陳妤

（中共德惠市委黨校）

當(dāng)前，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及已經(jīng)滲透到大部分行業(yè)之中，很多行業(yè)都已經(jīng)步入了信息技術(shù)的時代之中。隨著我國互聯(lián)網(wǎng)策略的不斷實(shí)施，檔案管理也應(yīng)緊跟時代發(fā)展的腳步，利用信息技術(shù)不斷地對檔案管理工作中的各項內(nèi)容進(jìn)行完善和豐富，逐步提高檔案管理的整體工作水平和質(zhì)量。黨校的檔案管理工作是貫穿著黨校各項工作之中的，其中涵蓋了教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)、建設(shè)等眾多真實(shí)的歷史記錄，這對我們來說都是具有非常重大的現(xiàn)實(shí)意義與保存價值的。在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展過程中，很多黨校的檔案信息化管理已經(jīng)不單單是對檔案管理工作的優(yōu)化升級，而是更好地順應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代化信息管理的發(fā)展趨勢。新時期下，要對黨校檔案信息化朝著積極創(chuàng)新的方向去管理，以此更好地推動黨校檔案管理各項工作的持續(xù)化發(fā)展，有效地提高黨?？蒲?，對黨校的信息化管理具有十分重要的價值與意義。

一、檔案信息化的內(nèi)涵

（一）信息化的概念

針對信息化的含義，眾多研究學(xué)者對此都持有不同的見地和理解。很多學(xué)者會認(rèn)為信息化就是指計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的有機(jī)結(jié)合，還有的學(xué)者認(rèn)為信息化就是對信息處理過程中所應(yīng)用到的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化進(jìn)行歸納和整理。當(dāng)然還有一些學(xué)者認(rèn)為信息化就是泛指信息的廣泛應(yīng)用與普及，其本身就具有較高的信息技術(shù)和服務(wù)能力。每位學(xué)者都有著不同角度的看法，但是因為所參照的研究背景不同，因此對信息化含義的理解和表達(dá)也略有不同之處，從根本角度來分析的話，信息化的發(fā)展是離不開現(xiàn)代信息化技術(shù)的加持，同時也需要信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的幫助。

（二）檔案信息化的概念

檔案信息化主要是指我國在檔案行政管理部門的認(rèn)真領(lǐng)導(dǎo)下，通過對檔案管理工作中實(shí)施并廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，進(jìn)一步對檔案的現(xiàn)代化管理提供相應(yīng)的幫助與服務(wù)。我國信息化建設(shè)當(dāng)中最為重要的一項工作內(nèi)容就是檔案管理的信息化技術(shù)發(fā)展，隨著檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用與普及，有效地幫助和提高了檔案管理的革新，逐步推動檔案管理工作將實(shí)體保管的核心向數(shù)字化信息管理形式改變，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)為社會提供更便捷的檔案現(xiàn)代化服務(wù)部門。

二、新時期黨校檔案信息化管理的重要意義

（一）提高檔案管理的工作質(zhì)量和水平，服務(wù)科研教學(xué)

檔案信息化管理的應(yīng)用基礎(chǔ)就在于對網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用，如何巧妙地運(yùn)用好現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理手段來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化模式，就需要打破原來檔案工作的局限性與古板化，督促檔案管理部門將工作逐步開放化，盡快地實(shí)現(xiàn)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源渠道的共享，革新以往半封閉的工作狀態(tài)，將工作重心轉(zhuǎn)向信息的采集和提供便捷的服務(wù)，改變以前保管和利用的職能范圍，更科學(xué)地對檔案信息資源的配對進(jìn)行完善，給社會提供更為便利和優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)工作。隨著信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的逐步建立和應(yīng)用，除了能夠更好地為檔案信息提供全方位的詳情，還能夠給工作人員及時提供最準(zhǔn)確的資源信息，充分利用好數(shù)據(jù)信息技術(shù)作為工作的主要支撐，為科學(xué)化的研究與普及提供便捷的服務(wù)流程，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中不能遠(yuǎn)程和共享的弊端，有效地解決了在以往檔案管理工作中的時效性問題。檔案管理信息化模式在顯著地提高了信息資源收集外，還帶來了提高信息資源的存儲、傳輸?shù)裙δ?，提高了檔案管理的工作質(zhì)量和水平，服務(wù)科研教學(xué)，有效地防止出現(xiàn)資源浪費(fèi)和信息遲緩的問題發(fā)生，更好地減少了一些不必要的人工消耗和誤差問題，在一定程度上提高其安全性和準(zhǔn)確性，為服務(wù)科研教學(xué)帶去了更有利的條件。

