雷英

【摘要】市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了各行各業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在這一背景下，傳統(tǒng)出版社面臨的內(nèi)外部壓力越來(lái)越大。這要求出版社不僅應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注社會(huì)對(duì)出版行業(yè)提出的新要求，還應(yīng)該不斷調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理模式，以保證自身能夠適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，出版社需要在財(cái)務(wù)工作中有意識(shí)地引進(jìn)ERP系統(tǒng)，并進(jìn)行合理運(yùn)用，以為自身發(fā)展注入新動(dòng)力。文章概述了ERP系統(tǒng)對(duì)出版社財(cái)務(wù)工作的影響，介紹了出版社財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上探究ERP系統(tǒng)在出版社財(cái)務(wù)管理工作中的具體應(yīng)用情況。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；出版社；財(cái)務(wù)管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】F253.7

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)是在20世紀(jì)中期由美國(guó)加特納公司提出的企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，并且是在制造資源計(jì)劃的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)的一種面向供應(yīng)鏈的管理思想。其主要是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)中的面向?qū)ο蠹夹g(shù)以及關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等信息產(chǎn)業(yè)成果，將企業(yè)的管理理念、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程以及人力和物力等資源在計(jì)算機(jī)程序中進(jìn)行有機(jī)整合，而形成的一套以ERP思想為核心的管理體系。在這個(gè)系統(tǒng)中，供應(yīng)鏈管理是其核心思想，將資金、物質(zhì)、技術(shù)以及人員等有形或者無(wú)形的資產(chǎn)都看作一種企業(yè)資源而對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。其主要強(qiáng)調(diào)的是在對(duì)企業(yè)各項(xiàng)資源進(jìn)行有效整合和控制的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)客戶(hù)、供應(yīng)商、制造商以及客戶(hù)信息的高度集成，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各供應(yīng)鏈的有效合作。

二、ERP系統(tǒng)對(duì)出版社財(cái)務(wù)工作的影響

出版社的財(cái)務(wù)管理具有突出的特性，為了滿(mǎn)足市場(chǎng)需求，出版社每年都要出版一定數(shù)量的新書(shū)，且每年都有大量書(shū)籍需要重復(fù)印刷，圖書(shū)種類(lèi)逐年增加，累計(jì)數(shù)量十分龐大。圖書(shū)成本受圖書(shū)品類(lèi)、工藝等因素的影響較大，財(cái)務(wù)工作的難度較高，另外，在出版社的成本構(gòu)成中，包含的內(nèi)容非常復(fù)雜，有稿費(fèi)、編輯費(fèi)、審讀費(fèi)、校對(duì)費(fèi)，還有紙張、印制、倉(cāng)儲(chǔ)等生產(chǎn)成本，這類(lèi)成本的結(jié)算期限普遍較長(zhǎng)，甚至?xí)霈F(xiàn)成本費(fèi)用還沒(méi)有結(jié)算，書(shū)籍就開(kāi)始銷(xiāo)售甚至售空的情況，進(jìn)一步增加了成本核算的難度。為了有效應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，出版社應(yīng)該積極引進(jìn)ERP系統(tǒng)并進(jìn)行有效應(yīng)用，以準(zhǔn)確把控圖書(shū)的整體生命周期，實(shí)現(xiàn)全流程管理，加強(qiáng)對(duì)圖書(shū)質(zhì)量的控制，將出版社的管理、業(yè)務(wù)以及財(cái)務(wù)等工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)出版社管理水平的提升。最為重要的是，借助ERP系統(tǒng)的信息平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)多層次業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享，讓財(cái)務(wù)人員能夠及時(shí)了解各項(xiàng)數(shù)據(jù)，有效提升財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。

三、出版社財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀

（一）圖書(shū)的成本歸集不及時(shí)

