文/王玉武（佳木斯大學(xué)）

干部人事檔案提供利用的基本方式主要有查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等，利用的內(nèi)容就是人事檔案及編研材料。高校干部人事檔案提供利用的現(xiàn)狀還存在許多問題，一定程度上影響著干部人事檔案的開發(fā)利用，已經(jīng)不能很好地適應(yīng)高校及社會發(fā)展的需要。如何采取一定的對策、措施，解決干部人事檔案提供利用過程中存在的問題，是干部人事檔案工作者應(yīng)認(rèn)真研究和解決的問題。

一、高校干部人事檔案提供利用存在的主要問題

（一）查閱手續(xù)煩瑣，要求嚴(yán)格，影響了干部人事檔案的利用

長期以來，大部分高校干部人事檔案管檔人員重視管理，輕視利用。對于查閱檔案人員及手續(xù)嚴(yán)格要求，不達(dá)到《干部檔案工作條例》的查、借檔規(guī)定要求，堅決不予受理。雖然干部人事檔案形成的主要目的是為組織、人事部門提供利用服務(wù)的，但人事檔案管理人員由于有怕?lián)?zé)任、怕犯錯誤的心理，無論是組織、人事部門的因公查閱，還是干部本人及其親屬需要利用人事檔案材料，都按《干部檔案工作條例》的規(guī)定要求來提供利用。審批要求和流程為：兩名黨員，先到人事處（組織部）相關(guān)科室申請，人事處（組織部）副處長批準(zhǔn)后，再由校辦主管人事檔案副主任批準(zhǔn)，然后再到檔案館請館長批準(zhǔn)，最后到人事檔案室辦理。

以上要求，手續(xù)較為煩瑣復(fù)雜，經(jīng)常會出現(xiàn)因?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)公出、開會、假期等原因無法及時審批，不能查閱干部人事檔案的現(xiàn)象。這種干部人事檔案的查閱審批規(guī)定，手續(xù)較為煩瑣復(fù)雜，雖然有利于干部人事檔案保密，但客觀上也不利于干部人事檔案材料信息的合理利用。

（二）借閱檔案時間過長，還檔復(fù)查困難

組織、人事、紀(jì)檢等部門由于工作需要，經(jīng)常需要借閱檔案，借閱期限最長為二周，檔案超期不還現(xiàn)象時有發(fā)生。2018版《干部人事檔案工作條例》對借檔使用時間沒有具體要求，僅作了“在規(guī)定時限內(nèi)歸還”的規(guī)定。新規(guī)定放松了對檔案借閱時間的要求，對于各部門利用檔案提供了方便，但有的部門檔案借用后，長時間不還，致使其他部門要利用檔案時，檔案不在檔案室，影響了檔案利用。干部人事檔案滯留在外時間過長，就可能出現(xiàn)偽造、涂改、撤換等不法行為，給檔案安全帶來隱患。

按規(guī)定歸還人事檔案時，干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對檔案材料。但由于管檔數(shù)量太多，檔案管理人員不可能對每卷管理的干部人事檔案了如指掌、熟記于心，對歸還的干部人事檔案核對得不認(rèn)真、不仔細(xì)，也很難及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，使不法分子有可乖之機(jī)。

（三）檔案材料缺失，質(zhì)量不高，不能反映教職工的全貌

教職工干部人事檔案意識不強(qiáng)，致使檔案材料缺失。少數(shù)教職工的碩士、博士等學(xué)歷材料沒有及時歸檔，為了方便自己再找工作，有意不上交碩士、博士等學(xué)歷材料。檔案中記載信息不準(zhǔn)，有的檔案中記載是中共黨員，而檔案中沒有入黨材料。有的檔案中記載參加過知識青年上山下鄉(xiāng)，但是檔案中沒有知識青年上山下鄉(xiāng)登記表等。

干部人事檔案質(zhì)量不高，參考價值不大是不爭的事實。檔案中的大部分涉及年度考核、鑒定、考察和評價材料千篇一律，講優(yōu)點多，講缺點少，極少有個性特點，缺少應(yīng)有的參考價值。

