王曉敬
(三峽大學(xué))
高校檔案在各級高校管理部門中占有重要地位,檔案管理也成為高校各項管理工作的重要組成部分。在以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為標志的信息時代,隨著新《檔案法》的頒布和“十四五”計劃的開始,在高校檔案館職能定位轉(zhuǎn)變的前提下,高校檔案館的信息服務(wù)面臨著升級和擴容的問題。在闡述高校檔案職能轉(zhuǎn)變的前提下,提出了信息時代背景下高校檔案信息服務(wù)的升級策略。
信息檔案建設(shè)項目是信息化校園建設(shè)的重要內(nèi)容,旨在引導(dǎo)學(xué)校相關(guān)教師、學(xué)生和員工通過相應(yīng)的檔案,在局域網(wǎng)內(nèi)共享電子資源。在現(xiàn)實生活中,主要表現(xiàn)為:教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化、圖書館等一系列校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源,以及它們在長期過程中形成的歷史數(shù)據(jù),以合理應(yīng)用為基本前提,最大限度地發(fā)揮知識的作用。對于高校信息檔案而言,它將是校園文化建設(shè)過程中非常關(guān)鍵的一部分。通過將多樣化的歷史信息作為社會服務(wù)過程的關(guān)鍵窗口,我們可以在課堂之外為高校開辟新的宣傳學(xué)習(xí)陣地,這也是大學(xué)生深入解讀高校及其歷史過程的重要途徑。此外,高校信息檔案工作模式將全面實施電子文件自動歸檔模式。進一步全面實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理的全面對接,最大限度地避免不同單位之間工作造成的信息資源浪費,從根本上提高檔案信息的實際管理效率和處理水平[1]。此外,對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行信息資源備份,可以最大限度地保證檔案信息的安全。同時,信息檔案網(wǎng)站具有非常強大的檢索功能。這種檢索功能將為不同的教師、學(xué)生和員工在檔案利用過程中帶來極大的便利,因為信息檔案完全開放了檔案信息的目錄級查詢方式,并對所有開放檔案進行全文識別和掃描。因此,相關(guān)用戶無需通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進入圖書館查詢所需文件。
對于高校的管理來說,檔案管理一直是工作的核心內(nèi)容。它不僅具有對現(xiàn)有工作進行梳理和總結(jié)經(jīng)驗的功能,而且對確定高校未來的發(fā)展方向具有重要的實用價值。一方面,隨著整個人類社會進入“經(jīng)濟+信息”時代,檔案數(shù)量也在不斷增加,甚至呈現(xiàn)爆炸式增長。此時,如果仍然沿用傳統(tǒng)的、陳舊的檔案管控方案,就很難保證檔案管理成果與時代發(fā)展步伐相一致。另一方面,結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀,構(gòu)建信息化和信息化管理模式,不僅可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)查詢和管理的便利,而且與時代發(fā)展步伐保持高度一致。
過去,在高校檔案管理的發(fā)展過程中,工作人員在獲取所需的檔案信息時,往往需要根據(jù)大量數(shù)據(jù)庫中的術(shù)語檢索信息,但整個檢索過程極其繁瑣,檔案管理人員的工作量大量增加。此時,圍繞現(xiàn)有檔案館建設(shè)信息管理模式,可以為檔案管理人員提供高效、系統(tǒng)的信息檢索服務(wù),根據(jù)檢索需求得到的結(jié)果也能更好地滿足檢索需求。同時,全面推進高校信息檔案工作,不僅可以提高高校學(xué)術(shù)研究和日常工作的效率,而且對提升高校中心服務(wù)水平具有重要作用[2]。