一方面，出版社的成本構(gòu)成包含內(nèi)容相對(duì)繁雜，且結(jié)算周期相對(duì)較長(zhǎng)，如印制費(fèi)用通常情況下需要在印刷完成后的幾個(gè)月結(jié)算，而版稅經(jīng)常需要依據(jù)圖書(shū)的具體銷(xiāo)售數(shù)量來(lái)核算，圖書(shū)成本結(jié)算滯后，導(dǎo)致圖書(shū)成本歸集不及時(shí)，從而影響財(cái)務(wù)工作的正常開(kāi)展。另一方面，圖書(shū)成本核算需要多部門(mén)參與，導(dǎo)致核算流程相對(duì)較長(zhǎng)，如編審以及稿酬等費(fèi)用結(jié)算由編輯部門(mén)（或總編辦）發(fā)起，圖書(shū)銷(xiāo)售信息由發(fā)行部門(mén)提供，印刷費(fèi)的結(jié)算由印務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，每個(gè)部門(mén)都配有專(zhuān)門(mén)系統(tǒng)，如發(fā)行使用批銷(xiāo)系統(tǒng)、總編辦使用稿費(fèi)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)部門(mén)使用用友系統(tǒng)，導(dǎo)致出版社各部門(mén)之間形成信息孤島。除此之外，財(cái)務(wù)部門(mén)通常在得到付款信息之后才能歸集成本，導(dǎo)致圖書(shū)成本歸集不及時(shí)，進(jìn)而造成主營(yíng)成本結(jié)轉(zhuǎn)不及時(shí)、庫(kù)存圖書(shū)成本低估等問(wèn)題。

（二）預(yù)收賬款收入確認(rèn)不及時(shí)

在以往的財(cái)務(wù)管理工作中，出納通常以銀行流水為依據(jù)對(duì)收款備查賬進(jìn)行登記，主要涉及收款時(shí)間、金額以及來(lái)款單位等信息，會(huì)計(jì)人員則依據(jù)具體收款情況在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中做預(yù)收賬款。在日常財(cái)務(wù)工作中，需要財(cái)務(wù)部定期與發(fā)行部溝通收款及發(fā)貨情況，人工匹配款項(xiàng)和銷(xiāo)售數(shù)據(jù)。由于人工匹配不可避免地會(huì)存在疏漏，因此年底需要會(huì)計(jì)人員依據(jù)預(yù)收賬款的相關(guān)信息與發(fā)行部進(jìn)行對(duì)賬清理，并補(bǔ)開(kāi)相關(guān)發(fā)票。通常情況下，出版社以發(fā)票信息為依據(jù)來(lái)確認(rèn)具體收入，因此如果財(cái)務(wù)和發(fā)行兩個(gè)部門(mén)不能及時(shí)展開(kāi)協(xié)作，在確認(rèn)預(yù)收賬款時(shí)則需要財(cái)務(wù)與發(fā)行人員主動(dòng)發(fā)起，這導(dǎo)致每年出版社都會(huì)出現(xiàn)預(yù)收賬款處理不及時(shí)的情況。

（三）具體庫(kù)存不明確

早期發(fā)行部使用單機(jī)版的批銷(xiāo)系統(tǒng)，其他部門(mén)無(wú)法了解具體的發(fā)貨、在途及庫(kù)存數(shù)據(jù)，加上退貨入庫(kù)不及時(shí)，年末在途詢(xún)證函、回函率低等，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部、辦公室以及發(fā)行部在聯(lián)合開(kāi)展清查和盤(pán)點(diǎn)工作時(shí)，系統(tǒng)呈現(xiàn)的庫(kù)存數(shù)量與實(shí)際庫(kù)存量之間存在偏差。這主要是因?yàn)槌霭嫔绲膱D書(shū)存放地點(diǎn)相對(duì)較多，除了主倉(cāng)庫(kù)外，部分圖書(shū)在印制完成之后不放入主倉(cāng)而是寄放在印廠(chǎng)，還有部分圖書(shū)完成印制之后直接由印廠(chǎng)發(fā)貨給渠道商或客戶(hù)，導(dǎo)致系統(tǒng)不能有效統(tǒng)計(jì)圖書(shū)的準(zhǔn)確數(shù)量，因此在進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查時(shí)需要與人工清查方式相結(jié)合。在這個(gè)過(guò)程中，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差，將不能及時(shí)確認(rèn)原因。圖書(shū)是出版社的重要資產(chǎn)，具體數(shù)量如果不能及時(shí)確認(rèn)，不僅會(huì)為其帶來(lái)一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，還會(huì)給審計(jì)工作帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)。尤其是出版社一般為國(guó)有企業(yè)，圖書(shū)管理不善容易增加國(guó)有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。因此，亟須引進(jìn)新系統(tǒng)對(duì)圖書(shū)的發(fā)貨、退貨以及庫(kù)存等信息進(jìn)行精確核算。

