陳良 黃夢璇 劉昕彤

[摘 要]高校校友檔案情感價(jià)值凸顯，成為校友與母校聯(lián)系的重要紐帶。通過文獻(xiàn)研究和實(shí)地調(diào)查，在對(duì)情感價(jià)值視角下高校校友檔案組織管理的內(nèi)涵及存在問題進(jìn)行理解和分析的基礎(chǔ)上，嘗試從收集的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)、組織運(yùn)作方式運(yùn)用、組織管理保障等方面對(duì)情感價(jià)值視角下高校校友檔案收集的組織管理對(duì)策進(jìn)行論證和研究，以為高校校友檔案管理提供思路和借鑒。

[關(guān)鍵詞]情感價(jià)值；校友檔案；組織管理

隨著檔案理論研究和檔案工作實(shí)踐的不斷深入，學(xué)者們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)主體的情感價(jià)值。檔案是人類記憶的載體，固化在檔案中的記憶本來處于休眠狀態(tài)，當(dāng)主體看到一份檔案時(shí)，在外在文化情境影響之下，便能點(diǎn)燃情感之火的“磷片”，它是人類主體與外在世界形成情感關(guān)聯(lián)力量的真實(shí)記錄[1]。高校校友檔案是校友在大學(xué)學(xué)習(xí)、生活和畢業(yè)后社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，承載著與母校情結(jié)聯(lián)系和同學(xué)之間交流、交往的情感記憶，不僅有“證明”“見證”和“提供信息”的能力，同時(shí)有引發(fā)“情感共鳴”的作用[2]，拉近了校友與母校、校友與校友之間的情感距離，成為學(xué)校與校友密切聯(lián)系的重要紐帶?；趯?duì)高校校友檔案情感價(jià)值的深刻認(rèn)識(shí)，以有效的組織管理對(duì)校友檔案進(jìn)行收集越來越受到高校的重視，成為高校校友工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、情感價(jià)值視角下高校校友檔案收集組織管理的內(nèi)涵

（一）高校校友檔案形成的情感價(jià)值視角

高校校友檔案作為特殊門類檔案，在時(shí)間、來源和價(jià)值載體形式等方面具有鮮明的價(jià)值形態(tài)和價(jià)值表現(xiàn)力。一是時(shí)間方面。高校校友檔案貫穿校友大學(xué)階段和畢業(yè)后社會(huì)活動(dòng)階段全過程，一般來說，縱向延續(xù)時(shí)間越久，情感表現(xiàn)力越強(qiáng)。二是來源方面。高校校友檔案廣泛形成于高校教學(xué)、科研、管理各部門。例如：學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)信息材料產(chǎn)生于教學(xué)管理部門；學(xué)生思想道德教育與社會(huì)實(shí)踐材料產(chǎn)生于學(xué)生管理部門；學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)或個(gè)人活動(dòng)材料產(chǎn)生于學(xué)校各學(xué)生社團(tuán)、班級(jí)、活動(dòng)小組及學(xué)生自發(fā)組織的個(gè)性化活動(dòng)場所；學(xué)生畢業(yè)后活動(dòng)材料來源于各地校友會(huì)及學(xué)生畢業(yè)后從事社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)場景。利用情況顯示，形成于群體組織歸屬感強(qiáng)（如班級(jí)）、自身參與度高的材料情感價(jià)值表現(xiàn)力強(qiáng)。三是載體方面。高校校友檔案既有紙質(zhì)載體材料、實(shí)物材料也有音頻視頻電子材料，呈現(xiàn)多樣的載體形式。調(diào)查表明，音頻視頻材料情感價(jià)值表現(xiàn)力一般要高于紙質(zhì)材料。

