林燕英

摘要：OA系統(tǒng)技術(shù)日益成熟，如何建立OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化的文書檔案管理模式、流程，是本文所要闡述的主要內(nèi)容。分析了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，對(duì)OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，再對(duì)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)建立在線文書檔案管理的必要性的闡述，最后探討如何充分發(fā)掘OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)建立方便快捷的在線檔案歸檔模式，進(jìn)而不斷提升文書檔案利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；在線歸檔；管理流程

辦公自動(dòng)化英文為OfficeAutomation，簡稱OA，是現(xiàn)代化辦公流程通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)線上操作，形成一種高效的辦公流程。OA系統(tǒng)作為一種全自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)，具備一定的高效性和便捷性。文書檔案管理系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立一個(gè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理軟件，規(guī)范文書檔案的管理，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)為基礎(chǔ)，管理為手段，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，綜合各類檔案存檔信息，保存在檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)檔案收集過程的數(shù)字化、檔案保管手段的數(shù)字化、檔案利用方式的數(shù)字化。

如何改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文歸檔的方式，適應(yīng)OA系統(tǒng)信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的直接無縫對(duì)接，使文書檔案的存檔形式多樣化，實(shí)現(xiàn)新形勢下電子公文的直接歸檔與紙質(zhì)檔案整理歸檔同時(shí)進(jìn)行，提高文書檔案的存檔質(zhì)量，豐富館藏內(nèi)容的形式，提升文書檔案歸檔的效率與利用率，是當(dāng)前文書檔案管理工作的重點(diǎn)之一。但是目前一些單位的檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)都是相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行的管理模塊。OA系統(tǒng)所形成的公文文件數(shù)據(jù)，只能通過后期檔案數(shù)據(jù)整理歸檔時(shí)，按照檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)錄入數(shù)據(jù)信息來進(jìn)行文書檔案的歸檔，給檔案管理人員造成了不必要的工作負(fù)擔(dān)。本文就對(duì)OA系統(tǒng)和文書檔案系統(tǒng)管理之間的對(duì)接完成文書檔案在線歸檔的問題展開深入的研究，對(duì)文書檔案管理的促進(jìn)起到一定的參考作用。

1OA系統(tǒng)應(yīng)用與文書檔案管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)

要提升文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)文書檔案在線歸檔，對(duì)文書檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進(jìn)行必要的、安全可靠的一體化建設(shè)，首先要厘清兩個(gè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)。

1.1OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換與轉(zhuǎn)存

OA系統(tǒng)通過一定的公文流轉(zhuǎn)程序，形成了各類文件的辦理過程和辦理結(jié)果的數(shù)據(jù)痕跡，這些流轉(zhuǎn)痕跡按照一定的數(shù)據(jù)計(jì)算方式，形成一定的數(shù)據(jù)格式。再利用某種傳輸形式，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)有效的處理，通過兩個(gè)系統(tǒng)之間的某種對(duì)接實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案管理的實(shí)時(shí)鏈接傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的最終歸檔。

1.2文書檔案系統(tǒng)對(duì)OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的充分利用

完成了OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)后，可以對(duì)OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)做到充分的利用，減少人力和資源的浪費(fèi)，提高檔案管理人員的工作效率，提升文書檔案管理的存檔質(zhì)量，省時(shí)省力，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。

1.3OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的對(duì)口配置

由于OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)之間還存在硬件配置、人員素質(zhì)、管理缺陷、安全性等方面的問題，致使兩者間還未能完全建立起無縫的對(duì)接。OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子文檔信息，很可能由于匹配規(guī)則的設(shè)置不當(dāng)、某些接頭設(shè)置不匹配，以及電子文檔流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的缺失，導(dǎo)致文書檔案歸檔出現(xiàn)文件丟失的情況發(fā)生。OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)未能完全形成合力真正發(fā)揮兩者之間應(yīng)有的功能與效益。

1.4文書檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全性的建設(shè)

