摘 要：信息化建設(shè)是高校財務(wù)進(jìn)一步強化管理、提高服務(wù)質(zhì)量、提升工作效率的有效手段。文章關(guān)注高校財務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分財務(wù)報銷系統(tǒng)，基于報銷人需求的視角，對目前高校財務(wù)報銷系統(tǒng)存在的主要問題進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了系統(tǒng)功能優(yōu)化原則，在此基礎(chǔ)上，以S高校為例探索報銷系統(tǒng)具體優(yōu)化方案，并對如何落實相關(guān)工作展開探討。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù) 報銷系統(tǒng) 優(yōu)化原則 方案

中圖分類號：F230" 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）12-063-04

一、背景

隨著我國教育事業(yè)發(fā)展，高校辦學(xué)資源越來越充沛，經(jīng)費體量迅速增長的同時財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量也大幅增加。信息化時代背景下，數(shù)字生態(tài)建設(shè)、智能財務(wù)等理念的實踐探索逐步深化，財務(wù)管理系統(tǒng)在高校財務(wù)管理工作中的支撐性作用愈發(fā)突出。其中，財務(wù)報銷系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了財務(wù)報銷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高了財務(wù)部門工作效率和服務(wù)水平。財務(wù)人員不斷優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)計，但大部分功能更多是從財務(wù)管理角度提出的，體現(xiàn)的是財務(wù)部門的管理職能，導(dǎo)致報銷人關(guān)注的部分問題未被重視，如填單耗時長、填報邏輯不合理、系統(tǒng)功能個性化程度低、業(yè)務(wù)指引可讀性差、處理流程不透明等，長久以往成為高校財務(wù)工作推進(jìn)中的頑疾，“系統(tǒng)難填”仍然是很多報銷人對財務(wù)報銷系統(tǒng)的評價。部分報銷人對財務(wù)系統(tǒng)滿意度偏低，直接導(dǎo)致誤填、亂填甚至拒填等現(xiàn)象時有發(fā)生，影響財務(wù)工作順利開展。因此，高校財務(wù)部門必須充分重視報銷人對系統(tǒng)建設(shè)的想法，實行以調(diào)研數(shù)據(jù)為指導(dǎo)依據(jù)的科學(xué)服務(wù)方法，通過客觀、全面分析，提取具有實用性、代表性、建設(shè)性的功能需求，結(jié)合財務(wù)管理要求及信息技術(shù)可行性，實施到系統(tǒng)建設(shè)中。

本文關(guān)注報銷人對財務(wù)報銷系統(tǒng)的功能需求問題，首先通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析報銷人關(guān)注的是哪些方面，再主要從報銷人體驗角度出發(fā)討論高校財務(wù)報銷系統(tǒng)功能的優(yōu)化原則，也即怎樣的系統(tǒng)對報銷人才是“好用”的，進(jìn)而以S高校為例，結(jié)合實務(wù)探索系統(tǒng)具體優(yōu)化設(shè)計方案，對強化高校財務(wù)管理與服務(wù)職能、提高師生員工的報銷積極性和滿意度、進(jìn)一步推進(jìn)智能財務(wù)建設(shè)具有一定的實用意義。

二、高校財務(wù)報銷系統(tǒng)簡介與主要問題分析

（一）財務(wù)報銷系統(tǒng)及業(yè)務(wù)流程

財務(wù)報銷系統(tǒng)一般由網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、薪酬門戶、集中結(jié)算平臺等組成。報銷人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)、薪酬門戶填報已發(fā)生的費用信息，系統(tǒng)生成報銷申請單（以下簡稱報銷單），報銷人將經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審簽的報銷單連同附件材料提交至財務(wù)部門，財務(wù)人員對符合財務(wù)制度的報銷單直接完成處理，若在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題則暫停處理且聯(lián)系報銷人，由報銷人負(fù)責(zé)解釋或提交補充材料。近年來，基于批量集中處理的優(yōu)勢與財務(wù)管控進(jìn)一步向業(yè)務(wù)端延伸的需要，集中結(jié)算系統(tǒng)在高校迅速推廣，其與差旅、材料采購、辦公用品采購等平臺對接，報銷人只需在銷售平臺上采購商品或服務(wù)，并填寫經(jīng)費信息、采購說明等，由供應(yīng)商直接向財務(wù)部門提交發(fā)票及結(jié)算清單等附件材料，實現(xiàn)批量結(jié)算。由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)涉及業(yè)務(wù)事項最全面、填報內(nèi)容與流程也更為復(fù)雜，報銷人作為其直接用戶且使用頻率高，具有較強代表性，因此，本文主要討論網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。

