金傳玲

（安徽立泰會計師事務(wù)所（普通合伙），安徽 合肥 230001）

為保證中小企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高企業(yè)運營效果，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，順利完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，建立科學(xué)完善的內(nèi)部控制體系即COSO理論是目前很多中小企業(yè)首要任務(wù)之一，也是JC公司當(dāng)下重要任務(wù)，JC公司是一家成立15年以上的從事專業(yè)代理記賬、財務(wù)管理與財稅咨詢與服務(wù)的高技術(shù)現(xiàn)代服務(wù)業(yè)企業(yè)，雖然企業(yè)管理體系與內(nèi)部控制制度也初具特色并產(chǎn)生了一定原創(chuàng)性的實踐成果，但目前受到服務(wù)客戶數(shù)量增加、高速變化的市場、行業(yè)內(nèi)競爭、企業(yè)管理者能力、經(jīng)濟萎靡等諸多內(nèi)外部環(huán)境的影響，也暴露出不少的問題，因此，加強內(nèi)部控制，提高企業(yè)應(yīng)對發(fā)展中風(fēng)險能力是JC公司面臨的新問題、新挑戰(zhàn)與新趨勢，本文通過梳理JC公司內(nèi)部控制存在的問題，根據(jù)現(xiàn)實情況出發(fā)，利用內(nèi)部控制COSO理論對JC公司內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，從而為其他中小企業(yè)內(nèi)部控制的完善提供依據(jù)。

一、加強企業(yè)內(nèi)部控制重要性

隨著中小型企業(yè)稅收制度的不斷利好，中小型企業(yè)發(fā)展呈現(xiàn)井噴趨勢，代理記賬、涉稅咨詢與服務(wù)、企業(yè)內(nèi)控、融資貸款等第三方服務(wù)的需求激增，以及目前國內(nèi)外經(jīng)濟形勢對中小企業(yè)發(fā)展與生存帶來沖擊及影響，特別是當(dāng)下餐飲行業(yè)、旅游行業(yè)以及外貿(mào)出口企業(yè)均面臨挑戰(zhàn)，甚至存在破產(chǎn)的風(fēng)險，這促使中小企業(yè)意識到通過加強內(nèi)部控制來分析經(jīng)營活動的風(fēng)險，識別風(fēng)險環(huán)節(jié)，并找出應(yīng)對方法有效防范風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。作為專門服務(wù)中小企業(yè)的科技服務(wù)公司，除了做好基礎(chǔ)的財稅服務(wù)，還應(yīng)幫助為所服務(wù)企業(yè)建立健全內(nèi)部控制防范風(fēng)險的服務(wù)，因此研究JC公司本身內(nèi)部控制，加強風(fēng)險管控，顯得尤其重要，本文借鑒國內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)，以及對JC公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析，找出內(nèi)部控制存在問題及原因，結(jié)合COSO內(nèi)部控制五要素來設(shè)計優(yōu)化JC公司的內(nèi)部控制。

二、JC公司內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境不完善

企業(yè)控制環(huán)境是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，是五大要素之首，主要包括：管理層的意識、公司組織架構(gòu)、人力資源政策、企業(yè)文化、社會責(zé)任等，經(jīng)過對JC公司內(nèi)部控制環(huán)境梳理發(fā)現(xiàn)其主要不足與不完善在于以下兩個方面：第一，機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分工方面不健全。公司雖然不斷調(diào)整機構(gòu)設(shè)置來優(yōu)化企業(yè)控制環(huán)境，但JC公司治理結(jié)構(gòu)中因股東人數(shù)少而無法設(shè)置股東會、董事會、監(jiān)事會及相關(guān)議事規(guī)則，總經(jīng)理及法定代表人身兼數(shù)職，而權(quán)力又過于集中，缺乏職責(zé)分工及有效的內(nèi)部管控，各個部門的崗位分工不明確，責(zé)任劃分不清，有時制度往往會朝令夕改，給經(jīng)營與管理帶來一定風(fēng)險。第二，管理層對人員管理能力不足。JC公司作為一個提供專業(yè)服務(wù)的機構(gòu)，管理過程中還存在因知識、能力、經(jīng)驗不足以及企業(yè)準(zhǔn)入門檻低等問題，人員管理主要是出現(xiàn)問題后依靠管理層的主觀感情臆斷，無有效崗位輪崗及對重要崗位采取的限制性制約措施，而這種不足并不是通過短期的努力就能解決的。第三，人才儲備不足。公司目前都是一人一崗，或一人多崗，差不多每個會計負(fù)責(zé)15到40家客戶的咨詢、記賬報稅業(yè)務(wù)，培訓(xùn)措施與方法也有限，隨著公司規(guī)模擴大、客戶量增多以及客戶需求的多樣化，會計往往無法承擔(dān)相應(yīng)的工作量，而出現(xiàn)離職造成客戶流失甚至架空公司的風(fēng)險。