在實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)的整體對(duì)接中，一體化建設(shè)完成后，要特別重視文書檔案管理系統(tǒng)整體的穩(wěn)定性和安全性的保障問題，特別是一些大型的國有企業(yè)、政府機(jī)關(guān)單位都容易成為網(wǎng)絡(luò)攻擊的對(duì)象。只有確保文書檔案原有數(shù)據(jù)和整個(gè)數(shù)據(jù)傳輸過程、利用過程中數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、有效性，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案的真實(shí)性、有效性和安全性。

2利用OA系統(tǒng)應(yīng)用開展文書檔案在線歸檔的必要性

2.1電子文件的歸檔能豐富文書檔案管理系統(tǒng)的存檔形式

由于現(xiàn)在大多數(shù)單位都是采用OA系統(tǒng)進(jìn)行無紙化辦公流轉(zhuǎn)，因此當(dāng)OA系統(tǒng)中的公文辦理完成之后需要及時(shí)進(jìn)行文書檔案的整理歸檔，減少存檔過程中的不確定因素導(dǎo)致文書檔案信息的缺失或者遺漏。從而確保電子文件真實(shí)性和完整性的背景信息和元數(shù)據(jù)不丟失，確保電子文件的完整和安全。因?yàn)殡娮游募旧砭哂行问蕉鄻有浴⒁赘男?、結(jié)構(gòu)復(fù)雜性和對(duì)系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)，而文書檔案管理系統(tǒng)本身就是信息化開發(fā)建設(shè)的一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)。由此可見，沒有文書檔案管理系統(tǒng)，難以規(guī)范科學(xué)的保存電子文件。而電子文件的導(dǎo)入存檔也充實(shí)了文書檔案管理系統(tǒng)的檔案資料信息保存形式，使得文書檔案的館藏資料更加豐富、生動(dòng)、形象。

2.2OA系統(tǒng)的普及推動(dòng)了其與文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)

在OA系統(tǒng)普及的大環(huán)境下，文件的分類、存儲(chǔ)和查閱變得更加有序、便捷。同時(shí)，電子文件在辦理完結(jié)后可以立即歸檔，將歸檔整理的工作時(shí)間前移了，與文件辦理同步進(jìn)行，文件的辦理與文書檔案管理工作融為了一體。OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化建設(shè)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)信息化管理，達(dá)到文書檔案資料的信息資源共享，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的多途徑檢索和一次性輸入、輸出。

2.3OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)提高文

書檔案管理的工作效率

在OA系統(tǒng)中完成了文件的擬寫、簽發(fā)、編號(hào)、著錄、發(fā)布、辦理結(jié)果等各項(xiàng)工作后，點(diǎn)擊歸檔鏈接，通過OA系統(tǒng)與文書檔案管理系統(tǒng)的接口，完成了從文件處理系統(tǒng)到文書檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。查找文書檔案信息時(shí)，只需要根據(jù)訪問權(quán)限及查詢內(nèi)容，就可查閱文書檔案的信息。通過OA系統(tǒng)使文書檔案整理工作更加便捷，文書檔案信息的查閱、利用更加快捷、高效。

3如何利用OA系統(tǒng)應(yīng)用做好文書檔案在線歸檔管理流程

檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫鏈接后，文書檔案電子文件歸檔大部分都是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件，而文書檔案的管理除了電子文件歸檔之外，還有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的同步歸檔。因此，文書檔案在線歸檔模式要綜合考慮這兩部分文書檔案歸檔的實(shí)際情況，分為線上和線下（附文書檔案歸檔模式流程圖）。

從文書檔案歸檔模式流程可以看出，文書檔案線下歸檔還是延續(xù)傳統(tǒng)的文書檔案管理部分管理方式。雖然通過OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了電子文件辦理和歸檔工作同步進(jìn)行，提高檔案的歸檔質(zhì)量和效率，減少了檔案管理員部分檔案整理歸檔工作。但是按照國家文書檔案管理規(guī)定，文書檔案仍需要保存電子文件相應(yīng)的紙質(zhì)文件，以避免OA系統(tǒng)或者文書檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)