《高校檔案管理辦法》規(guī)定了高校檔案的職能,可概括為行政管理、業(yè)務(wù)管理、檔案研究和檔案利用四個方面。上述職能圍繞學(xué)校工作開展,各具特色,服務(wù)于學(xué)校自身,體現(xiàn)了高校的特殊性。近年來,高校檔案館已成為愛國主義和熱愛學(xué)校的教育基地。它不僅展示了學(xué)校的歷史演變,還傳播了學(xué)校的精神文化,展示了學(xué)校的公共屬性,并在功能定位上正在發(fā)生轉(zhuǎn)變。
高校檔案記錄著高校的辦學(xué)歷史,承載著深厚的校園文化,有著自己鮮明的特色,同時也體現(xiàn)了高校的特殊性。高校檔案在向公眾提供檔案服務(wù)時,會受到排他性的限制,但其排他性和公開性必須同時存在,呈現(xiàn)出兼容的模式。高校檔案工作的發(fā)展既要服務(wù)于“十四五”高校發(fā)展的需要,又要兼顧高校的社會化公共屬性。在實地調(diào)查的基礎(chǔ)上,宋朱從專業(yè)化、整合化、公開化三個方面提出了高校檔案信息服務(wù)的策略。定制是個性化定制服務(wù),是指高校檔案館為不同的個人需求創(chuàng)造專屬的個性化服務(wù)。優(yōu)勢在于服務(wù)質(zhì)量的顯著提高,可能的影響是在一定程度上增加時間消耗。公共性既包括服務(wù)對象的拓展,也包括服務(wù)內(nèi)容的拓展,使高校檔案成為社會公共服務(wù)的一部分,促進社會公共服務(wù)的發(fā)展向服務(wù)型社會轉(zhuǎn)型。
檔案利用服務(wù)既有共同的需求,也有個人的需求。高校檔案館在挖掘潛在用戶群體的同時,應(yīng)提前預(yù)測不同類型檔案用戶可能需要的相關(guān)服務(wù),從數(shù)據(jù)中分析用戶的個人習(xí)慣或檔案需求方向,積極提出相關(guān)檔案服務(wù)內(nèi)容供用戶自主選擇。將個性化需求與社會化增值有效結(jié)合,改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式,不僅是高校檔案工作的發(fā)展方向,也是未來檔案服務(wù)業(yè)的主流模式。
高校檔案館具有多元化的特點,集展覽館、資料室、研究室、倉庫、文教、學(xué)生實習(xí)基地等功能于一體。高校信息公開立法進程相對落后,法律制度供給不足,導(dǎo)致高校信息形式化、非規(guī)范化、封閉化、不平等現(xiàn)象嚴重。2010年,我國頒布了《高校信息公開辦法》,隨后出臺了一系列法規(guī),以平衡高校信息的不平等地位。新《檔案法》專門增加了“檔案信息化建設(shè)”一章,對檔案信息化轉(zhuǎn)型具有指導(dǎo)作用。目前,我國高校檔案顯示,學(xué)校信息開發(fā)利用模式單一,校內(nèi)、校外信息交流利用模式滯后,遠程服務(wù)不能滿足個性化需求的現(xiàn)狀。高校檔案信息服務(wù)的可行性和可操作性策略不多,大多停留在表面上。因此,迫切需要一種實用、高效、可操作的高校檔案信息服務(wù)模式。
高校檔案是高校重要信息的聚集地。金昌等人認為,高校信息檔案館的檔案信息服務(wù)是根據(jù)用戶需求提供信息檔案信息和檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)的一種工作模式。因此,有效開發(fā)和利用高校信息,加深社會對高校的了解,激發(fā)師生參與校務(wù)活動的積極性,是高校檔案信息服務(wù)的目標。
1.優(yōu)化學(xué)校信息資源結(jié)構(gòu)
高校檔案館在突出辦學(xué)理念的基礎(chǔ)上,以多種方式開展檔案收集工作,優(yōu)化整合海量檔案資源,打破上下級之間的數(shù)據(jù)壁壘,提高館藏檔案利用率。為了展示高校的專屬信息,高校檔案館除了收集學(xué)校各部門定時移交的部門檔案外,還可以與招生就業(yè)部門共同進行畢業(yè)生照片和檔案的收集,與科研學(xué)習(xí)和工程部共同收集高水平證書、獎杯和獎項,并與宣傳部合作收集學(xué)校重大活動的影音照片和檔案,與網(wǎng)管部門共享網(wǎng)絡(luò)資源,將人事數(shù)據(jù)端口與人事部門連接,簡化人事檔案工作。
