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        E企業(yè)費用管理體系研究

        2023-04-11 01:44:15鄭雨晨
        時代商家 2023年7期
        關鍵詞:集團企業(yè)會計信息化

        鄭雨晨

        摘要:對于企業(yè)的財務管理而言,費用管理是不可或缺的一部分。在國家提倡節(jié)約,遏制浪費的大背景下,企業(yè)的內(nèi)源節(jié)支是實現(xiàn)效益提升的管理手段之一。目前,對于集團型企業(yè)而言,集團總部的管理層關注的是如何進行降本增效,合規(guī)經(jīng)營。因此,提高費用管理的能力,發(fā)揮保駕護航的作用,利用企業(yè)財務管理工具,為長短期決策提供有利的支持。在信息化的時代,大多數(shù)企業(yè)可以利用科技化、智能化等技術,對大數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析,給企業(yè)帶來便捷的同時,也對企業(yè)管理提出了更高的要求。從目前企業(yè)運營過程來看,費用管理依舊存在不少問題,比如,費用預算與企業(yè)戰(zhàn)略脫節(jié)、費用合規(guī)意識淡薄、費用控制執(zhí)行不精準、信息系統(tǒng)不完善等。針對涉及的問題,文章從企業(yè)的費用預算應當結合企業(yè)的戰(zhàn)略目標、不斷加強員工費用支出合規(guī)意識、建立完善的費用考核機制,以及加強財務信息系統(tǒng)建設等方面進行了研究探索。通過理論指導實踐,同時在實踐中不斷改進并加以完善,促進企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。推動企業(yè)在中國市場上,乃至國際市場上具有更大的競爭力和更多的話語權。

        關鍵詞:集團企業(yè);會計信息化;費用管理

        一、E企業(yè)費用管理的概況

        (一)目標設定

        企業(yè)在費用管理過程中,首先為實現(xiàn)企業(yè)的短期戰(zhàn)略目標而努力。在開展費用管理工作時,實現(xiàn)費用動態(tài)管理,以月度、季度為周期,科學設定費用管理目標,將動態(tài)費用管理工作落實到位,合理控制費用支出,從而提升整體財務管理水平。

        早期E企業(yè)費用管理主要是在目標制定的過程中,對于外部數(shù)據(jù)的獲取相對困難。通過集團財務云平臺,利用連接外部的公共云以及內(nèi)部的私有云,就可以獲取外部的行業(yè)數(shù)據(jù),同時也能夠獲取內(nèi)部生產(chǎn)、財務、銷售等相關數(shù)據(jù)。然后針對內(nèi)外部數(shù)據(jù)進行SWOT分析,就可以聚焦費用預算的總體目標。SWOT分析工具在進行戰(zhàn)略分析中,可以從內(nèi)、外部兩個角度進行處理,一是分析其外部環(huán)境,通過波特五力模型,從其相對應的五個維度來對企業(yè)的機會與威脅加以分析。二是按照企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息,從而分析自身的優(yōu)勢與劣勢,以此來明確企業(yè)的實施戰(zhàn)略,并且將戰(zhàn)略作為基本導向,這樣才能夠表現(xiàn)出企業(yè)的根本戰(zhàn)略目標。

        企業(yè)需要提高費用管理的認知水平,與戰(zhàn)略成本管理的要求相結合,運用戰(zhàn)略思維,將成本費用與同行業(yè)市場環(huán)境進行對標,促進企業(yè)合理配置資源;同時將省下的資金投放在企業(yè)抗風險的資產(chǎn)上,從而提升企業(yè)競爭力。

        (二)管理方法

        1.制度管理

        在國家法律法規(guī)的大框架下,企業(yè)管理的各個方面都需要有規(guī)則、有依據(jù),可謂無規(guī)則不成方圓。在企業(yè)的費用管理中,制度規(guī)范了費用標準、審批流程、費用使用人員范圍等相關內(nèi)容。

        2.計劃管理

        各成本中心為一個預算單位,按照年度工作計劃,制定預算單位的年度費用預算,經(jīng)過“二上二下”的溝通方式進行費用使用額度協(xié)調(diào)分配。

        3.定額管理

        根據(jù)費用管理規(guī)定,每項費用均有標準,對部分費用根據(jù)其特點采用定額管理的方式給予資源支持,超過定額的經(jīng)濟業(yè)務要分析超標準的原因,判斷其合理性后再作處理。

