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        公立醫(yī)院在信息化時代背景下資產(chǎn)管理研究

        2023-03-28 03:10:49王豐偉
        中國經(jīng)貿(mào) 2023年10期
        關(guān)鍵詞:資產(chǎn)管理信息化建設(shè)公立醫(yī)院

        王豐偉

        摘 要:隨著時代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,越來越先進(jìn)的大型醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入公立醫(yī)院,醫(yī)院固定資產(chǎn)規(guī)模越來越大,同時醫(yī)院各類低值易耗品與流動資產(chǎn)規(guī)模也在逐步擴(kuò)大,資產(chǎn)種類越來越復(fù)雜。因此,加強(qiáng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)顯得尤為重要和迫切。本文通過對公立醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析,并提供了解決的措施。以期為實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、資產(chǎn)管理全生命周期、信息共享性等提供一些思路,真正做到提高國有資產(chǎn)管理水平、實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值。

        關(guān)鍵詞:公立醫(yī)院;資產(chǎn)管理;信息化建設(shè);對策

        在醫(yī)療改革不斷推進(jìn)的背景下,在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的推動下,公立醫(yī)院資產(chǎn)規(guī)模越來越大,也越來越復(fù)雜。公立醫(yī)院資產(chǎn)是國有資產(chǎn),醫(yī)院應(yīng)維護(hù)國有資產(chǎn)安全完整,防范國有資產(chǎn)流失,合理配置和有效利用。在面對資產(chǎn)管理要求越來越高和越來越嚴(yán)的情況下,公立醫(yī)院只有實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理的信息化,建立完整、準(zhǔn)確的資產(chǎn)基礎(chǔ)信息庫,健全資產(chǎn)管理制度,規(guī)范資產(chǎn)管理流程,才能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的合理配置、提升資產(chǎn)使用率,提高國有資產(chǎn)管理水平和醫(yī)院綜合實(shí)力。

        一、公立醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化的重要性

        (一)資產(chǎn)規(guī)模的增加使得醫(yī)院必須加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

        資產(chǎn)是醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)、科學(xué)研究、教學(xué)活動的重要物資保證,也是醫(yī)院展示經(jīng)濟(jì)實(shí)力的重要表現(xiàn)?,F(xiàn)代科技日新月異,醫(yī)療設(shè)備加速更新,越來越多和越來越精密的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院,使得醫(yī)院的資產(chǎn)總額和數(shù)量都日益增加。同時,隨著醫(yī)療服務(wù)的下沉和醫(yī)療資源布局的優(yōu)化,很多公立醫(yī)院都相繼建立了分院。使得資產(chǎn)規(guī)模擴(kuò)大的同時,還分布廣泛而又分散,給資產(chǎn)管理添增了難度。因此,醫(yī)院只有加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè),利用現(xiàn)代化的信息管理手段,才能有效的做到資產(chǎn)信息全面、完整、清晰、準(zhǔn)確,更好地為醫(yī)院服務(wù)。

        (二)管理要求的細(xì)化使得醫(yī)院必須加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

        隨著醫(yī)院運(yùn)營壓力的增大,降低醫(yī)院運(yùn)營成本,提高經(jīng)濟(jì)效益顯得尤為重要。資產(chǎn)占比大、維修保養(yǎng)費(fèi)用高使得資產(chǎn)管理的要求越來越細(xì)、越來越嚴(yán),不僅要做到資產(chǎn)基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確、完整,還要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期管理,確保資產(chǎn)發(fā)揮最優(yōu)效能。全生命周期管理需要建立動態(tài)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫,要對每項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行實(shí)物管理、監(jiān)控自始至終的運(yùn)行情況,有效追蹤資產(chǎn)從購入開始到資產(chǎn)處置的整個生命周期。只有掌握動態(tài)的資產(chǎn)狀態(tài),才能充分利用資產(chǎn),提高資產(chǎn)使用率,從而合理配置資源,節(jié)約醫(yī)院資金。同時,醫(yī)院也越來越注重設(shè)備的成本效益,提出了更高的要求。大型醫(yī)療設(shè)備效益分析,很多醫(yī)院還停留在基礎(chǔ)階段,甚至是理論探討階段和摸索階段。數(shù)據(jù)的來源和采集是難點(diǎn)和關(guān)鍵,醫(yī)院可以通過信息化的手段采集設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù),搭建順暢的數(shù)據(jù)傳遞平臺,使數(shù)據(jù)采集變得便捷準(zhǔn)確。

