摘 要：良好的檔案管理不僅能保護事業(yè)單位的檔案資源，還能優(yōu)化其業(yè)務流程，推進檔案管理部門高效化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，為推進事業(yè)單位整體工作蓬勃發(fā)展提供助力。本文主要闡述了事業(yè)單位檔案管理的重要性，分析當前事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中存在的問題，并提出解決對策，希望能為改善事業(yè)單位檔案管理模式，提高其管理質效，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

檔案管理對事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展有重要影響，是事業(yè)單位各項工作順利開展的有效參考依據。隨著信息技術的不斷融合應用，傳統(tǒng)檔案管理問題頻出，已嚴重影響事業(yè)單位的發(fā)展。對此，事業(yè)單位檔案管理部門應與時俱進，積極與新時代、新形勢接軌，及時發(fā)現(xiàn)問題，找到解決對策，強化檔案管理對事業(yè)單位智能化發(fā)展的支持作用，開辟檔案管理發(fā)展的新路徑。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.有利于更好地服務于事業(yè)單位工作，提高工作質效

近些年來，科技飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門也與時俱進，不斷融合新科技、新理念，直接推進了檔案管理體系的創(chuàng)新發(fā)展，使其能夠更好地服務于事業(yè)單位發(fā)展，為其提供助力。

（1）為事業(yè)單位管理工作提供保障

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，既有項目管理，也有人事管理，因此，工作煩瑣，涉及面較廣。檔案作為一種重要依據，詳細記錄事業(yè)單位發(fā)展期間經歷的人、事以及物資的變動，是事業(yè)單位各部門業(yè)務發(fā)展的重要參考和依據。例如，人事檔案主要記錄單位員工成長的經歷和細節(jié)，包含員工的基本信息、工作績效、專業(yè)能力等各個方面，是單位開展管理工作的重要依據。事業(yè)單位積極完善檔案管理，能夠更好地協(xié)調員工調動，為單位知人善用、發(fā)揮員工最大價值提供支持。

（2）為人事變動考核提供參考依據

人事調動是事業(yè)單位發(fā)展過程中必然會經歷的環(huán)節(jié)，而檔案反映了員工的能力、性格和品質，是單位調用員工的基本參考依據。同時，檔案還記錄員工的工作經歷，利于單位更好地考核員工，選拔優(yōu)秀人才。事業(yè)單位通過檔案管理能夠全面、詳細地了解員工，并以此為參考依據，分配其擔任能力范圍之內的工作，發(fā)揮其專業(yè)特長，提高單位工作效率和質量。良好的檔案管理還能助力事業(yè)單位更好地考核員工，實現(xiàn)對員工客觀、公正的評價，提高員工的職業(yè)幸福感和滿足感，增強員工對單位的歸屬感。

2.有利于迎合檔案管理發(fā)展的新趨勢，為其提供支持

新形勢下，事業(yè)單位檔案管理迎來了新的發(fā)展趨勢，因此，事業(yè)單位深化檔案管理是必然之舉，也對其未來發(fā)展具有巨大影響。一方面，檔案管理逐步信息化，無論是檔案載體，還是利用需求等方面，都出現(xiàn)了信息化趨勢。在這種情況下，事業(yè)單位不斷加強檔案管理，既有助于滿足信息化時代事業(yè)單位檔案管理新發(fā)展趨勢的需求，也對促進檔案管理數(shù)字化、信息化，提升事業(yè)單位服務質量和工作效率有積極推動作用。另一方面，事業(yè)單位在發(fā)展時期也面臨巨大壓力和挑戰(zhàn)，加大檔案管理職能、完善其體制構建對檔案管理發(fā)展以及事業(yè)單位本身都有巨大益處。事業(yè)單位在合理利用、配置檔案管理資源，加大對檔案管理利用服務功能的同時，不斷深化檔案管理，能夠推動檔案管理知識化發(fā)展，對事業(yè)單位轉型發(fā)展并發(fā)揮其自身效益和價值有積極的推動作用。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