（二）高校校友檔案收集的情感價(jià)值視角

高校校友檔案收集的情感價(jià)值視角，可以理解為高校校友檔案收集的情感價(jià)值取向，意味著高校校友檔案價(jià)值認(rèn)定方向和標(biāo)準(zhǔn)的變化和由此帶來的高校校友檔案收集范圍指向的變化。具體變化形態(tài)主要包含兩個(gè)方面：第一，在收集范圍上，在校材料收集由偏重教學(xué)和學(xué)生管理活動(dòng)材料向?qū)W生在校期間參與群體組織活動(dòng)或個(gè)人活動(dòng)材料延伸，畢業(yè)后材料收集由重點(diǎn)關(guān)注校友日常工作材料向記錄校友個(gè)人事業(yè)進(jìn)步和與母校交流活動(dòng)材料轉(zhuǎn)向；第二，在價(jià)值認(rèn)定上，由對(duì)教學(xué)管理材料的憑證參考價(jià)值認(rèn)定向?qū)W(xué)習(xí)生活和交流活動(dòng)場景記錄的情感價(jià)值考量轉(zhuǎn)變。

（三）高校校友檔案收集的組織管理

針對(duì)高校檔案的組織管理，國家有關(guān)部門制定了較為完整的法律法規(guī)，如教育部和國家檔案局制定的《高校檔案管理辦法》（自2008年9月1日起施行）。這部法律法規(guī)對(duì)高校檔案的組織管理有明確的規(guī)定和要求，但基于情感價(jià)值視角高校校友檔案的收集范圍和收集價(jià)值認(rèn)定方向有所變化，高校校友檔案收集的組織管理需要在理解和把握高校檔案管理上位法律法規(guī)精神的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校工作實(shí)際，在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、組織運(yùn)作等方面作出新的調(diào)整。

二、情感價(jià)值視角下高校校友檔案收集的組織管理存在的問題

（一）原有組織機(jī)構(gòu)不適應(yīng)高校校友檔案收集的現(xiàn)實(shí)需要

情感價(jià)值導(dǎo)向收集導(dǎo)致的收集范圍指向變化，需要對(duì)收集機(jī)構(gòu)和人員進(jìn)行調(diào)整。調(diào)查表明，目前一些高校校友檔案尚未形成有效的收集組織

結(jié)構(gòu)。

1.收集機(jī)構(gòu)主體不明確。高校校友檔案收集范圍觸及學(xué)校管理的最基層，甚至是學(xué)生個(gè)體，需要強(qiáng)有力的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集的有效組織、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。一些高校由學(xué)生處或校友辦公室等職能部門作為收集主體，這些機(jī)構(gòu)距離材料形成部門的歸檔線路過長，有些臨時(shí)性或?qū)W生自發(fā)組織的團(tuán)體材料形成時(shí)間窗口短，無法做到靠前掌握情況，很難及時(shí)跟進(jìn)監(jiān)督落實(shí)收集歸檔任務(wù)。

2.收集人員主體不清楚。一些高校對(duì)校友檔案收集主要依賴在校學(xué)生自愿協(xié)助，缺少相關(guān)部門專兼職工作人員的職責(zé)參與。

3.收集活動(dòng)缺少組織協(xié)調(diào)配合。許多高校的校友檔案收集，只是校友工作機(jī)構(gòu)一個(gè)部門的工作任務(wù)，各部門協(xié)調(diào)配合不夠，未能形成聯(lián)動(dòng)配合的收集態(tài)勢。

（二）原有的收集方式運(yùn)用無法順應(yīng)高校校友檔案收集管理要求

1.收集管理不集中。高校校友檔案廣泛分布于學(xué)校各方面，必須以范圍指向明確的收集節(jié)點(diǎn)（中轉(zhuǎn)站）對(duì)材料進(jìn)行大規(guī)模集匯為單獨(dú)門類進(jìn)行收集。目前高校校友檔案資源大多分散在高校傳統(tǒng)檔案中，少量圍繞特定專題進(jìn)行范圍很狹窄的定向收集，很難覆蓋校友檔案實(shí)際產(chǎn)生范圍。

2.收集的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。一些高校校友檔案的收集沒有明確的方向和范圍標(biāo)準(zhǔn)，定向定面收集難以有效推動(dòng)。