干部人事檔案還不完整，不能反映教職工的全貌。各職能部門，為了工作方便，私自留存檔案材料。反映干部的年度任職情況考察材料，存放在組織部。反映高校教師的教學(xué)、科研水平的材料分別存放在教務(wù)處、科技處。這種現(xiàn)狀，造成干部人事檔案材料缺失，也影響了干部人事檔案的利用。

與上類文章不同，呂溫出使吐蕃期間，其妻蘭陵蕭氏，繡藥師如來的供奉像，祈求丈夫從吐蕃平安歸來。呂溫歸來時看到佛像，想象妻子繡佛像的情景，寫下《藥師如來繡像贊并序》：

（四）管理人員少，素質(zhì)較低、任務(wù)繁重，還沒有開展對干部人事檔案編研

梅志珍認(rèn)為：“現(xiàn)有的檔案人員編制是1991年中組部頒發(fā)的條例里規(guī)定的，每管1000份人事檔案配備1名專職人員，這個人員編制標(biāo)準(zhǔn)在當(dāng)時是指完成傳統(tǒng)的檔案材料收集、鑒別、整理、保管、利用等傳統(tǒng)基本工作環(huán)節(jié)來制定的，現(xiàn)在這個標(biāo)準(zhǔn)已不能適應(yīng)當(dāng)今檔案現(xiàn)代化管理、信息化服務(wù)的需要?！盵1]2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部檔案工作條例》仍沿用舊標(biāo)準(zhǔn)，在高校一個人管理2000-3000卷檔案的也不在少數(shù)?，F(xiàn)今，干部人事檔案歸檔案材料增加，利用頻繁。教職工繼續(xù)學(xué)習(xí)的學(xué)歷及培訓(xùn)材料，職稱評聘、年度考核、工資等都需要分類、整理、歸檔。近幾年，新參加工作人員增多，干部人事檔案整理、立卷任務(wù)增加。管檔人員工作任務(wù)繁重，每個人承擔(dān)著2—3倍的工作量，再加上大部分高校干部人事檔案管理人員年齡偏大，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，忙于日常工作，根本沒有時間、精力和能力，去挖掘、開發(fā)、編研干部人事檔案信息，形成有利用價值的編研材料，客觀上也影響了干部人事檔案的提供利用。

（五）少數(shù)組織、人事部門人員，檔案專業(yè)知識缺乏，也影響了檔案利用

組織和人事部門是利用干部人事檔案最多的部門，也是形成干部人事檔案材料的主要部門，組織和人事部門的工作人員，應(yīng)該對干部人事檔案業(yè)務(wù)知識有所了解和掌握，但現(xiàn)狀確不盡如人意，有的組織、人事部門人員，特別是新參加工作就到組織、人事部門工作的人員，對干部人事檔案管理的歸檔要求、利用制度不了解，對干部人事檔案十大類分類及每一類的內(nèi)容是什么都不知道。

查閱檔案時不遵守管理制度，要查的內(nèi)容在干部人事檔案的第幾類不知道，盲目地亂翻，這些都影響了人事檔案的利用。

（六）管理模式落后，數(shù)字化程度較低，影響干部人事檔案的利用

黃瑞生認(rèn)為“管理模式落后：現(xiàn)階段，我們發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理的過程當(dāng)中采用的仍然是以往傳統(tǒng)單一的管理模式，將個人材料交由檔案室保存管理”[2]?，F(xiàn)階段，大部分高校干部人事檔案管理模式還很落后，還停留在查檔需要查閱紙制的實體檔案上。有的雖然配備了計算機(jī)，但也僅僅是用計算機(jī)建立了查檔的檢索工具，利用計算機(jī)輔助查檔。前幾年，基礎(chǔ)條件較好的高校對干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)行了探討及實踐，取得了一定成績，但由于各自為戰(zhàn)，存在著檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不同，不能通用等問題。雖然國家發(fā)布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017），但大部分高校由于受干部人事檔案管理人員素質(zhì)、技術(shù)力量、資金、后期維護(hù)等因素限制，干部人事檔案數(shù)字化工作還沒有很好地開展，還僅僅停留在研討階段。這種落后的管理手段，不能適應(yīng)高校及社會對干部人事檔案利用的需要。

