于萍 隋航 傅凱 劉鳳陽(yáng)

（中汽研汽車(chē)檢驗(yàn)中心（天津）有限公司，天津 300300）

0.引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求不斷擴(kuò)大以及新冠肺炎疫情對(duì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷沖擊，企業(yè)采購(gòu)管理的過(guò)程中出現(xiàn)的不確定性日益增強(qiáng)，企業(yè)要在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的精益化和流程的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，作為采購(gòu)管理流程中的重要組成部分，采購(gòu)計(jì)劃管理的優(yōu)化和提升能夠有效地提高企業(yè)采購(gòu)管理效率，降低采購(gòu)成本，促進(jìn)企業(yè)精益化管理水平提升。目前，國(guó)內(nèi)外已有大量對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃管理的研究?；裘羝G（2022）等針對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃管理和項(xiàng)目采購(gòu)過(guò)程管理多個(gè)環(huán)節(jié)作出了多維度、多層次的研究，以數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目全流程分析，企業(yè)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目全流程管控，為提高企業(yè)采購(gòu)管理水平提供價(jià)值參考[1]。趙智方（2020）指出企業(yè)想要制作出較優(yōu)的采購(gòu)計(jì)劃，就應(yīng)該具體問(wèn)題具體分析，針對(duì)不同的企業(yè)，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其所應(yīng)用的物資采購(gòu)計(jì)劃的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)，以便于能夠在實(shí)行日常的采購(gòu)工作時(shí)，不斷優(yōu)化物資采購(gòu)的效率及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)成本支出最小化[2]。徐巧萌（2019）分析了企業(yè)物資采購(gòu)計(jì)劃管理的重要性并提出了采購(gòu)計(jì)劃管理的改進(jìn)措施[3]。董云飛（2020）從煤炭企業(yè)角度出發(fā)分析了物資計(jì)劃管理在集中采購(gòu)中發(fā)揮著重要作用，它不僅能夠推動(dòng)企業(yè)管理的規(guī)范化，還能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的商業(yè)化與法制化，為企業(yè)的發(fā)展提供前提和基礎(chǔ)[4]。富海燕（2021）分析了完善政府采購(gòu)預(yù)算管理的必要性及存在的問(wèn)題，并給出了改進(jìn)措施[5]。但是對(duì)于采購(gòu)品類繁雜，產(chǎn)品計(jì)劃不明確，管理難度較大的非生產(chǎn)型企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃管理優(yōu)化策略，沒(méi)有學(xué)者進(jìn)行深入的研究。而隨著第三產(chǎn)業(yè)規(guī)模的不斷壯大，非生產(chǎn)型企業(yè)的采購(gòu)管理優(yōu)化模式也顯得尤為突出。本文將分析采購(gòu)計(jì)劃管理的重要性，解析非生產(chǎn)型企業(yè)在采購(gòu)計(jì)劃管理中存在的問(wèn)題，并對(duì)非生產(chǎn)型企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃管理優(yōu)化策略進(jìn)行研究，從而可以為降低采購(gòu)成本，提升企業(yè)精益化管理水平，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平高質(zhì)量發(fā)展提供重要保障。