3.收集歸檔方式落后。高校校友檔案收集應(yīng)當(dāng)齊全完整，更需要較高的收集工作效率，這是校友檔案收集可持續(xù)性的重要保證之一。目前調(diào)查顯示，一些高校校友檔案收集還在實(shí)行雙軌制歸檔方式，數(shù)字化電子檔案單軌收集進(jìn)展遲緩，有的高校校友檔案收集還僅僅停留在原始紙質(zhì)材料收集，收集歸檔效率低下，一定程度上影響了校友檔案收集工作積極性、主動(dòng)性。

（三）管理保障措施不到位，制約高校校友檔案收集的組織開展

首先，校友檔案的收集保管條件落后，許多高校專門針對(duì)校友檔案的收集保管工作并不明確，收集工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)備設(shè)施保障措施跟不上；其次，收集人員缺乏培訓(xùn)，檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)校友檔案收集的基本業(yè)務(wù)知識(shí)掌握程度不夠，收集能力和水平不高；再次，校友檔案收集歸檔方式落后，收集效率低下，一定程度上挫傷收集歸檔積極性；最后，缺少提升學(xué)生對(duì)校友檔案情感價(jià)值感性認(rèn)識(shí)的具體措施，無法有效增強(qiáng)在校學(xué)生主動(dòng)收集校友檔案的意愿。

三、情感價(jià)值視角下高校校友檔案收集的組織管理對(duì)策

（一）高校校友檔案收集的組織結(jié)構(gòu)合理性設(shè)計(jì)

1.確立輔導(dǎo)室的收集組織機(jī)構(gòu)主體地位。大學(xué)階段的校友檔案材料來源于學(xué)生活動(dòng)記錄，這些記錄及時(shí)收集的關(guān)鍵因素在于收集機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生活動(dòng)的近距離了解和掌握，能夠做到收集的靠前介入。輔導(dǎo)室是離學(xué)生最近的專職學(xué)生管理機(jī)構(gòu)，最能夠把握學(xué)生學(xué)習(xí)生活實(shí)際情況。因此，確立輔導(dǎo)室的高校校友檔案收集管理機(jī)構(gòu)主體地位是最有效、最合理的校友檔案收集前端控制舉措。輔導(dǎo)室向上對(duì)學(xué)校校友檔案長期保管部門（校友工作部門或檔案管理部門）能夠完整履行校友檔案歸檔責(zé)任；向下能夠有效監(jiān)督指導(dǎo)所管各班級(jí)落實(shí)校友檔案收集保管任務(wù)；橫向可以有效協(xié)調(diào)學(xué)校其他部門緊密配合，完成學(xué)生各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)記錄材料及時(shí)收集歸檔。所以，高校應(yīng)積極構(gòu)建以輔導(dǎo)室為中心，縱向收集職責(zé)明確，橫向協(xié)同順暢的校友檔案收集組織結(jié)構(gòu)。

2.明確班級(jí)、個(gè)人的收集目標(biāo)任務(wù)。以班級(jí)，學(xué)生為收集主體，明確學(xué)生個(gè)體的收集任務(wù)和目標(biāo)進(jìn)行廣泛收集。大學(xué)期間形成的情感記憶材料由班級(jí)和學(xué)生負(fù)責(zé)是由多種因素決定的。一是班級(jí)具有突出的校友情感記憶印記和情感歸屬。相較于學(xué)生社團(tuán)、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)等群體組織，班級(jí)是校友學(xué)生時(shí)代彼此關(guān)系最密切的群體，人員結(jié)構(gòu)在大學(xué)期間一直保持穩(wěn)定，并在畢業(yè)后依然維系，群體標(biāo)簽最明顯，形成的記錄材料的情感價(jià)值表現(xiàn)更能體現(xiàn)出強(qiáng)烈的群體歸屬印跡。二是班級(jí)更有利于校友檔案情感價(jià)值導(dǎo)向收集工作的開展。作為最小的學(xué)校學(xué)生組織管理單位，對(duì)班級(jí)內(nèi)每一個(gè)學(xué)生個(gè)體參與收集的主體意識(shí)強(qiáng)化和收集動(dòng)能持續(xù)保持具有很強(qiáng)的組織力和推動(dòng)力，能夠最大限度保證收集工作在一個(gè)特定的范圍內(nèi)有效開展。三是有利于高校校友檔案的門類收集。班級(jí)收集的材料在大學(xué)畢業(yè)前整體移交檔案保管部門，有利于校友檔案集中統(tǒng)一管理和采取單獨(dú)門類的收集保管方式轉(zhuǎn)換。

