宋止清

(麗水市煙草公司 松陽分公司，浙江 麗水 323400)

隨著我國企業(yè)公司經(jīng)營規(guī)模越來越大、信息化程度越來越高，將各個企業(yè)中重復的財務工作集中到財務共享服務中心統(tǒng)一處理的財務共享模式已經(jīng)被許多大型企業(yè)集團接受并采納。近年來，許多企業(yè)集團都對財務共享服務中心建設工作進行了探索，這意味著大量的會計檔案資料將以電子版的方式集中流向財務共享服務中心，這些電子會計檔案如何分類、如何歸檔、如何保管、如何利用等問題是當下面臨的一個巨大挑戰(zhàn)，因此，財務共享模式下實施會計檔案電子化管理的需求是非常迫切的。

1 基于財務共享模式的會計檔案電子化管理必要性分析

首先，財務共享服務中心的建立，促使財務體制重心從傳統(tǒng)的屬地化經(jīng)營實體管理向異地的財務共享服務中心管理轉(zhuǎn)變。在此背景下，財務人員的工作模式也轉(zhuǎn)變?yōu)橹饕杂跋駛鬏斚到y(tǒng)提供的影像數(shù)據(jù)為依據(jù)進行會計處理，電子檔案的使用率大幅提高，會計檔案管理的方式也隨之發(fā)生了重大改變。這時如果不及時加強電子會計檔案管理，極有可能對整個財務共享服務中心的工作推進產(chǎn)生不良影響。因此，很有必要針對電子會計檔案的特點制定科學的防控措施，以確保會計資料的一致性、合法性、安全性，使其符合國家關于檔案管理的相關要求。

其次，在財務共享模式下，由于財務工作流程的拉長，會計檔案的形成過程也隨之延長，更多的崗位和角色參與到了電子會計檔案的形成鏈條中，會計檔案交叉管理導致其間隱藏的問題很難被察覺，這些特征進一步加劇了電子會計檔案管理工作的復雜性。因此，基于財務共享模式的電子會計檔案管理應該實現(xiàn)流程化、標準化、專業(yè)化，以避免會計檔案管理的各種風險。

最后，考慮到電子會計檔案的內(nèi)部質(zhì)量問題及外部環(huán)境風險因素，在財務共享模式下，對其實行嚴格的集中化管理是非常有必要的，如果能夠建立專門的管理機構，制定統(tǒng)一的工作標準和流程，對電子會計檔案如何獲取、如何分類、如何報銷、如何入賬、如何歸檔、如何保管、如何利用等一系列問題進行規(guī)范，使電子會計檔案適應各種類型工作的需要，就可以充分運用會計資料當中蘊含的數(shù)據(jù)資源，進一步提升財務工作的服務質(zhì)量。

2 基于財務共享模式的會計檔案電子化管理可行性分析

首先，是國家會計政策的引導。自2012年以來，財政部和國家檔案局采取了一系列措施推進會計檔案電子化工作，為這項工作的大力推廣提供了良好的外部環(huán)境。2013 年12月，財政部關于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知(財會〔2013〕20號)明確提出企業(yè)應當建立電子會計資料備份管理制度。2016年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)，從法律法規(guī)層面對電子會計檔案的效力進行了肯定。2020 年 3 月，財政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)，進一步提出“及時規(guī)范電子會計憑證的報銷入賬歸檔是會計工作和檔案工作適應電子商務、電子政務發(fā)展的需要”，明確“符合檔案管理要求的電子會計憑證與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”。

其次，是電子會計憑證的發(fā)展趨勢。當前，電子商務和電子政務都在加快推進，包括發(fā)票、客票、行程單、財政票據(jù)、銀行回單等在內(nèi)的會計憑證的電子化是未來發(fā)展的必然趨勢。隨著電子會計憑證的應用逐漸普及，實施會計檔案電子化管理已經(jīng)是大勢所趨。

最后，是財務共享模式的推廣應用。近十余年，財務共享服務中心在中國呈爆發(fā)式增長，很多大型企業(yè)集團都對其進行了建設，這項工作的實施為會計檔案電子化管理提供了良好的基礎平臺和技術環(huán)境。

3 財務共享初期會計檔案管理工作中存在的問題

3.1 真正意義上會計檔案電子化管理的條件尚未完全成熟

由于電子會計憑證尚未完全普及，目前一些企業(yè)集團雖然建立了財務共享服務中心，但是很多資料的收集采用的方式是上傳照片、截圖、掃描件等電子影像件?！蛾P于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6號)第四條規(guī)定：單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。根據(jù)財政部的解讀，拍照、截圖、掃描等電子影像件屬于電子副本文件，不是電子會計憑證原件。所以，按照當下的條件，還不能實現(xiàn)真正意義上的電子化管理，只能先采用紙電并行的會計檔案管理模式。