（二）報銷人對系統(tǒng)的功能需求

報銷人員對財務(wù)報銷系統(tǒng)的功能需求主要集中在三個方面：一是報銷單填報提交功能。主要是被授權(quán)的經(jīng)辦人錄入報銷事由、內(nèi)容、金額、收款方等業(yè)務(wù)信息，選擇開支項目，提交電子申請；項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行支出審批；系統(tǒng)生成費用報銷單同時凍結(jié)對應(yīng)項目經(jīng)費，并提供后續(xù)的修改、刪除、狀態(tài)查詢等功能。二是財務(wù)制度學(xué)習(xí)功能。財務(wù)報銷系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)模塊的填報說明、附件要求、規(guī)則提示等，可供報銷人按需查詢，為業(yè)務(wù)開展前準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)發(fā)生時收集材料與信息、業(yè)務(wù)發(fā)生后申請報銷等工作提供指引。三是費用支出管理功能。包括項目支出情況統(tǒng)計分析、報銷單分項數(shù)據(jù)篩選、會計憑證查詢等。

（三）報銷人關(guān)注的系統(tǒng)主要問題

高校財務(wù)工作的落腳點應(yīng)該是為全校師生提供優(yōu)質(zhì)安全的財務(wù)服務(wù)，因此，需要以科學(xué)調(diào)研作為開展工作的基礎(chǔ)。2022年，S高校進(jìn)行了一次面向全校師生的財務(wù)管理相關(guān)調(diào)研，共征集到網(wǎng)報系統(tǒng)優(yōu)化意見234條，其中45.3%涉及系統(tǒng)報銷指引的待優(yōu)化問題，包括提示不清晰、更新不及時，指引前后不一致、針對性不強等；34.2%的調(diào)查對象認(rèn)為填報流程繁瑣或邏輯不合理，如填寫界面復(fù)雜、附件要求多、同一內(nèi)容重復(fù)填寫、無紙化程度低等；18.4%的意見是關(guān)于功能設(shè)置方面，包括數(shù)據(jù)導(dǎo)入、發(fā)票查驗等基本功能缺失，報銷單管理功能簡陋，缺少線上溝通渠道等；其他問題比較突出的有系統(tǒng)運行不順暢、報銷單打印版面設(shè)計不美觀、部分信息存在延時等。

三、高校財務(wù)報銷系統(tǒng)功能優(yōu)化原則

在傳統(tǒng)的網(wǎng)上報銷流程中，報銷人進(jìn)行系統(tǒng)填報是正式進(jìn)入財務(wù)報銷環(huán)節(jié)的第一步。報銷人填單的過程，也是整理費用支出內(nèi)容、明確報銷標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)要求準(zhǔn)備報銷材料的過程，若系統(tǒng)功能太復(fù)雜，會讓用戶覺得瑣碎耗時，反之又容易造成信息缺漏，一旦財務(wù)人員在審核中發(fā)現(xiàn)問題，報銷單就進(jìn)入“暫停處理—溝通—補充材料或退單重填—再次審核”的流程，雙方因此而耗費的額外時間和精力成本不容忽視。在確定財務(wù)報銷系統(tǒng)的優(yōu)化方向時，報銷人的系統(tǒng)使用體驗提供了有價值的參考。以下主要從報銷人需求的角度，兼顧考慮財務(wù)部門、業(yè)務(wù)相關(guān)職能部門等系統(tǒng)信息使用者的需要，提出系統(tǒng)功能優(yōu)化原則及關(guān)鍵要素。

合規(guī)性原則主要強調(diào)報銷系統(tǒng)的控制邏輯、嵌入規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和提示等應(yīng)符合相關(guān)財務(wù)制度規(guī)定。安全性原則主要強調(diào)報銷系統(tǒng)應(yīng)保障數(shù)據(jù)信息與項目資金安全。服務(wù)性原則主要強調(diào)系統(tǒng)應(yīng)體現(xiàn)較強的服務(wù)效能。擴展性原則主要強調(diào)報銷系統(tǒng)除基本功能外可以為用戶提供適當(dāng)?shù)母郊庸δ?。部分要素的歸類可能存在交叉，比如“流程呈現(xiàn)”主要是滿足安全性需求，同時也達(dá)到了服務(wù)性效果。