2.建設(shè)特色檔案館和學(xué)校歷史博物館
高校有豐富的實物檔案,如光盤、證書、獎?wù)?、證書、印章、匾額、書畫、紀念品等,它們的大小、形狀、年代和儲存條件各不相同。高校檔案館可以選擇典型的實物檔案,利用三維掃描技術(shù),利用計算機技術(shù)制作相應(yīng)的個人電子檔案,并在互聯(lián)網(wǎng)上公開展示。高校檔案館還可以利用3D掃描技術(shù)、VR技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、5g技術(shù)、虛擬3D動畫和視頻、遙感技術(shù)等高新技術(shù),打造特色展示,使檔案信息保護更加多樣化、立體化、持久化。
傳統(tǒng)年鑒、學(xué)校歷史和大事記的內(nèi)容大多以文字和表格的形式展示。字數(shù)太長,讓人疲憊不堪,無法把握重點,更不用說凸顯學(xué)校的個性化特征了。在信息時代背景下,高校檔案館可以改變檔案和文件的呈現(xiàn)方式,突破紙質(zhì)檔案的形式,利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)增加彩色圖片、視頻、音頻等內(nèi)容;還可以在網(wǎng)站上建立讀者意見,及時獲取公眾反饋,督促提高檔案編纂質(zhì)量,擴大服務(wù)人群。
高校信息檔案和校史檔案的建設(shè)可以有序地對文化遺產(chǎn)進行分類,有效地保護高校信息資源,更有利于文化的傳承和利用?!笆奈濉眹覚n案發(fā)展規(guī)劃提出,加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在信息檔案(室)建設(shè)中的應(yīng)用,促進信息檔案(室)建設(shè)的優(yōu)化升級。高校信息檔案建設(shè)不能盲目跟風(fēng)。一是要認真梳理高校檔案的種類和數(shù)量,結(jié)合平時檔案資源利用率,合理規(guī)劃設(shè)計高校信息檔案的基本功能塊,摒棄浮華的操作模塊。只有以科技為載體,以檔案資源為基礎(chǔ),以公眾為對象,以開放式信息服務(wù)為目標,才能創(chuàng)建一個智能化的高校檔案館。程堯提出,隨著科技的發(fā)展和漏洞的彌補,高校檔案智能系統(tǒng)的建設(shè)將更加精細化、高效化、互聯(lián)化、智能化和人性化。
“雙微端”,即微信、微博和客戶端微媒體服務(wù),是一種全新的、高度可接受的、成熟的信息獲取方式。微媒體參與檔案服務(wù)可以調(diào)動檔案用戶的積極性,挖掘檔案用戶的潛在需求。目前,“雙微端”微信公眾號在高校檔案中的使用比例較高。具有辦理業(yè)務(wù)、發(fā)布公告、宣傳教育、咨詢互動、特色展示等功能,高??梢越Y(jié)合自身實際情況,充分挖掘高校檔案館藏資源,積極披露校內(nèi)信息,變被動服務(wù)模式為主動推送模式。如不定期在網(wǎng)上推廣校園檔案展示、檔案法規(guī)、檔案知識、檔案視頻、檔案專業(yè)術(shù)語、檔案匯編和研究成果等,充分發(fā)揮檔案的文化教育功能,在豐富校園文化的同時,促進高校檔案利用[3]。
高校的發(fā)展離不開校友的支持。畢業(yè)后,校友們從事不同的行業(yè)。如何有效地團結(jié)分散的個人力量,架起促進高校發(fā)展的橋梁,也將成為高校檔案工作的主要任務(wù)之一。2015年,國務(wù)院發(fā)布《全面推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體規(guī)劃》。羅志民表示,建設(shè)世界一流大學(xué)需要培養(yǎng)“支持性校友”。在信息時代背景下,如何為校友設(shè)計個性化的活動,增強校友之間的凝聚力,提高校友的參與度,擴大校友文化活動的覆蓋面,不僅是校友會的工作,也是高校檔案館的工作。高校檔案館可以連接不同層次、不同類型的校友群體,不定期地向公眾發(fā)布學(xué)??梢韵蚬娕兜臋n案信息以及即將開展的學(xué)術(shù)或文化活動,激發(fā)他們對學(xué)校根深蒂固的熱愛情結(jié)。高校檔案館協(xié)助校友會,為高校搭建互動平臺,將是一項長期而艱巨的任務(wù)。