1.對檔案管理缺乏足夠重視，缺失頂層設計和規(guī)劃

對檔案管理重視不足是很多事業(yè)單位存在的共同問題，這也導致部分事業(yè)單位忽視了檔案管理工作的重要性和緊迫性，在檔案管理過程中無法給予頂層設計和規(guī)劃的支持和保證，影響事業(yè)單位檔案管理發(fā)展。雖然習近平總書記發(fā)表了關于做好新時代檔案工作的重要指示，但因為檔案管理在部分單位的應用頻率較低，導致一些領導干部依然無法產生足夠的重視，覺得檔案管理是“小工作”，未對其進行整體部署和規(guī)劃，致使其缺乏頂層設計和規(guī)劃，影響其體制建設。領導的不重視也會影響檔案管理人員的態(tài)度，最終導致整個單位的檔案管理無法跟上時代步伐，難以形成現(xiàn)代化、信息化建設，阻礙檔案管理的理念變革和方法創(chuàng)新。例如，某研究所領導對檔案管理工作不重視，未將其納入本單位領導議事日程，在重大會議上也極少針對檔案管理問題進行探討，在做許多重要決策部署之時也不會考慮檔案因素，甚至在人力、物力、財力分配方面忽視檔案管理部門。這些舉動都導致檔案管理部門難以發(fā)揮其實際應用價值，降低了員工對檔案管理的重視度，致使其相關工作在內部無法順利開展，影響檔案管理服務質量的提升。

2.檔案管理制度體系不規(guī)范，管理職責落實不到位

行之有效的管理制度體系能推進事業(yè)單位檔案管理工作有條不紊地進行，是事業(yè)單位高效率、高質量發(fā)展的重要保障和助力。但在當下的事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中，部分檔案管理部門采取傳統(tǒng)管理制度的情況依然存在，這種籠統(tǒng)、松懈、缺乏針對性的制度很容易導致單位檔案信息不全、錄入不精準等情況出現(xiàn)，既降低了檔案管理部門的工作效率，也無法為事業(yè)單位其他部門工作順利開展提供精準數(shù)據支持。同時，檔案管理未被列入分管領導崗位職責范圍，缺乏對檔案管理有效的考核和監(jiān)督機制也是當前部分事業(yè)單位檔案管理發(fā)展中的問題。例如，有的事業(yè)單位重視檔案管理，會對檔案管理部門領導、專職管理人員、兼職管理人員等所有涉獵其中的員工進行考核。而有的單位卻僅僅對兼職管理人員進行考核，或者是對某些特定人員進行考核。這種缺乏全面、有效的考核和監(jiān)督機制雖然也能起到一定的效果，卻無法完全發(fā)揮其作用，導致檔案管理職責落實不到位，體系制度構建不完善，影響檔案管理和事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案信息化建設規(guī)劃不足，信息化水平有待提升

隨著信息技術在檔案管理中的應用，電子化、數(shù)字化檔案管理已成為當今發(fā)展的必然趨勢。但也有部分事業(yè)單位思想相對落后，缺乏對檔案信息化建設必要性的重視，未將檔案信息化發(fā)展完全納入單位發(fā)展規(guī)劃中，無法在單位內部形成自上而下的發(fā)展形勢。同時，部分事業(yè)單位雖然實行了檔案管理信息化，但因需要投入大量人力、物力和財力，還需要聘請專業(yè)信息化檔案管理人員等緣故，導致信息化進程停滯不前，不愿主動接觸新技術，購置先進技術設備和軟件。因此，在系統(tǒng)升級和信息化維護方面，這部分事業(yè)單位檔案管理仍處于信息化初期階段，對檔案信息化利用也較少，在一定程度上降低了單位的“軟實力”，影響檔案管理效率和單位發(fā)展。例如，某公立小學對檔案管理認知主要停留在記錄在校師生信息，建立一個信息系統(tǒng)，方便錄入、查詢師生檔案信息即可。因此，該校對檔案管理的信息化建設追求并不高，僅維系在基礎信息化水平，導致其檔案管理功能有限，無法完全發(fā)揮檔案管理的價值。同時，因缺乏重視信息化建設，該校也未及時配置相應的殺毒軟件、應急電源、防火墻軟件設備，對現(xiàn)有電子檔案、數(shù)字檔案未及時備份，對后期檔案信息資源開發(fā)利用埋下隱患，導致該校檔案的后期發(fā)展受到很大影響。