（二）風(fēng)險評估機制缺失

風(fēng)險評估是企業(yè)主要依據(jù)風(fēng)險管理目標(biāo)與管理層對風(fēng)險的偏好，采用定量或定性與定量相結(jié)合的方法，來識別企業(yè)在經(jīng)營中影響目標(biāo)實現(xiàn)可能存在的風(fēng)險，經(jīng)過對JC公司實際情況初步分析識別出缺陷與不足表現(xiàn)在：第一，業(yè)務(wù)流程的設(shè)計存在缺陷。公司雖然依據(jù)客戶性質(zhì)、員工特點、業(yè)務(wù)內(nèi)容等設(shè)計出業(yè)務(wù)流程，因缺乏對流程進(jìn)行過程控制，ERP信息系統(tǒng)、財務(wù)軟件、云平臺等現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)利用效率不高，再加上無有效的績效評價體系，致使流程只是浮于表面形式，而缺乏有效的監(jiān)督與管理，尤其對客戶存在虛開發(fā)票或提供與其經(jīng)營不相關(guān)的發(fā)票現(xiàn)象情況沒有有效分析與識別方法，并將其嵌入業(yè)務(wù)流程中，并加以有效的控制，存在重大經(jīng)營風(fēng)險；第二，風(fēng)險識別能力與評價機制不足。企業(yè)管理層未建立風(fēng)險識別數(shù)據(jù)庫或可能存在風(fēng)險情況列出清單，便通過數(shù)據(jù)分析可能對企業(yè)發(fā)展的有利或不利的因素，避免客戶滿意度不夠、獲得率差等影響回款難度等風(fēng)險。

（三）控制活動過程不健全

控制活動是企業(yè)及時能識別與分析出經(jīng)營活動中有可能阻礙經(jīng)營目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險，并找出應(yīng)對措施，穩(wěn)定客戶關(guān)系防止客戶流失是JC公司內(nèi)部控制活動一部分，分析其不足主要有：第一，沒有對客戶進(jìn)行分類管理。在JC公司《組織架構(gòu)》及《業(yè)務(wù)流程》中沒有依據(jù)客戶性質(zhì)、客戶需求、客戶體驗及所從事行業(yè)進(jìn)行分門別類管理，并及時根據(jù)客戶性質(zhì)、客戶需求、信用程度等指標(biāo)進(jìn)行梳理，以便進(jìn)行分類管理，可能會造成客戶流失及壞賬風(fēng)險；第二，客戶管理不健全。JC公司雖然依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與服務(wù)客戶簽訂了代理記賬合同，但也沒有對合同進(jìn)行管理，并建立客戶檔案，因?qū)蛻粜畔⒎答佭t鈍而缺乏有效約束機制，目前公司還是停留在傳統(tǒng)會計代理記賬模式，沒有有效增加客戶黏性及拓展客戶有效措施。