1.采購(gòu)計(jì)劃管理重要性

企業(yè)采購(gòu)的過(guò)程中往往需要占用大量的成本資金支出，成本的占比影響了企業(yè)的利潤(rùn)率指標(biāo)，一些企業(yè)由于沒(méi)有科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃管理，導(dǎo)致各需求部門(mén)的采購(gòu)需求沒(méi)有集約化，緊急性采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量較多，導(dǎo)致資金使用效率低下，采購(gòu)成本提高。合理的采購(gòu)計(jì)劃管理有助于提高企業(yè)采購(gòu)的目的性、預(yù)見(jiàn)性和集約性，更好地解決企業(yè)采購(gòu)商品的品類、數(shù)量、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及如何進(jìn)行采購(gòu)的相關(guān)問(wèn)題，減少采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，降低庫(kù)存積壓風(fēng)險(xiǎn)，避免重復(fù)性采購(gòu)和材料浪費(fèi)，降低緊急性采購(gòu)的占比，對(duì)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)降本增效的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)提供一定的保障。對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)，采購(gòu)物品清單往往與產(chǎn)品銷(xiāo)售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃等有緊密的關(guān)系，而對(duì)于非生產(chǎn)型企業(yè)，生產(chǎn)材料往往與產(chǎn)品不能進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的成本-效益核算，采購(gòu)計(jì)劃管理的難度較大，但是采購(gòu)商品的品類或領(lǐng)域存在一定的相似度，采購(gòu)行為的發(fā)生節(jié)點(diǎn)往往與公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和客戶需求節(jié)點(diǎn)存在一定的相關(guān)性。因此，在非生產(chǎn)型企業(yè)推進(jìn)采購(gòu)計(jì)劃管理有利于將各需求部門(mén)的采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行集約化管理，找到采購(gòu)計(jì)劃與公司經(jīng)營(yíng)板塊的對(duì)應(yīng)規(guī)律，有助于企業(yè)精益化管理，能夠大幅度實(shí)現(xiàn)降低采購(gòu)成本的目標(biāo)。

2.非生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃管理問(wèn)題分析

2.1 管理難度較大

對(duì)于非生產(chǎn)型企業(yè)，以科技創(chuàng)新型企業(yè)為例，公司投入成本可能用于科研設(shè)備，軟件和無(wú)形資產(chǎn)采購(gòu)中，但產(chǎn)出的成果多為科研成果，如發(fā)明專利、創(chuàng)新產(chǎn)品等。投入的成本與效益之間很難通過(guò)生產(chǎn)工作計(jì)劃進(jìn)行對(duì)應(yīng)并進(jìn)行庫(kù)存管理，因此在管理過(guò)程中，著力點(diǎn)常常難以尋找，購(gòu)買(mǎi)的商品重復(fù)率相對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)較低，對(duì)于降本關(guān)注點(diǎn)的尋找也比較困難。采購(gòu)品類的繁雜，在一定程度上影響了對(duì)市場(chǎng)狀況的評(píng)判和預(yù)算的編制，而預(yù)算的準(zhǔn)確率和采購(gòu)節(jié)資率是反映企業(yè)采購(gòu)管理情況的重要指標(biāo)。假設(shè)項(xiàng)目預(yù)算金額為B，項(xiàng)目最終中選金額為H，那么項(xiàng)目預(yù)算準(zhǔn)確率β可以通過(guò)以下公式來(lái)計(jì)算：

β=T/B×100%

采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確率可用來(lái)衡量和判斷企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目編制預(yù)算的能力和水平，采購(gòu)準(zhǔn)確率越高，說(shuō)明在進(jìn)行預(yù)算編制前進(jìn)行的市場(chǎng)調(diào)研越充分以及對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的分析深度越深入。通常情況下企業(yè)希望預(yù)算準(zhǔn)確率越高越好，相反，如果采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確率偏低那么可以初步得出采購(gòu)預(yù)算編制不合理的結(jié)論。

衡量采購(gòu)項(xiàng)目情況的另一個(gè)重要指標(biāo)就是項(xiàng)目采購(gòu)節(jié)資率。假設(shè)項(xiàng)目預(yù)算金額為B，項(xiàng)目最終中選金額為T(mén)，那么項(xiàng)目的節(jié)資率θ可以通過(guò)以下公式來(lái)計(jì)算：