4.檔案管理隊伍建設不合理，員工專業(yè)素養(yǎng)不足

新時代，以人為本的理念深入各個領域，也深深影響著各行各業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門也不例外。檔案管理人員作為檔案管理第一負責人，其業(yè)務能力、專業(yè)素養(yǎng)高低都對檔案管理發(fā)展有重要影響。特別是現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)強、內容復雜、涉及范圍廣，必須要有高素質、專業(yè)能力強的人員來完成。然而，部分事業(yè)單位檔案管理部門卻缺乏這樣的專業(yè)人才，無法與單位與日俱增的檔案業(yè)務管理工作相匹配，導致工作效率降低，服務質量下降，影響單位檔案質量的正常運行和群眾對事業(yè)單位的好感度。一方面，部分事業(yè)單位檔案管理部門人員身兼多職，事務太多，導致其無法專心于檔案管理工作，難以提升自身能力和專業(yè)素養(yǎng)；另一方面，面對事業(yè)單位門類眾多、數(shù)量龐大的檔案資料，僅靠寥寥數(shù)人是很難及時完成檔案管理工作并保證工作質量的，因此還需要其他部門人員兼職，在一定程度上拉低了檔案管理隊伍的水平，無法確保檔案管理服務的實效性。此外，部分事業(yè)單位在選拔檔案管理人員時缺乏統(tǒng)一標準，對此類員工的要求不高，導致檔案管理人員僅具備一兩項業(yè)務能力，無法完全掌握所有專業(yè)知識和能力，難以為單位檔案管理發(fā)展提供有效的人才支持。例如，某單位在招聘時僅要求檔案管理人員會熟練使用辦公軟件，對其是否了解檔案管理法律法規(guī)，是否具備先進的檔案管理理念等方面無具體要求。這種招聘本身就拉低了檔案管理部門的員工水平，影響檔案管理的發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理問題的解決對策

1.加強組織領導、落實職責，構建完善的檔案管理體系與機制

強有力的組織領導、明確的管理職責都是做好事業(yè)單位檔案管理的重要保證。事業(yè)單位要加強對檔案管理工作的組織領導，將其納入單位發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃當中，加強統(tǒng)籌規(guī)劃、頂層設計，以此來強化整個單位對檔案管理工作的重視度。單位還要積極規(guī)范并強化職能定位，構建分工明確、職責分明的工作管理機制，要做到“有人管并真管”的效果，確保每一項工作職責都能落實到個人，避免出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象。事業(yè)單位還要積極完善管理機制，嚴格規(guī)定工作流程，確保管理人員在工作中有據可依、有章可循。同時，事業(yè)單位要引入有效考核機制，不斷強化員工的法律意識，提高其責任感，使其從思想上加強對檔案管理工作的重視，并促使其主動履行管理責任，確保檔案管理實效性。例如，某電網研究院針對內部員工歸檔不及時、檔案資料質量不高、重視度不夠等問題進行了創(chuàng)新改革。首先，該研究院結合本單位自身管理特點，編制了檔案管理總體規(guī)劃，明確了檔案管理目標、質量標準和分階段歸檔要求。其次，該研究院還統(tǒng)一了電網工程簽證表格及其填寫方法，并在在建工程中使用，提高員工對檔案管理的重視度。通過一系列創(chuàng)新舉措，該研究院工程項目檔案歸檔及時性、精準性大大提高，檔案管理質量也遠超從前，做到了規(guī)范性、統(tǒng)一性，得到了專家的好評。

