□李玉梅

中組部自2014 年10 月至2016 年6 月止，歷時(shí)近兩年時(shí)間在全國范圍內(nèi)組織開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。之后，干部人事檔案工作進(jìn)入了“后專審”及“全覆蓋”審核時(shí)期，隨后各地陸續(xù)開展了檔案審核清查工作，審核力度大、審核項(xiàng)目逐步細(xì)化，人事檔案管理問題逐漸顯露出來。針對存在的問題，各級組織集中進(jìn)行了干部人事檔案抽查巡視整改工作，幫助查擺問題，攻堅(jiān)克難。干部人事檔案專項(xiàng)審核作為高校人力資源管理工作中的重點(diǎn),是高校干部組織選拔、任用的重要參考依據(jù)。高校組織(人事)部門也分層級、分批次展開專項(xiàng)審核工作，核實(shí)清理出干部人事檔案中存在的諸多問題，對難以甄別的逐個(gè)加大鑒定核實(shí)力度，保障干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提升了人事檔案規(guī)范化管理和有效性利用。本文從高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析其成因，并有針對性地提出在新形勢下高校干部人事檔案管理措施。

一、高校干部人事檔案管理存在問題

（一）檔案內(nèi)容記載不一致，信息失真

1.年齡失真。主要存在兩種情況：一是無意識的行為。過去老一輩人喜歡用農(nóng)歷或虛歲作為出生日期，填寫材料時(shí)一直用本人農(nóng)歷出生日期或虛歲(農(nóng)歷)出生日期，導(dǎo)致錄取表、招工表、身份證等信息出生日期前后不一致，這里虛實(shí)歲換算相差一年左右，農(nóng)歷陽歷換算相差一至兩月左右，這就造成檔案年齡與本人真實(shí)年齡有誤差。二是有意識有目的的行為。一些人為了達(dá)到入學(xué)、招工等年齡條件，利益驅(qū)使，擅自改寫自己的真實(shí)出生日期，這里一般是指上學(xué)、入團(tuán)、入伍、招工、入黨等有意修改本人出生日期。

2.參加工作時(shí)間認(rèn)定困難。有些人早些年參加工作，由于單位或個(gè)人原因，沒有及時(shí)填寫轉(zhuǎn)正定級表，或沒有與當(dāng)?shù)赜霉挝缓炗唲趧?dòng)合同書等，導(dǎo)致參加工作時(shí)間無法認(rèn)定，造成個(gè)人損失；有些人是正規(guī)大中專畢業(yè)派遣的，但沒有及時(shí)就業(yè)，個(gè)人檔案沒有及時(shí)存入當(dāng)?shù)厝瞬沤涣魇袌觯ㄖ行模?，若干年就業(yè)后調(diào)檔時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案遺失或成了死檔空檔，無法認(rèn)定未就業(yè)期間的工齡，影響了個(gè)人參加工作時(shí)間的認(rèn)定。

3.入黨時(shí)間不一致、黨籍材料缺失。有些人入黨時(shí)間記載前后不一致，有的記錄入黨時(shí)間為黨支部大會(huì)通過成為預(yù)備黨員的會(huì)議時(shí)間，有的明確是黨委（黨組）同意通過時(shí)間，有的記錄是轉(zhuǎn)為正式黨員時(shí)間等情況，前后認(rèn)定不一，造成混亂現(xiàn)象。黨籍材料缺失是指黨員入黨材料在入黨預(yù)備期及入黨轉(zhuǎn)正期考察期間，部分人員入黨申請書、入黨轉(zhuǎn)正申請書、入黨考察材料等遺失情況，或在提檔轉(zhuǎn)接黨組織關(guān)系及轉(zhuǎn)交黨籍材料時(shí)入黨志愿書不慎遺失等情況。

4.學(xué)歷失真。專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)部分干部人事檔案中有學(xué)歷誤和填造假現(xiàn)象。有些人填寫的干部專項(xiàng)審核表中學(xué)歷信息與本人干部人事檔案材料內(nèi)信息不一致；有些人是檔案內(nèi)有相關(guān)學(xué)歷材料，但填寫時(shí)拔高填寫，比如全日制教育和在職教育兩欄，經(jīng)常是把在職最高學(xué)歷填入全日制教育欄內(nèi)，給人造成錯(cuò)覺，填寫不規(guī)范。專項(xiàng)審核中還發(fā)現(xiàn)部分海外留學(xué)歸國人員中學(xué)歷文憑填寫不規(guī)范現(xiàn)象，有些人在國外學(xué)習(xí)經(jīng)歷不長，但其學(xué)歷性質(zhì)、層次和含金量參差不齊，魚龍混雜，且有的沒有經(jīng)過中國教育部學(xué)歷認(rèn)證，高校人事部門在審核時(shí)要火眼金睛，嚴(yán)格把關(guān)。