θ=（B-T）/B×100%

采購(gòu)節(jié)資率越高，說(shuō)明采購(gòu)實(shí)施部門(mén)的工作成果較好，因此采購(gòu)節(jié)資率越高越好，如果采購(gòu)節(jié)資率偏低甚至為負(fù)數(shù)，即中選金額低于預(yù)算這都說(shuō)明項(xiàng)目采購(gòu)成果不夠好，供應(yīng)商未能形成有效的充分競(jìng)爭(zhēng)。采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確率β和采購(gòu)節(jié)資率θ相互制約，在不運(yùn)用和變換采購(gòu)談判技巧時(shí)，采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確率β越高，采購(gòu)節(jié)資率θ就會(huì)越低。鑒于企業(yè)衡量采購(gòu)成果時(shí)把采購(gòu)節(jié)資率θ指標(biāo)要求得比較高，一般希望5%＜＜θ＜＜35%[1]，但提高采購(gòu)節(jié)資率的同時(shí)，預(yù)算準(zhǔn)確率就很可能降低了。所以為了平衡指標(biāo)的關(guān)系，使采購(gòu)計(jì)劃的編制更能反映企業(yè)的成本和經(jīng)營(yíng)組成情況并且在節(jié)資率方面仍有較大提升，因此采購(gòu)預(yù)算的金額和市場(chǎng)調(diào)研的價(jià)格就是非常重要的先決條件。然而，非生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)商品的市場(chǎng)價(jià)格調(diào)研和成本核算常常是不夠?qū)I(yè)的，很難按照領(lǐng)域來(lái)劃分，因此預(yù)算的準(zhǔn)確率波動(dòng)較大，節(jié)資率也常因?yàn)轫?xiàng)目的不同有較大的浮動(dòng)，不便于總結(jié)計(jì)劃管理規(guī)律，提升了計(jì)劃管理難度。

2.2 重視程度不夠

在開(kāi)展采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)預(yù)算編制的過(guò)程中，存在著相關(guān)人員對(duì)該項(xiàng)管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足的情況，在非生產(chǎn)型企業(yè)中此現(xiàn)象顯得尤為突出，需求部門(mén)認(rèn)為采購(gòu)的商品與產(chǎn)出的結(jié)果之間沒(méi)有緊密的聯(lián)系，且利潤(rùn)核算方法與生產(chǎn)型企業(yè)有較大差異，因此需求部門(mén)存在認(rèn)為采購(gòu)計(jì)劃管理沒(méi)有意義的思想，嚴(yán)重影響了采購(gòu)計(jì)劃的順利實(shí)施，無(wú)形中提升了采購(gòu)成本。在實(shí)際工作中，主要存在兩種情況：（1）部分需求人員的思想觀念淡薄，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算的作用缺乏合理認(rèn)知，沒(méi)有明確部門(mén)的日常收支情況，在上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，缺乏明確的目標(biāo)和重點(diǎn)，存在敷衍應(yīng)付的情況，常常遺漏重要的采購(gòu)項(xiàng)目，使重要不緊急的事情被拖沓成重要緊急的事項(xiàng)，給管理過(guò)程增加了難度。（2）采購(gòu)預(yù)算的申報(bào)與市場(chǎng)情況存在較大的偏差，部分人員沒(méi)有進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，預(yù)算編制不準(zhǔn)確，在實(shí)際采購(gòu)的過(guò)程中，無(wú)法發(fā)揮資金的效用，甚至出現(xiàn)無(wú)法獲得滿足需求的商品的現(xiàn)象。

2.3 信息化程度不夠

企業(yè)信息化已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，企業(yè)管理軟件不僅僅是技術(shù)的應(yīng)用，更多的是管理上的更新，它是企業(yè)管理實(shí)施過(guò)程中的信息化工具，是企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)環(huán)境變化、增強(qiáng)竟?fàn)幜Φ年P(guān)鍵所在。信息帶動(dòng)管理的轉(zhuǎn)變對(duì)企業(yè)成長(zhǎng)有著全方位影響，它將徹底改變企業(yè)原有經(jīng)營(yíng)思想、經(jīng)營(yíng)方法、經(jīng)營(yíng)模式，通過(guò)業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新、產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新，或?qū)Ω鞣N資源加大投入，借助信息化提供強(qiáng)有力的方法和手段加以實(shí)現(xiàn)。但是目前部分企業(yè)在采購(gòu)計(jì)劃管理方面的“無(wú)紙化”水平還不夠高。ERP管理系統(tǒng)的應(yīng)用在一定程度上實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的高效化、無(wú)紙化、便捷化，但該系統(tǒng)的部分管理手段在非生產(chǎn)型企業(yè)中并不適用。因此，許多非生產(chǎn)型企業(yè)的管理人員仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式進(jìn)行管理，通過(guò)收發(fā)通知收集計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算，管理常存在疏漏的問(wèn)題。通過(guò)“人”來(lái)把控計(jì)劃管理的環(huán)節(jié)，對(duì)崗位員工的素質(zhì)要求較高，對(duì)人員的依賴度過(guò)大，因此管理效率低。采購(gòu)管理人員需要根據(jù)計(jì)劃手工核對(duì)需求，調(diào)整預(yù)算池，產(chǎn)生的問(wèn)題不單單是工作量的激增，更增大了跟蹤執(zhí)行的難度，在統(tǒng)計(jì)、核銷(xiāo)、執(zhí)行的過(guò)程中浪費(fèi)了大量的紙張資源，大大浪費(fèi)了需求部門(mén)和管理部門(mén)的工作時(shí)間。另外，人員的管理能力和專業(yè)程度良莠不齊會(huì)導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃管理難度升級(jí)，甚至?xí)绊懲獠抗?yīng)商對(duì)企業(yè)的看法，影響企業(yè)形象。

