鄧光霽 廣東財經(jīng)大學(xué)

引言

我國高等教育在發(fā)展過程中出現(xiàn)了跨區(qū)、跨市興建分校區(qū)的熱潮。從統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，在985高校中，39所高校擬建和已經(jīng)建成并投入使用的校區(qū)共計140個。由這個數(shù)據(jù)可以看出，平均每個高校擁有3個以上的校區(qū)，有的學(xué)校的校區(qū)數(shù)量已經(jīng)超過了5個[1]。筆者所在的廣州市中，中山大學(xué)有深圳、珠海、廣州跨三城市共四校區(qū)、暨南大學(xué)有廣州、珠?？鐑沙鞘泄踩齻€校區(qū)、華南理工大學(xué)有兩個校區(qū)。異地辦學(xué)給高校財務(wù)工作提出了新的挑戰(zhàn)，既要做到學(xué)校層面的制度、資金的統(tǒng)一與統(tǒng)籌，又要根據(jù)校區(qū)的地理位置和組織定位，兼顧靈活和方便，為各校區(qū)的教學(xué)科研工作做好服務(wù)與保障。

一、我國高?？绲貐^(qū)校區(qū)的現(xiàn)狀及弊端

目前我國跨校區(qū)的財務(wù)服務(wù)模式有三種：1.主校區(qū)財務(wù)集中模式：即分校區(qū)不設(shè)立財務(wù)機(jī)構(gòu)，所有財務(wù)事項均拿回主校區(qū)處理；2.各分校區(qū)設(shè)立財務(wù)機(jī)構(gòu)模式，也稱為委派會計制度：即財務(wù)報銷、學(xué)費收退等業(yè)務(wù)由各校區(qū)獨立完成；3.二級學(xué)院各自設(shè)立財務(wù)機(jī)構(gòu)模式[2]。無論哪種模式都有著處理效率低下、會計信息可靠度低、處理成本高和學(xué)校管控度低的風(fēng)險。

二、財務(wù)共享服務(wù)的定義、特點及發(fā)展

財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)是按照特定的規(guī)范流程，運用信息技術(shù)處理財務(wù)業(yè)務(wù)，其目的在于讓組織結(jié)構(gòu)得到進(jìn)一步優(yōu)化，形成規(guī)范化流程，進(jìn)而實現(xiàn)組織的降本增效，讓內(nèi)外部客戶均能夠享受到專業(yè)化的、標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)服務(wù)。這種分布式的財務(wù)管理是企業(yè)集團(tuán)推進(jìn)的一項重要改革。企業(yè)在集團(tuán)層面成立財務(wù)共享服務(wù)中心，將原分散于集團(tuán)內(nèi)部各分、子公司的財務(wù)處理職能集中在財務(wù)共享服務(wù)中心，提升專業(yè)性，形成規(guī)模經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、加強(qiáng)管控。

財務(wù)共享服務(wù)的特點是將對某類業(yè)務(wù)的處理在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)共享，提供標(biāo)準(zhǔn)化、集約化、服務(wù)化、專業(yè)化的服務(wù)。財務(wù)共享服務(wù)在一個企業(yè)內(nèi)部遵循統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程、操作模式和業(yè)務(wù)處理規(guī)范。它整合財務(wù)業(yè)務(wù)活動中的共性部分，進(jìn)行歸并、整合和集中，產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，從而降低成本。它由專門的人員組成，分工明確，專業(yè)性強(qiáng)。財務(wù)共享服務(wù)的適用對象是跨國、跨地區(qū)的大型企業(yè)集團(tuán)。