二、改進(jìn)高校干部人事檔案利用工作的對策思考

（一）簡化查閱檔案審批手續(xù)，為干部人事檔案合理利用，創(chuàng)造條件

簡化查閱檔案審批手續(xù)，組織、人事、紀(jì)檢監(jiān)察等職能部門，因干部任免考察、職稱評聘、工作調(diào)動、工資調(diào)整、案件審理等工作需要查閱干部人事檔案的，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，負(fù)責(zé)該項工作的經(jīng)辦人員，可以直接查檔。教職員工因個人需要查檔，可由本人按管理權(quán)限到組織、人事部門及干部人事檔案管理部門審批后，由人事檔案管理人員代替“兩名中共黨員”來進(jìn)行查檔，提供所需要的檔案材料，本人不接觸自己的干部人事檔案。這種查閱干部人事檔案辦法，既方便了有頻繁查檔需求的組織、人事部門，簡化了教職工本人的查檔手續(xù)，提高了干部人事檔案的利用率。又能保證干部人事檔案信息不被泄露，保證干部人事檔案安全。

（二）嚴(yán)把借閱關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行核對制度，保證檔案安全

加強(qiáng)對借出檔案的管理，干部人事檔案原則上不外借，組織、人事、紀(jì)檢等部門由于工作需要，確需借閱檔案的，必須按規(guī)定審批。借用部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人?？茖W(xué)、合理制定借閱時限，要求在借閱時限內(nèi)辦理完畢。對于在規(guī)定時限內(nèi)，未能辦理完畢，檔案未能歸還的，進(jìn)行查詢、催要。加強(qiáng)歸還檔案環(huán)節(jié)管理，對于借出的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行核對制度，必須認(rèn)真仔細(xì)地核對檔案材料，避免出現(xiàn)偽造、涂改、撤換等材料進(jìn)入干部人事檔案，保證干部人事檔案安全。

（三）拓寬收集渠道，強(qiáng)化材料質(zhì)量，確保檔案信息完整、準(zhǔn)確

加強(qiáng)收集工作，注重大局意識，把反映高校教師教學(xué)、科研水平的材料，反映科級、處級干部的年度干部任職情況考察材料，都納入本人干部人事檔案中，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

采取相應(yīng)措施，補(bǔ)充完善檔案材料，確保干部人事檔案信息及時、準(zhǔn)確。對于少數(shù)教職工的碩士、博士等學(xué)歷材料沒有及時歸檔的，不承認(rèn)其碩士、博士等相應(yīng)學(xué)歷學(xué)位，取消其相應(yīng)待遇。對于少數(shù)干部人事檔案中只有記載，無相關(guān)佐證材料，也不予承認(rèn)，從而盡可能地避免檔案材料缺失。

從源頭抓起，強(qiáng)化干部人事檔案材料的形成管理。重點加強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)的干部人事檔案意識，提高對干部人事檔案的認(rèn)知。在形成年度考核、鑒定、干部考察和評價等各種干部人事檔案材料時，根據(jù)教職工的工作表現(xiàn)，做出客觀、公正、實事求是的評價，評價中突出優(yōu)缺點，具有個性特點，避免千篇一律，切實提高干部人事檔案質(zhì)量，使其更具有參考價值，從而提高干部人事檔案的利用效果。

（四）提高素質(zhì)，加強(qiáng)編研，為提高檔案利用創(chuàng)造條件

高華輝認(rèn)為：“干部人事檔案管理和利用工作是以人才信息資源為基礎(chǔ)展開的，從本質(zhì)上說，干部人事檔案管理和利用要將人才信息資源價值充分體現(xiàn)出來，挖掘資源，進(jìn)行充分的價值挖掘利用，為調(diào)取和多方利用干部人事檔案，形成良好的環(huán)境?！盵3]高校是人才聚集的地方，干部人事檔案中含有許多有價值的信息可以開發(fā)利用。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)政治理論和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，努力提高政治覺悟和檔案專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)干部人事檔案編研能力。特別是隨著高校干部人事檔案數(shù)字化工作的開展，對干部人事檔案管理人員提出了更高的要求。干部人事檔案數(shù)字化管理，需要掌握計算機(jī)軟硬件知識、掃描、圖像處理、存儲技術(shù)和檔案管理的相關(guān)知識，絕不是只懂計算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)材料檔案管理知識的人能勝任的。管理人員必須加強(qiáng)對數(shù)字化干部人事檔案管理方面的基本知識的學(xué)習(xí)和基本技能的培養(yǎng)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)數(shù)字化干部人事檔案管理的需要。同時，應(yīng)依據(jù)學(xué)校和社會現(xiàn)實及長遠(yuǎn)發(fā)展需要，結(jié)合庫存檔案實際情況，組織精干力量，精心選擇學(xué)校發(fā)展過程中遇到的問題，充分挖掘檔案信息資源，進(jìn)行分析、研究、歸納，進(jìn)行二次加工，形成有價值的編研材料，從而更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為地方建設(shè)服務(wù)。

