徐光珍

（江蘇百瑞贏證券咨詢有限公司合肥分公司，安徽 合肥 230011）

由于餐飲企業(yè)的創(chuàng)業(yè)門檻低，技術(shù)要求不高，所以越來越多的人加入了餐飲行業(yè)。隨著市場競爭越來越激烈，餐飲企業(yè)的利潤越來越薄，經(jīng)營管理越來越困難。所以優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高出品質(zhì)量、控制菜肴成本、提高服務(wù)水平、提升營銷能力、在激烈的餐飲市場上保持領(lǐng)先地位，是餐飲企業(yè)一直在探索的問題。隨著ERP系統(tǒng)在餐飲市場上的興起，其作用越來越引起大家的重視。它是在先進(jìn)的企業(yè)管理思想基礎(chǔ)之上應(yīng)用信息技術(shù)整合企業(yè)資源的管理工具，也是提高企業(yè)利潤水平的信息系統(tǒng)。它把餐飲企業(yè)的供應(yīng)鏈、物流鏈、資金鏈、銷售鏈統(tǒng)一起來進(jìn)行管理，以高效、快速地優(yōu)化企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。它整合采購模塊、庫存模塊、成本模塊、收銀模塊、預(yù)定模塊等，以達(dá)到效益最大化的目標(biāo)。

一、餐飲企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的目的和意義

（一）實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化

在未實(shí)施ERP之前，餐飲企業(yè)的采購管理、物流管理、庫存管理、廚部管理、前廳和銷售等部門和模塊分散管理，相互之間難以實(shí)現(xiàn)信息共享，各部門因工作脫節(jié)，造成內(nèi)耗嚴(yán)重。例如，前廳銷售工作做起來后，使餐廳生意很旺，而銷售與庫存管理和廚部管理人員沒有做到信息共享，及時溝通，那么庫存原材料肯定不夠使用，造成原材料短缺，會給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)損失。如果前廳生意蕭條，廚部人員和倉管員做不到信息共享，就會造成廚部原材料積壓，造成浪費(fèi)。實(shí)施ERP之后，有助于企業(yè)供應(yīng)流、物流、資金流等環(huán)節(jié)的工作加以改進(jìn)和強(qiáng)化，能有效地避免原材料的浪費(fèi)，對穩(wěn)定出品質(zhì)量，提高工作效率都有一定的積極作用。與此同時，ERP系統(tǒng)中“廚部管理”模塊，根據(jù)管理和考核的需要，分設(shè)各個成本責(zé)任中心，例如：徽菜中心、川菜中心、粵菜中心、涼菜中心、面點(diǎn)中心等。確定責(zé)任中心后，將所有出品菜肴分配到各責(zé)任中心后，由大廚制作每個菜肴的標(biāo)準(zhǔn)成本卡（主配料數(shù)量、烹飪步驟、盛裝容器的要求等）。每日、月、季度、年等根據(jù)系統(tǒng)銷售菜肴數(shù)量，計算出各責(zé)任中心每個原材料標(biāo)準(zhǔn)耗用數(shù)量和標(biāo)準(zhǔn)成本。各責(zé)任中心根據(jù)采購收料、部門領(lǐng)料、部門調(diào)撥、退貨、報損、盤點(diǎn)等，確定各中心每個原材料的實(shí)際耗用數(shù)量和實(shí)際成本。通過分析標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際成本的差額，找出差異產(chǎn)生的原因，明確各成本中心的責(zé)任。

（二）縮小餐飲企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化差異

受主客觀因數(shù)的影響，餐飲企業(yè)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化差異大。例如：原材料質(zhì)量參差不齊、原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、菜肴成本卡主輔料配比不準(zhǔn)確、廚師掌握火候不同等，都會導(dǎo)致出品的菜肴分量和色香味都有差異。餐飲ERP系統(tǒng)上線后，一切基礎(chǔ)工作圍繞著菜肴產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化來做，例如：按照餐飲ERP軟件的要求，制定原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)菜肴成本卡、標(biāo)準(zhǔn)投料等，來實(shí)現(xiàn)縮小餐飲企業(yè)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化差異，優(yōu)化菜肴出品質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)餐飲企業(yè)自身管理的需求