（二）拓寬檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，促進(jìn)信息決策的精準(zhǔn)管理

從根本的角度出發(fā)來分析檔案管理在信息資源管理上的應(yīng)用可以看出，信息資源自身存在的價值就在于被社會廣泛地利用與開發(fā)，對檔案管理有何作用取決于信息資源的廣泛性和時效性。所以說，檔案的信息化管理除了能夠幫助信息資源的合理存儲外和研發(fā)利用外，還能夠在一定程度上為社會帶來一定的效益基礎(chǔ)。不斷地拓寬檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，也是進(jìn)一步推動了信息資源決策的精準(zhǔn)管理。在優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)過程中，利用信息化的處理方法，便捷地將不同職能的檔案管理部門關(guān)聯(lián)起來，讓他們互相成為工作的主體，不僅在一定程度上保留了獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還可以實(shí)現(xiàn)信息渠道的共享，進(jìn)而有效地提升了信息決策整體的科學(xué)技術(shù)性水平，推動了信息決策的可行性管理方案，逐步實(shí)現(xiàn)了對檔案管理工作的精準(zhǔn)化處理。

（三）進(jìn)一步提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)管理能力

在逐步實(shí)施檔案管理信息化調(diào)整的過程中，對管理人員自身的技術(shù)要求也有了非常明顯的提升。首先，就是檔案管理當(dāng)中使用的信息技術(shù)主要是掃描技術(shù)和縮微技術(shù)等手段，主要是利用小的載體容納大的檔案信息，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較的話，儲存密度有了很大的提升空間，不但降低了成本問題，還高出了很多的容量。檔案管理工作中傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體一般都是采取文字或者是圖表記錄的形式將重要文件進(jìn)行記錄，但是信息化處理的帶腦子文件卻是可以在記錄文字的同時，還能夠記錄聲音、視頻等一系列內(nèi)容，并且所消耗的空間也非常小，成本很低。其次，就是對管理人員的技術(shù)要求。隨著信息化管理的不斷普及和應(yīng)用，管理人員在具備傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理技能以外，還需要掌握相關(guān)的計算機(jī)技能、數(shù)據(jù)傳輸技能等一些現(xiàn)代化技術(shù)知識來提高專業(yè)素養(yǎng)，通過不斷地強(qiáng)化自身的專業(yè)知識來更好地適應(yīng)當(dāng)下檔案信息化管理的需要，達(dá)到強(qiáng)化信息化管理能力的重要目標(biāo)。

三、新時期黨校檔案信息化管理中存在的問題

（一）信息化管理水平低

目前，很多黨校都開始逐步實(shí)施信息化的管理手段來處理檔案管理的相關(guān)工作，有效地提升了辦公效率和質(zhì)量。但是因為很多黨校還處于較為保守的狀態(tài)，使得在檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部分的實(shí)際應(yīng)用率還是處于相對較低的程度，甚至還有一些黨校在處理工作中出現(xiàn)了無庫可進(jìn)的局面，檔案管理的共享程度偏低，沒有一個相對應(yīng)的資源數(shù)據(jù)庫，大大降低了信息化管理水平。除此之外，還有一些管理人員只是單純地將檔案儲存在了電腦中，而不是利用完善的數(shù)據(jù)庫對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行保存整理，這必然會影響到整改管理工作的數(shù)據(jù)處理問題。

