王雨濛

（北京信息科技大學(xué)，北京 100192）

在十三五規(guī)劃中，票據(jù)的電子化被推行到國家戰(zhàn)略的高度。國家對會計電子檔案建設(shè)出臺了對應(yīng)的政策指導(dǎo)：在2020年由財政部和國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中規(guī)定了電子會計檔案的法律效力，明確單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，在來源合法、真實的情況下，能夠使用會計核算系統(tǒng)準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠使電子檔案管理系統(tǒng)有效接收、管理、利用電子會計檔案以及其他必要條件下，會計檔案可僅以電子形式保存，且與紙質(zhì)的會計憑證具同等的法律效益。同時，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存。2020年國家稅務(wù)總局對增值稅電子發(fā)票的推行也說明了在稅務(wù)管理方面從傳統(tǒng)的紙質(zhì)報稅方式逐漸向電子化信息化轉(zhuǎn)換。由此可見，會計憑證電子化是會計檔案工作適應(yīng)電子信息發(fā)展的需要，是生產(chǎn)力發(fā)展的產(chǎn)物，也是信息化時代發(fā)展的必然趨勢。

一、憑證電子化管理的必要性

通過采用信息存儲和掃描等新技術(shù)，將原始憑證納入信息儲存系統(tǒng)中，建立電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)票據(jù)電子化高效管理的建設(shè)目標(biāo)。會計檔案電子化是財務(wù)管理信息化中的重要環(huán)節(jié),相對其他業(yè)務(wù)流程信息化快速發(fā)展的步伐,會計檔案電子化進(jìn)展相對遲緩。

傳統(tǒng)的會計憑證管理多以紙質(zhì)資料為主在進(jìn)行憑證查詢時需要消耗大量的時間成本和人力成本而且查閱繁瑣。紙質(zhì)憑證無法實現(xiàn)多人同時借閱、傳閱性低且借出后無法準(zhǔn)確及時掌握實體檔案外借后存在的安全隱患。

同時，目前原始憑證中出租車票、POS機小票購物小票等壓感票據(jù)，時間久了會風(fēng)化退色數(shù)據(jù)不清晰，過路過橋費火車票原件粘貼不當(dāng)造成原始數(shù)據(jù)缺失。電子化憑證使得原始憑證已經(jīng)上傳到系統(tǒng)中自動保存，這樣就避免了數(shù)據(jù)缺失，粘貼丟失的情況。將原始憑證和記賬憑證都以電子化信息的形式存儲到會計檔案中，不僅能減少原始憑證整理的時間避免了丟失遺漏，考慮到了原始憑證的完整性，還能夠簡化管理歸檔的方式，加強會計憑證之間的共享流通。

將原始憑證圖像化和電子化后，一是提高了財務(wù)工作效率，促進(jìn)了會計檔案電子化進(jìn)程，二是減少了后續(xù)查找、復(fù)印的繁瑣，減少了人力物力的投入，為審計和項目結(jié)題、中期檢查等工作提供了便捷的服務(wù)，為財務(wù)管理高效運行提供了技術(shù)保障，是先進(jìn)管理制度的合理化應(yīng)用。

二、會計憑證電子化工作在展開中遇到的問題

(一)電子化憑證流通的普及程度低

盡管加大了憑證電子化的宣傳力度，但電子化憑證的接受程度仍然不是很高。一方面，工作人員難以接受甚至排斥財務(wù)會計信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)電子化，很難積極地轉(zhuǎn)變思維，仍然局限于以往的手工業(yè)務(wù)處理方式，因而在錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)相關(guān)工作方面比較抵觸，這在一定程度上阻礙了會計信息化的實施進(jìn)程，降低了工作效率；另一方面，年齡大的師生傾向于閱讀紙質(zhì)版，年輕的老師可以接受電子檔案。像現(xiàn)在看電子書的是年輕人居多一樣，很多人還是更傾向于閱覽紙質(zhì)書籍。審計查詢憑證時也傾向于紙質(zhì)文檔而非電子文檔，認(rèn)為紙質(zhì)版清晰看著比電子版舒服，即使出臺了相應(yīng)的檔案管理查詢文件，某高校上線電子檔案兩年來接受度仍不足60%，部分老師出現(xiàn)以身份施壓管理人員，即使出臺了相關(guān)政策仍然查詢紙質(zhì)文檔的情況，很難普及推廣實施做到真正的無接觸的無紙化線上查詢功能。