餐飲管理是指餐飲企業(yè)對從原材料采購、菜肴的加工烹飪到銷售服務(wù)的過程進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)的過程。當(dāng)今餐飲企業(yè)競爭激烈，一個餐飲企業(yè)能否在激烈的競爭市場上保持領(lǐng)先地位，廚房管理是核心。廚房管理是全方位多層次的工作，包括人員管理、出品管理、原材料管理、成本管理等。ERP管理系統(tǒng)在設(shè)計中集成了餐飲企業(yè)的管理思想與方法，特別注重餐飲成本管理思想和方法，使餐飲企業(yè)的資源在購、存、產(chǎn)、銷等各個方面能夠得到合理地配置與利用，從而實(shí)現(xiàn)餐飲企業(yè)實(shí)際毛利率的提高。它通過數(shù)據(jù)暴露企業(yè)現(xiàn)有的問題，當(dāng)我們針對問題迅速解決了后，它又會及時地通過數(shù)據(jù)肯定企業(yè)的提升。所以利用ERP管理系統(tǒng)中各個數(shù)據(jù)對經(jīng)營管理作出及時指導(dǎo)，是用好ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵。

二、餐飲企業(yè)ERP實(shí)施的流程和步驟

第一階段，前期準(zhǔn)備工作，“良好的開始是成功的一半”。首先，酒店管理方要選擇一款適合餐飲企業(yè)的ERP軟件，并成立ERP項目小組，確定組成員和崗位職責(zé)。其次，項目小組明確ERP程序的工作原理，以及各部門的配合要點(diǎn)和要求。第二階段，根據(jù)ERP軟件需要準(zhǔn)備基礎(chǔ)資料錄入系統(tǒng)，包括設(shè)置核算組織結(jié)構(gòu)、統(tǒng)一原材料品名、完善原材料規(guī)格型號、制作菜肴成本卡等，經(jīng)項目小組確認(rèn)后錄入系統(tǒng)。制定相關(guān)流程制度，包括采購制度、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制度、盤點(diǎn)制度、成本卡制作流程、上退菜審核流程，部門用料確認(rèn)流程、收銀審核流程等。第三階段，對系統(tǒng)相關(guān)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，包括但不限于以下人員：財務(wù)人員、輸單人員、點(diǎn)菜人員、傳菜人員、收銀人員和預(yù)定人員等。第四階段，最后對系統(tǒng)進(jìn)行全面運(yùn)行的調(diào)試及確認(rèn)。電腦、打印機(jī)等設(shè)備在營業(yè)場地全部安裝到位；硬件及網(wǎng)絡(luò)調(diào)試，打印機(jī)打印測試。進(jìn)行模擬營運(yùn)測試，檢測軟硬件運(yùn)行情況，收集各方面問題并召開協(xié)調(diào)會。確認(rèn)各環(huán)節(jié)正常即可正式啟動系統(tǒng)。

三、ERP在餐飲企業(yè)應(yīng)用過程中面臨的問題

（一）企業(yè)員工整體素質(zhì)及文化水平待提升

因餐飲行業(yè)門檻較低，技術(shù)要求不高，只要有足夠的資金，對餐飲感興趣的人都可以參與進(jìn)來。前期中國大多數(shù)的餐飲企業(yè)都是從小店發(fā)展起來的，直至后來發(fā)展壯大后，都沒有一套現(xiàn)代企業(yè)管理制度和企業(yè)文化。所以從觀念意識、經(jīng)營思想和管理水平都比較低。同樣，人們一直認(rèn)為餐飲是“伺候”人的事情，工作時間長，勞動強(qiáng)度大，工資又低，員工流動性大。所以造成目前從事餐飲的從業(yè)人員參差不齊，文化水平普遍較低。餐飲職業(yè)經(jīng)理人培訓(xùn)工作又滯后，造成高素質(zhì)管理人員缺乏。這些都給實(shí)施ERP系統(tǒng)帶來很大的阻礙。