四、ERP系統(tǒng)在出版社財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用

（一）在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程方面的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)在出版社財(cái)務(wù)管理工作中的良好應(yīng)用，不僅能優(yōu)化其業(yè)務(wù)流程，還能為內(nèi)部管理工作提供良好支撐。ERP系統(tǒng)具有較高的整合性，其模塊設(shè)計(jì)形式能有效增強(qiáng)出版社的應(yīng)對(duì)能力，因此這一系統(tǒng)在出版社中的合理應(yīng)用，能夠?qū)⒏鞑块T(mén)緊密聯(lián)系起來(lái)，助力出版社經(jīng)濟(jì)效益的提升。首先，在出版社合理應(yīng)用這一系統(tǒng)，能夠借助其整合優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建一體化信息平臺(tái)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各模塊信息的有效整合和數(shù)據(jù)共享，為出版社分析和預(yù)測(cè)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)提供有力的數(shù)據(jù)支撐。其次，在圖書(shū)編輯環(huán)節(jié)，對(duì)于稿費(fèi)、校對(duì)費(fèi)以及編審費(fèi)的相關(guān)支出信息，財(cái)務(wù)人員能夠及時(shí)利用卡片進(jìn)行更新，以保證編輯、財(cái)務(wù)以及校對(duì)等人員之間各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的交流和共享。再次，在印刷出版環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員能夠依據(jù)卡片信息及時(shí)獲取圖書(shū)發(fā)印及入庫(kù)信息，從而督促相關(guān)人員完成圖書(shū)成本費(fèi)用核定，及時(shí)歸集成本，進(jìn)而為圖書(shū)訂閱提供便利。最后，業(yè)務(wù)人員借助ERP系統(tǒng)，能夠及時(shí)獲取圖書(shū)的預(yù)算以及成本信息，并及時(shí)開(kāi)展復(fù)核工作，進(jìn)而有效控制圖書(shū)成本。

（二）在財(cái)務(wù)分析和績(jī)效考核中的應(yīng)用

出版社由于其產(chǎn)品的特殊性，每年新出版圖書(shū)成百上千種。而每一種圖書(shū)的實(shí)際成本也各不相同，即使同一種書(shū)也可能因銷(xiāo)售渠道的不同導(dǎo)致折扣不完全一致，這就造成同一種圖書(shū)銷(xiāo)售相同冊(cè)數(shù)產(chǎn)生的收入和成本卻不盡相同（成本會(huì)因合同履約成本不一致而產(chǎn)生差異）。加上歷年出版的圖書(shū)照常銷(xiāo)售，每年常銷(xiāo)的圖書(shū)品種繁多，成本核算極其復(fù)雜，很難實(shí)現(xiàn)單本書(shū)經(jīng)濟(jì)效益的準(zhǔn)確核算，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理無(wú)法做到精細(xì)化，通過(guò)財(cái)務(wù)分析也很難找出影響出版社發(fā)展的痛點(diǎn)。引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，每本書(shū)的收入和成本由系統(tǒng)自動(dòng)歸集，不僅準(zhǔn)確性大大提高，而且通過(guò)圖書(shū)成本效益卡片能直觀(guān)地看到單本書(shū)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，包括印數(shù)、發(fā)貨及退貨數(shù)量、收入、成本、銷(xiāo)售毛利等，讓整個(gè)流程上的所有人員都能做到對(duì)圖書(shū)經(jīng)濟(jì)效益情況心中有數(shù)。財(cái)務(wù)人員通過(guò)分析圖書(shū)數(shù)據(jù)，能篩選出經(jīng)濟(jì)效益較差的圖書(shū)，而企業(yè)管理層在充分考量圖書(shū)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益之后，也能夠合理做出是否繼續(xù)出版或加印的決策。