意外而導(dǎo)致文書檔案數(shù)據(jù)的丟失，從而影響文書檔案的管理工作。文書檔案系統(tǒng)管理員預(yù)先為部門檔案管理人員和檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員分配不同檔案庫的操作權(quán)限，從而通過分庫分權(quán)協(xié)作完成在線歸檔全流程。

（1）OA系統(tǒng)各部門的文件收發(fā)管理員根據(jù)本部門的文件簽發(fā)，發(fā)布情況、外來文要求的辦理結(jié)果情況，進(jìn)行梳理完善，對(duì)其電子文件進(jìn)行相應(yīng)的整理，然后通過一體化建設(shè)的接口將電子文件的相關(guān)信息導(dǎo)入文書檔案管理系統(tǒng)，如文件題名、文號(hào)、簽發(fā)時(shí)間、文件大小、整理人信息等，實(shí)現(xiàn)電子文件辦理和歸檔同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)線上實(shí)時(shí)歸檔。

（2）各部門檔案管理員通過OA系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)一體化平臺(tái)，將電子文件歸檔工作完成后，提交電子文件歸檔申請(qǐng)待文書檔案業(yè)務(wù)管理人員審核通過。同時(shí)，要將其對(duì)應(yīng)的文件紙質(zhì)版完整打印出來，包括一些重要的處理結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)批示等信息，按照傳統(tǒng)的文書檔案管理要求，將紙質(zhì)文件整理、按導(dǎo)入順序一一裝盒，以滿足文書檔案的實(shí)際管理需求。這樣可以很大程度減少紙張的浪費(fèi)，避免網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)意外情況的發(fā)生影響檔案管理工作的開展，以備不時(shí)之需。

（3）文書檔案業(yè)務(wù)管理人員在線審核申請(qǐng)歸檔的文件數(shù)據(jù)，根據(jù)歸檔要求核查部門檔案管理人員電子文件的歸檔情況是否合理，即該歸檔的文件是否歸檔（若被誤刪除，則可以從OA信息緩存庫中恢復(fù)），不該歸檔的文件是否刪除；歸檔文件劃分的保管期限是否正確；文件信息的錄入是否準(zhǔn)確；是否有因判斷錯(cuò)誤刪除有保存價(jià)值的文件等等。對(duì)電子文件歸檔不合格的提出整改意見并退回給部門檔案管理人員進(jìn)行整改，再重新提交審核申請(qǐng)。文書檔案業(yè)務(wù)管理人員對(duì)待歸檔文件審核通過后，即可同意部門的電子文件確認(rèn)歸檔。

（4）文書檔案業(yè)務(wù)管理人員對(duì)于提交了審核申請(qǐng)?jiān)趯徍似陂g和已經(jīng)完成了申請(qǐng)審核的電子文件即完成了線上歸檔，部門的檔案管理人員是不可再任意修改該電子文件數(shù)據(jù)信息的。將本單位申請(qǐng)歸檔數(shù)據(jù)的查看權(quán)限授予文書檔案業(yè)務(wù)管理人員，以保證數(shù)據(jù)前后的一致性，避免出現(xiàn)誤刪誤改，導(dǎo)致審核前后數(shù)據(jù)信息的不一致。

（5）文書檔案業(yè)務(wù)管理人員線上審核鑒定的主要工作內(nèi)容是，完成三項(xiàng)判斷工作：一是某信息集合是否系真實(shí)有效的電子文件；二是該電子文件的內(nèi)容是否具有長時(shí)間的保存價(jià)值；三是電子文件的技術(shù)狀況能否保證其內(nèi)容價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。通過文書檔案管理員在線審核鑒定的電子文件，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳。對(duì)已在線歸檔的電子文檔進(jìn)行在線審核鑒定，是文書檔案業(yè)務(wù)管理者的一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)樗性诰€歸檔的電子文件都必須通過文書檔案業(yè)務(wù)管理人員在線審核，經(jīng)鑒定符合文書檔案管理相關(guān)要求和歸檔細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)后，才能通過審核，同意歸檔。