（二）強(qiáng)化高校校友檔案情感價(jià)值導(dǎo)向收集的組織運(yùn)作方式運(yùn)用

1.建立“情感記憶”檔案室。班級(jí)建立“情感記憶”檔案室（各班級(jí)檔案室可以取各具特色的名稱，如“情感記憶檔案室”“記憶空間”等）。在收集實(shí)踐中，班級(jí)內(nèi)每一個(gè)同學(xué)均可作為自身情感記憶檔案收集的主導(dǎo)者，自行將其本人在參加所在院系、校團(tuán)委及其他部門組織的學(xué)習(xí)活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動(dòng)、第二課堂活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的材料匯集到“情感記憶”檔案室中，把自身大學(xué)期間的學(xué)習(xí)生活、成長成就、交流交往經(jīng)歷凝結(jié)在這里，成為班級(jí)所有同學(xué)長久保存在母校，并能夠在未來憑借相似的經(jīng)歷、感懷、心理變化重新聚合在一起，共同分享、創(chuàng)建其自身的校友記憶空間[3]。

2.準(zhǔn)確把握情感價(jià)值導(dǎo)向收集規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)情感記憶價(jià)值表現(xiàn)的校友檔案材料收集應(yīng)在定向收集和自主收集兩方面實(shí)行不同的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。屬于定向收集的材料主要源于集體活動(dòng)記錄，其情感價(jià)值導(dǎo)向收集認(rèn)定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相對(duì)清晰具體；自主收集材料主要來源于個(gè)人活動(dòng)記錄材料，其情感價(jià)值導(dǎo)向收集認(rèn)定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可相對(duì)寬泛，范圍標(biāo)準(zhǔn)更多遵從學(xué)生在大原則下的自主認(rèn)定。在情感檔案價(jià)值鑒定方面，材料內(nèi)容要反映社會(huì)主義核心價(jià)值觀，把握學(xué)習(xí)生活經(jīng)歷、社會(huì)實(shí)踐、交流交往等情感記憶元素，能夠展現(xiàn)出鼓舞斗志、拼搏向上、奮發(fā)有為的正向精神。

3.積極調(diào)整收集歸檔方式。一是單套制收集。班級(jí)“情感記憶檔案室”材料除學(xué)生學(xué)籍材料和學(xué)校管理部門特殊要求（這部分材料一般應(yīng)歸入學(xué)生個(gè)人檔案和高校傳統(tǒng)門類檔案歸檔范圍）之外的其他材料，應(yīng)實(shí)行電子信息單套制收集歸檔，即輔導(dǎo)室監(jiān)督指導(dǎo)下，由班級(jí)或個(gè)人直接將材料的電子版或?qū)Σ牧线M(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子檔案，存儲(chǔ)在統(tǒng)一的信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行收集保存。二是網(wǎng)絡(luò)化收集，即通過校園網(wǎng)直接將校友檔案的數(shù)字化信息上傳到智慧化的校友管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，校友檔案信息的存儲(chǔ)原始紙質(zhì)材料、照片或其他信息存儲(chǔ)設(shè)備等不再歸入校友工作部門或檔案部門保存。網(wǎng)絡(luò)化收集可以視為單套制歸檔的補(bǔ)充或延伸，也可以看作是單套制收集歸檔的另一種方式。實(shí)行單套制和網(wǎng)絡(luò)化收集歸檔可以大大提高校友檔案材料收集的齊全率、完整率和收集歸檔效率。