        (三)資產(chǎn)內(nèi)涵的復(fù)雜使得醫(yī)院必須加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

        資產(chǎn)管理是一項(xiàng)龐大的、復(fù)雜的工作,不是某一個部門就能獨(dú)立完成的。資產(chǎn)管理的環(huán)節(jié)較多,牽涉部門廣,專業(yè)性較強(qiáng)。從采購前的可行性論證、驗(yàn)收入庫再到科室使用資產(chǎn)出庫,牽動一列的部門和科室。還有資產(chǎn)后續(xù)使用過程中的維修保養(yǎng)、捐贈、報廢審批等環(huán)節(jié),也需要幾個科室才能共同完成;超過一定金額的資產(chǎn)處置還要經(jīng)上級主管部門審核后報財政廳審批。因此,加強(qiáng)資產(chǎn)管理信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)各項(xiàng)流程的內(nèi)部網(wǎng)上審批,全流程規(guī)范化,全過程信息化,才能提高資產(chǎn)管理效率,提升資產(chǎn)效能發(fā)揮,為醫(yī)院發(fā)展提供有力幫助。

        二、公立醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化的現(xiàn)狀

        (一)資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,信息化規(guī)范不夠

        資產(chǎn)卡片的信息是資產(chǎn)管理的基礎(chǔ),卡片的真實(shí)性、完整性是做好資產(chǎn)管理的前提?,F(xiàn)在絕大部分醫(yī)院都建立了資產(chǎn)的卡片臺賬,但是準(zhǔn)確性卻有待提高。資產(chǎn)采購、驗(yàn)收入庫到出庫使用,再到粘貼資產(chǎn)條碼,要經(jīng)歷好幾個環(huán)節(jié)和人員,信息數(shù)據(jù)的不對稱和個人對資產(chǎn)認(rèn)知的差異,容易造成資產(chǎn)條碼粘貼錯誤。以及資產(chǎn)入賬規(guī)則,是按套入賬,還是按臺入賬;是按米入賬,還是按厘米入賬,都因系統(tǒng)未進(jìn)行設(shè)置而不規(guī)范。又由于參與各個環(huán)節(jié)的人員不可能都是相關(guān)資產(chǎn)方面的專業(yè)人士,標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一和個人主觀上的偏差,使得資產(chǎn)一系列環(huán)節(jié)都會有認(rèn)定偏差,造成資產(chǎn)基礎(chǔ)信息的錯誤。還有些臨床科室的設(shè)備每天都要進(jìn)行消毒擦拭,日積月累使得資產(chǎn)條碼模糊、字跡缺失、甚至脫落,都有可能造成資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確。

        (二)資產(chǎn)系統(tǒng)日常管理,信息化建設(shè)不足

        資產(chǎn)管理應(yīng)對每項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行動態(tài)的、全生命周期管理。包括資產(chǎn)日常的內(nèi)部調(diào)劑、資產(chǎn)處置、移動盤點(diǎn)等。只有利用信息化的資產(chǎn)系統(tǒng)全面有效跟蹤,才能精準(zhǔn)掌握資產(chǎn)實(shí)時動態(tài),包括資產(chǎn)使用狀態(tài)、資產(chǎn)存放地點(diǎn)等。但實(shí)際情況是,長期以來很多醫(yī)院對資產(chǎn)的管理難以達(dá)到有效的監(jiān)控,資產(chǎn)實(shí)物管理和信息變化不能實(shí)現(xiàn)同步。資產(chǎn)的日常數(shù)據(jù)維護(hù),都是靠手工操作完成,費(fèi)時費(fèi)力。對于資產(chǎn)數(shù)量多、業(yè)務(wù)量大的臨床科室來說,本身就工作繁重,再讓資產(chǎn)管理員進(jìn)行追蹤和手工資產(chǎn)數(shù)據(jù)日常維護(hù),就會容易出錯和力不從心了。在設(shè)備效益分析方面,醫(yī)院很多設(shè)備雖然自帶運(yùn)行時間、操作次數(shù)的統(tǒng)計,但是由于接口方面的原因,數(shù)據(jù)無法傳遞至資產(chǎn)系統(tǒng),導(dǎo)致成本數(shù)據(jù)采集困難。