（二）監(jiān)督管理不到位，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范

一般在調(diào)閱個(gè)人干部人事檔案時(shí)，是以個(gè)人獨(dú)立卷宗進(jìn)行調(diào)閱，不相關(guān)的個(gè)人檔案一般不會(huì)被查閱，這就會(huì)造成在調(diào)閱個(gè)人檔案時(shí)，只將相關(guān)調(diào)閱者材料補(bǔ)充整理完備，其他人員材料可以暫時(shí)不管不顧，長此以往，卷盒不變，內(nèi)容依舊。自中組部開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作以來，通過邊審邊查、邊查邊改的力度不斷加大，針對領(lǐng)導(dǎo)干部提拔、退休人員社保辦理，以及在兩輪省委巡視工作中批量調(diào)閱干部人事檔案進(jìn)行審核時(shí)發(fā)現(xiàn)，檔案材料內(nèi)容收集不完善，缺失材料沒有及時(shí)補(bǔ)充，部分經(jīng)公開招聘人員入校以來，檔案基本沒有被整理過，更無更新情況記錄。此外，還發(fā)現(xiàn)教師因考博需要調(diào)取本人成績單時(shí)，發(fā)現(xiàn)其檔案內(nèi)有其他人員學(xué)籍檔案，后經(jīng)本人回憶是其碩士同學(xué)檔案，后經(jīng)核實(shí)是她畢業(yè)時(shí)學(xué)校將她同學(xué)的學(xué)籍檔案錯(cuò)裝入她的個(gè)人檔案內(nèi)。

（三）檔案材料移交不及時(shí)，質(zhì)量不高

人事材料形成于單位核心部門，檔案收集時(shí)經(jīng)常面對的是移交材料不齊全、內(nèi)容不規(guī)范、移交拖拉現(xiàn)象。近年來，人事部門在辦理退休人員社保時(shí)發(fā)現(xiàn)，根據(jù)有關(guān)部門要求，對個(gè)人檔案年齡、工齡、崗位屬性及崗位定級需要進(jìn)行嚴(yán)格核查，可是個(gè)人檔案材料卻出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象，比如知青上山下鄉(xiāng)相關(guān)證明材料、教師轉(zhuǎn)正定級表、以工代干人員轉(zhuǎn)干審核表、歷年工資審核表等存在缺失情況。部分材料缺少有關(guān)部門的印章，其真實(shí)性有待考證。整理教職工中在職在編人員檔案發(fā)現(xiàn)，普遍存在缺失個(gè)人年度考核登記表、歷次工資審批表、干部任免審核表、干部任免考察材料、獎(jiǎng)懲材料等情況。

（四）檔案人員保密意識不強(qiáng)，政治敏銳性不高

干部人事檔案內(nèi)容涉及個(gè)人隱私，包括個(gè)人基本信息、業(yè)務(wù)進(jìn)程、考核獎(jiǎng)懲、主要家庭成員及相關(guān)社會(huì)關(guān)系情況等信息，在保管和利用檔案的過程中，要嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)。有些檔案管理人員職業(yè)保密意識欠缺，隨意翻閱個(gè)人檔案，挖掘隱私信息，工作之余、茶余飯后八卦信息，談?wù)撌欠?，造成極壞的影響。檔案管理人員組織紀(jì)律性不強(qiáng)，政治敏銳性不高，會(huì)造成檔案信息泄露，給黨和國家及有關(guān)單位造成無形的損失。

二、高校干部人事檔案管理問題的應(yīng)對措施

（一）加強(qiáng)監(jiān)督體系建設(shè)，規(guī)范檔案管理程序

檔案行政管理部門及上級主管部門要逐步形成深化組織巡視巡察上下聯(lián)動(dòng)的管理監(jiān)督體系，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)職能，定期或不定期對高校檔案行政和業(yè)務(wù)管理開展監(jiān)督檢查和抽查，不斷加強(qiáng)高校檔案工作意識，強(qiáng)化高校干部人事檔案管理問責(zé)機(jī)制，提升檔案工作規(guī)范化管理。根據(jù)《干部檔案管理工作條例》要求，高校干部人事檔案管理部門要制定適合高校特點(diǎn)的干部人事檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)“真抓、嚴(yán)抓、常抓”制度，做到全程監(jiān)督檢查，建立健全檔案工作責(zé)任追究制度。干部檔案管理工作應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方面下功夫，在更大程度上避免人為因素對干部檔案的干擾和破壞。在對干部檔案應(yīng)歸檔材料的形成、整理、歸檔、流轉(zhuǎn)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理模式，探索建立運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)如圖像分類技術(shù)、智能檢索技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等，將干部檔案管理過程中流程化的操作如審核、登記、流轉(zhuǎn)等管理手段用特定程序加以固化，促進(jìn)干部檔案管理更加規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。針對檔案管理中涉及的涂改造假、撤抽材料、擅自放入不經(jīng)審核材料入檔等問題，堅(jiān)決齊抓共管，相關(guān)人須嚴(yán)肅處理。通過專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)暴露出來的問題，逐步規(guī)范建立本校檔案管理工作長效考核機(jī)制，從“嚴(yán)建、嚴(yán)管、嚴(yán)用”入手，自上而上形成高校良好的干部人事檔案管理工作生態(tài)環(huán)境。