（四）信息與溝通機制不暢

JC公司雖然設(shè)置不同部門，也有相應(yīng)崗位分工，因沒有建立有效的內(nèi)外部溝通及信息反饋機制，而造成內(nèi)部信息溝通不暢，外部信息不對稱情況，具體表現(xiàn)：第一，內(nèi)部信息溝通不順暢，重要信息沒能及時傳遞。JC公司只是依賴辦公OA、微信群、ERP信息系統(tǒng)等傳統(tǒng)方式與各部門進(jìn)行溝通，有時管理層直接將決策以口頭方式通知各部門，而各部門之間未進(jìn)行有效全面溝通與信息共享，或雖然溝通而各部門之間溝通只是從自身利益、眼前利益考慮，缺乏全局的統(tǒng)籌考慮，加之信息系統(tǒng)因其技術(shù)性強，開發(fā)成本高，使得信息溝通無法與企業(yè)的目標(biāo)或制度保持一致，當(dāng)基層遇到問題時，也無法及時傳遞到管理層，這樣自上而下，自下而上溝通信息溝通不暢，造成企業(yè)辦事效率低，成本浪費高；第二，外部信息溝通不對稱。缺少與行業(yè)協(xié)會、社會中介機構(gòu)、業(yè)務(wù)往來單位以及有關(guān)監(jiān)管部門如稅務(wù)、工商、各創(chuàng)客空間、孵化器等部門保持及時溝通，無法掌握市場變化、競爭對手動態(tài)以及最新政策法律法規(guī)。

（五）內(nèi)部監(jiān)督活動不到位

內(nèi)部監(jiān)督是對建立的各項內(nèi)部控制制度與識別出來的風(fēng)險實施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對于發(fā)現(xiàn)的不足，及時督促整改并加以完善，通過梳理JC公司日常監(jiān)督與專項監(jiān)督均存在不到位現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在：第一，缺乏有效日常監(jiān)督。雖建立內(nèi)部審計小組，要求每個季度對分管賬務(wù)會計人員賬務(wù)處理進(jìn)展情況檢查，并要求將票據(jù)不能及時到位、單據(jù)不全、定期客戶回訪情況等問題匯總，書面上報管理層，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并加以分析控制，但因沒有有效持續(xù)的監(jiān)督機制，有時發(fā)現(xiàn)問題，也不及時匯報或?qū)栴}隱藏，直到發(fā)生損失時疲于應(yīng)付，存在較大客戶流失或經(jīng)濟損失賠償風(fēng)險；第二，重大事項專項監(jiān)督不到位。公司管理制度規(guī)定，應(yīng)依據(jù)服務(wù)企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)按ABC分類管理，將A類企業(yè)作為重點企業(yè)進(jìn)行專項管理，要求至少每月上門服務(wù)一次，并要求制定《外出服務(wù)回執(zhí)單》，對解決客戶問題、客戶需求以及反饋意見進(jìn)行匯總，并依據(jù)客戶意見，及時反饋情況對A類做出應(yīng)急方案，但因監(jiān)督不到位或監(jiān)督時流于形式，而造成高端客戶流失風(fēng)險。

三、針對上述問題的對策建議

（一）加強內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)

為了加強內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，讓員工熟悉業(yè)務(wù)流程并遵守工作規(guī)范、行為規(guī)范，建議JC公司制定《員工守則》《會計崗位說明書》《會計主管崗位說明書》以及《部門經(jīng)理崗位說明書》，并對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使所有員工了解公司的制度、崗位職責(zé)，要求關(guān)鍵的重要的崗位定期輪崗或定期審查等替代控制等方法，優(yōu)化措施體現(xiàn)在：第一，優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，成立股東會、董事會、監(jiān)事會，要求企業(yè)融資擔(dān)保、合并、分立等重大問題由董事會批準(zhǔn)后報送股東會決策后方可開展，并將風(fēng)險控制及權(quán)力制衡設(shè)計進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制整個流程中，加強監(jiān)事會監(jiān)督的作用，總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司的日常運營與管理工作，同時也將學(xué)習(xí)與成長設(shè)計入公司的組織框架中，增強企業(yè)與同行業(yè)競爭力；第二，人才分類管理。依據(jù)人才受教育程度、技術(shù)職稱、性格特點等將人才分為：稀缺人才（項目咨詢與顧問人員）、核心人才（總經(jīng)理、部門經(jīng)理、項目主管等）、輔助人才（會計輔助人員、外勤會計等）、通用人才（記賬會計、報稅會計），清晰明確人才結(jié)構(gòu)，綜合考慮對不同人才性格特點及年齡層次在企業(yè)作用不同設(shè)計入組織架構(gòu)及業(yè)務(wù)流程中，已實現(xiàn)企業(yè)持續(xù)創(chuàng)造價值的能力。