        (三)資產(chǎn)系統(tǒng)相對獨(dú)立,缺乏整體性建設(shè)

        對內(nèi)而言,一般醫(yī)院的資產(chǎn)管理系統(tǒng)與各行政部門、業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)沒有信息共享,形成“信息孤島”。再加上財務(wù)數(shù)據(jù)本身的敏感性和保密性,容易使信息溝通不暢和無效,就會使得資源整合和資產(chǎn)共享共用困難,成本分析不全,導(dǎo)致資產(chǎn)管理效率低、管理不到位等。此外,資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在設(shè)計時,應(yīng)全面考慮、統(tǒng)籌規(guī)劃。在滿足現(xiàn)有功能的前提下,為未來的系統(tǒng)升級預(yù)留空間。有些醫(yī)院在系統(tǒng)使用一段時間后,發(fā)現(xiàn)存在不足,但設(shè)計之初又預(yù)留空間不足,導(dǎo)致系統(tǒng)升級維護(hù)困難,造成了騎虎難下的局面。

        (四)資產(chǎn)系統(tǒng)沒有嵌入相關(guān)管理制度,監(jiān)控不足

        醫(yī)院資產(chǎn)不僅要按內(nèi)部制度管理,還要按上級主管部門、財政廳等要求監(jiān)管。例如,醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)分類應(yīng)與財政分類一致,如果系統(tǒng)沒有鏈接分類標(biāo)準(zhǔn),單純靠人工進(jìn)行分類,就會工作量大,錯誤率高,管理效能低下。還有,某省財政廳下發(fā)了《省級行政事業(yè)單位通用辦公設(shè)備和辦公機(jī)具配置限額標(biāo)準(zhǔn)》,2021年1月1日起實(shí)施。醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)若沒有嵌入該規(guī)定的限額標(biāo)準(zhǔn),就無法起到預(yù)警和監(jiān)控的作用,造成超標(biāo)配置。在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié),應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)和流程,未履行審批手續(xù)的,一律不得處置。醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)沒有嵌入審批規(guī)定的相關(guān)要求,就容易導(dǎo)致手續(xù)不合格,程序不合規(guī)。

        (五)信息化建設(shè),缺乏復(fù)合型人才

        推動資產(chǎn)管理信息化建設(shè)是完善資產(chǎn)科學(xué)化、高效化管理的有力保障,人才是關(guān)鍵。醫(yī)院資產(chǎn)管理專干往往是財務(wù)單一專業(yè)的人才,缺乏信息化專業(yè)知識和技能。由于受到專業(yè)和以往經(jīng)驗(yàn)的局限,可能會制約資產(chǎn)管理工作更好的發(fā)展和醫(yī)院信息化建設(shè)的進(jìn)程。

        三、公立醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的對策

        (一)統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),夯實(shí)資產(chǎn)基礎(chǔ)信息

        準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),賬實(shí)相符是做好資產(chǎn)管理工作的基石。醫(yī)院應(yīng)該要牢基礎(chǔ)、重管理。在資產(chǎn)入庫環(huán)節(jié),應(yīng)該要下大力氣保障資產(chǎn)賬目清晰、準(zhǔn)確。在實(shí)際工作中,發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)條碼粘貼比較容易出錯,部分是由于信息不全造成的。為了避免信息的不對稱和個人主觀對資產(chǎn)認(rèn)知的差異和盲目性,資產(chǎn)管理系統(tǒng)不僅要設(shè)置資產(chǎn)類別、廠家、品牌等必填字段,還應(yīng)利用信息化的設(shè)置統(tǒng)一資產(chǎn)規(guī)格的填寫標(biāo)準(zhǔn)。資產(chǎn)按套入賬時,應(yīng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)附屬設(shè)備的配套入賬。主設(shè)備和配套設(shè)備均應(yīng)有獨(dú)立的資產(chǎn)條碼,但又相互關(guān)聯(lián)。此外,系統(tǒng)還可以設(shè)置對每一張資產(chǎn)卡片都上傳照片的功能。這樣非專業(yè)人士就可以輕松地、精準(zhǔn)識別資產(chǎn),即使在使用過程中資產(chǎn)條碼磨損、脫落,科室變更資產(chǎn)管理員等也能做到數(shù)據(jù)精準(zhǔn)無誤。

