【摘" 要】 對(duì)于總務(wù)檔案管理，由于總體使用頻率不高，采用微信小程序開(kāi)發(fā)工具軟件及其云開(kāi)發(fā)附帶的數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)難度小，總體開(kāi)發(fā)費(fèi)用相對(duì)較低，因總務(wù)檔案管理其對(duì)服務(wù)的響應(yīng)速度沒(méi)有特別高的要求，采用云開(kāi)發(fā)可以減少很多后臺(tái)管理的工作量，更加符合檔案管理的需求。

【關(guān)鍵詞】 總務(wù)檔案；微信小程序；檔案管理

一、研究背景

自2011年騰訊推出微信以來(lái)，微信用戶已經(jīng)突破了12億，微信小程序相比傳統(tǒng)手機(jī)App具有免安裝這一優(yōu)勢(shì)，使用者只需在微信小程序中搜索或掃描二維碼，即可使用小程序，因此使用微信小程序提供檔案服務(wù)更容易為大眾所接受。各檔案館也開(kāi)通了微信公眾號(hào)及微信小程序用于提供檔案知識(shí)和檔案服務(wù)，對(duì)總務(wù)設(shè)計(jì)微信小程序開(kāi)通檔案服務(wù)提供了現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

微信小程序采用JavaScript語(yǔ)言作為邏輯語(yǔ)言，wxml文件編寫(xiě)文本輸出，wxss作為樣式文件，總體編寫(xiě)難度較低。本文采用云開(kāi)發(fā)作為后臺(tái)邏輯及數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)方式。

二、微信小程序優(yōu)勢(shì)

微信小程序是一種不需要下載安裝即可使用的應(yīng)用，它實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用“觸手可及”的夢(mèng)想，用戶掃一掃或者搜一下即可打開(kāi)應(yīng)用也體現(xiàn)了“用完即走”的理念，用戶不用關(guān)心是否安裝太多應(yīng)用的問(wèn)題。

微信小程序有完善的生態(tài)系統(tǒng)，完備的UI組件界面庫(kù)，而且開(kāi)放了許多現(xiàn)成可以用的模塊，如語(yǔ)音識(shí)別模塊，開(kāi)發(fā)者只需編寫(xiě)好業(yè)務(wù)邏輯，無(wú)需考慮組件或模塊的底層邏輯。

因?yàn)槌绦蚴且劳杏谖⑿牛挥每紤]操作系統(tǒng)的差別，無(wú)論運(yùn)行在蘋(píng)果、安卓手機(jī)還是在電腦上，都不用單獨(dú)編寫(xiě)程序。

三、云開(kāi)發(fā)優(yōu)勢(shì)

完全可以個(gè)人開(kāi)發(fā)前后端，直接上線，不需要依賴后端。

云開(kāi)發(fā)具有專用的云函數(shù)，云函數(shù)是一段運(yùn)行在云端的代碼，針對(duì)檔案管理這一需求，云開(kāi)發(fā)現(xiàn)成的云函數(shù)可以用極少的代碼完成數(shù)據(jù)庫(kù)的可查看、增加、更新、查找、刪除數(shù)據(jù)、管理索引、管理數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限等操作。而且無(wú)需管理服務(wù)器，在開(kāi)發(fā)工具內(nèi)編寫(xiě)、一鍵上傳部署即可運(yùn)行后端代碼。

傳統(tǒng)后臺(tái)開(kāi)發(fā)需要使用https協(xié)議傳輸數(shù)據(jù)，國(guó)內(nèi)服務(wù)器必須解析域名進(jìn)行ICP備案后，綁定SSL證書(shū)，而購(gòu)買(mǎi)SSL證書(shū)是一筆不小的費(fèi)用，且需要購(gòu)買(mǎi)域名，其費(fèi)用比較高。

針對(duì)總務(wù)檔案日用戶少，本身不屬于讀取寫(xiě)入量大的應(yīng)用場(chǎng)景，采用云開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)服務(wù)完全可以應(yīng)付日常流量需求，采用云開(kāi)發(fā)是按流量計(jì)費(fèi)，按流量計(jì)費(fèi)更加符合使用需要。且免費(fèi)版就有5GB容量（免費(fèi)配額詳見(jiàn)表1），總務(wù)檔案管理流量消耗少，如果不存儲(chǔ)圖片的情況下，免費(fèi)配額一般夠用，超出部分按流量計(jì)費(fèi)即可。