        4.精細化管理

        在信息化時代的洪流中,對于企業(yè)的變動費用,可以通過精細化管理,把費用項目的顆粒度把握的更加精細準確,力爭節(jié)省下每一分不該花的資金。

        (三)管理內(nèi)容

        E企業(yè)對費用支出主要從預算管理、合規(guī)管理和費用考核評價進行全面管理。

        1.預算管理

        根據(jù)上年實際發(fā)生的費用金額和本年工作計劃,對年度費用支出做出總體預算安排,再分解到各成本中心。

        2.合規(guī)管理

        什么錢該花,什么錢不該花?在企業(yè)執(zhí)行過程中,業(yè)務部門要有合規(guī)支出意識,財務部門要對業(yè)務支出進行合規(guī)審核,對于不符合規(guī)定的,有權予以拒絕。

        3.考核評價

        企業(yè)應當階段性對各成本中心進行預算執(zhí)行分析,同時,與考核績效評價掛鉤,做到獎懲并舉,起到引導示范作用。

        二、費用管理的流程和管控的關鍵點

        (一)費用管理流程

        費用管理的流程是通過每年第四季度編制費用預算;待權力機構批準后,下達預算年度金額。企業(yè)根據(jù)需要,可以“分步式”下達預算,也可以全部下達預算;在業(yè)務發(fā)生時,對費用進行預申請;再對審批后的費用進行報銷支付;費控平臺可對支付后的單據(jù)進行推送,到達核算平臺記賬;最后核算平臺將準確無誤的數(shù)據(jù)推送到預算平臺進行分析考核。

        (二)管控關鍵點

        企業(yè)利用預算管理手段,建立費用管控體系,通過事前、事中、事后全過程管理,對于業(yè)務過程中的出現(xiàn)的各種浪費及時發(fā)現(xiàn)并對其進行糾正和消除,從而幫助企業(yè)降低費用支出,提高整體利潤水平。

        1.事前

        E企業(yè)對于費用管控,采用事前編制費用預算,利用智能財務平臺中預算編制模塊,按照集團的總體發(fā)展戰(zhàn)略和年度的經(jīng)營指標,對各成本中心發(fā)放同期費用支出實際情況,便于成本中心編制下一年度預算。

        在預算編制時,結合企業(yè)戰(zhàn)略目標,采取費用增長不高于收入增長的原則,對費用支出進行總體安排。同時,對不同成本中心分配額度,按照貢獻度大小原則進行差異化分配。即使成本中心報送了下一年度的費用預算,財務部門對各成本中心之間進行調(diào)整,向可以為企業(yè)創(chuàng)造效益的部門傾斜。預算編制結果直接影響當期的費用支出,因此,資源分配應當謹慎。

        2.事中

        企業(yè)運營過程中,對預算執(zhí)行管理,可以按照分布下達預算的方式進行控制,對于部分費用預算可以按月按季進行釋放,有效提示使用部門企業(yè)的資源是有限的,要對當年重點項目適當支持。因此,在執(zhí)行過程中,需要全方位管理,進行追蹤、監(jiān)管和提示,提高各部門費用預算執(zhí)行效果。

        另外,在執(zhí)行過程中,經(jīng)常發(fā)生費用預算調(diào)整等工作。作為大型的企業(yè)集團,由于日常的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務數(shù)額相對較大。所以,E企業(yè)就需要利用財務云平臺來做好財務、成本以及資金管理,并且結合對應的模塊,將其相互聯(lián)系起來,從而精準把控各模塊之間的聯(lián)動關系,通過費用管理系統(tǒng),有效的預算控制和調(diào)節(jié)每一個模塊。

        E企業(yè)通過費用管理云平臺,有效連接了財務部門與業(yè)務部門。當發(fā)生業(yè)務支出時,平臺以通過預設的預算金額為上限,控制費用在預算內(nèi)支出,同時,數(shù)據(jù)通過平臺直接到達財務部門,及時對實際發(fā)生數(shù)據(jù)進行監(jiān)控與指導,進一步加快業(yè)財融合。當預算可用額不到百分之二十時,費用管理云平臺就會進行預警,以“紅黃燈”的形式提示業(yè)務部門。超出預算支出的部分會被凍結,所以相關責任人和管理人員應隨時查看預算的執(zhí)行情況,并且做好預算支出的合理安排,從而將費用控制在數(shù)據(jù)范圍之內(nèi)。不難看出,在費用管理云平臺使用之后,有效提升了費用管理的可靠性、相關性和實時性。