（二）餐飲企業(yè)的組織架構(gòu)不合理

傳統(tǒng)的餐飲企業(yè)大部分都是從小店發(fā)展起來的，當(dāng)初都是一個門面，幾張桌子一步一步發(fā)展過來。為了節(jié)約成本，一個人身兼幾個身份，例如：老板兼采購員兼服務(wù)員，廚師兼勤雜，服務(wù)員兼收銀員。還有就是沒有倉庫，所有的物品直接進(jìn)后廚等等。餐飲創(chuàng)業(yè)階段，這種情況很普遍。隨著餐飲企業(yè)的壯大，這樣的組織結(jié)構(gòu)越來越不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展了，也不適合ERP系統(tǒng)的實(shí)施。

（三）傳統(tǒng)餐飲企業(yè)管理水平低下

第一，采購管理水平低。在餐飲企業(yè)里，原材料采購大部分由老板本人、親戚或管理層負(fù)責(zé)。因?yàn)椴皇菍I(yè)采購人員，又受到社會風(fēng)氣的影響，難免不收受采購回扣，造成進(jìn)貨質(zhì)量差，價格高，致使成本費(fèi)用飆升，利潤下降或虧損。加上餐飲企業(yè)規(guī)模小，和供應(yīng)商議價能力差，原材料價格降不下來。另外，在采購原材料數(shù)量上，因?yàn)槭菓{經(jīng)驗(yàn)采購，往往造成有的原材料采購多了，導(dǎo)致變質(zhì)損壞。有的原材料采購少了，不能滿足客戶的需要，影響收入。沒有嚴(yán)格的驗(yàn)貨制度和標(biāo)準(zhǔn)，又缺乏必要的監(jiān)督機(jī)制，會使質(zhì)量差的原材料進(jìn)入酒店，更有以少報多，或者憑空制單的事情發(fā)生，嚴(yán)重影響酒店的成本金額。

第二，廚房菜肴制作不標(biāo)準(zhǔn)。采購的原材料進(jìn)入廚部后，首先，進(jìn)行粗加工環(huán)節(jié)，即對原材料進(jìn)行清洗和分割，如擇菜、洗菜、切割等。其次，細(xì)加工環(huán)節(jié)，切好的原材料按照一定的用料標(biāo)準(zhǔn)配好，裝在盤子中準(zhǔn)備給師傅炒制。如果這些環(huán)節(jié)控制不力，都會造成原材料的浪費(fèi)、加工折損率過高、廚師投料量不標(biāo)準(zhǔn)等問題，導(dǎo)致企業(yè)成本或高或低。

第三，倉庫條件差、管理混亂。大部分餐飲企業(yè)身居鬧市，場地可以說是寸土寸金。老板為了增加營業(yè)面積，對于一些非營業(yè)面積能省則省，所以大部分酒店庫房儲存條件差，容易導(dǎo)致食品原料損壞率高；如果管理不嚴(yán)謹(jǐn)，又會造成被盜丟失，導(dǎo)致食品原料損耗率大；廚房領(lǐng)料或直接采購過多，也會造成廚部原材料積壓過多，管理不當(dāng)也會造成原材料霉?fàn)€變質(zhì)。還有就是管理混亂，領(lǐng)料環(huán)節(jié)，廚房沒有考核，倉庫考核也形同虛設(shè)，那么就會產(chǎn)生很多問題，例如：倉庫丟掉了調(diào)料，要廚師長開張領(lǐng)料單領(lǐng)出，反正企業(yè)不考核廚師長的用料，這樣就造成了浪費(fèi)。

第四，餐廳服務(wù)差、點(diǎn)菜水平低，顧客體驗(yàn)差。在酒店日常管理過程中，維持老顧客、吸引新顧客，是每位餐飲管理人的共識。如何利用ERP軟件系統(tǒng)提高出品質(zhì)量，提高服務(wù)水平，提升銷售能力，是ERP系統(tǒng)需要解決的問題。

四、完善ERP在餐飲企業(yè)應(yīng)用過程中面臨問題的對策建議

（一）做好相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，提高素質(zhì)

