李冰惠

摘要：行政事業(yè)單位的財務檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一。近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，財務檔案管理狀況已經(jīng)有了很大的改善，但是，不可否認的是行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題。就目前財務檔案管理的狀況，在網(wǎng)絡技術的支持下，電子資料可隨時更新，加強了檔案數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，進而完善了會計檔案管理工作。

關鍵詞：行政事業(yè)單位；財務檔案管理；數(shù)字化；方向

1行政事業(yè)單位財務檔案管理的特征及作用

財務檔案管理是各行政事業(yè)單位制訂財務計劃的重要數(shù)據(jù)源和進行科學經(jīng)濟決策的信息源，是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定書證。對事業(yè)單位而言，在日常的工作和社會活動中必然會形成各種形式的財務檔案，包括日常的單位收入和開支等。行政事業(yè)單位在做出重大決策及實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新之前，必須充分考量財務檔案所反映出的各種信息，這是行政事業(yè)單位向著正確方向發(fā)展的關鍵所在和重要保障。

另外，財務檔案也是行政事業(yè)單位開展歷史研究的記憶庫和儲備會計工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案形成的記錄都是該單位經(jīng)濟活動的生動記錄和客觀寫照，客觀反映了該單位的成長歷程和發(fā)展規(guī)律，總結了很多的經(jīng)驗教訓。

2財務檔案管理工作中存在的問題

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，財務檔案管理狀況已經(jīng)有了很大的改善，無論是管理制度還是管理方法都有了比較顯著的進步。但是，不可否認的是行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1認識不足，重視不夠，檔案整理混亂

行政事業(yè)單位的財務檔案是其進行經(jīng)濟活動的原始的記錄和真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一，也是為以后出現(xiàn)糾紛和解決糾紛所儲備的主要憑證。但是，就目前的情況來看，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。傳統(tǒng)觀念認為，財務信息對一個單位而言是極其隱秘的信息，需采取嚴格保密的管理措施，即將票據(jù)和賬簿統(tǒng)一封存，但很多單位僅僅將財務賬單簡單捆扎、堆放，根本不建立檔案，更不用說是管理。有些單位雖然已經(jīng)開始建立財務檔案，但仍處于低級層次，管理范圍不明確，檔案分類不明確，歸類混亂。

2.2管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，法律意識淡薄

《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務檔案管理工作的重要參考和法律依據(jù)，已經(jīng)頒布實施多年，但是很多事業(yè)單位的領導和管理人員對此認識不足，甚至是對這兩部法律法規(guī)采取忽視態(tài)度，認為無足輕重。加之財務管理法律本就不是很健全，執(zhí)行力度不夠，造成財務檔案管理更加混亂。各個單位均有各自的管理標準，層次參差不齊，管理粗放。某些較小的單位和機構，其財務人員是由其他人員兼任，甚至某些單位出現(xiàn)了編制外包的情況，造成信息嚴重不安全。

2.3無法適應數(shù)字化

科學技術的進步使傳統(tǒng)行業(yè)的作業(yè)方式更具信息化特征，傳統(tǒng)的管理方式對管理人員產(chǎn)生了深刻的影響，其需要較長的時間適應電子檔案管理工作模式，而這會降低檔案管理的效率。且事業(yè)單位檔案管理工作中也應充分尊重數(shù)字化發(fā)展的基本規(guī)律，以此改進檔案管理的效率。

2.4管理力度明顯不足

數(shù)字化會計檔案管理工作中，管理力度不足是十分明顯的問題。管理人員數(shù)量有限，且素質(zhì)參差不齊。而檔案管理中對管理人員的素質(zhì)并未提出具體的要求，人員忽視了檔案管理工作。另外，在檔案管理工作中并未建立完善的檔案管理制度，并未提出細致的數(shù)字化要求。且工作職責劃分不夠清晰，無法保證數(shù)字化管理的質(zhì)量。最后，未能正確區(qū)分新舊檔案，有價值的檔案與無價值檔案混合，不利于會計檔案管理工作的開展，同時也會對會計檔案數(shù)據(jù)的權威性產(chǎn)生較大影響[2]。

2.5無法保證檔案信息安全

檔案數(shù)字化管理需要利用互聯(lián)網(wǎng)，其關系到檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，在數(shù)字檔案信息管理的過程中安全隱患體現(xiàn)在多個方面。首先是管理人員的失誤。將紙質(zhì)檔案錄入到數(shù)據(jù)庫時，錄入員的工作疏忽或人為破壞檔案信息的行為，降低了數(shù)據(jù)的準確性和真實性。其次，紙質(zhì)檔案儲存場所會受到其他因素的影響出現(xiàn)意外，進而產(chǎn)生檔案遺失或損壞等問題，這對人事單位也產(chǎn)生了較大影響，甚至造成無法挽回的損失。再次，電子檔案數(shù)據(jù)以數(shù)據(jù)庫為存儲載體，如無法正確使用管理軟件或防火墻，則會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或用戶混亂等問題，威脅用戶的信息安全。最后，電子檔案雖然較為方便快捷，但也可隨意更改檔案信息，且不易發(fā)現(xiàn)改動的痕跡，因此，務必高度重視檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化必要性

