關鍵詞：大數據技術；檔案管理；應用路徑

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

目前，我國的檔案管理大部分采取紙質檔案管理模式，而隨著大數據時代的來臨，這種傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足現階段的實際需求。在檔案管理中應用大數據技術具有重要意義，因此，有必要分析應用過程中存在的問題，并予以解決，從而確保大數據技術在檔案管理工作中充分發(fā)揮出應有的價值和作用。

1大數據技術的內涵

在互聯(lián)網技術高速發(fā)展的趨勢下，網絡用戶不斷增加，因此網絡中存在海量的數據。充分挖掘及整理這部分數據，從而獲取有效信息，對檔案管理工作具有重要意義。大數據指的是網絡中所有用戶的行動痕跡及留存的相關資料，包含用戶的各種信息及需求等。所謂大數據技術，實際上就是對所有的數據信息進行整理及篩選，從而獲取相關數據信息的先進技術。而在檔案管理中充分應用大數據技術，有效整理及分析這些數據，就可以使這些數據成為更有價值的信息資源。

2大數據技術在檔案管理中的積極作用

將大數據技術有效應用到檔案管理工作中，能夠提升檔案管理工作的質量及效率，尤其是能夠實現檔案利用率最大化。

2.1提升檔案管理質量

（1）在檔案管理中應用大數據技術，能夠有效提升檔案收集效率，而檔案收集效率又對檔案管理質量產生影響，可以進一步提升檔案管理質量。對于檔案管理部門而言，其在對檔案資源進行收集時，應充分應用大數據技術，一方面能夠有效收集充足的結構化檔案信息，另一方面能夠收集各種非結構化檔案信息，進而擴大了檔案信息的收集范圍。

（2）在檔案管理中應用大數據技術，能夠有效提升檔案儲存效率，而檔案儲存效率越高，則檔案管理也就更加安全。檔案管理部門在存儲檔案時，將大數據技術應用其中，以實現云儲存，轉變了以往檔案儲存方式，在檔案管理平臺中實現了多媒體視頻、音頻以及圖片、文檔的儲存。

（3）在檔案管理中應用大數據技術，能夠有效提升檔案分類效率。只有對檔案進行有效的分類管理，才能夠確保檔案應用效率。在檔案管理工作中應用大數據技術，能夠深入挖掘檔案信息，同時對這些信息進行分類，有利于對檔案信息進行分類管理、檢索、應用以及存儲，以構建深度融合、全面豐富的檔案信息資源數據庫。

2.2提升檔案服務效率

只有所有的檔案信息得到充分的利用，其價值才能夠得到相應的體現。對于檔案管理部門而言，其檔案管理的目的是不斷提升檔案服務的效率。首先，通過充分應用大數據技術，檔案管理部門在進行分類檢索、管理、儲存以及全面收集檔案信息的過程中，提升了檔案服務的能力，能夠快速地滿足用戶對檔案服務的需求。其次，在檔案管理工作中應用大數據技術，能夠使檔案管理部門在提供檔案服務的過程中，對用戶信息進行深入挖掘，充分利用大數據技術來分析及挖掘相關數據，整合零散的檔案信息，對用戶的行為進行準確的分析及預測，使用戶實際需求和檔案信息完全契合，從而實現檔案服務智慧化。

3檔案管理中應用大數據技術存在的問題

目前，盡管通過應用大數據技術使我國的檔案管理工作更加方便和高效，然而在實際應用的過程中還存在諸多問題。

3.1部分人員對大數據技術缺乏重視

現階段，我國一些地區(qū)的檔案管理人員對于檔案管理的核心內容以及基本職能缺乏充分的認識，尤其是對于檔案管理中應用大數據技術缺乏重視，通常將檔案管理看作是一個流于表面的簡單工作。例如，部分檔案管理人員在進行日常工作總結和制定部門發(fā)展規(guī)劃中，幾乎沒有與大數據技術在檔案管理中應用相關的內容。同時，許多檔案管理人員使用的計算機設備和軟件相對滯后。正是由于部分檔案管理人員缺乏重視，導致大數據技術在檔案管理工作中應用效率較低。

3.2部分檔案管理人員的大數據素養(yǎng)較低

盡管部分檔案管理人員擁有較高的管理水平及豐富的管理經驗，然而，由于根深蒂固的傳統(tǒng)管理思維難以及時轉變，導致其缺乏一定的創(chuàng)新發(fā)展意識，往往都是秉持“盡量少做事”的態(tài)度，在思想上對信息化建設具有一定的排斥心理，甚至為了不參與信息化建設的培訓及教育活動而編造各種借口，導致自身無法熟練地應用信息化設備，阻礙了單位及企業(yè)的信息化建設進程。與此同時，部分檔案管理人員的管理理念未與時俱進，還停留在傳統(tǒng)管理理念中，對于檔案管理中應用大數據技術缺乏正確的認知，只是將其作為對檔案資料進行保存的一種簡單技術，而未充分認識到大數據技術在挖掘檔案價值中的重要意義。

3.3檔案信息管理標準不統(tǒng)一

在我國，各個地區(qū)的檔案信息化管理標準各不相同，即使是某一個地區(qū)中的各個部門也有所區(qū)別，實際上并未貫徹落實信息化管理機制，導致檔案管理工作缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標準，缺乏明確的工作方向及目標，最終造成檔案資源共享及信息化建設成效不理想。