財務(wù)共享服務(wù)已經(jīng)從傳統(tǒng)走向新型，不再將財務(wù)人員物理地集中在獨立的服務(wù)中心，而是采用云平臺軟件等近年來出現(xiàn)的新型技術(shù)手段，突破財務(wù)處理的跨地域限制。企業(yè)中不一定要設(shè)置實體的財務(wù)共享服務(wù)中心部門，而是通過軟件和互聯(lián)網(wǎng)等新型手段建立虛擬的財務(wù)共享服務(wù)中心平臺來完成工作。這樣組織機(jī)構(gòu)、人員配置、處理流程、信息系統(tǒng)都需要隨之進(jìn)行改革。隨著財務(wù)管理變革的完成，組織機(jī)構(gòu)也實現(xiàn)了調(diào)整，原有的業(yè)務(wù)流程被徹底顛覆，新型的財務(wù)共享服務(wù)中心打通了企業(yè)不同分支機(jī)構(gòu)地域之間的紙質(zhì)信息傳遞壁壘，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一集中處理，大大提高效率。

三、共享服務(wù)在高?？绲貐^(qū)校區(qū)間運用的可行性分析

高校財務(wù)工作具有業(yè)務(wù)量大、分散化、重復(fù)性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的特點。這給高校財務(wù)共享的建立提供了前提條件。

（一）共享服務(wù)的部門設(shè)置及功能分配

各分子公司財務(wù)部門取消財務(wù)核算職能和人員，僅保留財務(wù)分析、業(yè)務(wù)支持、報稅等財務(wù)職能和相應(yīng)人員，根據(jù)需要，每個分子公司還可以配備專職或兼職的單據(jù)掃描員，負(fù)責(zé)將公司業(yè)務(wù)發(fā)生所產(chǎn)生的單據(jù)掃描上傳系統(tǒng)。財務(wù)共享服務(wù)中心的工作就是為整個集團(tuán)進(jìn)行財務(wù)核算，在這里工作的員工會被分組，每個組完成的業(yè)務(wù)并不相同，這樣安排的目的在于提高專業(yè)化水平。而企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理部門的職能就可以專注于企業(yè)政策規(guī)范制定、管理會計、投融資、稅務(wù)籌劃、內(nèi)部稽核等業(yè)務(wù)。共享中心與企業(yè)集團(tuán)財務(wù)管理部門的關(guān)系根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)的需要可以采用相互平行和上下級兩種模式。

高校校區(qū)間財務(wù)共享可以運用為：分校區(qū)不再設(shè)立核算職能和人員，如果分屬不同城市，可以保留報稅和分析人員。單據(jù)掃描上傳業(yè)務(wù)由各申請報銷的老師自行完成，掃描后的原始單據(jù)進(jìn)行校區(qū)內(nèi)報銷箱投遞或郵寄本部財務(wù)部門。校本部財務(wù)部門設(shè)立專門的單據(jù)匹配員，將紙質(zhì)票據(jù)與電子數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)進(jìn)行報銷事項審核、復(fù)核與處理。校本部財務(wù)部門的其他職能仍有：國家政策解讀、學(xué)校財務(wù)制度制定與更新、報表的編制與報送、數(shù)據(jù)分析、資金統(tǒng)籌與分配、稅務(wù)籌劃、內(nèi)部稽核、工資公積金業(yè)務(wù)、學(xué)費收退等。

（二）支持財務(wù)共享服務(wù)的信息系統(tǒng)

財務(wù)共享這種模式非常新穎，為了保證新模式的運行，需要建成一整套信息系統(tǒng)提供支持。目前，使用最多的信息系統(tǒng)架構(gòu)包含多個子系統(tǒng)，比如電子影像系統(tǒng)、網(wǎng)上報賬系統(tǒng)等，具體如下：

1.電子影像系統(tǒng)

在財務(wù)共享服務(wù)支撐板塊中，該系統(tǒng)居于核心地位。所有實物單據(jù)均通過該系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成電子影像。系統(tǒng)功能主要包括采集和處理電子影像、集中存儲、傳輸、隨時查閱等。電子影像系統(tǒng)是實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)異地會計處理的基礎(chǔ)。其價值在于：（1）解決異地問題：在該系統(tǒng)中，只要有互聯(lián)網(wǎng)和電腦或手機(jī)，電子影像可以隨時被上傳、調(diào)閱和審核，解決異地處理和異地查閱問題。節(jié)省人力物力，降低成本，提高信息傳遞效率。（2）保障檔案安全，提高檔案管理水平，解決紙質(zhì)檔案存儲中的空間限制、褪色損壞等問題。（3）通過云軟件，可以與企業(yè)供貨商或銷售商、政府稅務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行連接，達(dá)到信息共享。