（二）完善業(yè)務(wù)流程強化風(fēng)險評估體系

設(shè)計一套符合企業(yè)實際運營相匹配的業(yè)務(wù)流程，關(guān)系到內(nèi)部控制運行的有效性，并規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，確保目標(biāo)實現(xiàn)是非常重要的，具體措施：第一，完善業(yè)務(wù)流程的設(shè)計。通過問卷調(diào)查、內(nèi)部風(fēng)險會議、客戶反饋分析、大數(shù)據(jù)等資料，搜集公司已經(jīng)發(fā)生的或可能發(fā)生的數(shù)據(jù)，有效利用傳統(tǒng)財務(wù)共享模式（ERP管理軟件）基礎(chǔ)上，積極利用移動互聯(lián)網(wǎng)、SaaS財務(wù)云軟件等新型財務(wù)共享服務(wù)技術(shù)和工具，設(shè)計運行有效及符合公司實際情況的流程圖，規(guī)范企業(yè)管理；第二，加強風(fēng)險識別能力與評估機制。管理層根據(jù)企業(yè)的經(jīng)濟實力、發(fā)展階段、人員組成以及企業(yè)面對的市場環(huán)境、客戶情況、政治法律法規(guī)等內(nèi)外部環(huán)境，綜合評估并判斷出風(fēng)險情況，并依據(jù)風(fēng)險程度繪制出風(fēng)險清單，并逐項對風(fēng)險進(jìn)行描述，可能情況下列出風(fēng)險等級，并制定出風(fēng)險應(yīng)對措施，成立風(fēng)險評估小組，每年不少于一次以書面的形式以風(fēng)險進(jìn)行系統(tǒng)的評估，尤其對評估出來的重大風(fēng)險，管理層應(yīng)作出是否采用風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險回避、風(fēng)險對沖還是風(fēng)險承受等決策。

（三）優(yōu)化控制活動措施

根據(jù)JC公司生存與發(fā)展的基礎(chǔ)是市場與客戶，只有贏得了客戶滿意，提高了市場地位，因此對客戶進(jìn)行分類加強客戶管理以企業(yè)經(jīng)營活動顯得尤為重要，針對分析出來的控制措施不健全的主要方式為：第一，對客戶進(jìn)行有效的分類管理。依據(jù)所服務(wù)客戶行業(yè)、從業(yè)人員、營業(yè)收入、資產(chǎn)總額以及客戶需求及對財務(wù)重視度等維度對客戶進(jìn)行分類，可以按ABC分層管理，建立客戶臺賬，對客戶進(jìn)行細(xì)分，尤其關(guān)注“客戶如何看待我們、客戶需要什么、我們能服務(wù)什么？”等問題，并制定出服務(wù)清單并以此確定標(biāo)準(zhǔn)收費價格單，以滿足不同客戶需求；第二，制定出風(fēng)險管理措施，依據(jù)公司管理層對風(fēng)險承受能力，對不同風(fēng)險的客戶采取不同的風(fēng)險控制，如對可能存在虛開發(fā)票、無有效的內(nèi)部控制及管理制度高風(fēng)險的客戶采取日常監(jiān)督加專項監(jiān)督結(jié)合來降低風(fēng)險，同時在代理記賬合同中加注風(fēng)險提醒提示，在天眼查、企查查或公開信息上查出嚴(yán)重失信客戶，對連續(xù)6個月不付服務(wù)費單位，下達(dá)催款通知書，如果繼續(xù)不予支付或無法提供合理理由拒不支付的，要求采取停止相關(guān)服務(wù)等控制措施。