(二)電子化信息傳遞的安全性不足

高校會計檔案電子化對信息安全的要求比較高，會計檔案電子化安全機制不完善，需要財務(wù)人員具備較高的安全意識。很多高校的電子化檔案建設(shè)屬于起步階段，并未建立相對完善的電子檔案體系，這將會導(dǎo)致信息在傳遞過程中出現(xiàn)安全隱患。例如，不同部門和院系的管理人員在提交審批獲得權(quán)限后可對會計檔案信息進(jìn)行查閱和利用，在瀏覽查看及下載電子檔案環(huán)節(jié)設(shè)置p d f水印，顯示由查詢?nèi)说墓ぬ?，查詢時間等信息。但由于部分老師難以接受這種方式，仍想從財務(wù)部門內(nèi)部導(dǎo)出不含水印的電子信息，這個傳遞過程當(dāng)中很容易出現(xiàn)安全隱患，尤其是涉及到保密項目和軍工國防項目等。這樣對會計檔案電子化安全的重視不足，相應(yīng)的制度機制并未及時更新，依舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，在探究階段沒有做到線上流程一體化在一定程度上也增加了會計檔案電子化的風(fēng)險。

(三)電子化憑證掃描的滯后性差

電子化憑證的方式有前置掃描和后置掃描兩種方式。使用前置掃描需要讓審核報銷會計在做帳前先把原始憑證掃描到系統(tǒng)里，原始憑證掃描完整后才可以做記賬憑證，目前大批量人員少的工作環(huán)境不允許使用此方式進(jìn)行操作，而且財務(wù)部門相對集中，不存在多地散點式難以將憑證進(jìn)行歸集的情況，所以這種方式在高校很難實現(xiàn)。使用后置掃描會導(dǎo)致憑證上傳不及時，往往整理完所有票據(jù)排序查缺后大概兩到三個月才會過渡到掃描儀掃描上傳階段。這就會導(dǎo)致很多項目結(jié)題需要查詢憑證，很多時候又要查詢近三個月的，但此時所有憑證已經(jīng)整理完畢等待掃描，這個時候沒有電子憑證供查詢。但是如果允許他們翻看近三個月的憑證又很容易導(dǎo)致憑證需要重新整理歸檔，很多時候需要有專人幫忙翻看以免丟失弄亂，無法避免的浪費了財務(wù)工作的人力物力，大大降低了工作效率。

(四)會計信息化復(fù)合型人才短缺

目前，會計行業(yè)中低層人才不斷增多，而真正可以推動會計信息化發(fā)展的高尖端人才十分短缺，在市場上供不應(yīng)求。會計人員中絕大部分存在專業(yè)知識技能水平低和經(jīng)驗不足的問題，雖然擁有會計專業(yè)技術(shù)資格證書，但是對于財務(wù)知識掌握不牢固，對會計信息化缺乏了解，未經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，長期從事一般的財務(wù)核算工作，無法處理復(fù)雜的信息和數(shù)據(jù)處理工作，欠缺數(shù)據(jù)維護管理能力。遇到問題時多依賴I T部門或軟件公司，無法及時處理會計軟件運行故障，這也同時制約了高校信息化建設(shè)步伐。電子化的大背景對高校從事財務(wù)工作的人提出了較高的要求，需要綜合能力的培養(yǎng):工作人員不僅能掌握基本的財務(wù)核算能力，還需要充分提升其數(shù)據(jù)分析、電子化管理技能等綜合能力。

