賈麗君 廖利香

摘 要：檔案工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性服務(wù)工作，同時(shí)，也具有一定的復(fù)雜性和特殊性。日常工作中，需要面對(duì)繁雜的檔案信息數(shù)據(jù)，要完成收集、整理、歸檔、記錄及保存等工作。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，高校檔案信息化的管理迎來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下，高校檔案信息化管理模式成為發(fā)展的主流趨勢，可使高校檔案管理工作者從繁雜的工作中解脫出來，同時(shí)，取得事半功倍的效果，更好地為師生提供服務(wù)。本文在簡要分析高校檔案信息化管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，反思高校檔案信息化管理中存在的問題，針對(duì)性地提出相應(yīng)的管理策略，以期為今后工作提供有益指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案；信息化；管理模式

高校檔案管理工作需要處理各類繁雜的數(shù)據(jù)信息，信息量大且種類繁雜的同時(shí)，價(jià)值密度不高，但對(duì)于處理速度的要求高。傳統(tǒng)完全依靠人工的檔案管理模式陳舊單一，效率較差，特別是面對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)的收集、存儲(chǔ)顯得力不從心，難以滿足檔案用戶個(gè)性、多元、實(shí)時(shí)等多樣化需求。

新時(shí)期，為能夠進(jìn)一步提升高校檔案管理效率和水平，更好地為師生服務(wù)，就必須要變革檔案管理模式。信息化時(shí)代的到來，信息化技術(shù)手段融入并推動(dòng)著各行業(yè)發(fā)展。對(duì)于高校檔案管理工作而言，也由此進(jìn)入一個(gè)發(fā)展新時(shí)期。大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下，推動(dòng)高校檔案管理精細(xì)化、科學(xué)化發(fā)展，基于定向的交互信息查詢方式，提供發(fā)布、交互以及查詢等功能，生成檔案信息化管理模式，大大提升服務(wù)質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下高校檔案信息化管理工作的變化

1.機(jī)遇

所謂機(jī)遇，主要源自依托大數(shù)據(jù)的高校檔案信息化管理工作模式的生成，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型與升級(jí)。大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下高校檔案信息化管理中，電子數(shù)字資料成為重要的資源主體，與傳統(tǒng)模式有著明顯的不同，當(dāng)然，優(yōu)勢也更為明顯。表面看，除使用傳統(tǒng)紙張記錄之外，還有很多豐富的形式，如圖像、音頻、視頻等?？梢娦畔⒒夹g(shù)作為一種新的傳輸媒介，既有助于檔案管理水平的提升，也能夠不斷豐富和拓展服務(wù)空間。

第一，有助于檔案的保存。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案文件不易保存，特別是時(shí)間一長，很容易丟失和損壞，而依托大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)，將傳統(tǒng)檔案內(nèi)容通過電子化的形式呈現(xiàn)，更有助于檔案的妥善保存。

第二，有助于檔案利用。傳統(tǒng)檔案管理模式下主要采用人工檢索的方式，工作量巨大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過輸入關(guān)鍵詞就能夠方便地找到所需信息，節(jié)約時(shí)間的同時(shí)，提升服務(wù)的效率；第三，有助于檔案一體化管理，傳統(tǒng)管理模式單一，難以向綜合性方向發(fā)展，更無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，而基于信息化管理的信息一體化，對(duì)研究成果進(jìn)行統(tǒng)一編輯處理并上傳網(wǎng)絡(luò)，可實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，讓更多人受益。

2.挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)高速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，引領(lǐng)與促進(jìn)管理方法的創(chuàng)新發(fā)展。對(duì)于高校檔案管理工作而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代所面臨的挑戰(zhàn)主要源自無法及時(shí)有效地適應(yīng)與轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下，各類網(wǎng)絡(luò)資源紛至沓來，信息化檔案應(yīng)運(yùn)而生，不但要求紙質(zhì)文檔向電子文檔轉(zhuǎn)變和實(shí)現(xiàn)無紙辦公，還要有工作理念的轉(zhuǎn)變、現(xiàn)代化技術(shù)的支持和管理標(biāo)準(zhǔn)的革新。