3.2 紙電并行的會計檔案管理模式存在兩個硬傷

一是檔案的搜集整理成本高。如果采用紙電并行的會計檔案管理模式，所有的報銷業(yè)務都需要提供兩套資料，一套是上傳到財務共享服務中心的電子版，另一套是提交給財務部門裝訂歸檔的紙質(zhì)版，報銷人要做兩套，財務部門也要把兩次關，重復收集、整理、審核耗費的時間長精力多，超負荷運行容易造成工作失誤率上升。二是容易造成電子檔案和紙質(zhì)檔案信息不一致。一些企業(yè)集團的財務共享服務中心上線以后，紙質(zhì)檔案沿用以前的管理模式，由下屬分公司收集、整理、裝訂、保管，電子檔案則上傳到財務共享服務中心，由財務共享服務中心進行后續(xù)處理，兩套資料的歸檔主體不同，再加上在報銷單審核流轉(zhuǎn)的過程中，補充資料、調(diào)換附件的情況是比較常見的，報銷人往往又不是專業(yè)的財務人員，調(diào)整時只顧一頭，容易造成線上線下兩套資料不相符、不對應的情況，導致會計檔案歸檔的完整性和準確性降低。

3.3 電子會計檔案管理制度、流程、標準尚未建立

一些企業(yè)集團由于財務共享服務中心建設時間尚短，配套的管理制度和工作措施都還未完善，電子會計檔案管理的制度、流程和標準的缺失就是其中一項，導致會計檔案管理面臨著一些操作層面的問題。

一是電子檔案的質(zhì)量難以保證。由于絕大多數(shù)影像采集人員是報銷人員而非財務人員，工作涉及面廣、涉及人員多，不同的報銷業(yè)務需要采集的資料內(nèi)容也是五花八門，檔案質(zhì)量、采集質(zhì)量在實際工作中較難保證。

二是電子檔案的完整性難以保證。根據(jù)國家政策規(guī)定，不同類別的電子檔案歸檔要求是不一樣的，電子憑證原件和會計憑證、賬簿等直接從財務共享系統(tǒng)導出的會計檔案可以直接歸檔，但一些紙質(zhì)發(fā)票、紙質(zhì)合同等暫時不能實現(xiàn)電子化的會計檔案，則不能直接歸檔。如果不制定相應的流程和標準對其進行線上歸檔，一方面會造成紙電檔案不一致，另一方面也不能保證電子會計檔案的完整性，造成電子檔案資源流失。

三是電子檔案的安全性難以保證。由于很多企業(yè)集團對會計電子檔案的輸出格式和數(shù)據(jù)源等沒有統(tǒng)一的要求，在技術上完全依賴軟件開發(fā)商、準買運維商等外部資源，一旦軟件開發(fā)商選擇失誤或者在系統(tǒng)運維過程中出現(xiàn)大的故障或問題，電子會計檔案在保存、傳輸、使用過程中的完整性和安全性都無法得到保障。而且，根據(jù)最新的《會計管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)規(guī)定，會計檔案保管年限分為 10 年和 30 年兩類，如此長期的檔案保管要求和日新月異的信息技術發(fā)展趨勢是相互違背的，技術的不斷更新和系統(tǒng)的不斷升級均有可能導致原有的數(shù)據(jù)被覆蓋、不同版本生成的數(shù)據(jù)不兼容等問題，在這個漫長的檔案保管期內(nèi)，也可能出現(xiàn)保存不當、介質(zhì)破壞、電腦中毒等突發(fā)狀況，對電子檔案的安全性造成威脅。