（五）實行重點崗位人員到崗培訓(xùn)制度，為提高干部人事檔案質(zhì)量創(chuàng)造條件

組織、人事部門是形成干部人事檔案材料的主要部門，學(xué)校對新補(bǔ)充進(jìn)組織、人事部門的工作人員，如果沒有干部人事檔案部門的工作經(jīng)歷，必須先到干部人事檔案管理部門工作一個學(xué)期，讓他們了解干部人事檔案材料的基本要求，了解收集補(bǔ)充、鑒別、整理、轉(zhuǎn)遞、提供利用等制度，熟悉干部人事檔案工作，為在今后工作中形成高質(zhì)量的干部人事檔案材料，進(jìn)而提高干部人事檔案質(zhì)量創(chuàng)造條件。同時，組織、人事重點崗位人員到崗培訓(xùn)，也能解決干部人事檔案管理人員配備不足的問題，使干部人事檔案管理人員能夠有精力和時間，加強(qiáng)對檔案信息研究，開發(fā)出更多有價值的信息材料，從而提高干部人事檔案的利用。

（六）拓寬服務(wù)渠道，建立網(wǎng)上查詢服務(wù)系統(tǒng)

長期以來，干部人事檔案管理“重管輕用”，干部人事檔案在保密狀態(tài)下運行，這與干部人事檔案存在目的不符。應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量，利用校園網(wǎng)絡(luò)，建立網(wǎng)上查詢服務(wù)系統(tǒng)。對于教職工有查詢本人基本信息的，可在網(wǎng)上直接回復(fù)。對需要復(fù)制材料提供證明的，在查詢服務(wù)系統(tǒng)中說明事由，提出具體要求，干部人事檔案管理員根據(jù)需求，進(jìn)行查檔解決。

如果能滿足需要，教職工就走審批流程，到相關(guān)部門審批后，提供利用。如果干部人事檔案中沒有相應(yīng)材料或不能滿足需要，在網(wǎng)上回復(fù)。這樣就避免了教職工無效審批，浪費時間，為教職工提供了方便，提高了工作效率。

（七）加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，提升干部人事檔案服務(wù)水平

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是今后的發(fā)展方向，高校應(yīng)按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）的標(biāo)準(zhǔn)，加大投入，加快建設(shè)步伐，盡快完成干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，形成干部人事檔案數(shù)字化的電子檔案，實現(xiàn)紙制實體檔案與數(shù)字電子檔案并存的管理模式。同時，加強(qiáng)數(shù)字化干部人事檔案管理方式方法的研究，建立干部人事檔案查、借閱的網(wǎng)上審批及網(wǎng)上提供利用的辦法。進(jìn)而提供網(wǎng)上查閱、網(wǎng)上利用、遠(yuǎn)程審檔等服務(wù)，以此滿足學(xué)校和社會對干部人事檔案的不同需求，從而提高干部人事檔案利用的工作效率和管理水平。

總之，高校干部人事檔案利用還存在許多不盡如人意的方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際工作需要，加強(qiáng)自身建設(shè)，提高檔案質(zhì)量，加強(qiáng)檔案編研，增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)，堅持改革創(chuàng)新，簡化審批流程，創(chuàng)新利用方式，拓寬服務(wù)渠道，提高服務(wù)水平，充分發(fā)揮干部人事檔案應(yīng)有的作用,從而更好地為高校人才開發(fā)利用，為高校的快速發(fā)展和社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

相關(guān)鏈接

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。