四、財務(wù)報銷系統(tǒng)優(yōu)化方案——以S高校為例

以系統(tǒng)優(yōu)化原則為指導(dǎo)，致力于解決報銷人關(guān)注的系統(tǒng)主要問題，以S高校的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為例，就幾個主要方面提出系統(tǒng)具體功能的優(yōu)化方案。

（一）報銷單填報

1.系統(tǒng)填報模板。傳統(tǒng)模式下，財務(wù)報銷由報銷人自行按業(yè)務(wù)類型選擇填報模板，這就要求報銷人熟悉業(yè)務(wù)分類，增加了系統(tǒng)填報的復(fù)雜度和難度。小型智能報銷模塊化改變了不同業(yè)務(wù)對應(yīng)不同報銷模板的模式，解決了報銷人篩選業(yè)務(wù)模板的困難，同時多類業(yè)務(wù)可一次填報，具有較大便捷性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接則有利于實現(xiàn)信息一次錄入多次利用，同時提高數(shù)據(jù)真實性、準(zhǔn)確性。

2.報銷指引。財務(wù)報銷指引往往過于追求內(nèi)容面面俱到，針對性不強，忽略了不同用戶的不同需求。關(guān)鍵字目錄的引入能使得報銷指引更有條理、便于索引。智能標(biāo)記、個性化定制通過對不同報銷人突出顯示不同內(nèi)容，實現(xiàn)差異化提示，使得報銷指引更有針對性，減少同類報銷問題重復(fù)發(fā)生。多個優(yōu)化方案可組合使用。但根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行人員分類判斷的過程，可能會影響系統(tǒng)運行速度，削弱高效性，需要考慮如何平衡兼顧。

3.業(yè)務(wù)填報界面。內(nèi)容簡明、流程清晰的填報界面對報銷人更為友好，盡量使用上傳、對接獲取等方式替代人工填報，有利于保障系統(tǒng)信息的真實、準(zhǔn)確。

4.內(nèi)嵌標(biāo)準(zhǔn)。強化前端規(guī)則控制，能有效減少后期補充材料、溝通說明等工作，大大提高報銷業(yè)務(wù)辦理效率，同時有利于核算口徑的規(guī)范、統(tǒng)一。但要注意控制邏輯需清晰合理，避免因操作設(shè)置過于復(fù)雜而影響報銷人的系統(tǒng)填報體驗。

（二）報銷單審批

現(xiàn)行支出審批方式主要為紙質(zhì)審批，要求審批人親筆簽名或蓋簽字章。全線上審批方式能大量節(jié)省報銷人、審批人的時間、精力，打破時間和空間限制，且信息記錄完備清晰。高校要同時布局全校性電子簽名系統(tǒng)，確保審批有效性、安全性。

（三）投遞、溝通與報銷記錄管理

報銷附件和支出審批電子化是實現(xiàn)報銷單據(jù)從線下紙質(zhì)投遞轉(zhuǎn)為線上投遞的基礎(chǔ)。解決系統(tǒng)短信單向溝通問題、進(jìn)一步拓寬溝通渠道，改變報銷按時間順序流水式記錄方式、提供個性化標(biāo)記查詢功能，是財務(wù)部門改進(jìn)服務(wù)方式方法的良好體現(xiàn)。

（四）其他功能

現(xiàn)行模式下，主要由審核人員在審核過程中收集登記財務(wù)預(yù)警線索，并對系統(tǒng)導(dǎo)出的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)人工進(jìn)行整理、統(tǒng)計、分析。延伸性功能的開發(fā)為財務(wù)部門及其他職能部門工作提供有力的信息支撐，有助于提高項目執(zhí)行的合規(guī)性，其中部分功能可向報銷人開放使用，如報銷風(fēng)險提示、項目數(shù)據(jù)分析等。

五、以報銷人需求為導(dǎo)向的系統(tǒng)優(yōu)化工作的對策

（一）以科學(xué)調(diào)研為抓手強化系統(tǒng)適用性

財務(wù)工作必須理論聯(lián)系實際，調(diào)研數(shù)據(jù)是開展科學(xué)服務(wù)的指導(dǎo)依據(jù)。一方面，校內(nèi)調(diào)研結(jié)果為系統(tǒng)建設(shè)工作提供了有效參考，財務(wù)部門可通過發(fā)放調(diào)查問卷、部門院系走訪、咨詢會等多種方式，了解報銷人需求。只有確切知道報銷人在系統(tǒng)使用過程中的堵點、痛點、難點，才能有針對性地提出報銷系統(tǒng)優(yōu)化方案，同時能對報銷易錯點起到“靶向治療”的作用。另一方面，許多高校在報銷系統(tǒng)建設(shè)、財務(wù)信息化和智能化方面的經(jīng)驗具有借鑒價值，通過校外調(diào)研進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，是強弱項、補短板的有效途徑。