3.非生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化策略

3.1 規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃管理流程

要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的準(zhǔn)確核算，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)率的穩(wěn)步提升，預(yù)估成本-收益的回饋情況，就要規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃流程，實(shí)現(xiàn)高效的采購(gòu)計(jì)劃管理需要制度先行。梳理采購(gòu)計(jì)劃管理流程，形成制度文件或者操作管理手冊(cè)，能夠使企業(yè)員工更準(zhǔn)確地掌握如何編制預(yù)算，如何申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，按何節(jié)點(diǎn)進(jìn)行計(jì)劃梳理以及采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施等，使員工辦事均能有章可循。制度建設(shè)工作中不光要參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)完善管理辦法，更要梳理招標(biāo)流程節(jié)點(diǎn)、加強(qiáng)實(shí)操培訓(xùn)，從根源上解決招標(biāo)采購(gòu)管理體系松散，員工對(duì)招標(biāo)采購(gòu)工作不重視的問(wèn)題。另外，對(duì)于非生產(chǎn)型產(chǎn)業(yè)的招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目要制訂針對(duì)性的采購(gòu)計(jì)劃，區(qū)別生產(chǎn)物料的采購(gòu)計(jì)劃，從公司經(jīng)營(yíng)和管理建設(shè)的季度、年度計(jì)劃中提煉招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃，避免時(shí)間安排過(guò)于緊湊，影響公司經(jīng)營(yíng)的問(wèn)題。對(duì)于不同品類的需求應(yīng)該劃分歸類，進(jìn)行流程梳理和節(jié)點(diǎn)管控。

3.2 提升人員素質(zhì)

非生產(chǎn)型企業(yè)員工之所以對(duì)采購(gòu)計(jì)劃管理和采購(gòu)預(yù)算編制不夠重視，主要是因?yàn)椴少?gòu)計(jì)劃的提報(bào)存在著一定的難度，采購(gòu)需求部門(mén)常常對(duì)采購(gòu)的商品不夠了解，且由于品類繁雜，很難做好市場(chǎng)調(diào)研，因此存在著預(yù)算剛性不強(qiáng)，需求不夠明確，計(jì)劃編制不合理的問(wèn)題。對(duì)此，應(yīng)該提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，確保其能夠從思想層面真正認(rèn)識(shí)到采購(gòu)計(jì)劃管理的必要性和重要性。在工作中，首先，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃管理相關(guān)的規(guī)章制度的宣貫以及有關(guān)法律法規(guī)的宣傳工作，使得公司的相關(guān)員工都能夠認(rèn)識(shí)到采購(gòu)計(jì)劃管理的作用，為采購(gòu)計(jì)劃管理工作的順利實(shí)施提供良好支撐。其次，通過(guò)加強(qiáng)需求部門(mén)人員對(duì)項(xiàng)目需求的理解深度和詳細(xì)度以及提高項(xiàng)目前期市場(chǎng)調(diào)研能力，及時(shí)了解和掌握相關(guān)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)信息，根據(jù)了解到的有效信息及時(shí)做出預(yù)算調(diào)整方案，確保項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和合理性。再次，企業(yè)應(yīng)該主動(dòng)為采購(gòu)需求部門(mén)組織專業(yè)培訓(xùn)，提升采購(gòu)需求人員對(duì)于計(jì)劃申報(bào)、預(yù)算編制的專業(yè)能力。最后，企業(yè)需要完善人才培養(yǎng)機(jī)制，依照采購(gòu)計(jì)劃管理崗位的要求進(jìn)行選人用人，根據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果搭建合理的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，此外還應(yīng)在崗位設(shè)置過(guò)程中，堅(jiān)持管辦分離的基本原則，在采購(gòu)需求、采購(gòu)管理、采購(gòu)實(shí)施以及驗(yàn)收環(huán)節(jié)均安排設(shè)置不同的工作人員，避免出現(xiàn)一人多崗的問(wèn)題導(dǎo)致產(chǎn)生一定的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 搭建信息化采購(gòu)計(jì)劃管理平臺(tái)