引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，出版社的績(jī)效考核得以進(jìn)一步改進(jìn)，可以合理引進(jìn)與社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益相關(guān)的各項(xiàng)考核指標(biāo)，并根據(jù)出版社發(fā)展定位分別賦以不同權(quán)重，在促進(jìn)出版業(yè)務(wù)發(fā)展的同時(shí)，助力出版社戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）在收入確認(rèn)及庫(kù)存管理中的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)能有效提高庫(kù)存管理水平。借助ERP系統(tǒng)中的發(fā)行模塊可以更好地開(kāi)展圖書(shū)的盤(pán)點(diǎn)、出入庫(kù)以及退貨等工作。當(dāng)工作人員將圖書(shū)送至倉(cāng)庫(kù)后，管理人員要在系統(tǒng)中查找圖書(shū)的印刷信息，確認(rèn)無(wú)誤后辦理相關(guān)入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)而完善圖書(shū)的庫(kù)存及在途管理流程，有效堵塞管理漏洞。ERP系統(tǒng)也可協(xié)助分倉(cāng)庫(kù)開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)工作，方便相關(guān)人員及時(shí)了解和管理每個(gè)倉(cāng)庫(kù)的具體情況，即便相關(guān)數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異，也可有針對(duì)性地進(jìn)行處理。

借助ERP系統(tǒng)能提高收入確認(rèn)的準(zhǔn)確性及效率。負(fù)責(zé)銷(xiāo)售的圖書(shū)發(fā)行人員在接到訂單后，在發(fā)行模塊中將發(fā)貨審批單填寫(xiě)完整，交由部門(mén)主任審核，審核通過(guò)后將其傳送至倉(cāng)庫(kù)管理員，由倉(cāng)管員發(fā)貨。結(jié)算時(shí)原發(fā)行人員在ERP系統(tǒng)選定需要結(jié)算的發(fā)貨單提交開(kāi)票申請(qǐng)，經(jīng)發(fā)行部主任審核后由相關(guān)會(huì)計(jì)人員開(kāi)票，進(jìn)而完成整套銷(xiāo)售工作。出版社會(huì)計(jì)對(duì)發(fā)票及對(duì)應(yīng)的發(fā)貨單核對(duì)無(wú)誤后記賬，收入憑證自動(dòng)傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，至此該項(xiàng)銷(xiāo)售完成財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的無(wú)縫對(duì)接。

