的信息化檔案管理模式，可以借助各種先進的掃描設備、電子設備等儀器，將紙質版檔案轉變?yōu)殡娮訖n案文件并直接存儲于計算機軟件中，進而有效規(guī)避檔案信息損毀或丟失現象，以實現事業(yè)單位檔案信息的永久保存。

1.2 有利于提高檔案管理工作質效

檔案管理本身就是一項兼具較強專業(yè)性、嚴謹性和復雜性的系統工程，要想保證檔案管理工作質量和執(zhí)行效果，通常需要相關管理人員投入大量的時間和精力，尤其是在以往的紙質版檔案管理工作中，管理人員需要時刻關注檔案資料的更新和補充，這就在無形中增加了檔案管理人員的工作負擔。與此同時，在傳統的檔案管理工作中，由于多數檔案信息均以紙質版形式進行保管，因而后期在查閱檔案資料時往往需要到專門的檔案館（室）進行查找，且需要經過多個流程才能完成，這就在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案資源的利用效率。而通過加大檔案管理信息化建設力度，不僅可以減少外部因素對檔案信息完整度的影響，不斷提高檔案管理工作質量和執(zhí)行效果，還能夠依托完善的檔案管理信息系統，有效提升檔案檢索效率，方便各崗位人員隨時隨地查閱所需的各類檔案信息，最終達到提高單位檔案資源利用效率的目的。

1.3 有利于優(yōu)化單位整體服務水平

隨著信息化時代的到來，各種類型的現代信息技術被廣泛運用到各行業(yè)領域中，并在具體的實踐應用中取得了十分明顯的優(yōu)異成績，這一點在事業(yè)單位檔案管理中尤為顯著。就目前的情況來看，通過合理運用大數據、互聯網、人工智能等各種先進的現代化信息技術，加快推進檔案管理信息化建設，不僅能夠有效提高檔案管理信息處理速度，切實保障檔案信息管理質效，還能夠優(yōu)化單位的整體服務水平，以推動事業(yè)單位的信息化建設進程。由此可見，加強檔案管理信息化建設對于事業(yè)單位長遠發(fā)展具有不容忽視的關鍵性作用。

2 當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設現狀及存在的問題

2.1 檔案管理信息化建設重視程度不足

當前，很多事業(yè)單位已逐漸意識到信息化建設的重要性，并開始將各種信息技術應用到單位的日常管理中。但是在實際工作中仍存在信息化建設重視程度不足的弊端，究其根本在于部分領導及管理層尚未正確認識到檔案管理信息化建設對單位長遠發(fā)展的積極意義，更有甚者錯誤認為檔案管理信息化建設需要投入大量的資金，因而會給單位帶來一系列的負面影響。與此同時，受單位領導及各級管理層主觀臆斷的影響，部分單位仍采用傳統的紙質版檔案管理模式，缺乏對現代信息技術的合理運用，加之未主動針對檔案管理信息化建設制定行之有效的管理規(guī)劃，也沒有適當加大對檔案管理信息化建設的宣傳、教育，這就使得單位現有人員缺乏對檔案管理信息化建設的正確認知。

2.2 缺乏健全的檔案管理制度及體系

就目前的情況來看，由于單位領導及各級管理人員對檔案管理信息化建設的重視程度不足，相應的檔案管理制度體系建設也不夠完善，在日常管理中存在較為明顯的管理漏洞，無法確保檔案管理工作的落實質效。即使一些單位已經創(chuàng)建了相對完善的檔案管理制度體系，但由于單位在機制改革過程中存在較為嚴重的滯后問題，加之未設置統一、規(guī)范的檔案管理標準，這些都會制約單位檔案管理的信息化建設進程，致使檔案管理信息化建設效能無法得到有效發(fā)揮。