        (二)強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè),滿足日常管理需求

        資產(chǎn)管理相對而言是一項(xiàng)瑣碎、耗時長、效果差的工作。日常管理包括資產(chǎn)的存放地點(diǎn)修改、資產(chǎn)調(diào)撥、離崗歸還、資產(chǎn)清查等,需要資產(chǎn)管理員細(xì)心、耐心的維護(hù)數(shù)據(jù)和全過程的跟蹤。雖然很多醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)有日?;A(chǔ)功能,但都必須要在電腦上進(jìn)行操作。如果增加移動的終端設(shè)備,采用資產(chǎn)掃碼的方式,就能不受時間和地理位置的限制,實(shí)現(xiàn)方便快捷的資產(chǎn)移動盤點(diǎn)。在資產(chǎn)實(shí)地清查、調(diào)撥資產(chǎn)辦理移交手續(xù)時,現(xiàn)場就能完成資產(chǎn)存放地點(diǎn)的修改和調(diào)撥手續(xù)的提交,同時通過移動端將實(shí)時信息傳遞至資產(chǎn)系統(tǒng),資產(chǎn)系統(tǒng)也將信息反饋至移動端。移動端和PC端的結(jié)合使用,能實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的動態(tài)監(jiān)管、實(shí)時統(tǒng)計,也必將大幅提高工作效率以及資產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性和及時性。強(qiáng)化日常信息化建設(shè),還應(yīng)盡量做到功能齊全?,F(xiàn)在很多大型醫(yī)療設(shè)備都具有設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)時間、使用點(diǎn)次的統(tǒng)計功能。若將設(shè)備的數(shù)據(jù)接口接入到醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)就能為成本核算和大型醫(yī)療設(shè)備效益分析提供全面真實(shí)的數(shù)據(jù),使大型醫(yī)療設(shè)備效益分析報告更加準(zhǔn)確可靠,為資產(chǎn)配置、領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分有效的數(shù)據(jù)支撐。

        (三)多系統(tǒng)鏈接,實(shí)現(xiàn)信息傳遞共享

        資產(chǎn)系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)在滿足基礎(chǔ)功能的前提下,具有前瞻性,并保持一定的技術(shù)先進(jìn)性,這樣才能滿足日后的系統(tǒng)升級和日益增長的管理要求。資產(chǎn)管理應(yīng)堅(jiān)持與實(shí)物管理相結(jié)合的原則,動態(tài)管理,促進(jìn)資產(chǎn)整合和共享共用。醫(yī)院要破除科室壁壘,實(shí)現(xiàn)多個系統(tǒng)的互聯(lián)互通,使信息傳遞通暢。如資產(chǎn)系統(tǒng)與采購系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接,搭建閑置資產(chǎn)共享和調(diào)劑平臺。閑置設(shè)備情況就可以作為新增資產(chǎn)配置的重要參考因素,原則上優(yōu)先調(diào)劑,避免重復(fù)購買,減少浪費(fèi),促進(jìn)資源整合和高效利用。資產(chǎn)系統(tǒng)與預(yù)算管理系統(tǒng)鏈接,可以為編制年度預(yù)算提供數(shù)據(jù)支持;資產(chǎn)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)鏈接,可以取到每臺設(shè)備的維修費(fèi)用,為大型設(shè)備效益分析提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)處置環(huán)節(jié),不僅要嚴(yán)格履行報批程序,處置收入還應(yīng)按政府非稅收入收繳規(guī)定及時繳入國庫,實(shí)行“收支兩條線”管理。對于這一風(fēng)險點(diǎn),應(yīng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)處置的全流程化。資產(chǎn)招標(biāo)變賣、簽訂協(xié)議后,將協(xié)議文號回填至資產(chǎn)處置流程中,就能一目了然資產(chǎn)情況,還能監(jiān)控已報廢資產(chǎn)是否變賣和待變賣資產(chǎn)存量;同時及時傳遞信息至財務(wù)系統(tǒng),設(shè)置好憑證模板,自動生成資產(chǎn)轉(zhuǎn)銷憑證。內(nèi)部多系統(tǒng)的聯(lián)動,不但能從繁重落后的手工勞動中解放出來,還能減少差錯率,使賬目更加清晰。也必將提高資產(chǎn)管理效率,強(qiáng)化內(nèi)部控制,使醫(yī)院資產(chǎn)管理邁入新臺階。