（四）加強公司內(nèi)外部信息傳遞與溝通

信息溝通與傳遞分為內(nèi)部信息與外部信息溝通，是實施內(nèi)部控制的重要條件。具體建立與完善措施體現(xiàn)在：第一，強化ERP信息系統(tǒng)、設(shè)立信息系統(tǒng)執(zhí)行方案；加強各部門橫向、縱向溝通、定期開管理層部門會議、員工會議來發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，建立信息反饋機制并形成文檔與記錄，并對有效建議制定獎勵措施；第二，加強與客戶溝通。通過客戶回訪、召集客戶定期開展財務(wù)培訓(xùn)、稅收優(yōu)惠政策解讀培訓(xùn)、企業(yè)管理制度培訓(xùn)等措施將最新的稅收政策、通知推送給客戶，保持實時溝通以增加企業(yè)與客戶黏性；第三，加強第三方及多方溝通。關(guān)注國家稅務(wù)局網(wǎng)站，參加稅務(wù)培訓(xùn)會議及時了解最新稅務(wù)政策，與財政局、行業(yè)協(xié)會保持聯(lián)系與溝通，增加企業(yè)公眾影響力，了解同行業(yè)發(fā)展趨勢，積極參加招投標(biāo)來增加公司業(yè)務(wù)的同時增強第三方服務(wù)職能，定時輸送人員外出學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，增加核心人員的競爭力。

（五）加強內(nèi)部監(jiān)督與審計

有效的內(nèi)部監(jiān)督體制是企業(yè)對內(nèi)部控制建立實施的監(jiān)督與檢查，是實施內(nèi)部控制的重要保證，分為日常監(jiān)督與專項監(jiān)督，表現(xiàn)在：第一，加強監(jiān)督小組的監(jiān)督職能。對檢查小組依據(jù)制度與管理規(guī)定對檢查出來問題逐項進(jìn)行分析，判斷識別出不同情形并制定出糾正、改進(jìn)機制，尤其對識別出重要的事項能及時送達(dá)經(jīng)理層，必要情況下可以日常監(jiān)督納入專項監(jiān)督，公司也可以采用新型信息化系統(tǒng)制定科學(xué)業(yè)務(wù)流程體系，避免主觀決策，通過新型財務(wù)共享模式來加強過程控制與監(jiān)督，強化內(nèi)部監(jiān)督職能；第二，通過外部審計與咨詢來進(jìn)一步加強監(jiān)督。通過聘請會計師事務(wù)所、稅務(wù)師事務(wù)所等外部中介機構(gòu)對企業(yè)財務(wù)或內(nèi)部控制設(shè)計與運行的有效性進(jìn)行評價，出具評價報告，也可以聘請第三方專業(yè)人員的指導(dǎo)、企業(yè)人員的參與來加強監(jiān)督。

四、結(jié)束語

在全球網(wǎng)絡(luò)化和信息化的條件下，隨著新型財務(wù)共享服務(wù)模式興起，稅務(wù)、銀行、政府與企業(yè)相繼構(gòu)建了數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)跨稅種、跨行業(yè)納稅及管理的信息共享，金稅四期、互聯(lián)網(wǎng)+、大智移云等強大數(shù)據(jù)評估及云計算發(fā)展和迅速普及，如果不能及時對傳統(tǒng)代理記賬技術(shù)及審計進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)將面臨巨大挑戰(zhàn)。雖然JC公司內(nèi)部控制研究建立在理論及實踐基礎(chǔ)上，但因本文對內(nèi)部控制中關(guān)于大數(shù)據(jù)時代企業(yè)面臨的變革、技術(shù)創(chuàng)新等方面的研究還沒有深入研究，還待后續(xù)學(xué)習(xí)與探索，為中小企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)提供借鑒。