（二）積極探索前沿信息技術(shù)在財務(wù)服務(wù)領(lǐng)域的運用

信息技術(shù)的進(jìn)步對社會管理模式的影響是巨大的，新型技術(shù)的應(yīng)用可能徹底顛覆人們的認(rèn)識。比如，大數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以運用在信息分析和決策支持方面，通過分析用戶類別、操作習(xí)慣、報銷質(zhì)量等，提供分類推送信息、簡易填報渠道等精準(zhǔn)化個性化服務(wù)；區(qū)塊鏈技術(shù)可以在財務(wù)共享、業(yè)財融合方面發(fā)揮優(yōu)勢，保證鏈條信息的完整、真實、準(zhǔn)確。

2017年國內(nèi)高校首個財務(wù)智能服務(wù)機器人亮相，不少高校逐漸重視智能財務(wù)實踐探索。目前，人工智能技術(shù)發(fā)展已取得一定的成果，比如，OpenAI研發(fā)的聊天機器人程序ChatGPT能對多個領(lǐng)域的大量專業(yè)問題提供解決方案，可見人工智能應(yīng)用于高校財務(wù)管理前景可期。

（三）多渠道、多方式加強報銷制度、系統(tǒng)功能的宣傳

財務(wù)部門可用生動、多樣化的形式，如漫畫、打油詩、視頻、小冊子等，將常見問題解答、財務(wù)管理權(quán)責(zé)及審批程序、財務(wù)系統(tǒng)操作指南等簡明易懂地提供給報銷人，通過校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺、微信公眾號、講座培訓(xùn)等進(jìn)行宣傳。同時，為使得推送的信息更具針對性、不讓財務(wù)的制度宣講成為“獨角戲”，需要關(guān)注報銷信息智能識別功能的開發(fā)、智能問答程序的完善與推廣，減少師生對于學(xué)習(xí)財經(jīng)制度、了解報銷知識的心理壓力，讓師生以積極配合的心態(tài)參與到財務(wù)報銷中，使校園形成良好的財務(wù)管理氛圍。

（四）轉(zhuǎn)變對財務(wù)報銷系統(tǒng)建設(shè)的思想認(rèn)識

信息系統(tǒng)建設(shè)是一個長期的過程，需要保證時間、人力、財物等資源的投入，管理層的重視與支持是做好工作的基礎(chǔ)。財務(wù)部門需要不斷改善管理和服務(wù)方式，轉(zhuǎn)換工作思路，充分聆聽報銷人的聲音，不斷發(fā)現(xiàn)影響業(yè)務(wù)的問題，同時結(jié)合財務(wù)管理要求、風(fēng)險管控規(guī)范、財務(wù)工作經(jīng)驗等，將報銷人需求轉(zhuǎn)化為兼具實用性與可行性的系統(tǒng)功能設(shè)計方案。信息技術(shù)部門要充分配合進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化，積極推動財務(wù)系統(tǒng)與校內(nèi)外相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對接，在資源有限的條件下平衡系統(tǒng)效率與功能，從專業(yè)的角度對需求進(jìn)行篩選、取舍。

六、結(jié)語

在報銷系統(tǒng)設(shè)計中充分考慮報銷人需求，更能建立一個兼顧易用性與有用性、用戶接受程度較高的系統(tǒng)。信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)和人工智能等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校財務(wù)管理由信息化向數(shù)字化、智能化推進(jìn)提供了有力支撐。財務(wù)部門應(yīng)充分了解師生的報銷需求，積極運用信息技術(shù)手段促進(jìn)財務(wù)管理升級，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，助力高校發(fā)展平穩(wěn)致遠(yuǎn)。

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（作者單位：中山大學(xué) 廣東廣州 510275）

[作者簡介：盧俏媚，中山大學(xué)財務(wù)處科室主管，會計師，中國注冊會計師協(xié)會非執(zhí)業(yè)會員，研究方向為高校財務(wù)管理。]

（責(zé)編：賈偉）