（四）在成本核算中的應(yīng)用

圖書(shū)編輯借助ERP系統(tǒng)的編務(wù)模塊，能夠錄入并管理選題立項(xiàng)、發(fā)稿、成書(shū)以及合同等信息，同時(shí)生成每本圖書(shū)的專(zhuān)屬卡片，為圖書(shū)后期的發(fā)行和印制提供有效的信息支撐。印刷人員通過(guò)系統(tǒng)中的印務(wù)模塊，利用圖書(shū)名稱(chēng)、作者或書(shū)號(hào)等信息能夠搜索與之相對(duì)應(yīng)的卡片，并及時(shí)錄入圖書(shū)的版次、版型、印次以及出版日期等相關(guān)信息。財(cái)務(wù)人員應(yīng)用核定和支付等功能，順利完成圖書(shū)成本費(fèi)用的審核、歸集，還可以設(shè)置或者修改成本預(yù)算。借助ERP系統(tǒng)，不僅能歸集和結(jié)轉(zhuǎn)圖書(shū)相關(guān)成本，還能實(shí)時(shí)獲得單本圖書(shū)的成本數(shù)據(jù)。圖書(shū)出版后，其相關(guān)的成本數(shù)據(jù)即基本確定，責(zé)任編輯按照與作者約定的稿酬標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編務(wù)費(fèi)用核定，印務(wù)人員根據(jù)印刷合同約定的印制成本金額進(jìn)行印務(wù)費(fèi)用核定，系統(tǒng)則將這些成本信息自動(dòng)劃分到對(duì)應(yīng)的圖書(shū)卡片中，以此為依據(jù)歸集圖書(shū)成本，并于每月末按照出版印張數(shù)分配編錄經(jīng)費(fèi)，最終按照印刷正量計(jì)算出每種書(shū)的單位成本。圖書(shū)完成銷(xiāo)售后，系統(tǒng)根據(jù)銷(xiāo)售數(shù)量自動(dòng)計(jì)算出對(duì)應(yīng)的銷(xiāo)售成本從而生成主營(yíng)成本結(jié)轉(zhuǎn)單，每月末成本會(huì)計(jì)對(duì)數(shù)據(jù)審核無(wú)誤后記賬，生成主營(yíng)成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證并傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)。流程上的相關(guān)人員都能借助ERP系統(tǒng)查詢(xún)每種圖書(shū)的成本信息，為選題提供有效的信息支撐，還能分析實(shí)際的成本定價(jià)與預(yù)算的差異，通過(guò)對(duì)具體差異原因的分析來(lái)進(jìn)一步研究成本可控區(qū)間，進(jìn)而促進(jìn)出版社整體效益的提升。

（五）在預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款方面的應(yīng)用

出版社開(kāi)展財(cái)務(wù)管理工作時(shí)，通過(guò)ERP發(fā)行模塊與財(cái)務(wù)應(yīng)收和預(yù)收模塊的良好銜接，提升出版社在應(yīng)收和預(yù)收賬款方面的管理能力。如ERP系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員能夠?qū)?yīng)收、預(yù)收賬款與客戶(hù)管理模塊匹配，這一模塊中不僅涉及客戶(hù)的基礎(chǔ)資料，還包含折扣、信用額度以及來(lái)款明細(xì)等內(nèi)容，二者相匹配可為針對(duì)性地開(kāi)展財(cái)務(wù)管理提供便利。同時(shí)，借助這項(xiàng)系統(tǒng)功能，財(cái)務(wù)人員能夠有效管理客戶(hù)群體，并在系統(tǒng)中直接標(biāo)注客戶(hù)的應(yīng)收或者預(yù)收款項(xiàng)，這就使得在規(guī)定時(shí)間內(nèi)明確每一項(xiàng)賬款的實(shí)際情況變得非常便利，在很大程度上減少了人工核對(duì)的工作量，有效提升了財(cái)務(wù)管理工作的開(kāi)展效率和質(zhì)量。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的當(dāng)下，出版社要想不斷提升行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，需要重視自身財(cái)務(wù)管理工作。但是，受以往管理理念和方式的影響，出版社在財(cái)務(wù)管理方面存在一定問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了出版社的良好發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的逐步推進(jìn)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，ERP系統(tǒng)逐漸得到財(cái)務(wù)人員的重視，并在財(cái)務(wù)工作中得到良好應(yīng)用。因此，出版社需要在財(cái)務(wù)管理工作的開(kāi)展過(guò)程中充分利用ERP系統(tǒng)，以增強(qiáng)出版社各部門(mén)之間的聯(lián)系，強(qiáng)化各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的共享，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的有效性，提升出版社的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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