劉文波 劉依霏 .武漢工程大學圖書館；.中南財經政法大學財政稅務學院

近年來，高校圖書館電子資源在文獻資源中所占的比例越來越高，如何對電子資源資產進行規(guī)范高效的管理也日漸成為高校圖書館面臨的重要問題，而電子資源資產化管理在業(yè)內尚無定論。為規(guī)范管理，防止資產流失，現試圖厘清電子資源的屬性并梳理國有資產管理相關政策，進而從資產全生命周期管理的角度對高校電子資源資產管理進行思考，從試用論證、預算編制、招標采購、折舊（攤銷）、報廢處置等全流程對電子資源資產的管理方式進行探討。

引言

電子資源是“以數據或計算機編碼的形式把文字、圖像、聲音、動畫和程序等多種形式的信息存儲在光、磁等非印刷型介質上，可通過計算機和其他外部設備使用的資源。包括軟件、網站資源、數據庫、電子圖書和電子期刊等”。根據教育部高校圖書館2020年事實數據庫系統的統計數據，高校圖書館在電子資源購置方面的投入金額均值自2006年來基本呈上升趨勢，2020年升至344萬元的最高點；同期紙質文獻資源購置費均值自2006年來呈下降趨勢，2020年降至207萬元的最低點。

隨著大數據、云數據等技術的迅猛發(fā)展，筆者認為，在可以預見的未來，高校電子資源購置費在文獻購置總經費中所占的比重仍會呈上升趨勢，如何管好、用好如此巨量的電子資源日漸成為高校圖書館面臨的重要課題。目前，高校圖書館對電子資源資產化管理尚無統一認識，《行政事業(yè)性國有資產管理條例》《高等學校財務制度》對此亦無明確規(guī)定。

相關研究課題

目前關于高校圖書館電子資源資產化管理的研究主要分為兩個階段，第一個階段是2017年《政府會計準則》出臺之前，主要觀點是將電子資源作為固定資產管理。艾華提出通過完善電子資源資產管理制度，完善監(jiān)督審計，提高電子資源固定資產管理的信息化水平等三個方面來完善高校電子資源資產管理；董梅香通過闡述高校圖書館文獻資源固定資產的內涵，分析其區(qū)別于普通資產的特點，強調了加強文獻資源固定資產管理的意義；趙立冰等通過對圖書館固定資產管理現狀的思考，提出了圖書館的電子資源也應該做國有固定資產處理和管理的建議，以免國有資產流失。第二個階段是2017年《政府會計準則》出臺之后，主要觀點是根據電子資源的屬性進行資產分類管理。李泰峰等通過對電子書相關概念進行界定，總結出電子書資產管理的模式和存在的問題，并提出優(yōu)化設想；李斌等提出應對電子書進行資產分類界定，從資產生命周期角度探究電子書資產管理策略，從增強電子書資產管理意識，健全完善資產管理長效機制，保證電子書知識產權合法性，注重合同履約驗收與監(jiān)督，加強資產管理信息系統建設等方面推進電子書資產化管理；徐淋楠等基于NLSP對下一代圖書館服務平臺的電子資源全生命周期管理流程進行分析，探究電子資源生命周期管理的流程和特點，可為后續(xù)圖書館服務平臺的建設提供參考。

高校圖書館電子資源屬性及相關政策

高校圖書館電子資源按取得方式劃分，可分為外購和自建兩類；外購電子資源按使用權劃分，可分為有永久使用權和無永久使用權兩類，前者根據訪問方式又可進一步細化為免費永久訪問與有償永久訪問，后者僅提供遠程訪問服務，停訂即停止使用；從資源類型來看，可分為電子圖書類、電子期刊類、視頻音頻資料類、事實數據類、檢索及分析工具類、網站信息類等；從載體形式來看，可分為有實物載體和無實物載體兩種。

2021年4月起施行的《行政事業(yè)性國有資產管理條例》要求“各部門及其所屬單位應當按照國家規(guī)定設置行政事業(yè)性國有資產臺賬，依照國家統一的會計制度進行會計核算，不得形成賬外資產”。2017年起實施的《政府會計準則——基本準則》（財政部令第78號），其中《政府會計準則第4號——無形資產》對無形資產作出以下界定：政府會計主體控制的沒有實物形態(tài)的可辨認非貨幣性資產，如專利權、商標權、著作權、土地使用權、非專利技術等。

2011年版《固定資產分類與代碼》國家標準（GB/T 14885-2010）規(guī)定，圖書檔案分類如下。

表1 《固定資產分類與代碼》國家標準（GB/T 14885-2010）圖書檔案類目

2017年12月發(fā)布的《無形資產分類與代碼》國家標準（GB/T 35416—2017）中與文獻資源相關的類目如下。

表2 《無形資產分類與代碼》國家標準（GB/T 35416—2017）著作權及數據類目

電子資源資產化管理模式

根據上述分析，筆者認為目前高校圖書館電子資源資產化管理模式主要有以下幾類。

第一，有實物載體的電子資源納入固定資產管理，其中圖書附帶的光盤隨書入賬；有固定載體的電子閱讀器、電子借閱機等以固定資產入賬；視頻類光盤（U盤、移動硬盤等）以資料類入賬。