四、具體需求

用戶自動(dòng)登錄：用戶只需登錄一次，申請(qǐng)成為相應(yīng)人員，下次登錄即可自動(dòng)登錄，并且自動(dòng)導(dǎo)入人員信息，開(kāi)放相應(yīng)模塊的使用權(quán)限。

人員審核：用戶掃碼申請(qǐng)成為檔案管理員或者為檔案借取人，系統(tǒng)管理員審核檔案管理員或者方案借取人，檔案管理員審核檔案借取人。

檔案錄入：檔案管理員首先建立卷名、卷號(hào)，輸入文件名、科室、文件份數(shù)、是否是復(fù)印件（數(shù)據(jù)類型：bool）、文件所屬卷號(hào)、備注等信息。

檔案借取：檔案借取人發(fā)出檔案借取申請(qǐng)信息，檔案管理員利用搜索系統(tǒng)搜索出需要的文件，并選擇文件信息發(fā)送文件借取確認(rèn)單，檔案借取人選擇確認(rèn)，檔案借取完成確認(rèn)。

檔案修改：檔案管理員修改檔案信息，可以修改文件名稱、文件份數(shù)等信息，必填項(xiàng)目為修改原因，且每一條修改記錄可查。

五、數(shù)據(jù)庫(kù)集合設(shè)計(jì)

文件集合：文件名、錄入時(shí)間、文件生成時(shí)間、文件編號(hào)、唯一ID號(hào)、錄入人、科室、文件份數(shù)、是否是復(fù)印件（數(shù)據(jù)類型：bool）、文件所屬卷號(hào)、所屬卷名、備注等。

文件借取信息集合：其信息主要包括：借取時(shí)間、借取份數(shù)、借取文件名、借取人、科室、是否已經(jīng)歸還（數(shù)據(jù)類型：bool）、唯一ID號(hào)，備注等。

檔案修改信息集合：其主要包括修改時(shí)間、修改原因、檔案錄入唯一ID號(hào)之外的所有項(xiàng)目原信息，檔案錄入唯一ID號(hào)之外的所有項(xiàng)目修改后信息，唯一ID號(hào)。

卷集合：其信息包括卷建立日期、卷。

人員信息集合，其信息主要包括：

檔案管理員：科室、姓名、電話、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間；

檔案借取人：科室或公司、姓名、電話、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間；

超級(jí)管理員：科室、姓名、電話、申請(qǐng)時(shí)間、批準(zhǔn)時(shí)間。

六、權(quán)限介紹

首先是系統(tǒng)管理員，權(quán)限范圍最大，可以審核用戶的注冊(cè)信息，選擇是否通過(guò)其注冊(cè)信息，其權(quán)限還包括其他兩類人員的權(quán)限；然后是檔案管理員，其具有檔案信息錄入，檔案信息借取，檔案信息查詢及審核檔案借取人注冊(cè)信息的功能；最后是借取人，其權(quán)限包括申請(qǐng)為檔案借取人，提交借取檔案申請(qǐng)，確認(rèn)檔案已借取等。

七、總體流程設(shè)計(jì)思路

首先用戶掃描微信小程序二維碼，判斷是否有用戶信息緩存，如果有則自動(dòng)進(jìn)入主頁(yè)面，如果沒(méi)有，需點(diǎn)擊登錄，小程序記錄當(dāng)前用戶的openid，并且在手機(jī)緩存上保存用戶信息，方便下次登錄，初次登陸不開(kāi)通任何權(quán)限，彈出對(duì)話框提示對(duì)方需要填寫(xiě)用戶信息方可進(jìn)入相應(yīng)模塊，用戶點(diǎn)擊確定，進(jìn)入信息錄入頁(yè)面，填寫(xiě)相關(guān)信息。如果點(diǎn)擊取消，則返回登錄界面。

用戶填寫(xiě)完信息后，系統(tǒng)對(duì)用戶的信息進(jìn)行判斷，如果判斷為空，則彈出提示框，請(qǐng)用戶重新填寫(xiě)信息，否則彈出對(duì)話框“您好，你的信息已經(jīng)提交，請(qǐng)耐心等待管理員審核通過(guò)，請(qǐng)退出程序”，用戶點(diǎn)擊確定后退出程序。用戶下次登錄時(shí)，根據(jù)其是否審核通過(guò)可以彈出不同的對(duì)話框，如果還沒(méi)有經(jīng)過(guò)審核則彈出“您好，您的信息暫未審核，請(qǐng)退出程序耐心等待”，如果通過(guò)則彈出“您好，你的信息已經(jīng)通過(guò)審核”，審核不通過(guò)則彈出“您的信息經(jīng)過(guò)審查沒(méi)有通過(guò)，請(qǐng)退出程序”。