在ERP實(shí)施過程中，企業(yè)自上而下，都要加強(qiáng)對ERP系統(tǒng)的了解，尤其是得到高層的支持和認(rèn)可。需要企業(yè)高層親自負(fù)責(zé)，以便協(xié)調(diào)各部門之間配合，保障ERP系統(tǒng)的落地實(shí)施。充分調(diào)動員工的積極性，讓全員上下充分了解ERP，了解它的功能和帶給企業(yè)的作用，讓全員認(rèn)可ERP系統(tǒng)的作用，且積極推動ERP系統(tǒng)的實(shí)施。對相關(guān)關(guān)鍵人員，進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高他們的實(shí)踐操作能力，不排除將不合適的人員換下來。

（二）建立合適的組織架構(gòu)，明確關(guān)鍵崗位的職責(zé)，制定相應(yīng)的激勵措施

要想實(shí)施ERP項目，首先企業(yè)要建立合適的項目組織結(jié)構(gòu)，并抽調(diào)各部門現(xiàn)有員工組成項目小組，與軟件供應(yīng)商人員一起推進(jìn)ERP項目工作的開展。酒店成立以信息部、采購部、人事部、財務(wù)部（包括收銀和倉庫）、廚部、服務(wù)部、營銷部、傳菜部等為項目組織結(jié)構(gòu)，以總經(jīng)理為總負(fù)責(zé)人、成本會計為具體負(fù)責(zé)人、加上各部門抽調(diào)的關(guān)鍵崗位人員組成項目小組?？偨?jīng)理的作用在于為ERP工作提供后勤支持，并對工作的開展提出指導(dǎo)性意見；具體負(fù)責(zé)人由成本會計擔(dān)任，負(fù)責(zé)整個項目實(shí)施的組織協(xié)調(diào)工作，對項目的最終成果負(fù)責(zé)；各部門人員需要對項目實(shí)施過程中產(chǎn)生的問題提供意見并解決問題。為了保證項目各項任務(wù)與責(zé)任的落實(shí)，除了給項目小組規(guī)定了項目組織內(nèi)各角色的崗位職責(zé)外，對于各關(guān)鍵崗位人員，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的激勵措施。

（三）充分利用ERP軟件的信息化工具的功能，提升酒店的經(jīng)濟(jì)效益

第一，提高采購管理水平，采購環(huán)節(jié)的特點(diǎn)：原材料品種繁多，保質(zhì)期短，且隨季節(jié)變化，價格也隨著變化。特別是新鮮原材料的采購工作，是廚房成本控制的重點(diǎn)也是難點(diǎn)。要改變以前申購部門憑經(jīng)驗(yàn)請購造成的浪費(fèi)狀態(tài)，充分利用ERP軟件中的采購計劃和審批流程系統(tǒng)，幫助企業(yè)確定準(zhǔn)確的采購量，使餐飲企業(yè)保持最佳的安全儲備，避免儲備量過低或過高帶來的問題。ERP系統(tǒng)中采購模塊可以幫助企業(yè)建立供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商的供貨范圍、供貨質(zhì)量，供貨價格等。供應(yīng)商是企業(yè)的重要合作伙伴，良好的供應(yīng)商關(guān)系，是幫助餐飲企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的基石。建立嚴(yán)格的周期性詢價報價制度。首先，酒店成立詢價小組，定期對原材料等進(jìn)行詢價，并及時輸入ERP系統(tǒng)。其次，建立周期性市場詢價制度，并嚴(yán)格落實(shí)。利用ERP系統(tǒng)里計劃用量和單價，驗(yàn)收實(shí)際采購量和實(shí)際單價。對于差異較大的數(shù)量和單價，分析后及時給予糾正，避免損失的產(chǎn)生。