2.網(wǎng)上報賬系統(tǒng)

在財務(wù)共享服務(wù)會計核算處理中，這個系統(tǒng)是流程再造的關(guān)鍵，是具體業(yè)務(wù)和財務(wù)處理的交互銜接平臺。只有依托該系統(tǒng)，才可以集成財務(wù)系統(tǒng)和各具體業(yè)務(wù)模塊的信息。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的模塊通常有：業(yè)務(wù)申請管理、報賬申請管理、業(yè)務(wù)審批管理、任務(wù)分配管理、財務(wù)審核管理和查詢分析管理等功能。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的價值在于：（1）信息采集規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：通過標(biāo)準(zhǔn)化的表格填報，采集有用信息、形成統(tǒng)一規(guī)范的格式。（2）信息傳遞無紙化、自動化：用戶端和接收端都是系統(tǒng)填報和采集數(shù)據(jù)，無須見面。（3）解決異地授權(quán)審批問題：責(zé)任人審批環(huán)節(jié)同樣網(wǎng)上流轉(zhuǎn)完成，無須見面。（4）提高業(yè)務(wù)處理全流程的透明度：業(yè)務(wù)進(jìn)展的每一個環(huán)節(jié)都可以通過系統(tǒng)進(jìn)行查看，跟蹤。（5）及時反饋信息：業(yè)務(wù)的每一步如需修改與調(diào)整，都可以及時發(fā)布、接收和調(diào)整。

3.電子檔案系統(tǒng)

在財務(wù)共享服務(wù)支持板塊中，這個系統(tǒng)是一個子系統(tǒng)。將會計檔案納入信息系統(tǒng)，實現(xiàn)會計憑證和電子影像的自動匹配和分冊管理，并對電子檔案的打印、歸檔、借閱、銷毀的全流程進(jìn)行規(guī)范管理。電子檔案系統(tǒng)區(qū)別于手工檔案管理的最大優(yōu)勢在于：無論是接收、裝訂還是修改、銷毀，都進(jìn)行留痕。痕跡可以永久保存，便于任何時候查源追責(zé)。同時，電子留檔，可以解決紙質(zhì)憑證褪色、占據(jù)物理空間、傳輸不便等弊病。形成統(tǒng)一的憑證電子檔案庫，實現(xiàn)財務(wù)電子檔案的電子化、集中化管理，大大提高了財務(wù)檔案管理的安全性、持久性。

4.會計核算系統(tǒng)

在財務(wù)共享服務(wù)會計核算中，會計核算系統(tǒng)是核心，能夠連接網(wǎng)上報賬系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)抽取，生成會計核算數(shù)據(jù)并與資金管理系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)結(jié)算資金信息的傳遞；同時還將會計核算數(shù)據(jù)與合并報表系統(tǒng)、稅務(wù)管理系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)結(jié)合，完成相關(guān)報表、報稅和歸檔業(yè)務(wù)。其價值在于：（1）通過高度集成和融合，確保業(yè)務(wù)處理及時、準(zhǔn)確、規(guī)范。（2）通過靈活多樣的信息分析和展示，更好地為決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)的支持。

以上系統(tǒng)都可以通過高校業(yè)務(wù)需求的提出，由專業(yè)工程師進(jìn)行程序修改和流程改進(jìn)，運用到高校校區(qū)間的財務(wù)服務(wù)中。比如老師的費用報銷業(yè)務(wù)，可以統(tǒng)一按照學(xué)校制度進(jìn)行網(wǎng)上授權(quán)審批，公平對待每一位教職員工。簡化審批流程，由原來的線下紙質(zhì)單據(jù)的面對面審批轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上影像資料單據(jù)審批，讓信息跑路，不讓師生跑腿。通過影像系統(tǒng)聯(lián)查憑證及單據(jù)，隨時隨地方便報銷者和會計人員。會計核算系統(tǒng)是高度集成的，會計憑證、季度年度報表均可以自動生成，工作效率顯著提升。

