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        事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的提升對策

        2023-06-01 22:15:28程曉俠
        蘭臺內(nèi)外 2023年3期
        關(guān)鍵詞:干部人事檔案管理效率事業(yè)單位

        程曉俠

        摘 要:新時期,干部人事檔案工作的管理與利用呈現(xiàn)出新的特點和要求,如何著力提高干部人事檔案管理效率,推動檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展,成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。本文以新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循為切入點,提出強化干部人事檔案管理意識,加強干部誠信教育;建立健全監(jiān)督和問責(zé)機制,提升審核水平;提高信息化管理水平,推動干部人事檔案共建共享;拓展利用渠道,創(chuàng)新服務(wù)方式的對策,為干部人事檔案高水平發(fā)展提供重要參考。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;干部人事檔案;管理效率

        干部人事檔案是按照黨的干部政策,在個人學(xué)歷、工作、培訓(xùn)中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料,簡稱“三齡二歷一身份”[1]。隨著檔案管理理念、方法和工具地進(jìn)步,干部人事檔案在新時期也迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。2018年11月,中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》(以下簡稱《條例》),總結(jié)吸收了黨的十八大以來從嚴(yán)管理干部人事檔案工作的新經(jīng)驗新成果,對未來一段時期內(nèi)干部人事檔案工作的方向、任務(wù)和要點提供了政策指引[2]。而如何回應(yīng)新時代下干部人事檔案管理的新需求,著力提高干部人事檔案管理效率,推動檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展,成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。

        1 新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循

        1.1 提高政治站位

        中央政治局常委,全國人大常委會委員長栗戰(zhàn)書曾指出,檔案工作具有鮮明的政治性。檔案工作無論發(fā)展到什么階段,仍要堅定不移強化檔案工作政治屬性,切實履行“黨管檔案工作”責(zé)任?!稐l例》也指出要“提高政治站位,切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源”。干部選拔任用要考察政治素養(yǎng)、綜合素質(zhì)、經(jīng)驗豐富等要素。目前,在干部的選任中,組織部門對于新晉升的干部都要求“有過多崗位鍛煉經(jīng)驗”“具有一定年限的管理經(jīng)歷”“經(jīng)過多個領(lǐng)導(dǎo)崗位鍛煉”“具有復(fù)雜問題處理能力和統(tǒng)籌全局能力”,這些都表明了“經(jīng)驗”和“能力”是干部選拔任用的重要標(biāo)準(zhǔn),而檔案就直觀、真實反映了干部的“經(jīng)驗”和“能力”[3]。除此之外,在依法治國的整體框架下,干部人事檔案所發(fā)揮的監(jiān)督價值、司法價值也起到了不可替代的資政作用,這些都提升了干部人事檔案管理的重要性和地位,也要求了檔案管理人員應(yīng)始終保持著較高的政治站位,提高政治認(rèn)識。

        1.2 全面從嚴(yán)管理

        干部人事檔案的政治屬性的資政作用決定了其必須進(jìn)行全面從嚴(yán)管理,2014年10月開始的全國干部人事檔案專項審核工作歷經(jīng)兩年,集中解決了干部人事檔案中存在的材料不齊全、不標(biāo)準(zhǔn)、不一致的問題,嚴(yán)厲整治了檔案造假問題。新時期,《條例》中也增加了關(guān)于的檔案審核的內(nèi)容,要求在管理過程中應(yīng)遵循“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的原則。同時,《條例》中也增設(shè)了“紀(jì)律和監(jiān)督”這一新內(nèi)容,對開展干部人事檔案管理的紀(jì)律、監(jiān)督檢查主體等問題進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化,也標(biāo)志著干部人事檔案全面從嚴(yán)管理邁上了新臺階。在檔案信息化建設(shè)的大背景下,干部人事檔案管理工具、技術(shù)、理念上的革新一定程度上提高了管理效率,在與此同時也帶來很多管理漏洞,這就要求檔案管理部門要以高度的責(zé)任感和使命感,貫徹和落實好干部人事檔案的分類、分級監(jiān)管檢查。

        1.3 科學(xué)化、制度化、規(guī)范化

        傳統(tǒng)干部人事檔案收集與利用通常依托于機關(guān)或單位內(nèi)部的組織部門或行政主管部門,具有顯著的中心化特征,人事檔案利用與服務(wù)地發(fā)起也通常由分管部門辦公室發(fā)起。但在信息化背景下,隨著檔案管理理念、制度和模式的革新,越來越多的干部人事檔案保管與利用開始由個人發(fā)起,如通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)起,通過審核后便可自助辦理,大大簡化了業(yè)務(wù)流程,很多細(xì)分業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文書檔案保管利用都落實到了個人層面??梢灶A(yù)見到的是,未來干部人事檔案的利用領(lǐng)域會進(jìn)一步增多,而在這一過程中,就要把握好“利用”與“管理”間的平衡。同時,還應(yīng)做好細(xì)分領(lǐng)域的制度建設(shè)和規(guī)范建設(shè),著力提高干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