用戶信息通過(guò)審核后如果成為檔案借取人，則在小程序系統(tǒng)后臺(tái)記錄此人員信息，可以進(jìn)入檔案借取申請(qǐng)界面，為了檔案信息的安全，檔案借取人無(wú)法進(jìn)入檔案搜索界面。檔案借取人進(jìn)入檔案借取界面，提出想要的檔案名稱，并填寫(xiě)借取原因，小程序后臺(tái)記錄此信息。

用戶信息通過(guò)審核后成為檔案管理員，則可以進(jìn)入檔案借取人申請(qǐng)信息列表窗口審核檔案申請(qǐng)信息，可以選擇退回或者處理，點(diǎn)擊退回，則檔案借取人查看我的申請(qǐng)信息可以看到自己的申請(qǐng)信息狀態(tài)為已退回。如果檔案管理員點(diǎn)擊處理，則跳轉(zhuǎn)到檔案搜索界面，在檔案搜索界面，檔案管理員可以搜索文件名或者卷名，按搜索框上方的選項(xiàng)框就可以確定，搜索字段應(yīng)支持多字段模糊搜索，點(diǎn)擊搜索后，彈出等待框，如果搜索到則在下面的列表中顯示相應(yīng)的文件名或者卷名，點(diǎn)擊右側(cè)的點(diǎn)擊查看按鈕可以查看具體內(nèi)容。如果沒(méi)有查到信息，則彈出對(duì)話框“抱歉，沒(méi)有搜索的相關(guān)內(nèi)容，請(qǐng)換個(gè)關(guān)鍵字試試”。檔案管理員選擇列表中的文件，然后點(diǎn)擊借取，檔案借取人申請(qǐng)檔案信息列表界面就顯示出相應(yīng)的文件名，檔案借取人點(diǎn)擊確定已借取則完成整個(gè)檔案借取流程。之后檔案管理員將檔案交給檔案借取人，完成檔案借取。如果按卷借取檔案，檔案借取人申請(qǐng)信息列表中顯示卷中所有文件。

需要注意的是，在搜索框中進(jìn)行文件全名的搜索顯然不太現(xiàn)實(shí)，用戶不可能記住文件全名，所以搜索系統(tǒng)很有必要進(jìn)行模糊搜索。模糊搜索的方式可以選擇多字段模糊搜索以提高搜索效率。首先進(jìn)行單字段搜索，用戶選擇單一關(guān)鍵詞先進(jìn)行搜索，系統(tǒng)記錄其搜索的關(guān)鍵詞，使用云開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)中的RegExp進(jìn)行搜索，具體參數(shù)采用正則查詢，不區(qū)分大小寫(xiě)，在把關(guān)鍵詞上傳到云數(shù)據(jù)庫(kù)中后，使用where語(yǔ)句查到匹配的文件名，用get語(yǔ)句獲得結(jié)果并返回前端。單字段查詢和多字段查詢的區(qū)別是，多字段可以使用空格去區(qū)分多個(gè)字段，小程序通過(guò)空格斷開(kāi)多個(gè)字段，并將空格前后字段加載到程序中，如果沒(méi)有空格將單個(gè)字段加載，如果有則用多個(gè)字段搜索?；氐絾蝹€(gè)字段查詢，將查詢到的結(jié)果返回到一個(gè)臨時(shí)的數(shù)據(jù)集，將此數(shù)據(jù)集作為下個(gè)字段搜索所屬的數(shù)據(jù)庫(kù)，返回的結(jié)果給到上述臨時(shí)的數(shù)據(jù)集中，當(dāng)然原先的數(shù)據(jù)集首先要清空。最后當(dāng)沒(méi)有字段后將結(jié)果返回前端再返回用戶。