        3.事后

        以費用預算為目標,應當關注執(zhí)行部門,對費用執(zhí)行情況進行分析和考核,預算考核作為企業(yè)實現(xiàn)激勵約束的重要方式之一,應用時需關注費用預算是否超出預算,是否存在節(jié)余現(xiàn)象,并查找預實差異的原因。將執(zhí)行結果與績效掛鉤,提高每位員工的參與度,從而提高費用管理水平。

        E企業(yè)通過建立智能費用管理系統(tǒng),將業(yè)務、財務部門連通,初步做到了業(yè)財融合。在財務部內(nèi)部,將報銷中心、財務核算中心、數(shù)據(jù)中心以及財務管理中心連通,使每一個員工都能通過費用管理系統(tǒng)查看年度費用支出情況。同時,財務部門可以看到企業(yè)或個人的支出情況,并加以分析,將分析的結果與年度績效薪酬掛鉤,將員工的實際經(jīng)濟利益和企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績直接掛鉤,這樣就可以滿足預算的有效考核。

        通過考核結果,財務部門會對企業(yè)的整體資源進行有效分配。將有限的資源,用到更加合理的地方,避免造成浪費,促進企業(yè)更好發(fā)展。

        三、費用管理的現(xiàn)狀和問題

        (一)費用預算與企業(yè)戰(zhàn)略脫節(jié)

        企業(yè)戰(zhàn)略是通過合理分析企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境,對企業(yè)未來生存與發(fā)展指明方向,費用預算是保障企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)的一部分。所以,重視費用預算對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略尤為重要。各成本中心的預算編制人員應當了解本中心的工作計劃和企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略,但由于部分成本中心的人員缺少信息交流渠道,對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與實際情況不了解,同時,亦無法獲取企業(yè)外部的信息。因此,產(chǎn)生了信息不對稱的情況,難以合理編制企業(yè)的費用預算,難免會脫離企業(yè)戰(zhàn)略目標,導致費用預算與企業(yè)戰(zhàn)略出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。

        每年底財務部組織總公司職能部門編制下年度費用預算,編制依據(jù)是預測本年利潤率和1-10月實際執(zhí)行數(shù)相結合的方式,這種方法均采用當年數(shù)據(jù)為基數(shù),編制下一年度費用預算,脫離了下年的工作計劃,與業(yè)務規(guī)劃匹配度低,難免會出現(xiàn)預算偏差。在項目的費用管控上,各項目缺乏明確的費用使用目標。導致年度內(nèi)費用超支情況頻出,各部門頻繁增加預算,增加了財務人員的工作量。

        (二)費用合規(guī)意識淡薄

        部分員工費用合規(guī)意識淡薄,超范圍開支、超標準開支、虛假列支甚至越權審批開支,不重視企業(yè)收入費用使用效率。在業(yè)務發(fā)生之前與財務人員就支出項目有效性和合規(guī)性缺乏溝通,致使事后不好處理費用支出項目及業(yè)務部門和財務部門之間的關系。

        (三)費用控制執(zhí)行不精準

        目前的科技手段可以使企業(yè)財務管理實現(xiàn)數(shù)字化、智能化、精細化,促使企業(yè)對費用成本管控的顆粒度更小、管控手段更精準,從而提高費用管理水平。但在E企業(yè)里,費用管理的顆粒度還不夠細致,無法將費用管控精準到單個成本中心、費用項目,以至于無法快速提供企業(yè)管理層需要的費用數(shù)據(jù),難以達到精準管理的目的。

        (四)信息系統(tǒng)不完善

        目前E公司的財務系統(tǒng)分別有費用報銷系統(tǒng),費用預算系統(tǒng),用友賬務系統(tǒng),但各系統(tǒng)之間集成不到位,非無縫連接,預算系統(tǒng)目前的編制功能非常弱,更多的只是在費用報銷環(huán)節(jié)進行監(jiān)控,利用預算科目控制費用支出,但預算系統(tǒng)內(nèi)的預算使用,并不與年度考核相掛鉤。

        日常的費用分析報表,無法提供有效支持、效率較低,基本全靠人工完成,財務人員從賬務系統(tǒng)中導出明細數(shù)據(jù),根據(jù)預算對費用進行各職能部門、費用分類等歸集,再根據(jù)管理需要深入分析。各系統(tǒng)基本無法提供制式報表。全人工的操作,準確性及時效性均無法得到保證,效率較低。在做同比分析或多年度的趨勢分析時,更需要耗費大量的人力和時間,無法有效支持業(yè)財整合和業(yè)務伙伴的財務目標定位。