然而，目前有些高校檔案管理人員觀念滯后，無法達(dá)到技術(shù)要求，檔案信息化管理受阻。另外，有些高校缺乏科學(xué)且統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，管理工作中存在很多缺陷，系統(tǒng)性、規(guī)范性明顯不足，檔案統(tǒng)計(jì)整理工作很容易出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤。同時(shí)，檔案安全保障也是突出問題，給安全保密帶來較大威脅。

二、高校檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下高校檔案信息化管理是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的主流趨勢，也是高校檔案管理提質(zhì)增效的有效路徑。目前，各大高校圍繞檔案信息化管理工作進(jìn)行不同程度的研發(fā)與探究，也取得一定的成績，積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)。但也不可否，相較于西方發(fā)達(dá)國家，我國高校檔案信息化管理較為滯后，集中表現(xiàn)為存在安全風(fēng)險(xiǎn)、設(shè)備設(shè)施建設(shè)落后以及管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)，嚴(yán)重制約高校檔案信息化管理實(shí)效。

1.存在諸多安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化管理下，電子檔案更便于操作管理，但是也面臨諸多潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。由此，檔案信息化管理中的保密工作既是重點(diǎn)也是難點(diǎn)。比如，管理人員安全意識(shí)缺乏、數(shù)據(jù)操作不規(guī)范等都可能會(huì)造成重要數(shù)據(jù)的丟失。另外，計(jì)算機(jī)本身的性能也很關(guān)鍵，直接影響電子檔案的安全性。如果存儲(chǔ)量不足，或者是未定期、及時(shí)消殺病毒，將會(huì)對(duì)檔案信息系統(tǒng)構(gòu)成重大威脅。當(dāng)前，有些高校檔案管理人員在實(shí)施信息化管理工作中，只能夠完成一些信息傳輸與文字編輯等方面的工作，缺乏較強(qiáng)的安全意識(shí)，安全風(fēng)險(xiǎn)得不到有效控制。

2.信息設(shè)施建設(shè)落后

通常情況下，高校內(nèi)部更多關(guān)注教學(xué)與科研，對(duì)其在資金及時(shí)間等方面的投入也有所傾斜。相對(duì)來講，較為忽略檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)設(shè)施建設(shè)較為落后。有些高校的檔案管理設(shè)備簡陋、陳舊，信息化管理方面更是處于空白階段。有些高校雖然在一定程度上實(shí)施了檔案信息化管理，但多為“閉門造車”，交互性、共享性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，與外界缺乏互通。在實(shí)際管理過程中，存在效率低下，數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐滯后，以及數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確、失真等情況較為突出。很多時(shí)候，只是進(jìn)行一些數(shù)字化掃描而已，網(wǎng)頁制作技術(shù)差且缺乏特色與創(chuàng)新，內(nèi)容蒼白、功能單一，無法建設(shè)系統(tǒng)、完整的數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)重阻礙高校檔案信息化管理高質(zhì)量發(fā)展。

3.檔案管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)

高校檔案管理工作目標(biāo)成效的實(shí)現(xiàn)，需要管理工作群策群力，發(fā)揮大家的智慧與力量來共同完成。特別是在大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下，高校檔案信息化管理模式成為主流趨勢，對(duì)于管理隊(duì)伍也提出更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。但反觀現(xiàn)實(shí)，管理隊(duì)伍卻有待加強(qiáng)。有些檔案管理人員信息化意識(shí)薄弱，加上缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)背景與技能基礎(chǔ)，使得高校檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)偏低，嚴(yán)重影響檔案管理工作高效開展，直接阻礙檔案信息化建設(shè)。

未來，高校還需在提升檔案管理工作重要性認(rèn)知的基礎(chǔ)上，著重于信息化管理專業(yè)人才培養(yǎng)和方法創(chuàng)新。

三、大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下的高校檔案信息化管理模式

新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展，各行業(yè)都要有大數(shù)據(jù)思維意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從而在海量的數(shù)據(jù)信息中挖掘與收集有價(jià)值的部分，融合資源的共享性以及服務(wù)的針對(duì)性，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。其中，大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下檔案管理必須進(jìn)行改革創(chuàng)新，積極有效地推進(jìn)檔案信息化管理模式。