（三）主要業(yè)務(wù)流程

財務(wù)共享服務(wù)中最主要的工作就是財務(wù)核算，該項業(yè)務(wù)的工作量大、重復(fù)性高，且具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

1.業(yè)務(wù)發(fā)生。高校發(fā)生采購、出差等業(yè)務(wù)，費用報銷按照教職工是否墊款分為先墊款再報銷和先借款再報銷兩種形式。新型模式是利用教職工的公務(wù)信用卡額度實現(xiàn)支付款項，既不需要提前辦理借款手續(xù)，又不實際占用教職工資金，更加便捷。

2.申請報銷。教職工使用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)詳細(xì)填報標(biāo)準(zhǔn)化處理的報銷事項，并網(wǎng)上提交負(fù)責(zé)人審批。

3.單據(jù)上傳。教職工使用電子影像系統(tǒng)把發(fā)票、購物清單或是交通票據(jù)等紙質(zhì)資料上傳，并將報賬系統(tǒng)生成的報銷單以及紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行校區(qū)間投遞或是郵寄到校本部財務(wù)部門，財務(wù)部門審核員將電子影像與紙質(zhì)票據(jù)進(jìn)行稽核匹配。

4.審核處理。財務(wù)人員進(jìn)行審核、復(fù)核、處理和反饋，通過網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬到教職工工資賬戶中，完成整個報銷流程。

5.數(shù)據(jù)分析。通過財務(wù)分錄與預(yù)算分錄，系統(tǒng)自動歸類數(shù)據(jù)，形成財務(wù)報表和預(yù)算執(zhí)行報表。

6.票據(jù)歸檔。紙質(zhì)票據(jù)與電子票據(jù)分別歸檔，大大提高檔案管理的安全性、可靠度和持久性。

（四）新型財務(wù)共享服務(wù)模式

1.使用SaaS云軟件建立虛擬財務(wù)共享服務(wù)中心。云軟件以高質(zhì)量的電子數(shù)據(jù)為記賬依據(jù)，讓高?？绲貐^(qū)的校區(qū)間可以輕松實現(xiàn)信息共享。通過使用云軟件，各高校可以不再建立物理、實體的財務(wù)共享服務(wù)中心，提升處理業(yè)務(wù)的效率，降低信息系統(tǒng)使用成本。

2.在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，可以隨時隨地處理業(yè)務(wù)，所有需求均可以得到快速響應(yīng)。高校財務(wù)人員和報銷申請者可以利用電腦和手機(jī)軟件接收和發(fā)送信息，隨時隨地進(jìn)行財務(wù)業(yè)務(wù)操作、審批和管理，不再受時間、地點的限制，不再受辦公場所、上網(wǎng)條件的約束。

3.RPA機(jī)器人流程自動化。在目前處理財務(wù)工作的過程中，RPA機(jī)器人已經(jīng)投入使用，可以按照事先設(shè)定的流程處理應(yīng)付應(yīng)收賬款、費用報銷，還可以完成總賬處理等多項工作。許多跨國企業(yè)的掃描單據(jù)、開發(fā)票、收款、對賬等操作已經(jīng)引入智能化技術(shù)。使用機(jī)器人可以實現(xiàn)24小時不間斷地處理重復(fù)性工作，顯著降低人工成本，提高工作效率。使用者只需設(shè)計好程序，做好流程、文件、數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化，RPA就可以做到零出錯。并且RPA可以在開發(fā)軟件的支持下學(xué)習(xí)更多的操作，進(jìn)一步解放高校財務(wù)工作人員的雙手。