3.4檔案信息安全性不足

在檔案管理中充分應用大數據技術，雖然能夠有效提升檔案管理工作的效率，精簡原本繁雜的工作流程，但是，這也使檔案管理系統(tǒng)受到攻擊的概率大大增加，如受到黑客的攻擊或者人為操作失誤等，這些都會導致系統(tǒng)癱瘓，從而丟失重要的信息，嚴重時可能會導致部分重要文件徹底丟失，無法進行修復及找回。因此，需要進一步提升檔案信息的安全性，以促進大數據技術在檔案管理中的充分應用，有效提升檔案管理工作的效率及質量。

4大數據技術在檔案管理中的應用策略

4.1盡快轉變思想

若要實現大數據技術在檔案管理中的充分應用，就必須單位及企業(yè)負責人具有高度的認知。作為單位或企業(yè)的負責人，應該積極查閱及學習有關檔案管理的資料及文件，積極主動地參與相關活動，以吸收和學習其他地區(qū)同職能部門有關檔案管理工作的實踐經驗和技術，對檔案管理工作的核心內容及職能進行充分了解，把檔案管理工作作為單位或企業(yè)的重要工作來開展，在思想上加強對檔案管理工作的重視。同時，還要在部門中塑造良好的檔案管理工作氛圍。要在定期開展的工作總結大會中重點指出檔案管理工作的重要意義，根據檔案管理工作對各個部門的具體影響進行深入分析，并按照年度目標對檔案管理工作的月度及季度目標進行明確，提升與檔案管理工作相關的計算機等設施的配置，采用性能最佳及當前最先進的檔案管理系統(tǒng)，以提升管理人員對檔案管理工作的重視程度，自上而下共同努力做好檔案管理信息化建設工作。

4.2提升管理人員的大數據素養(yǎng)

若要充分發(fā)揮大數據技術在檔案管理中的積極作用，就必須確保檔案管理人員具有一定的大數據素養(yǎng)。單位要加強對檔案管理人員的相關培訓，通過針對性的培訓方式及內容來切實提升檔案管理人員的大數據素養(yǎng)及專業(yè)水平。

應當采取每周一次定期培訓的方式，構建持續(xù)性及常態(tài)化的培訓模式，從而培養(yǎng)檔案管理人員積極主動學習的良好習慣。傳統(tǒng)的培訓內容大多都是將崗位技能及專業(yè)理論知識作為重點，并未進行充分的融合及創(chuàng)新。通過大量實踐表明，必須在培訓內容中充分融入大數據技術及創(chuàng)新教育理念，將理論和實踐進行有效結合，使培訓內容更加全面和實用。

應當以PPT的形式來展現培訓內容，通過多媒體設備播放相關內容，還要通過工作交流活動以及主題研討會等，使培訓形式更加的多元化及具有靈活性，以防止由于培訓形式一成不變導致檔案管理人員對培訓活動缺乏參與興趣。此外，要通過開展主題講座的方式，提升檔案管理人員對檔案管理信息化建設在個人及部門發(fā)展中重要作用的認識，使檔案管理人員能夠積極地結合自身發(fā)展和管理目標，促進檔案管理人員對檔案管理工作積極創(chuàng)新，不斷提升他們的專業(yè)素養(yǎng)及大數據技術應用能力。

4.3完善檔案信息化管理制度

首先，單位或企業(yè)要積極主動地學習與借鑒當前先進的管理機制，探究以往管理機制存在的不足，明確大數據技術應用于檔案管理中的重點及難點，從而對當前采用的檔案管理機制進行相應的調整及優(yōu)化。比如，針對檔案管理監(jiān)管機制，要制定明確的制度，以此對其信息化建設目標以及具體的工作流程進行明確，檔案管理人員必須嚴格遵守相關規(guī)范來開展相應的工作，并采取相應的獎懲制度，對遵守規(guī)范行為的給予適當的獎勵，反之則給予適當的處罰，以確保大數據技術在檔案管理工作中的有效應用。

4.4完善安全防范措施

對于檔案管理人員而言，必須正確認識大數據技術在檔案管理中的重要作用，在科學合理地應用大數據技術的過程中，要定期檢查及評估檔案管理系統(tǒng)，從而有效找出系統(tǒng)漏洞，并及時進行修復。同時，要對殺毒軟件進行定期維護及更新，必須嚴格按照相關規(guī)范進行操作，安排專門人員對系統(tǒng)進行維護，通過這些方式提升系統(tǒng)性能，防止出現信息丟失及被盜的現象。建立完善的檔案資源管理平臺，使各個部門能夠將信息上傳到平臺中，由系統(tǒng)對這些信息進行儲存和整理，而檔案管理人員則可以通過分析及應用這些信息，使信息資源更加全面和有效。

5結束語

將大數據技術應用于檔案管理工作中勢在必行。要充分認識到傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，高度重視大數據技術對檔案管理的積極作用，要采取完善的檔案管理機制以及針對性的培訓方式，從而不斷提升大數據技術在檔案管理中的應用水平，進而促進檔案管理模式創(chuàng)新，提升檔案管理工作的水平及服務效率。

作者簡介：

劉慧（1987—），本科，館員，研究方向：檔案管理。