1.完善檔案信息化安全管理

安全管理是高校檔案信息化管理過程中必須思考和解決的主要問題之一，也是影響甚至決定高校檔案信息化管理成效的主要方面之一。檔案中包含各類隱私信息，如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)經(jīng)歷以及技術(shù)技能等，高校檔案信息安全非常重要，為防止隨意泄露、竊取和篡改等，就必須要實(shí)施保密處理。加強(qiáng)信息化安全管理，涉及文件歸檔及保密工作規(guī)范等，旨在使檔案信息化管理在實(shí)際運(yùn)作中更加安全。首先，計(jì)算機(jī)硬件方面要按照整體信息化建設(shè)需要，購入適宜本校需要的信息設(shè)備，不僅要確保質(zhì)量合格，還要安排人員對(duì)檔案管理日常所需設(shè)備進(jìn)行定期檢查與保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修理并做好記錄。其次，計(jì)算機(jī)軟件方面要注重穩(wěn)定性，并能夠伴隨工作需求變化不斷升級(jí)，同時(shí)，也要對(duì)所有電子文檔進(jìn)行加密處理，設(shè)置系統(tǒng)中的應(yīng)用權(quán)限，就關(guān)鍵信息進(jìn)行監(jiān)控管理等，以確保電子文檔各類信息數(shù)據(jù)的安全可靠。

2.加速信息化建設(shè)進(jìn)程

加速信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下的高校檔案信息化管理模式的主體部分，也是關(guān)鍵部分。總的來講，要從客觀條件、主觀認(rèn)知及可行方法三大方面入手來進(jìn)行。

第一，就客觀條件方面來講，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資料信息化、碎片化、海量化，面對(duì)繁雜的信息數(shù)據(jù)，處理起來有著不小的難度。對(duì)此，要加大基礎(chǔ)投入，確保設(shè)備和技術(shù)的更新，迎合時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，跟進(jìn)資金投入以保障設(shè)備系統(tǒng)的更新維護(hù)。

另外，要加強(qiáng)檔案服務(wù)終端的信息化建設(shè)，合理選用并及時(shí)更新電子設(shè)備及管理軟件，有效推進(jìn)信息化建設(shè)實(shí)效。同時(shí)，構(gòu)建高校檔案安全信息保證系統(tǒng)，如在接收、歸檔、存儲(chǔ)交換等過程中，制定并依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制度，做好現(xiàn)代化檔案管理。既要提供完整有效的物理安全保障，又要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全建設(shè)。

就主觀認(rèn)知方面來講，主要是要樹立現(xiàn)代信息化的檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)量激增的同時(shí)，檔案管理工作使用需求也在不斷提升。對(duì)此，檔案管理工作必須要?jiǎng)?chuàng)新與轉(zhuǎn)變，特別要構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的管理理念。對(duì)于高校檔案管理工作人員而言，要充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作模式的變革影響，充分理解信息化管理模式構(gòu)建之必要性，進(jìn)而在管理理念、服務(wù)理念等方面做出相應(yīng)轉(zhuǎn)變。與此同時(shí)，高校檔案管理人員還要從以往單一的管理、儲(chǔ)存理念逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)理念，從單一的存儲(chǔ)與查閱向數(shù)據(jù)的加工與轉(zhuǎn)換而轉(zhuǎn)變。

就可行方法方面來講，要加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，突出開放性、共享性，強(qiáng)調(diào)以人為本，充分發(fā)揮信息服務(wù)功能優(yōu)勢，不斷拓展綜合化功能，融合網(wǎng)上預(yù)約查詢、文件閱覽以及在線互動(dòng)等多元化服務(wù)。（1）要優(yōu)化欄目設(shè)置并跟進(jìn)專題服務(wù)，加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)的專業(yè)化程度，不斷構(gòu)建并完善特色數(shù)據(jù)庫，做好調(diào)查分析以及功能拓展等，滿足師生日常的各項(xiàng)使用需求，為師生提供全面且優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；（2）要秉持并落實(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代的“大檔案觀”，擴(kuò)大檔案信息資源的采集范圍，不局限于成績單、信息表、證書等信息，也還要將學(xué)生性格、愛好以及心理評(píng)估等信息數(shù)據(jù)采集并錄入檔案，不斷拓展學(xué)生信息面的同時(shí)，建立多層次、多元化、多維化的信息采集系統(tǒng)，使高校檔案全面且精細(xì)。對(duì)于高校而言，要將檔案管理納入日常性管理工作中，構(gòu)建以學(xué)生為中心的檔案信息化管理模式，對(duì)學(xué)生各方面數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)采集與更新，依據(jù)多層次化的數(shù)據(jù)采集目標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)生日常表現(xiàn)同步錄入檔案中。