（6）線上文書檔案歸檔審核通過之后，各部門檔案管理員可以將線下電子文件紙質(zhì)件一一對(duì)應(yīng)線上電子文件的錄入順序整理完善，并按文書檔案的管理要求更換不銹鋼釘或打孔穿線裝訂文件。導(dǎo)出文書檔案管理系統(tǒng)的錄入目錄，打印并放入每盒文件最上面，同時(shí)整理好文件的移交清冊(cè)、備考表，即可移交文書檔案業(yè)務(wù)管理人員審核校對(duì)。移交清冊(cè)、備考表需要各部門的檔案管理員簽字，部門負(fù)責(zé)人審核檢查無誤后簽字，移交清冊(cè)需要加蓋部門的公章。

（7）文書檔案業(yè)務(wù)管理員對(duì)照部門的線上電子文件的電子目錄審核部門的紙質(zhì)文件，檢查線上線下的文件內(nèi)容是否一致，文件頁數(shù)、文件件號(hào)排序是否有誤，紙質(zhì)文件是否按歸檔細(xì)則規(guī)范整理，文件是否涉密是否需要加密等信息。校對(duì)無誤，確認(rèn)歸檔信息無誤后，文書檔案業(yè)務(wù)管理人員在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，線上線下的文書檔案歸檔方全部歸檔完畢。

（8）文書檔案業(yè)務(wù)管理人員在完成部門檔案移交工作后，要對(duì)本單位當(dāng)下年度的文書檔案按保存期限分別進(jìn)行線上線下對(duì)應(yīng)的盒號(hào)的編制、紙質(zhì)文件歸檔章的印制、文件件號(hào)編制等工作完成后方可歸檔入庫。

（9）文書檔案業(yè)務(wù)管理人員在進(jìn)行文書檔案管理工作的時(shí)候，要時(shí)刻關(guān)注電子文件的安全性和穩(wěn)定性問題，加強(qiáng)電子檔案軟、硬件設(shè)施的管理。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理系統(tǒng)是否能夠安全穩(wěn)定的運(yùn)行，決定了文書檔案工作的質(zhì)量高低。要認(rèn)真做好文書檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)安全問題，及時(shí)修補(bǔ)管理和安全漏洞，防火墻和防病毒軟件要實(shí)時(shí)升級(jí)，做好文書檔案上傳、下載等安全等級(jí)和訪問權(quán)限設(shè)置。

在整個(gè)電子文件歸檔過程中，由于客觀條件的限制，系統(tǒng)管理程序是無法自動(dòng)完成檔案歸檔業(yè)務(wù)的全過程。因此就需要文書檔案業(yè)務(wù)管理人員必須要全程跟蹤，全程管理，全程指導(dǎo)，對(duì)在某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題要及時(shí)處理，讓相關(guān)部門檔案管理人員及時(shí)整改，查漏補(bǔ)缺，使電子文件的歸檔符合檔案管理的要求，確保電子文件行政的有效性和法律證據(jù)性，順利完成后期的文書檔案的移交工作。

4結(jié)語

隨著OA系統(tǒng)技術(shù)的不斷發(fā)展成熟，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與其結(jié)合，建立文書檔案在線歸檔管理模式、流程，極大地提高了文書檔案信息化、電子化建設(shè)，提升了文書檔案的利用價(jià)值和保存價(jià)值。文書檔案管理人員必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新也必須要與時(shí)俱進(jìn)。只有適應(yīng)信息技術(shù)和檔案管理的發(fā)展，才能更好地完成文書檔案管理工作，適應(yīng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展。同時(shí)也要時(shí)刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息化安全的問題，只有這樣才能保證文書檔案系統(tǒng)管理模式的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，從而提高工作效率和檔案利用率。

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