2.加快單位檔案信息化建設，為檔案管理優(yōu)化提供技術支持

隨著大數(shù)據、云計算等信息技術在檔案管理中的應用，事業(yè)單位要積極借助信息技術來加強檔案信息化管理，構建信息化體系，推進數(shù)字化檔案室建設與發(fā)展，為本單位工作順利進行提供支持和助力。事業(yè)單位還要與時代接軌，以智能化、數(shù)字化、信息化體系來完成檔案管理轉型，解決以往檔案管理中的問題和不足，為檔案管理發(fā)展提供技術支持。首先，事業(yè)單位要加大基礎設施建設，構建一套靈活性、結構化計算機布線系統(tǒng)，積極配置相應的基礎設施，確保檔案管理工作順利進行。其次，事業(yè)單位要根據本單位檔案管理特點逐漸實現(xiàn)增量電子化、存量數(shù)字化、管理信息化，并以信息化為核心發(fā)展現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，提高檔案資源整合利用，推進事業(yè)單位高效發(fā)展。例如，農發(fā)行某支行在檔案管理過程中利用信息技術建立專業(yè)化檔案系統(tǒng)，圍繞檔案信息生成、存儲、傳輸、應用等環(huán)節(jié)打造智能化管理平臺，為本行業(yè)務發(fā)展提供檔案信息支持。同時，該行還不斷加強理論學習，推進數(shù)字化檔案管理進程，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化、智能化、集約化發(fā)展，為全行業(yè)務高質量發(fā)展打下良好基礎。

3.完善管理人才的培養(yǎng)機制，打造穩(wěn)定性強的專業(yè)化管理團隊

穩(wěn)定的專兼職檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作順利開展的重要保障。對此，事業(yè)單位要積極完善檔案管理人才培養(yǎng)機制，打造穩(wěn)定性強、專業(yè)化、高素質團隊，優(yōu)化隊伍結構，提升檔案管理隊伍質量和能力。首先，事業(yè)單位可以在內部建立完善的業(yè)務培訓體系和人才培養(yǎng)機制，通過線上線下培訓和學習來強化隊伍建設，提高檔案管理隊伍的能力，使其善于研究、管理熟練、精于操作，提高其工作能力和效率。單位還要積極開展多種形式的業(yè)務交流、學術研討活動，支持和鼓勵員工參與繼續(xù)教育和專業(yè)培訓，為其逐漸提升業(yè)務水平和專業(yè)化能力提供支持。其次，事業(yè)單位還要開展多層次檔案專業(yè)知識、技能培訓活動，以員工實際情況為立足點，以新時代檔案管理發(fā)展趨勢為導向，以信息化為抓手，系統(tǒng)整合檔案管理業(yè)務培訓資源，編寫實用性強的學習、實踐資料，為員工自我提升和發(fā)展提供良好支持。再次，事業(yè)單位還要重視從外部引進優(yōu)秀人才，利用與高校合作機會定向培養(yǎng)高素質檔案管理人才，為檔案管理部門發(fā)展儲備優(yōu)秀人才，確保后續(xù)發(fā)展有足夠的人才支持。同時，單位還要提高人才招聘和選拔門檻，從根本上提升檔案管理人員水平。最后，事業(yè)單位要制定各種鼓勵政策，激勵員工自主參與到業(yè)務培訓和能力提升中，激發(fā)員工學習自主性，提高檔案管理部門學習氛圍。多措并舉能有效促進檔案管理人員的業(yè)務水平和專業(yè)素養(yǎng)提升，優(yōu)化管理隊伍結構，提高檔案管理工作質效，推動事業(yè)單位業(yè)務工作穩(wěn)健、高質量發(fā)展。

四、結語

總之，檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的穩(wěn)定性和可持續(xù)性有至關重要的影響。事業(yè)單位要深入分析檔案管理發(fā)展中的問題，對癥解決，為自身檔案管理進程的加快以及質量的提升提供保障。同時，事業(yè)單位還要立足本單位發(fā)展實情，以未來發(fā)展趨勢為導向，以習近平總書記關于做好新時代檔案工作重要指示精神為引導，從多方面守正創(chuàng)新，真抓實干，全面推進檔案管理的體系建設，為實現(xiàn)檔案強國政策貢獻一臂之力。

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（作者單位：內蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會保障局人事人才服務中心）

作者簡介：孟凡強（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。