第二，廚房菜肴制作環(huán)節(jié)，菜肴的制作環(huán)節(jié)包括加工、切配、烹飪等。在這些環(huán)節(jié)中，由于個人技術(shù)水平有差異，都會或多或少有浪費(fèi)的現(xiàn)象。所以，對于加工環(huán)節(jié)，根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求，制定出原材料的取凈率，規(guī)范操作流程和方法，避免加工環(huán)節(jié)的浪費(fèi)。對于切配和烹飪環(huán)節(jié)，主要通過制作菜肴標(biāo)準(zhǔn)成本卡（上面記錄主料、輔料的品名、數(shù)量、加工標(biāo)準(zhǔn)、切配標(biāo)準(zhǔn)、烹飪過程等）來規(guī)范廚房操作的標(biāo)準(zhǔn)化，保證菜肴出品的穩(wěn)定和保持相同的口味。最重要的一點(diǎn)是，利用ERP系統(tǒng)中的菜肴銷售數(shù)量和菜肴標(biāo)準(zhǔn)成本卡，可以實(shí)時動態(tài)核算出菜肴標(biāo)準(zhǔn)成本，可以給出日、月、季、年各個菜目的銷售成本和毛利率，真正做到實(shí)時核算成本。還可以通過ERP系統(tǒng)中標(biāo)準(zhǔn)成本和實(shí)際成本的差異，分析成本控制的優(yōu)劣和成本控制出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。

第三，庫存管理環(huán)節(jié)，餐飲庫存管理包括倉庫庫存管理、吧臺酒水庫存管理、廚部原材料庫存管理。日常工作內(nèi)容包括：庫存物品資料管理、流轉(zhuǎn)管理（進(jìn)貨、退貨、領(lǐng)用、消耗、盤存等）、吧臺酒水日常對賬管理、廚部原材料庫存耗用管理。利用ERP庫存管理系統(tǒng)，在滿足經(jīng)營需求的前提下，把物資庫存量降到最低，減少庫存物資對資金的占用，降低資金占用成本。對各檔口冰箱的原材料要經(jīng)常檢查，不夠的要及時補(bǔ)貨，滯銷的原材料，要加強(qiáng)推銷，消化庫存量，避免原材料變質(zhì)造成損失。利用ERP庫存管理系統(tǒng)，規(guī)范各檔口的領(lǐng)料和進(jìn)料手續(xù)，確保各檔口消耗金額的正確性，計算出各檔口菜肴成本和菜肴毛利率，分析其合理性。利用ERP庫存管理系統(tǒng)，保證做到原材料先進(jìn)先出，確保原材料的保質(zhì)質(zhì)量。庫存管理環(huán)節(jié)的重要性在于嚴(yán)防操作過程中的跑冒滴漏，合理控制成本，得到最大的利潤。

第四，提高服務(wù)質(zhì)量及點(diǎn)菜水平，餐廳服務(wù)的目標(biāo)是使客戶滿意。利用ERP系統(tǒng)中賓客數(shù)據(jù)庫使服務(wù)人員盡快熟悉客人，并提供進(jìn)一步的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；利用電子菜單對菜肴進(jìn)行靈活搭配，更好地滿足客戶的需求；利用ERP系統(tǒng)，將點(diǎn)菜信息迅速傳至后廚，控制出菜節(jié)奏，縮短傳菜時間；利用ERP系統(tǒng)，可以縮短結(jié)賬時間，提高收銀的準(zhǔn)確性。通過ERP系統(tǒng)解決餐飲服務(wù)過程中發(fā)生的問題，可以有效地提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量和點(diǎn)菜水平，滿足客戶的需求。

五、結(jié)束語

餐飲企業(yè)通過引入ERP系統(tǒng)后，使整個餐飲企業(yè)運(yùn)營在一個信息化系統(tǒng)里，各個部門和各個模塊高度互動，產(chǎn)生協(xié)同效用。同時，借助計算機(jī)軟件信息技術(shù)，使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)共享，提高工作效率，提高管理水平，并借助計算機(jī)技術(shù)，提高風(fēng)險分析水平，提高決策的質(zhì)量。ERP系統(tǒng)工作量大，損益分析又很復(fù)雜，所以，ERP上線后不是工作的結(jié)束，而是ERP系統(tǒng)能否成功的開始。要想ERP系統(tǒng)能真正產(chǎn)生效益，就必須酒店各部門、各人員相互配合，加強(qiáng)考核和監(jiān)督。