        (四)嵌入相關(guān)制度,符合監(jiān)管要求

        醫(yī)院資產(chǎn)是國有資產(chǎn),資產(chǎn)管理不僅要滿足醫(yī)院內(nèi)部的要求,更要滿足上級部門的要求,嚴(yán)格按國家相關(guān)制度管理、執(zhí)行,實(shí)現(xiàn)“縱向可控,橫向協(xié)同”。資產(chǎn)請購環(huán)節(jié)應(yīng)將“國有資產(chǎn)配置限額標(biāo)準(zhǔn)”嵌入系統(tǒng)流程,自動實(shí)現(xiàn)超限額警示,就能做到事前監(jiān)控,防范風(fēng)險。資產(chǎn)入庫環(huán)節(jié),將資產(chǎn)“財政分類”標(biāo)準(zhǔn)嵌入流程,入庫時自動匹配,就可避免人工分類的錯誤,使資產(chǎn)報表更準(zhǔn)確。資產(chǎn)報廢、捐贈等環(huán)節(jié),嵌入“國有資產(chǎn)處置操作規(guī)程”,嚴(yán)格按程序和權(quán)限審批,做到流程清晰、資料齊全、責(zé)任可查。最后,醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)與上級主管部門信息系統(tǒng)的無縫鏈接,使醫(yī)院資產(chǎn)信息能傳遞至上級主管部門規(guī)定的系統(tǒng),不再進(jìn)行手工的填報,避免重復(fù)勞動,提高工作效率。

        (五)加強(qiáng)信息知識培訓(xùn),提升管理隊(duì)伍素質(zhì)

        資產(chǎn)管理隊(duì)伍是醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的重要保障,資產(chǎn)管理人員必須在掌握相關(guān)專業(yè)知識的同時,還要具備一定的現(xiàn)代信息化知識,成為復(fù)合型人才,才能滿足當(dāng)今醫(yī)院信息化建設(shè)的需求,提高工作水平。資產(chǎn)管理人員在熟練掌握軟件和移動端使用的基礎(chǔ)上,還應(yīng)學(xué)會將專業(yè)知識與信息技術(shù)融會貫通,善于發(fā)現(xiàn)問題和控制風(fēng)險。醫(yī)院平常可通過開展專題培訓(xùn)、舉辦學(xué)習(xí)交流會等多種形式來不斷提升資產(chǎn)管理人員的綜合素質(zhì),使資產(chǎn)管理信息化建設(shè)邁上更高的臺階。

        結(jié)束語

        從手工向信息化的基礎(chǔ)轉(zhuǎn)變,我們更應(yīng)看到大數(shù)據(jù)時代信息化管理的巨大潛力,用科學(xué)發(fā)展的眼光,實(shí)現(xiàn)向資產(chǎn)管理精準(zhǔn)化、全面化、高效化的方向轉(zhuǎn)變,以提高醫(yī)院的管理水平和綜合實(shí)力。醫(yī)院資產(chǎn)管理信息化建設(shè)應(yīng)從以下幾個方面改進(jìn):一是從單純的固定資產(chǎn)基礎(chǔ)信息管理向資產(chǎn)效益管理轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮資產(chǎn)效能;二是從資產(chǎn)的靜態(tài)管理向資產(chǎn)的實(shí)時動態(tài)管理轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)區(qū)域資產(chǎn)的最優(yōu)配置;三是從資產(chǎn)管理的單一環(huán)節(jié)向資產(chǎn)的全生命周期管理轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)效益最大化。資產(chǎn)管理信息化建設(shè)絕非是一日之功,醫(yī)院必須要不懈努力才能取得顯著效果。最終通過信息化管理的手段,夯實(shí)資產(chǎn)管理基礎(chǔ)工作,整合內(nèi)部資源,提高資產(chǎn)管理效率和效益,實(shí)現(xiàn)國有資產(chǎn)的安全完整,保值增值。

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        (作者單位:淄博市博山區(qū)中醫(yī)院)

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