高校檔案具有整合高校資源的優(yōu)勢。可與學(xué)校辦公室等部門共同組織編制學(xué)校信息公開目錄、年度信息公開報告、年度工作匯編等。高校檔案館可以根據(jù)信息內(nèi)容制定披露范圍和期限,消除敏感信息和涉密信息,擴大信息種類和數(shù)量,進一步方便公眾獲取學(xué)校相關(guān)信息。
實現(xiàn)個性化需求的開發(fā)和個性化信息服務(wù)的遠程服務(wù)。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)具有趣味性、交互性、美觀性和易讀性。信息的可視化可以從不同的角度展示檔案的魅力。高校檔案館可以把握不同個人的需求開發(fā)項目,以用戶的需求為業(yè)務(wù)核心內(nèi)容,開展有針對性的服務(wù)[4]。例如,高校檔案館可以啟動高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)和門戶網(wǎng)絡(luò),開發(fā)以學(xué)籍檔案為主體的檔案利用系統(tǒng),建立以科研信息為主體或以校友信息為主體的數(shù)據(jù)庫,建立實物檔案和照片檔案展示模塊,并為不同的用戶群體建立不同類型的數(shù)據(jù)庫;它還可以與不同部門合作,連接其他部門的數(shù)據(jù)端口,實現(xiàn)信息共享,避免信息孤島。此外,高校檔案館還應(yīng)加強交流與合作,實現(xiàn)信息的交流與互補。在檔案利用遠程服務(wù)方面,除了滿足個性化定制的需求外,高校檔案館還可以開展互動式檔案信息服務(wù),及時、準確地獲取用戶建議,以便快速回答問題,改進不足,并隨時向用戶推送檔案服務(wù)的相關(guān)信息[5]。此外,高校檔案館還可以根據(jù)用戶注冊時的個人信息,如年齡、學(xué)歷、畢業(yè)年份等,在服務(wù)欄目上進行個性化推薦。高校檔案信息服務(wù)是社會服務(wù)的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,要求高校檔案管理部門建立多元化、立體化的服務(wù)體系,將“一站式”服務(wù)與個性化設(shè)置相結(jié)合,突出高校檔案的服務(wù)特色,提高高校檔案的社會服務(wù)水平,以滿足公眾的精神文化需求。
如今,隨著校園信息化建設(shè)進程的逐步深入,信息檔案建設(shè)逐漸呈現(xiàn)出必然趨勢。對于信息檔案,它將依靠計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的全面發(fā)展,通過應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)遠程獲取相應(yīng)信息電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)運而生。在實踐過程中,它可以將不同地理位置、不同載體等差異化的檔案信息以信息化的方式存儲起來,形成一個龐大的數(shù)據(jù)庫,并以此數(shù)據(jù)庫為服務(wù)基礎(chǔ),通過應(yīng)用信息的形式,提供給不同類型的遠程檔案服務(wù)。信息檔案是高校檔案發(fā)展的必然趨勢。高校檔案工作者要嚴格遵守有關(guān)規(guī)定,以積極的態(tài)度迎接檔案工作信息化帶來的嚴峻挑戰(zhàn),不斷提高自身素質(zhì),不斷完善高校檔案信息系統(tǒng),從而為高校檔案管理信息化做出積極貢獻。