（三）落實(shí)協(xié)調(diào)順暢的收集組織管理保障措施

學(xué)校校友工作部門應(yīng)主動(dòng)落實(shí)收集組織管理保障措施，確保校友檔案收集組織運(yùn)作協(xié)調(diào)順暢。

首先，強(qiáng)化校友檔案長期保管措施落實(shí)，配備符合數(shù)字化檔案管理要求的信息系統(tǒng)和信息存儲(chǔ)設(shè)備，建立校友電子檔案分室或保管一定年限后順次向檔案管理機(jī)構(gòu)移交。校友檔案移交檔案管理機(jī)構(gòu)保存，可以考慮將校友檔案的電子信息載體與聲像檔案分開，設(shè)置單獨(dú)門類保管，并在分類方式和保管期限方面作單獨(dú)處理。

其次，開展校友檔案收集教育培訓(xùn)，著眼檔案情感價(jià)值理論、檔案整理保管知識(shí)的宣傳指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)收集人員的檔案意識(shí)和校友檔案情感價(jià)值認(rèn)識(shí)、掌握更多校友檔案收集歸檔業(yè)務(wù)知識(shí)，提高校友檔案收集歸檔能力和水平。

再次，打造智慧化校友檔案信息網(wǎng)絡(luò)收集平臺(tái)，在平臺(tái)開辟班級(jí)情感記憶共建空間，營造出基于大學(xué)時(shí)代情感記憶、集體榮譽(yù)和情感歸屬珍視而自主收集的共創(chuàng)共享氛圍。

最后，通過線上線下開展畢業(yè)校友與在校學(xué)生互動(dòng)交流項(xiàng)目，讓學(xué)生親身參與母校與校友、校友與校友之間情感交流，感受自身在大學(xué)時(shí)期的學(xué)習(xí)生活經(jīng)歷記錄的未來情感價(jià)值所在，調(diào)動(dòng)學(xué)生將自身學(xué)習(xí)、生活成長經(jīng)歷的情感記憶材料留存在母校的積極性、主動(dòng)性。

結(jié)束語

校友資源在展示學(xué)校聲譽(yù)、推進(jìn)校企合作，擴(kuò)大大學(xué)生就業(yè)渠道等方面發(fā)揮著重要作用，而這種作用的發(fā)揮很大程度上依賴于校友與母校的情感維系。作為高校校友資源的重要組成部分，高校校友檔案的情感價(jià)值日益受到高校管理者的關(guān)注。如何通過有效的組織管理對(duì)校友檔案進(jìn)行廣泛收集，挖掘校友檔案的情感價(jià)值，促進(jìn)高校校友資源作用充分發(fā)揮，是高校校友工作水平提高的重要標(biāo)志之一。本文以情感價(jià)值視角，在組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與組織運(yùn)作方面對(duì)高校校友檔案收集的組織管理策略進(jìn)行了分析論證，不成熟和錯(cuò)誤、疏漏之處在所難免，純屬拋磚引玉，希冀相關(guān)問題得到更多學(xué)者的關(guān)注與研究。

參考文獻(xiàn)

[1]李晶偉.檔案情感價(jià)值研究[J].山西檔案，2018（4）：18-21.

[2]王玉玨，宋香蕾，潤詩，等.基于文件連續(xù)體理論模型的“第五維度理論”[J].檔案學(xué)通訊，2018（1）：24-29.

[3]王安祺.價(jià)值共創(chuàng)視角下高校校友檔案記憶建構(gòu)研究[D].天津：天津師范大學(xué)，2021.

作者簡介：陳良（1972— ），男，漢族，遼寧錦州人，遼寧工業(yè)大學(xué)，副研究館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

黃夢璇（1988— ），女，漢族，遼寧錦州人，遼寧工業(yè)大學(xué)，館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

劉昕彤（1995— ），女，滿族，遼寧盤錦人，遼寧工業(yè)大學(xué)，館員，碩士。

研究方向：檔案管理。

基金項(xiàng)目：2023年遼寧省檔案局科技項(xiàng)目“情感記憶價(jià)值視角下高校校友檔案收集策略研究”（項(xiàng)目編號(hào)2023-B-013）的階段性成果。