        1.4 維護(hù)檔案真實性

        真實性是檔案的生命性,而干部人事檔案作為黨選拔干部的重要參考依據(jù),真實性的重要不言而喻。近年來,中央層面加大了對干部人事檔案專項審核的力度,要求嚴(yán)把“質(zhì)量關(guān)”“準(zhǔn)確關(guān)”“認(rèn)定關(guān)”。對干部人事檔案的專項審核,不僅能夠發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題,去偽存真,查缺補漏,同時也能進(jìn)一步營造風(fēng)清氣正的檔案管理分為,消除檔案造假的土壤和條件,是推動落實全面從嚴(yán)治黨的重要舉措。

        1.5 提高檔案管理效能

        干部人事檔案涉及干部任職、成長和獎懲的方方面面,是各項工作的真實記錄,具有參考、憑證、教育和文化傳承等多元價值。很長一段時間內(nèi),機關(guān)事業(yè)單位干部人事檔案管理都較為封閉,“重管理輕利用”的現(xiàn)象普遍存在,這也使得干部人事檔案的效能沒有被完全發(fā)揮。新時期,干部人事檔案作為一種重要的信息資源,其數(shù)據(jù)價值進(jìn)一步凸顯,很多在過去沒有收到重視的過程性信息很多都成為單位行政管理、業(yè)務(wù)改革等工作中需要參考的有價值信息,《條例》也對干部人事檔案服務(wù)與利用方面的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化,在利用理念、利用程序、利用方式和利用效能方面提供了方向指引。與此同時,檔案信息化建設(shè)引進(jìn)的新技術(shù)和新工具也使得對干部人事檔案內(nèi)容的深度分析成為現(xiàn)實,通過多過去文書檔案的整理、歸案和總結(jié),能夠幫助單位在未來的組織工作中“揚長避短”,更為科學(xué)地做好干部隊伍建設(shè)。

        2 干部人事檔案管理存在的問題

        2.1 干部人事檔案存在失真現(xiàn)象

        主要體現(xiàn)在幾個方面:一是干部的出生日期和工齡被篡改;二是干部檔案中的學(xué)歷資料與真實情況不符合,缺少學(xué)歷認(rèn)證材料甚至造假;三是干部在工作經(jīng)歷中所獲得的獎懲不符;四是由于移交前的單位管理不善導(dǎo)致的檔案材料缺少,特別是已經(jīng)撤銷或者不存在的單位,真實情況無從考證;五是工作經(jīng)歷和學(xué)習(xí)經(jīng)歷銜接不上,存在空擋。這些問題都影響著干部人事檔案管理效率,導(dǎo)致很多員工無法認(rèn)定干部身份,不僅影響員工個人發(fā)展,也影響著事業(yè)單位的人才隊伍建設(shè)工作。在中組部2016年的通報中,420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分,186人因檔案問題被記錄在案,表明干部隊伍中政治信仰薄弱、責(zé)任缺失等情況,對于從事干部人事檔案管理工作者是一個警醒[4]。

        2.2 干部人事檔案管理信息化水平滯后

        新時期,事業(yè)單位管理逐漸朝著現(xiàn)代化、智能化和智慧化的方向轉(zhuǎn)變,信息技術(shù)的應(yīng)用已無處不在,這也給干部人事檔案管理帶來新的要求。由于電子干部人事檔案的效力尚未得到明確認(rèn)可,許多事業(yè)單位目前仍是以手工方式管理干部人事檔案,目前在查詢和利用上已經(jīng)實現(xiàn)了部分?jǐn)?shù)字化,但整體干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢,紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案存在較大的代際落差,在閱讀、查詢、利用上難以統(tǒng)一,不僅損壞了檔案的完整性和真實性,也為后續(xù)的管理和利用埋下隱患。與此同時,在電子政務(wù)水平不斷提高的趨勢下,市面上關(guān)于政務(wù)管理的管理信息系統(tǒng)產(chǎn)品更加多樣,但在干部人事檔案管理系統(tǒng)方面還較為滯后。特別是在事業(yè)單位干部人事檔案工作領(lǐng)域,部分信息不能實現(xiàn)完全線上管理,電子人事檔案的效力也缺乏統(tǒng)一的定論,這也就使得很多單位的干部人事檔案管理信息化水平不平衡,受管理人員主觀因素影響較大[5]。