部分企業(yè)對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃管理依賴的主要方式主要為郵件、OA辦公系統(tǒng)等，沒(méi)有專業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)或者采購(gòu)計(jì)劃管理模塊。即使是有ERP管理系統(tǒng)的企業(yè)，但是對(duì)于非生產(chǎn)型企業(yè)，ERP系統(tǒng)的管理方式也與非生產(chǎn)型企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃管理匹配程度不高。人工的方式交流采購(gòu)計(jì)劃會(huì)造成信息溝通不對(duì)等的現(xiàn)象，影響采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行、實(shí)施。采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、需求的申請(qǐng)、采購(gòu)的實(shí)施等環(huán)節(jié)過(guò)于依賴人的作用，容易影響采購(gòu)經(jīng)營(yíng)管理的進(jìn)程。因此非生產(chǎn)型企業(yè)需要搭建適配的采購(gòu)管理系統(tǒng)，為了集約化管理，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理成本，采購(gòu)計(jì)劃管理系統(tǒng)可以不作為一個(gè)單獨(dú)的系統(tǒng)出現(xiàn)，但需要作為采購(gòu)管理的一個(gè)模塊上線，采購(gòu)需求人員可以在采購(gòu)計(jì)劃管理模塊中編制采購(gòu)預(yù)算，申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)管理人員可以在收到計(jì)劃信息后進(jìn)行審批、核銷(xiāo)和匯總并生成和導(dǎo)出報(bào)表，采購(gòu)實(shí)施人員可以根據(jù)系統(tǒng)中的預(yù)算和審批信息等進(jìn)行采買(mǎi)和報(bào)銷(xiāo)，最后可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)反饋。對(duì)于非生產(chǎn)型企業(yè)，搭建該平臺(tái)不僅可以實(shí)現(xiàn)上述功能，更能通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，生成報(bào)表達(dá)到支持公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的目的，更能通過(guò)計(jì)算實(shí)現(xiàn)分類和分區(qū)，梳理出非生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目需求規(guī)律，在繁雜的品類中找到公司采購(gòu)管理的優(yōu)化途徑，降低企業(yè)采購(gòu)成本，提升企業(yè)管理水平。

4.結(jié)語(yǔ)

本文從采購(gòu)計(jì)劃管理的重要性出發(fā)，找出非生產(chǎn)型企業(yè)在采購(gòu)計(jì)劃管理中存在的問(wèn)題，繼而對(duì)企業(yè)提升采購(gòu)計(jì)劃管理水平的策略進(jìn)行分析。通過(guò)規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃管理流程、提升人員素質(zhì)、搭建信息化采購(gòu)計(jì)劃管理平臺(tái)，促進(jìn)采購(gòu)計(jì)劃管理水平的提升。通過(guò)本文所進(jìn)行的非生產(chǎn)型企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃管理優(yōu)化策略研究可以提升采購(gòu)管理團(tuán)隊(duì)的能力，更為企業(yè)降低采購(gòu)成本、提升管理效率，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理能力提升提供戰(zhàn)略保障。