（二）信息化管理形式松散

現(xiàn)如今，很多黨校都配備了計算機(jī)、獨(dú)立打印機(jī)、掃描儀等一些基礎(chǔ)的配套設(shè)施，整體上具備了向信息化轉(zhuǎn)變的發(fā)展條件。但是，由于目前很多黨校的檔案管理一直都處于一種無人看管的放任狀態(tài)，也就是一些單位沒有將檔案管理重視起來，使得檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的管理理念，忽視了檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，沒有與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)之間形成較為緊密地聯(lián)系與結(jié)合。因為各個黨校在對檔案管理方面制定的要求與標(biāo)準(zhǔn)都是各不相同的，所以管理形式也都是多種多樣的，但普遍在檔案的收集、保管、利用、鑒定等一些環(huán)節(jié)當(dāng)中沒有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致很多的檔案出現(xiàn)了不完整、責(zé)任不清的問題發(fā)生，這對于黨校的檔案管理工作朝信息化方向發(fā)展是非常不利的。

（三）信息化管理質(zhì)量不高

當(dāng)前，很多黨校都相繼開始對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的信息技術(shù)專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，但隨著各種各樣新型的檔案形式不斷浮現(xiàn)出來，我們能夠發(fā)現(xiàn)這對檔案管理工作帶來了更為沉重的壓力。還是有一些黨校在檔案管理的模式上延續(xù)了傳統(tǒng)的工作模式，也就是檔案從收集整理到后期的編排查閱都是由專門負(fù)責(zé)的工作人員手工進(jìn)行，這種工作程序不僅繁瑣，還會消耗很多的時間與精力，并且稍不注意就會出現(xiàn)差錯。除此之外，就是絕大多數(shù)的黨校檔案管理工作人員都是兼職，因為沒有受到過專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，使得這些兼職的工作人員在工作上往往都不夠集中，業(yè)務(wù)上的不成熟和思想上的不重視，導(dǎo)致這類黨校在檔案管理方面的工作質(zhì)量一直不高。

四、新時期黨校檔案信息化管理的實(shí)施策略

（一）加強(qiáng)信息化管理平臺建設(shè)，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理內(nèi)部要逐步建立并完善數(shù)字化的管理應(yīng)用平臺，平臺建設(shè)并完善相關(guān)的系統(tǒng)才是檔案信息化管理的重要環(huán)節(jié)。第一，黨校要充分利用好國家給予的檔案信息化管理平臺的專項資金，積極爭取更多的優(yōu)惠政策，并且還要緊密聯(lián)系并加強(qiáng)和一些相關(guān)行業(yè)之間的合作，爭取到更多的活資金，給信息化管理平臺的建設(shè)給予更多的資金作為改革的支撐。第二，就是各個黨校一定要提前做好對檔案信息化管理平臺建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃，要將建設(shè)的資金都應(yīng)用到最需要的地方。充分結(jié)合各自黨校自身的實(shí)力和管理設(shè)備，合理的應(yīng)用并購進(jìn)計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等一些相關(guān)的設(shè)施，建立起一個集信息化錄入、管理和查閱三合一的檔案管理平臺，更好地對檔案資源進(jìn)行采集和使用，讓更多的黨校合理化應(yīng)用檔案資源。第三，就是不斷地提升和加強(qiáng)對管理設(shè)備的使用率。對一些廢舊設(shè)備依法進(jìn)行報廢處理評估，防止在設(shè)備更新的過程中造成一些不必要的資源浪費(fèi)。第四，加強(qiáng)和相關(guān)部門之間的聯(lián)系與合作，通過經(jīng)驗交流和資源共享進(jìn)一步提升對檔案管理信息化的管理水平與能力，給黨校后期優(yōu)化檔案信息化管理打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。通過逐步完善檔案管理內(nèi)部的應(yīng)用平臺后，除了能夠提升網(wǎng)站整體的使用效果，還能夠讓其成為宣傳和開展相關(guān)工作的重要陣地。不斷地健全文件的信息化標(biāo)準(zhǔn)，采買必要的硬件設(shè)施，從技術(shù)角度出發(fā)，不斷地對檔案信息進(jìn)行交換與共享，針對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行系統(tǒng)化建設(shè)，保障平臺系統(tǒng)的穩(wěn)定進(jìn)行，進(jìn)一步保障了檔案資源的可靠性和穩(wěn)定性。