新時(shí)期，我們強(qiáng)調(diào)要在大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下實(shí)施高校檔案信息化管理，就是通過數(shù)據(jù)挖掘、整合與管理的過程，更好地為師生服務(wù)，管理向服務(wù)的轉(zhuǎn)變是發(fā)展的顯著趨勢。在大學(xué)階段，基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的高校檔案信息化管理，為大學(xué)生建立一個(gè)個(gè)性化檔案，既能夠幫助教師輔導(dǎo)員更全面深入地了解學(xué)生，還可以制定具有針對(duì)性的教學(xué)策略，幫助大學(xué)生更全面深入地了解自己，認(rèn)知自身的優(yōu)勢及不足等。這些對(duì)學(xué)生當(dāng)下學(xué)習(xí)及未來求職發(fā)展等可以提供可行性建議，具有非常重要的作用，集中體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下高校檔案信息化管理服務(wù)屬性與現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

3.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

新時(shí)期，檔案管理人員需要處理龐大的信息數(shù)據(jù)，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)水平、工作能力及職業(yè)素養(yǎng)等都提出更高標(biāo)準(zhǔn)的要求，對(duì)實(shí)際工作也帶來不小的挑戰(zhàn)，因此，高校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案信息化管理模式不斷優(yōu)化的重要前提，能夠?yàn)楦咝n案信息化管理輸送源源不斷的核心動(dòng)能?？偟膩碇v，要選用基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)技能良好以及責(zé)任心強(qiáng)的人員，不斷充實(shí)并發(fā)展檔案信息化管理人才隊(duì)伍。

第一，要建立健全檔案管理工作隊(duì)伍的用人機(jī)制，嚴(yán)格選聘標(biāo)準(zhǔn)，采用市場競爭機(jī)制來進(jìn)行人員選拔，優(yōu)先選用那些文化水平高、專業(yè)技能良好的人員。

同時(shí)，也要完善考評(píng)機(jī)制，配合激勵(lì)手段，提高薪資待遇和晉升機(jī)制等，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性，使其能夠全身心地投入工作中，激發(fā)其工作的創(chuàng)造性。高校要能夠留住人才并確保檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)性與穩(wěn)定性。

第二，要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，注重其職業(yè)素養(yǎng)的發(fā)展，促使檔案管理人員形成好習(xí)慣，達(dá)到職業(yè)道德基本要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各類新型管理手段可謂層出不窮，對(duì)于檔案管理人員也提出更高要求。為更好地適應(yīng)新時(shí)期高校檔案信息化管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，不斷提升工作實(shí)效，就必須要樹立爭創(chuàng)一流的職業(yè)精神，認(rèn)真刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力與服務(wù)意識(shí)，敢于并善于突破固有思維，依靠信息化技術(shù)手段來不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，做一名技術(shù)全面、素養(yǎng)優(yōu)良的檔案管理人才。

第三，要開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，以強(qiáng)化檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，擴(kuò)展檔案管理人員的知識(shí)范圍。為了更好地勝任檔案信息化管理工作，就必須要與時(shí)俱進(jìn)，不斷給自己充電，具備良好的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)能力，多了解本專業(yè)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，多學(xué)習(xí)、多思考、多鉆研，才能更好地進(jìn)步與提升。尤其是要注重檔案信息化管理相關(guān)技術(shù)技能的學(xué)習(xí)，除了要熟練掌握計(jì)算機(jī)等設(shè)備操作技能之外，還要熟練掌握密鑰技術(shù)、安全防火墻技術(shù)、病毒查殺技術(shù)等應(yīng)用，避免檔案數(shù)據(jù)資料丟失，確保檔案數(shù)據(jù)資料完整，更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下，給高校檔案管理帶來全新變革。為此，高校檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新思路，從各維度、各層次、各方面出發(fā)，構(gòu)建與實(shí)施檔案信息化管理模式，提升管理水平及服務(wù)質(zhì)量。

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（作者單位：湖南科技學(xué)院 ）

作者簡介：賈麗君（1989—），女，漢族，湖南冷水灘人，助教，研究生學(xué)歷碩士學(xué)位，研究方向：檔案學(xué)。