        2.3 干部人事檔案監(jiān)督和審核機制有待完善

        《條例》出臺后,對事業(yè)單位干部人事檔案管理進(jìn)行了具體和實踐層面的規(guī)范,但人事檔案是一項長期的工作,在過去部分單位對干部人事檔案管理工作不夠重視,管理簡單化、粗放式,對于人事檔案的收集、歸檔、管理、借閱等基礎(chǔ)操作的標(biāo)準(zhǔn)不明確,這也導(dǎo)致很多人事檔案的內(nèi)容無從查證。監(jiān)督和審核機制的缺少使得干部人事檔案管理長期處于“沒問題”的狀態(tài),只有等到中央層面的專項審核時才加以重視,帶來了很大的管理風(fēng)險。

        3 事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的提升對策

        3.1 強化干部人事檔案管理意識,加強干部誠信教育

        3.1.1要提升認(rèn)識高度。檔案工作應(yīng)由事業(yè)單位黨委領(lǐng)導(dǎo),把好方向,在組織培訓(xùn)會、干部培訓(xùn)會和黨委會中開展專題學(xué)習(xí),黨委常委、中層干部和檔案管理人員應(yīng)定期集中各項黨建會議的精神,在常態(tài)化學(xué)習(xí)中提升干部政治素養(yǎng),讓干部人事檔案工作的重要性入腦入心,從根源上提升對檔案工作的認(rèn)識。與此同時,業(yè)務(wù)層面應(yīng)加強對《條例》等干部人事檔案管理政策的解讀和學(xué)習(xí),依托事業(yè)單位的微信公眾號、內(nèi)部OA網(wǎng)等渠道對政策法規(guī)、典型案例、違規(guī)情況進(jìn)行通報,營造良好的檔案管理氛圍。對于干部隊伍,應(yīng)把管思想、管工作、管作風(fēng)、管紀(jì)律相結(jié)合,嚴(yán)格落實政治體檢,及時運用個人有關(guān)事項報告、提醒函詢誡勉等制度,整合運用紀(jì)檢監(jiān)察、巡視巡察、審計、信訪舉報等信息資源,構(gòu)筑安全堤壩,確保干部檔案真實可靠。深化日常談心談話,堅持思想波動、苗頭傾向、職務(wù)變動、群眾反映“四個必談”,引導(dǎo)年輕干部厚植教育情懷、提升修養(yǎng)境界。全程跟蹤教育背景、專業(yè)特長、經(jīng)歷能力、德才表現(xiàn)等情況,建立健全組織干部成長檔案。

        3.1.2要提升使命感。在檔案管理人員的選拔上要“德才兼?zhèn)?,以德為先”。同時,讓檔案管理人員參與到干部任免、人才引進(jìn)和干部監(jiān)督工作中,在履職中提升檔案管理人員的使命感和責(zé)任感;對于領(lǐng)導(dǎo)干部,要將誠信教育和廉政教育結(jié)合起來,建立干部廉政自律檔案和干部誠信檔案,通過多種方式引導(dǎo)干部形成健康的政績觀。

        3.2 建立健全監(jiān)督和問責(zé)機制,提升審核水平

        3.2.1建立健全監(jiān)督和問責(zé)機制。第一,完善日常研判,加強指導(dǎo)督查。把加強干部人事檔案監(jiān)督工作納入領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)整體規(guī)劃,分層分級加強日常分析研判,增強干部人事檔案監(jiān)督工作的前瞻性、計劃性、科學(xué)性。單位黨委應(yīng)每年至少專題研究2次干部人事檔案工作,并向上級相關(guān)部門報送干部人事檔案專項審核情況。組織部門每年對干部檔案進(jìn)行2次專項研判,干部調(diào)整動議人數(shù)較多時開展及時研判,有針對性地發(fā)現(xiàn)和解決重點難點問題,促使干部人事檔案監(jiān)督機制常態(tài)長效;第二,問責(zé)方面,進(jìn)一步加強干部人事檔案資料不齊全和造假的問責(zé)力度,以《檔案法》《公務(wù)員法》和其他黨內(nèi)法規(guī)為基礎(chǔ),建立健全問責(zé)機制,特別是對檔案造假行為的判定、查處、糾錯應(yīng)細(xì)化、量化。同時,明確不同管理主體在干部人事檔案工作中發(fā)生失職行為的后果和責(zé)任。

        3.2.2提升審核水平。一要及時審核新轉(zhuǎn)入的檔案,對于“三齡二歷一身份”嚴(yán)格審核,發(fā)現(xiàn)問題時及時調(diào)查取證,按照監(jiān)督和問責(zé)機制進(jìn)行核實和登記。二是完善審核保障。專項審核過程中應(yīng)設(shè)有專項資金,在業(yè)務(wù)部門和職能部門設(shè)立兼職檔案館員,采取分級分類的審核模式,由干部個人、兼職檔案館員、人事部門、組織部門共同參與審核,確保干部人事檔案信息真實、可靠、無遺漏。三是要提高干部人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化水平。干部人事檔案審核時,要確保所有的檔案數(shù)據(jù)都通過平臺數(shù)據(jù)庫完成,以實現(xiàn)對每一份人事檔案完整的記錄和查閱采集。在這一階段,檔案管理部門應(yīng)參考檔案管理與利用需求多元化的趨勢,充分整合原生電子檔案和傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化產(chǎn)品。檔案管理部門應(yīng)事先編制好檔案的收集范圍與標(biāo)準(zhǔn),考慮到干部人事檔案的載體特征,在針對不同崗位、不同事項時提供同一模板和標(biāo)準(zhǔn),強調(diào)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