（二）加大審核力度，甄別鑒定分辨明偽

干部人事檔案專項(xiàng)審核重點(diǎn)是審核“三齡兩歷”，即出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)位學(xué)歷、工作簡歷、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、干部身份等項(xiàng)情況，避免干部檔案內(nèi)容前后信息不一致現(xiàn)象。針對年齡填寫時(shí)的虛實(shí)數(shù)、陰陽歷，以及為了招工招干、入伍入團(tuán)入黨等故意填大年齡情況；學(xué)歷填寫時(shí)的全日制教育學(xué)歷和在職教育學(xué)歷填寫不規(guī)范、混淆不清情況；海外學(xué)歷培訓(xùn)未經(jīng)教育部認(rèn)定出具證明材料等情況；高校人事檔案部門必須予以明確，不能將不符合要求的假學(xué)歷、假文憑混入個(gè)人檔案內(nèi)，造成信息不實(shí)現(xiàn)象。啟動(dòng)責(zé)任倒查機(jī)制，復(fù)核干部選拔任用工作程序的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案的可靠性。高校應(yīng)將人事檔案鑒定公開化、透明化、科學(xué)化，規(guī)范人才引進(jìn)培訓(xùn)培養(yǎng)制度，做好干部選拔任用及干部輪崗交流制度。上級教育主管部門把握宏觀調(diào)控，做好指導(dǎo)工作，確保高校干部人事檔案真實(shí)性和干部人才隊(duì)伍健康有序良性發(fā)展。

（三）注重業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升綜合專業(yè)技能

在新形勢下，檔案專業(yè)人員需要與時(shí)俱進(jìn)，積極參加檔案專業(yè)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，善于學(xué)習(xí)新生事物，善于動(dòng)腦動(dòng)手操作實(shí)踐，做好人事檔案信息化建設(shè)及數(shù)字檔案管理等系列工作，了解其他兄弟院校檔案管理優(yōu)秀的案例經(jīng)驗(yàn)，勝任閱檔、審檔和管檔工作，能應(yīng)對突發(fā)情況。工作中始終保持“身在故紙堆，激情永不退”的良好狀態(tài)，在“多看多聽多審多記”方面著力下功夫，常學(xué)常新，善于邊思考、邊提問、邊改進(jìn)，提升管檔能力、審檔水平、治檔效率，摒棄干部檔案工作的“守?cái)偂彼枷耄壳白鳛?、主?dòng)作為、積極作為；加強(qiáng)對干部檔案信息的深度研究和綜合開發(fā)，定期向相關(guān)部門提供有價(jià)值、有意義的干部信息分析資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、干部任用、干部管理提供有益指導(dǎo)和參考。逐步實(shí)現(xiàn)干部檔案從管理型向研究型轉(zhuǎn)變，由保管型向開放型轉(zhuǎn)變，更好地服務(wù)黨的干部、組織和人才工作，建設(shè)成為領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部和智庫，全面提升管理服務(wù)水平。

（四）提高政治站位，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)保密意識

檔案專業(yè)人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》《干部人事檔案工作條件》等法律法規(guī)，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不逾矩、不越權(quán)，嚴(yán)格做好信息保密工作，不得隨意泄露干部個(gè)人檔案內(nèi)容，傳播“小道消息”，更不能以檔案內(nèi)容為籌碼，以此謀利或做交易。工作機(jī)構(gòu)的工作人員也需要增強(qiáng)自己的道德素養(yǎng)，嚴(yán)于律己，以身作則，工作中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，慎言慎行,絕不泄露當(dāng)事人的檔案信息，遵守《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，嚴(yán)把檔案材料的質(zhì)量關(guān)、鑒別關(guān)和準(zhǔn)入關(guān)，針對材料問題，逐一核實(shí)補(bǔ)充完善。制定凡動(dòng)必審制度及高校人事部門負(fù)責(zé)人審核簽字制度，確保檔案材料的真實(shí)完整且可查考可利用，增強(qiáng)干部人事檔案利用價(jià)值，為高校教學(xué)科研管理服務(wù)。

三、結(jié)語

干部人事檔案專項(xiàng)審核是新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作，通過此次干部檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作的開展，最終專項(xiàng)審核的成果是直觀呈現(xiàn)干部檔案中的重要信息，將組織認(rèn)定的《干部(職工)基本信息審核表》由本人簽字，歸入個(gè)人檔案。在當(dāng)前信息化時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下，經(jīng)專項(xiàng)審核后確定的準(zhǔn)確個(gè)人信息嵌入學(xué)校人力資源系統(tǒng)中，完善了學(xué)校人事管理信息，提高了專項(xiàng)審核的利用效果，更好地服務(wù)高校高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)。