        四、費用管理體系建設的建議

        (一)確定與企業(yè)發(fā)展相一致的費用管理目標

        工作思路:從目標管理及考核配套入手,基于合理的資源分配邏輯,定性定量的目標導向,匹配董事會目標,建立全考核體系。

        編制預算時,確定適當?shù)哪甓荣M用支出率,配合各職能部門年度工作計劃,這些部門的費用多為固定費用,與業(yè)務達成的線性關系不大,將采用預算定額管理的方式。

        E企業(yè)在基于財務員的費用管理體系的建立健全中,其主要包含了委員會、預算工作組、基礎業(yè)務部門和對應的財務部門,而核心就在于費用管理云平臺系統(tǒng)。在費用管理系統(tǒng)中,通過財務云平臺的合理使用,就可以將外部的環(huán)境數(shù)據(jù)后期,并且與內(nèi)部的經(jīng)營數(shù)據(jù)以及財務數(shù)據(jù)相互結合起來,這樣就可以提供數(shù)據(jù)方面的決策依據(jù),服務預算目標的制定以及預算工作組的預算編制工作。

        E企業(yè)中的管理委員會、預算工作機構以及相對應的業(yè)務部門和財務部門,通過費用預算云平臺就可以實現(xiàn)相互之間的對接,這樣就可以滿足預算的上傳下達,同時也可以確保預算的監(jiān)督、反饋與調(diào)整,將其中重復的、多余的環(huán)節(jié)剔除。通過財務云共享模式的應用,E企業(yè)費用管理也將傳統(tǒng)的體系框架打破,通過費用管理云平臺,基礎財務基礎,這樣就為集團提供了全面的服務,實現(xiàn)管理層級的簡化,最終滿足相互之間預算信息的交流與傳遞,同時也將集團預算流程功能的重疊問題消除,從而幫助企業(yè)節(jié)約預算管理成本,實現(xiàn)管理效率的全面提升。

        (二)加強企業(yè)員工費用合規(guī)意識

        為貫徹落實中央八項規(guī)定精神,強化合規(guī)意識,嚴肅財經(jīng)紀律,加強企業(yè)員工費用支出合規(guī)意識,特別是業(yè)務人員。強化預算管控、審批管理,嚴格交易真實性管理,并將其納入內(nèi)部審計重點內(nèi)容,加大監(jiān)督力度。同時,加強企業(yè)宣貫工作,將費用合規(guī)意識貫徹到每位員工,特別是一線執(zhí)行操作的員工,使各項規(guī)章制度入心入腦。

        (三)建立費用使用考核機制,完善費用閉環(huán)管理

        建立完善的費用管理機制,形成以費用預算、審批控制、合規(guī)支出、以及年終對費用指標執(zhí)行情況進行分析考核的閉環(huán)管理過程。更好的引導成本中心對費用支出的行為,創(chuàng)建節(jié)約型的組織,推動企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略。對于執(zhí)行率高的單位,給予適當資源支持;對于執(zhí)行率低的成本中心,給予適當懲罰。

        (四)加強信息系統(tǒng)建設,提高費用管理效率

        建設信息系統(tǒng)來全面支持費用管理就是至關重要的環(huán)節(jié),這樣才可以確保費用管理的實時性、科學性與準確性。為了更好的研究集團企業(yè)的費用管理問題,從財務信息化整體藍圖進行描繪及規(guī)劃。將費控系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、賬務系統(tǒng)打造為一體化系統(tǒng),從費用立項申請、預算鎖定、款項申請、預算占用及釋放、會計核算、財務報表、費用分析報表等,希望通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動化、智能化,從而釋放人力,提高管理有效性及工作效率。同時,根據(jù)業(yè)務需要可將信息進行協(xié)同共享,將資源進行有效分配,避免造成浪費,促進企業(yè)更好發(fā)展。

        五、結束語

        總而言之,伴隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的不斷提高,對內(nèi)部控制的要求也在持續(xù)提升,這就需要落實費用管理。因此,作為集團企業(yè),就需要真正的將費用管理和現(xiàn)有的財務云平臺結合起來,這樣就可以將費用管理真正落到實處。因此,集團企業(yè)基于財務云平臺的合理使用,就可以找到集團運行過程中出現(xiàn)的各種問題,從而通過財務云平臺的合理使用,最終減少費用管理帶來的影響,以此來促進集團的可持續(xù)發(fā)展,真正實現(xiàn)與時俱進。

        參考文獻:

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