事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化主要指利用多媒體技術，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，并將檔案信息儲存于數(shù)據(jù)庫[3]。事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化管理的過程中，要高度重視電子檔案備份、儲存、管理制度優(yōu)化、檔案分類處理、增強數(shù)字化意識和提升管理人員綜合素質(zhì)等方面。

電子檔案減少了紙質(zhì)檔案的使用，提升了資源利用率，且檔案信息保存的時間也有所延長，檔案保存要求隨之降低。再者，電子檔案減少了人力與物力的投入。在紙質(zhì)檔案管理工作中，需要投入大量的人力和物力，且紙質(zhì)檔案易受到其他因素的影響而受損，關于檔案的保存要求較高，需要管理人員定期開展檔案維護與管理。而數(shù)字化會計檔案管理模式則能夠在信息平臺上上傳會計信息，為各部門的信息共享，密切各部門交流創(chuàng)造良好的條件。同時在信息共享中，也可第一時間發(fā)現(xiàn)問題并采取有效的解決措施，有利于檔案統(tǒng)一管理。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，檔案年限、保密權限和管理標準的不同，管理難度較大。將檔案信息上傳至互聯(lián)網(wǎng)后，可利用網(wǎng)絡技術管理檔案信息，優(yōu)化了檢索及查閱的基本流程，為統(tǒng)一管理創(chuàng)造了有利條件，加強了會計檔案工作的真實性。再者，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法及時更新資料信息，部分年代久遠的資料對當前的工作并無較高的價值，甚至會阻礙工作的有序開展。在網(wǎng)絡技術的支持下，電子資料可隨時更新，加強了檔案數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，進而完善了會計檔案管理工作。

4提高事業(yè)單位財務檔案數(shù)字化管理對策

4.1強化電子檔案管理意識

要促進行政事業(yè)單位財務檔案管理工作質(zhì)量的提高，必須從單位領導和管理人員的思想意識人手，充分認識到財務檔案數(shù)字化管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案數(shù)字化管理工作對行政事業(yè)單位在處理突發(fā)問題和未來的發(fā)展上所起的重要作用。做到與時俱進，思想意識、管理水平始終保持在先進的狀態(tài)，不僅應重視會計業(yè)務，也應該重視電子檔案的管理，把其與紙質(zhì)檔案列入同等重要的管理地位。建立一套完整規(guī)范的電子會計檔案保管、查詢、借閱制度，對電子會計檔案的保管方式、保管條件及會計檔案的查詢借閱做出明確要求，對電子會計檔案保管人員的工作職責做出明確規(guī)定，并按要求嚴格執(zhí)行。建立和落實會計電子檔案工作責任制，將責任落實到具體人。

4.2重視技術的力量

引進先進的管理系統(tǒng)，制定行之有效的管理制度。財務檔案數(shù)字化管理工作正常運轉(zhuǎn)和效率的提高都要依靠管理硬件的支持，必須確保硬件系統(tǒng)的不斷更新和建設，以提高財務檔案管理工作的效率，增強其精確性、有效性，使財務檔案數(shù)字化管理工作進行的更加順暢、便捷。為提高會計電子檔案的使用效率，單位應組織相關人員會同財務人員對大量電子檔案進行鑒定，對有價值的電子檔案形成數(shù)據(jù)庫，通過計算機高效的處理能力，對會計檔案進行快速查詢、分析、推理及判斷，利用分析結果對單位生產(chǎn)經(jīng)營進行評價，提供數(shù)據(jù)支持，實現(xiàn)會計檔案由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。

4.3高度重視硬件管理

會計檔案管理中，功能完備的硬件對相關工作的有序開展有著十分重要的作用。在數(shù)字技術支持下，有效改善會計檔案管理工作，需基于原有檔案硬件環(huán)境，切實加強檔案硬件管理工作，在日常工作中科學設置會計檔案室。此外，還要加強檔案室的防潮、防塵和防磁處理，制定完善的批準授權機制，研究病毒防御技術，從而切實保障檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免數(shù)據(jù)丟失和泄露所造成的不利影響[4]。

參考文獻：

[1]財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法，2016.

[2]梁燕瑩.信息化條件下會計檔案的電子化管理探討[J].企業(yè)改革與管理，2019.

[3]劉淑杰.如何加強財務檔案管理信息化建設的幾點思考[J].管理觀察，2010（18）.

[4]曹晶.規(guī)范財務檔案管理提高財務管理水平[J].吉林省經(jīng)濟管理干部學院學報，2010（05）.