第二，無實物載體的電子資源資產化管理模式。

在2011年版《固定資產分類與代碼》國家標準中，電子圖書、電子期刊歸入“圖書、檔案”類。從定義來看，隨著數字時代的到來，電子圖書、電子期刊的外延越來越廣，不加區(qū)別地將其納入固定資產管理明顯不合理。由于大部分無載體的電子資源符合無形資產定義中的可辨認性標準，具備納入無形資產管理的基本條件。故根據電子資源的權屬關系，分為以下幾種。第一種：有永久使用權（鏡像到本地或在供應商服務器的回溯資源）的外購電子資源應納入無形資產——著作權類管理，同一種電子資源分年度取得永久使用權的在年度資產決算時應在原資產卡片上進行增值處理。第二種：高校圖書館自建或委托開發(fā)的特色數據庫、機構知識庫等可在評估或購買后納入無形資產——信息數據類管理；財政部于2021年已啟動《固定資產等資產基礎分類與代碼》國家標準修訂工作，由于現行的會計科目及資產代碼尚無明細的無形資產名稱對應，高校圖書館在報賬和進行資產管理時，可先將上述可列入資產的電子資源記入無形資產大類，待相關政策明晰后予以調整。第三種：無永久使用權的電子資源在報賬時列支為費用，不納入學校的無形資產統一管理，但可作為一種“虛擬資產”或“準資產”進行內部管理。

電子資源資產全生命周期管理階段分析

美國經濟學家雷蒙德·弗農于1966年提出產品生命周期理論。從本質上講，電子資源也屬于產品，具有生命周期，同時電子資源也具備資產的屬性，經歷從試用論證到預算、采購、入賬使用、折舊（攤銷）、報廢處置的不同階段。完善電子資源資產全生命周期管理，能夠解決高校圖書館資產管理中遇到的賬實不符、賬賬不符問題，同時能避免資產的閑置、處置不當造成學校經濟利益損失等。

在確定資產化管理模式后，對電子資源資產全生命周期管理的不同階段作出以下探討。

試用及論證階段

試用數據庫是數據庫商為圖書館或相關機構提供免費試用及演示的各種商業(yè)化的電子資源。電子資源的試用一方面能為最終的購置論證提供直接參考，另一方面可詳細了解電子資源的資產屬性，重點關注回溯數據是否能鏡像到本地或提供免費訪問，為下一步預算的編制方式指明路徑。

預算編制招標采購階段

高校應當實現資產管理和預算管理的緊密統一。高校電子資源采購按預算項目支出范圍可分為其他資本性支出及其他商品和服務支出兩類，其中可納入資產管理的電子資源購置經費為其他資本性支出，在編制政府采購預算時列為新增資產；購買服務等不能納入資產管理的電子資源購置經費為其他商品和服務支出。高校圖書館在編制預算前，可根據試用及論證的結果，與財務、國資部門充分溝通，確保資產管理與預算管理不出現脫節(jié)現象。

具體到采購方式，在中國高校圖書館數字資源采購聯盟（DRAA）集團采購的基礎上，除某個數據庫為學校教學、科研、專業(yè)建設必不可少的資源，且供應商為申請購買的數據庫的唯一供應商采用單一來源采購外，其他電子資源一般采用公開招標、競爭性談判、詢價、邀請招標等方式采購。

驗收及報賬階段

電子資源完成招標采購后，高校圖書館應根據采購合同對電子資源的內容、訪問方式進行核實，確認無誤后完成驗收；報賬時根據預算編制情況分屬性相應納入固定資產、無形資產和服務費用支出等不同的會計科目。同時，建議按整庫對應在學校資產管理系統錄入資產卡片。

使用管理階段

隨著智慧圖書館的建設，對紙本圖書與電子資源進行一體化管理成為圖書館文獻資源建設的方向。目前，國內多所大學圖書館已完成對電子資源數據的導入和揭示及批量編目。未納入資產管理的電子資源雖然不作為學校的正式資產入賬，但圖書館可將其作為“準資產”進行目錄揭示。

折舊（攤銷）管理階段

《政府會計準則第3號——固定資產》第十七條規(guī)定，文物和陳列品，動植物，圖書、檔案，單獨計價入賬的土地，以名義金額計量的固定資產等，由于價值的損耗量無法隨著使用年限的增長而計算出具體的數值，故不計入固定資產計提折舊范圍內?！墩畷嫓蕜t第4號——無形資產》第二十條規(guī)定，使用年限不確定的無形資產不應攤銷。綜上所述，高校圖書館納入資產管理的電子資源不計入折舊或攤銷范圍。

報廢處置階段

根據《事業(yè)單位國有資產管理暫行辦法》，資產處置方式包括出售、出讓、轉讓、對外捐贈、報廢、報損等。根據資產屬性，具體處置方式分為以下幾種。

1.有實物載體的電子資源處置方式

因實物載體損毀不能繼續(xù)使用的電子資源可報廢處理；實物載體完好但內容已過時無使用價值的，銷毀后處理；實物載體完好，擬出售、出讓、轉讓、對外捐贈的，涉及知識產權的根據《中華人民共和國著作權法》相關規(guī)定處理。

2.無實物載體的電子資源處置方式

無實物載體但可納入無形資產管理的電子資源預期不能為高校帶來經濟利益，如內容過時或錯誤的，應當在報經批準后將該無形資產的賬面價值進行轉銷；按規(guī)定報經批準對外捐贈、無償調出電子資源的，應當將無形資產的賬面價值進行轉銷，涉及知識產權的根據《中華人民共和國著作權法》相關規(guī)定處理。

3.未納入資產管理的電子資源處置方式

未納入資產管理的電子資源不存在上述報廢處置的程序，但電子資源因預算原因或使用效果不佳，經評估后從訂購目錄中退出實際上也是一種處置方式。

結束語

高校圖書館的電子資源是其履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承等功能的重要物質基礎。希望在探索電子資源資產全生命周期管理的基礎上，對規(guī)范和加強高校文獻資源類國有資產管理起到積極作用。