4 基于財務共享模式的會計檔案電子化管理構想

4.1 發(fā)展方向的把握

和傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理相比，會計檔案電子化管理具有絕對優(yōu)勢。首先，更生態(tài)環(huán)保。減少了紙張的使用及檔案室空間的占用，能夠有效降低管理成本。其次，更便捷高效。標準、流程固化到信息系統(tǒng)當中以后，能夠自行規(guī)范運轉(zhuǎn)，減少財務人員的工作量，提高工作效率。最后，更智能科學。能夠有效實現(xiàn)會計檔案信息資源的科學分類、共享查詢、多維檢索和備份保存等智能化操作，還可以對數(shù)據(jù)進行精確計算、統(tǒng)計分析，充分挖掘檔案信息背后的經(jīng)濟價值。因此，不論當前面臨的困難有多大，會計檔案電子化管理的發(fā)展方向應該是無紙化管理，特別是那些已經(jīng)建成了財務共享服務中心的企業(yè)集團，一只腳已經(jīng)邁進了會計檔案電子化管理的大門，更要抓住發(fā)展機遇，跟上電子會計憑證的發(fā)展勢頭，盡快從紙電并行過渡到以電為主、以紙為輔的管理模式，最終實現(xiàn)真正意義上的會計檔案電子化管理。

4.2 會計檔案電子化管理模型構想

基于財務共享模式的會計檔案電子化管理模型至少應當具備五大功能模塊。

一是信息采集模塊。該模塊以財務共享服務中心為基礎，通過打通電子會計檔案管理系統(tǒng)和其他內(nèi)、外部系統(tǒng)之間的通道，實現(xiàn)會計檔案信息的自動采集。其中，會計憑證、報表、賬簿、銀行回單等會計核算檔案可以從財務共享服務中心直接導入，其他檔案在條件允許的情況下，從對應的其他系統(tǒng)進行采集。

二是分類歸檔模塊。該模塊要求會計檔案電子化管理模型能夠區(qū)分會計憑證、會計賬簿、財務報表以及其他會計資料的類別，按照各類會計檔案歸檔的不同要求進行分類歸檔。對于會計賬簿、財務報表、財務報告等可以完全實行電子化歸檔的檔案，可在明確歸檔范圍和要求后，由各歸檔主體完成文件整理，并通過電子監(jiān)交流程提交至財務共享服務中心歸檔，無須再打印紙質(zhì)檔案。其他會計資料歸檔時則需要先區(qū)分獲取的形態(tài)，以電子形態(tài)獲取的資料由歸檔主體通過電子監(jiān)交流程提交至財務共享服務中心歸檔即可，以紙質(zhì)形態(tài)獲取的資料則要實行電子化歸檔，轉(zhuǎn)換成規(guī)定的格式后再提交至財務共享服務中心歸檔。在歸檔過程中有四點值得注意：①取得時原始狀態(tài)是紙質(zhì)的會計憑證，無論是否上傳影像進行電子化歸檔，過渡期均需保管好紙質(zhì)資料備查。②以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件入賬歸檔的，必須同時保存該紙制打印件的電子會計憑證原件，并在電子會計憑證與相關聯(lián)會計檔案之間建立關聯(lián)檢索關系。③過渡期線下的紙質(zhì)會計憑證應當盡量收集齊全，和線上的電子會計憑證對照補缺之后，及時進行裝訂保管。④財務共享服務中心應當對會計檔案進行統(tǒng)一歸檔和集中管理，以確保會計檔案資料的規(guī)范、完整和統(tǒng)一。

三是查詢借閱模塊。該模塊應該至少能夠完成從明細賬到會計憑證及原始單據(jù)的會計信息追溯，支持查詢不同主體、不同類別的電子檔案在系統(tǒng)中的狀態(tài)、數(shù)量以及保管地點等信息，以方便檔案使用人查找調(diào)閱。同時，還要涵蓋借閱申請的發(fā)起、審批、歸還、催還以及續(xù)借等工作程序，能夠有效開展會計檔案的入庫、出庫、歸還、盤點，并具備出具多維度檔案管理報表的功能。

四是篩選分析模塊。該模塊能夠在海量的會計信息之間建立關聯(lián)，形成費用報銷、資金管理、資產(chǎn)管理、預算管理等分布式數(shù)據(jù)庫，使電子會計資料成為一個完整、有序的信息資源統(tǒng)一體，實現(xiàn)對電子會計檔案數(shù)據(jù)信息的篩選和分析，充分發(fā)揮電子會計檔案的價值，為領導層提供決策參考。

五是風險防控模塊。該模塊能夠從數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)庫安全、權限管理、硬件安全、數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護等多個維度進行安全監(jiān)測預警，并能夠定期開展電子會計檔案檢查、復制和儲存等工作，消除漏洞，防范風險，確保安全。

以上這五個模塊的功能，僅僅通過系統(tǒng)層面是很難完全實現(xiàn)的，還需要制定一系列配套的規(guī)范和標準，建立健全檔案管理內(nèi)部控制制度體系，在制度層面為會計檔案電子化管理提供保障。