三、憑證電子化的功能完善以及可以優(yōu)化的方面

(一)會計信息電子化不完善

雖然國家在會計電子化的工作指導(dǎo)中強調(diào)提倡了會計檔案電子化的建設(shè)，但在現(xiàn)實電子化的檔案管理中仍然存在一些問題。規(guī)范化的電子票據(jù)包含單位從外部接收的各類原始憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、銀行電子回單等電子會計憑證。規(guī)范這些電子票據(jù)是電子化發(fā)展的重要組成部分。電子發(fā)票的推行在電子化推行中起到了關(guān)鍵的作用，但是除了發(fā)票的電子化之外，其他的很多票據(jù)還暫未實現(xiàn)電子化應(yīng)用。例如銀行的付款憑證，回執(zhí)單，匯款到款憑證，款項收據(jù)憑證等都還未實現(xiàn)電子化。這就使得在憑證電子化歸集當(dāng)中無疑增加了很多工作量，尤其是電子支付的銀行客戶回單等，一個月的業(yè)務(wù)量就達(dá)萬余張，而且各類票據(jù)的大小形狀不一，還需要重新粘貼歸集整理。各項會計憑證都隨著業(yè)務(wù)量的增多而增多，分揀歸集整理投入的龐大勞動力和時間是成倍增加。

(二)電子化憑證下的線下審批流程繁瑣

雖然實現(xiàn)了部分電子化憑證，但是仍需要通過紙質(zhì)文檔的傳遞進(jìn)性線下審批。審批程序比較繁雜的情況下必須在線下進(jìn)行審批和簽字，這大大降低了工作效率。通過會計原始憑證電子化建設(shè)，可以建立一個完善的審批系統(tǒng)，完全采用線上的審批形式，可以節(jié)約審批時間。

(三)電子化憑證的保管

要對電子化檔案進(jìn)行合理保存和利用。第一，高校檔案部門在接收會計電子檔案后也應(yīng)按照相關(guān)的制度要求對會計電子檔案進(jìn)行歸檔保存，定期地對會計電子檔案進(jìn)行檢查和核對，確保利用會計電子檔案時能夠及時地找到并合理利用。第二，要嚴(yán)格把控電子檔案存放的環(huán)境，需要定期對會計檔案管理所用的數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息進(jìn)行備份，防止人為操作不當(dāng)對電子檔案造成的損毀。第三，要做到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和備份數(shù)據(jù)庫服務(wù)器相分離，考慮安全性，做到分散風(fēng)險。第四，要注意建立有效的防火墻，阻斷外部病毒和黑客對客戶端和數(shù)據(jù)庫等信息端的入侵，而造成數(shù)據(jù)丟失的安全隱患。

四、結(jié)語

隨著高校電子會計檔案作用越來越明顯，電子化會計檔案查閱調(diào)閱的智能化成為解決信息化建設(shè)的重要一步，推進(jìn)電子化系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用需要循序漸進(jìn)。完善建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子檔案管理流程，達(dá)到智能化管理還需要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批查詢的功能。

目前高校電子化管理工作中實際存在的問題趨于解決，需要各單位各部門自上而下協(xié)調(diào)解決從而統(tǒng)一實現(xiàn)電子化。結(jié)合會計檔案信息化建設(shè)的新問題、新情況，有必要對高校會計電子化管理制度進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而更好地指導(dǎo)會計檔案電子化相關(guān)工作開展。第一，需要高校領(lǐng)導(dǎo)給予會計檔案電子化管理足夠的支持與配合，實現(xiàn)線上審批流程進(jìn)而實現(xiàn)管理的無紙化、自動化，提供更加便捷的服務(wù)。第二，高校檔案管理部門也應(yīng)該配合財務(wù)部門做好會計檔案電子化相關(guān)工作，健全相應(yīng)的安全機制，完善相應(yīng)的制度，確保會計檔案電子化信息能合理加以利用。第三，要加強校企合作，解決憑證電子化存在的問題，同時加強兄弟院校之間的交流和互動，需要借鑒其先進(jìn)的經(jīng)驗和管理模式，進(jìn)一步完善系統(tǒng)建設(shè)，更好地推進(jìn)會計檔案電子化管理工作，為高校發(fā)展服務(wù)。