2.3 軟硬件基礎設備設施建設不完善

在具體的執(zhí)行過程中，很多事業(yè)單位出于自身經濟實力與建設規(guī)模的綜合考量，尚未在檔案管理軟硬件基礎設備設施建設方面投入足夠的建設資金，而是依舊沿用傳統的辦公設備，采用人工管理模式對紙質版檔案進行處理，沒有積極引入更為先進的智能設備與計算機技術，也沒有對檔案資源價值進行深度挖掘，這就在很大程度上影響了檔案管理的工作質量及資源利用效率，進而無法滿足事業(yè)單位在新發(fā)展階段的信息化建設需要。除此之外，盡管部分事業(yè)單位在檔案管理信息化建設方面投入了充足的資金和技術支持，但在實踐活動中仍存在對現代化管理技術應用不足的情況，未依托現代科技搭建完善的檔案管理信息系統及監(jiān)管平臺，也沒有對電子檔案錄入標準進行統一，這就使得檔案管理信息化建設力度不足，且存在較強的隨意性與不確定性，稍有不慎就會對事業(yè)單位檔案管理造成諸多不利影響。

2.4 檔案管理信息化建設存在安全隱患

在具體的檔案管理信息化建設中，部分單位領導缺乏對檔案管理信息化建設的關注和重視，且尚未完善檔案管理信息化建設方面的基礎設施設備建設，沒有引入先進設備技術構建信息化管理平臺，使得單位檔案管理信息化建設程度較低。不僅如此，在進行檔案信息化管理工作時，即使一些單位已經創(chuàng)建了相對完善的檔案管理信息系統，但由于互聯網本身就有較強的隱蔽性與開放性，加之未對現有信息管理系統增設防火墻、安全密鑰等防護措施，這就在很大程度上增加了檔案信息丟失或泄露的風險隱患，尤其是一些涉及單位關鍵信息的機密檔案，一旦泄露必然會給單位長遠發(fā)展造成嚴重威脅。

3 新時期事業(yè)單位全面推進檔案管理信息化建設的有效路徑

3.1 強化對檔案管理信息化建設的重視程度

事業(yè)單位要全面推進檔案管理信息化建設，必須在思想層面引起重視，有針對性地強化檔案管理信息化建設的重視程度，尤其是單位領導及各級管理人員，必須充分發(fā)揮自身的示范引領作用，主動摒棄傳統、滯后的思想觀念與管理理念，正確認識到檔案管理信息化建設對單位長遠發(fā)展的現實意義。與此同時，認真參加關于檔案管理信息化建設的調研活動或專家知識講座，全面了解傳統檔案管理與信息化檔案管理之間的顯著差異，重新明確單位內部各部門的管理范疇、職責和具體要求，并立足單位自身的運營發(fā)展實際，定期組織開展有關檔案管理信息化建設的宣傳、教育工作，不斷加深各崗位人員對檔案管理信息化建設的全面認識和了解，逐步在單位內部形成良好的檔案管理信息化建設氛圍，進而為加快推進檔案管理信息化建設進程打下堅實的基礎。

3.2 建立健全的信息化檔案管理制度及體系

首先 ，各級事業(yè)單位應結合自身實際制定科學合理的檔案信息化管理制度，合理規(guī)劃統一的電子檔案資料錄入標準和格式，規(guī)范檔案管理流程，以免檔案存儲期間發(fā)生信息轉移不便或檔案信息失真現象。還應在現有規(guī)章機制基礎上建立健全責任追究機制、績效激勵機制等配套制度，以充分激活各崗位人員的內在驅動力與工作熱情，進一步加強對單位職工的剛性約束，由此來規(guī)避因人為因素而導致的檔案管理疏漏，最大限度地保障檔案信息的安全完整。其次，在進行檔案管理信息化建設時，各商業(yè)單位應認真做好傳統紙質版檔案管理與信息化檔案管理的有效銜接工作，通過建立健全檔案管理信息化監(jiān)督機制，明確電子檔案資料的查閱權限，以確保檔案管理信息化建設工作得以規(guī)范、有序實施。最后，要想加快推進檔案管理信息化建設進程，事業(yè)單位應秉承與時俱進的創(chuàng)新原則，對現有的規(guī)章機制和體系進行規(guī)范建設。在此基礎上，充分利用計算機軟件、數字水印技術、多頁圖像技術來做好紙質版和電子版檔案信息的統一處理及備份工作，并針對信息數據載體做好定期維護和保養(yǎng)作業(yè)，以便有效提升單位檔案信息資源的利用效率，持續(xù)加快檔案管理信息化建設進程。