        3.3 提高信息化管理水平,推動干部人事檔案共建共享

        3.3.1構(gòu)建數(shù)字干部人事檔案資源庫。提升干部人事檔案管理效率的目的最終是要“服務(wù)于人”,這就有賴于特色化和專題化的館藏資源。為進(jìn)一步發(fā)揮干部人事檔案管理效能,應(yīng)將除文本外的影音資料、珍貴照片進(jìn)行數(shù)字化保存。對于缺少電子簽名、內(nèi)容不完整的檔案及時整改方可歸檔存儲。利用率較高的圖片和文檔應(yīng)遵循“輕量化”存儲的原則,便于后期的調(diào)用和流轉(zhuǎn)。

        3.3.2要優(yōu)化干部人事檔案管理平臺,推動檔案公建共享。對檔案共享編輯工作應(yīng)采用全面的數(shù)據(jù)標(biāo)記,確保數(shù)據(jù)在可控范圍內(nèi)。與此同時,檔案管理部門還應(yīng)進(jìn)一步完善權(quán)限機制,根據(jù)人事檔案價值的大小、利用需求和使用場所將訪問用戶分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、一般用戶和禁止訪問等幾類,并根據(jù)用戶的調(diào)用、查閱、流轉(zhuǎn)等操作進(jìn)行權(quán)限匹配。除此之外,檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)還應(yīng)推動各類數(shù)據(jù)與管理平臺的共享共建,進(jìn)一步完善檔案資源易地備份模式,共同構(gòu)建檔案共享的長效機制。還要加強信息安全管理工作。在軟件系統(tǒng)開發(fā)或外包時,應(yīng)選擇具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位。與此同時,在查閱權(quán)限的管理上應(yīng)采用多種方式,線下查閱嚴(yán)格遵循《條例》中的規(guī)定,線上查閱則應(yīng)采用身份授權(quán)、人臉識別等方式確認(rèn)查詢?nèi)松矸輀6]。

        3.4 拓展利用渠道,創(chuàng)新服務(wù)方式

        3.4.1在干部人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上,建立專題數(shù)據(jù)庫。在確保授權(quán)合規(guī)的基礎(chǔ)上,實現(xiàn)內(nèi)容實時查詢功能,建立集收集、加工、管理、流轉(zhuǎn)、查閱為一體的服務(wù)體系,應(yīng)用數(shù)字簽名對使用過程進(jìn)行記錄,以建立安全快捷的干部人事檔案利用方式。在利用渠道方面,要遵循《條例》中對干部人事檔案查閱的規(guī)定,嚴(yán)格檔案調(diào)閱流程,與此同時,內(nèi)部要打通職能部門的交流渠道,外部要暢通黨政機關(guān)和事業(yè)單位優(yōu)秀人才的流通與交流,為干部的教育管理、優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作、紀(jì)檢監(jiān)察案件辦理與監(jiān)察工作、編志修史等工作提供相應(yīng)的信息,發(fā)揮好干部人事檔案對于黨和國家組織人事工作的基礎(chǔ)支撐作用。

        3.4.2創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。根據(jù)本單位發(fā)展重點和干部需求,在資政、參考、憑證、文化、教育等重點領(lǐng)域創(chuàng)新干部人事檔案服務(wù)方式。改變傳統(tǒng)干部人事檔案的中心服務(wù)模式,縮短人和檔案之間的距離,化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題,構(gòu)建出多主體參與的協(xié)同服務(wù)模式。

        參考文獻(xiàn)

        [1]姜田芳.干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作探析[J].蘭臺內(nèi)外,2022(30):72-73.

        [2]肖理婷,鄭斯予.數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(22):160-161.

        [3]王大鵬.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理構(gòu)想[J].黑龍江科學(xué),2019,10(23):142-143.

        [4]方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊),2018(04):11-12.

        [5]劉淑妮,雷勵.干部人事檔案審核工作探析—以西安交通大學(xué)干部人事檔案審核為視角[J].黑龍江檔案,2016(04):50-51.

        [6]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學(xué),2013.

        作者簡介:程曉俠,陜西省韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心助理館員,研究方向:事業(yè)單位個人人事檔案管理。

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