4.大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)可視化。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)之后，不再在傳統(tǒng)財務(wù)維度中進(jìn)行財務(wù)分析，而是在財務(wù)主體內(nèi)外部數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行統(tǒng)計和分析，這些數(shù)據(jù)不僅量大，而且種類繁多，表達(dá)形式更加多樣直觀。財務(wù)共享服務(wù)中心在發(fā)展中逐步扮演著數(shù)據(jù)中心的角色，為財務(wù)主體深度挖掘和分析各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高效傳輸和直觀呈現(xiàn)，為管理者作出決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

四、財務(wù)共享服務(wù)在高?？绲貐^(qū)校區(qū)間運用的優(yōu)勢和劣勢

高校財務(wù)共享服務(wù)中心的建立具備如下優(yōu)勢：（1）專業(yè)分工性強(qiáng)：在參照企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心模式的基礎(chǔ)上，充分考慮高校財務(wù)管理工作特征，通過有效整合，形成的財務(wù)處理模式具有專業(yè)化特征。相對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)部門，財務(wù)共享服務(wù)中心是完全不同的，這些差異體現(xiàn)在人員、服務(wù)等多個方面。該部門是基于高校財務(wù)核算和信息模塊的結(jié)合建立，突出專業(yè)化服務(wù)，強(qiáng)調(diào)專業(yè)技能水平，在部門內(nèi)部設(shè)置了多個功能模塊，這些模塊都是相對獨立的。在崗位設(shè)置上，通常按照職能進(jìn)行專業(yè)分工。專業(yè)的流水線運作模式可以充分發(fā)揮專業(yè)化帶來的規(guī)模經(jīng)濟(jì)，提高會計核算的效率。（2）數(shù)據(jù)整合性強(qiáng)：在建成財務(wù)共享服務(wù)中心之后，即便校區(qū)所處地域不同，也可以實時傳輸、及時整合財務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)將得到永久保存，隨時都可以調(diào)閱。校本部可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行及時匯總、整合、分析、形成報表、寫入報告。即便信息使用主體是不同的，獲取的數(shù)據(jù)也都是按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制，財務(wù)報表的準(zhǔn)確性、一致性得到了保證。（3）突破地域壁壘：跨校區(qū)的直接難題就是地域問題，采用云軟件、互聯(lián)網(wǎng)、網(wǎng)上審批審核，最大限度解決了這個問題。[3]

建立高校財務(wù)共享服務(wù)中心同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)：（1）投資成本不菲：本文上述的每一個系統(tǒng)和軟件報價都在數(shù)十萬元，資金壓力顯而易見。（2）開發(fā)團(tuán)隊技術(shù)參差不齊：專業(yè)面向高校的信息系統(tǒng)和軟件開發(fā)公司缺乏。目前高校的信息系統(tǒng)維護(hù)一部分依靠學(xué)校的信息管理部門，這部分技術(shù)力量不強(qiáng)，只能進(jìn)行系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的基本維護(hù)工作；另一部分受牽制于獨立的軟件開發(fā)公司。而外部軟件公司的主流業(yè)務(wù)都是面向企業(yè)的，很少有專業(yè)面向高校的軟件開發(fā)和維護(hù)公司，系統(tǒng)維護(hù)及后續(xù)開發(fā)能力有限。（3）高校領(lǐng)導(dǎo)重視程度不同：受資金、技術(shù)、觀念的限制，很遺憾至今沒有一所高校建立起了真正意義上的財務(wù)共享服務(wù)中心。

結(jié)語

綜上所述，高?？缡?、跨區(qū)興建分校區(qū)的趨勢，給高校財務(wù)工作帶來了新的挑戰(zhàn)，財務(wù)工作必須改進(jìn)現(xiàn)有財務(wù)服務(wù)模式，才能高效、安全地處理異地財務(wù)報銷、保障賬務(wù)安全、快速數(shù)據(jù)分析、最終形成報告。建立財務(wù)共享中心只是一個新型的觀念的借鑒，高校的進(jìn)一步高速的發(fā)展，帶給我們高校財務(wù)人不小的挑戰(zhàn)。