（二）完善檔案資料信息化管理，加強(qiáng)電子文件的管理

對于黨校的檔案管理工作來說，其中涵蓋了科研、學(xué)籍等眾多方面的內(nèi)容。所以說，黨校日常的檔案管理工作必須要利用好管理系統(tǒng)平臺，充分做好對檔案文件從收集到歸檔館藏的一系列數(shù)字化工作。在做好適當(dāng)?shù)淖粉檿r，也需要接收不同部門的重要信息，針對各種各樣的會議、活動、成果建設(shè)等文件，都要利用信息化的處理方式形成電子化文件進(jìn)行歸檔和儲存，再利用數(shù)據(jù)庫的處理系統(tǒng)對文件進(jìn)行分類歸納，有效地提高了檔案管理的科學(xué)性。除此之外，就是要做好檔案資料的數(shù)字化處理，采取有效的信息化處理方式，比如說專業(yè)的掃描設(shè)備對一些文檔、聲像等資料進(jìn)行處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為便捷的電子類文件。從而實(shí)現(xiàn)完善檔案資料信息化管理，加強(qiáng)電子文件的管理。

（三）優(yōu)化信息化管理服務(wù)功能，加強(qiáng)檔案管理與信息化之間的合作

現(xiàn)如今，很多的黨校在檔案信息化管理改革的過程中還只是停留在一些簡單的錄入與檢索的程度，信息化的服務(wù)功能都沒有得到充分發(fā)揮。經(jīng)濟(jì)社會在不斷變化，黨校的檔案管理工作任務(wù)也在不斷加重，因此，對黨校的服務(wù)管理功能也就顯得更加重要。黨校的檔案信息化管理的根本就是更好地實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的目標(biāo)，通過檔案信息化管理平臺，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)計相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，給使用者提供便捷的服務(wù)功能，提升人文特色，因此，要優(yōu)化信息化管理服務(wù)功能，加強(qiáng)檔案管理與信息化之間的合作。

（四）強(qiáng)化管理人員信息化培訓(xùn)，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段

黨校需要加強(qiáng)對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，組建起一支已經(jīng)熟練掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的隊伍，這支隊伍要具備過硬的專業(yè)技術(shù)水平，首先要做的就是對檔案管理人員開展思想政治教育，思想上必須加以重視，樹立起堅定的政治立場，檔案管理人員必須端正自己應(yīng)用的工作態(tài)度，嚴(yán)守國家秘密，遵守檔案紀(jì)律。其次，就是要不斷地培養(yǎng)管理人員勇于創(chuàng)新、不斷探索的精神，深入地學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識和相關(guān)技能，充分了解國內(nèi)外的形勢。最后，就是對檔案管理人員開展并組織定期的集中培訓(xùn)，監(jiān)督并鼓勵他們加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息化的安全教育，提升自身的專業(yè)能力和水平。因此，要強(qiáng)化管理人員信息化培訓(xùn)并應(yīng)用現(xiàn)代化的管理手段。

五、結(jié)語

新時期黨校的檔案信息化管理是一項需要長期堅持和探索的任務(wù)，這是時代必然的發(fā)展趨勢，黨校的檔案管理部門要跟進(jìn)時代的步伐，不斷地應(yīng)用好最與時俱進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)，提升自身檔案管理的工作水平，進(jìn)而更好地為社會提供一定的服務(wù)支持，推動檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。信息化發(fā)展的過程中不僅要投入大量的財力與人力，還需要管理工作人員不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識來完善自身的能力，積極創(chuàng)新并加快檔案管理模式的革新，進(jìn)而開拓黨校檔案信息化發(fā)展新趨勢。