3.3 完善檔案管理軟硬件基礎設備設施建設

在信息化時代背景下，事業(yè)單位要持續(xù)加快檔案管理信息化建設進程，必須在建立健全檔案管理信息化機制及監(jiān)管體系的基礎上，不斷完善檔案管理信息化建設方面的軟硬件基礎設備設施建設。其一，各事業(yè)單位應將檔案管理信息化建設提升到戰(zhàn)略高度，結合自身實際適當加大檔案管理信息化建設的專項資金投入，不斷完善檔案管理信息化建設的軟硬件基礎設施設備建設，從而為檔案管理信息化建設工作的順利開展提供基礎保障。其二，在進行檔案管理信息化建設的過程中，各事業(yè)單位既要對老化、陳舊設備進行定期更新和維護，以延長各類設備的使用年限，還應積極引入、購進更為先進的智能設備和先進技術，并結合單位自身的實際情況與社會公眾的檔案需求，組織專業(yè)技術人員設計并開發(fā)一套科學、高效的檔案信息管理系統，用于實時采集、存儲單位日常管理期間所生成的海量檔案信息，以便在有效規(guī)避檔案信息丟失風險的同時，不斷提高檔案管理的工作質量和效率。其三，在打造檔案管理信息化網站系統或數據庫時，需要保障系統構建的完善性和科學性，必須靈活運用大數據、云計算等新興技術手段，積極創(chuàng)建起信息化檔案管理云端平臺，以實現對檔案資料的高效利用，促使事業(yè)單位獲得長久、穩(wěn)健發(fā)展。

3.4 加強檔案管理信息化建設及安全防護力度

為了進一步推動事業(yè)單位的檔案管理（下接第58頁）

（上接第49頁）信息化建設進程，必須加強檔案管理信息化建設及安全防護力度。一方面，事業(yè)單位應充分利用互聯網、人工智能、大數據等現代化信息技術，積極構建科學高效的檔案管理信息化平臺及內部OA網，以實現檔案管理的自動化、信息化轉型升級，方便單位內部人員對各類檔案資料進行實時查詢、調閱和利用。另一方面，針對網絡環(huán)境存有漏洞對單位檔案資料所造成的安全隱患，要求各單位應在現有的信息檔案管理系統中增設安全密鑰、防火墻、數字簽名、訪問權限等多重防護措施，不斷提高檔案管理信息系統的安全等級及抗風險能力，以便更好地規(guī)避因非法入侵、計算機病毒、系統漏洞所導致的信息泄露或丟失問題，最大限度地保障檔案資料的安全和完整，這對于推進事業(yè)單位檔案信息化建設也起到一定的促進作用。

結 語：

綜上所述，檔案管理信息化建設對事業(yè)單位的穩(wěn)定長遠發(fā)展具有十分深遠的現實意義，是新時期優(yōu)化檔案管理質效、提高事業(yè)單位社會服務水平的關鍵所在。因此，各級事業(yè)單位必須高度重視檔案管理信息化建設的思考研究，并結合本單位的業(yè)務開展特點與檔案管理現狀，通過強化對檔案管理信息化建設的重視程度、建立健全信息化檔案管理制度及體系、完善檔案管理軟硬件基礎設備設施建設、加強檔案管理信息化建設及安全防護力度等措施，持續(xù)推進檔案管理信息化建設進程，努力促進事業(yè)單位的高效化、信息化、智能化發(fā)展革新。

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（作者單位：吉林省白山市委黨校 靖宇縣交通運輸綜合行政執(zhí)法大隊）