當(dāng)搜索完成后，檔案管理員選擇一個(gè)或多個(gè)結(jié)果然后點(diǎn)擊領(lǐng)取，檔案借取人就可以在其消息列表的四個(gè)選項(xiàng)卡“已申請(qǐng)”“已退回”“已處理”“已完成”里的“已處理”中看到處理的結(jié)果是借取的什么文件，當(dāng)然此四個(gè)選項(xiàng)卡對(duì)應(yīng)四個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)集，顯示給借取人的是帶有其openid的數(shù)據(jù)，借取人刷新界面即可看到檔案管理員的處理結(jié)果。借取人點(diǎn)擊“確認(rèn)借取”后，借取完成，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到“已完成”選項(xiàng)卡中。如果檔案管理員不同意借取，則點(diǎn)擊“退回”，借取人在“已退回”選項(xiàng)卡可以看到其退回結(jié)果。

具體如何使檔案借取人知道獲得自己的申請(qǐng)被批準(zhǔn)，可使用消息推送功能，需要檔案借取人訂閱此小程序的訂閱消息，進(jìn)行用戶授權(quán)接收訂閱消息，具體是使用wx.requestSubscribeMessage接口獲取用戶授權(quán)，獲得授權(quán)后，檔案借取人的數(shù)據(jù)集標(biāo)記其已授權(quán)，當(dāng)檔案管理員處理檔案借取人的借取請(qǐng)求后，根據(jù)其是否授權(quán)選擇發(fā)送訂閱信息。具體訂閱功能的實(shí)現(xiàn)，首先要開(kāi)通訂閱消息功能，然后配置訂閱消息模板，訂閱消息模板配置完成后記錄模板ID，推送訂閱消息在檔案管理員處理過(guò)檔案借取人的申請(qǐng)后，發(fā)送訂閱消息，首先從云數(shù)據(jù)庫(kù)中，將未被推送過(guò)的消息篩選出來(lái)，然后調(diào)用微信提供的開(kāi)放接口，將消息逐條推送給對(duì)應(yīng)的用戶，發(fā)送完畢后，將pushed設(shè)置為true，后續(xù)將不再推送，最后將結(jié)果返回云數(shù)據(jù)庫(kù)，這就實(shí)現(xiàn)了消息訂閱的信息推送功能。

檔案錄入模塊為檔案管理員有權(quán)限進(jìn)入的模塊，檔案管理員在相應(yīng)的文本框中輸入文件名稱，如果一次性需要錄入的檔案較多，可以按照微信小程序云開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)的字段名作為excel表的第一行，相應(yīng)的值作為一列建立表格，最后轉(zhuǎn)化為csv文件格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)即可。

檔案修改模塊：檔案管理員通過(guò)搜索界面搜索到相應(yīng)文件點(diǎn)擊下方的修改按鈕進(jìn)行修改即可，其修改信息會(huì)在修改信息列表中顯示。

八、結(jié)語(yǔ)

微信小程序在企業(yè)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用如雨后春筍般層出不窮，是因?yàn)槠渚哂忻獍惭b的優(yōu)勢(shì)，且用戶群體多，在對(duì)于一些不常用的應(yīng)用，而這個(gè)應(yīng)用是我們必須要用的，將應(yīng)用以微信小程序的方式給用戶使用就非常符合實(shí)際，而檔案借閱管理就屬于這種應(yīng)用。雖然微信小程序應(yīng)用受微信限制不能承載過(guò)多功能，但對(duì)于一般用戶的需求基本能滿足，且微信小程序開(kāi)發(fā)門(mén)檻低，開(kāi)發(fā)價(jià)格也相對(duì)于傳統(tǒng)App更低，因此選用微信小程序非常適合。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 潘鐳. “小程序”——移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的下一個(gè)風(fēng)口［J］. 中國(guó)金融電腦，2017（03）：72-74.

［2］ 劉欣. 省級(jí)檔案館微信公眾平臺(tái)用戶體驗(yàn)評(píng)價(jià)研究［D］. 南昌：南昌大學(xué)，2019.

［3］ 蘇君華，宋帆帆. 數(shù)據(jù)治理視域下的檔案微信公眾平臺(tái)研究［J］. 山西檔案，2017（03）：41-43.

［4］ 謝文杰. 基于微信公眾平臺(tái)的檔案工作模式創(chuàng)新研究［J］. 黑龍江檔案，2019（03）：21-23.

［5］ 王天泥. 當(dāng)圖書(shū)館遇上微信小程序［J］. 圖書(shū)與情報(bào)，2016（06）：83-86.

［6］ 羅頻捷，溫荷. 開(kāi)放實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與實(shí)現(xiàn)［J］. 實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2015（05）：157-160.