摘 要：檔案管理工作對于理清工作中的各個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強化檔案邏輯歸納，形成原始信息保存和相關(guān)信息記錄都具有重要意義。隨著信息技術(shù)的推進和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，在信息化時代，如何做好檔案管理工作，如何有效促進檔案管理與時代新思維、新技術(shù)、新要素相互融合，有效加強檔案管理工作的智能化、信息化水平，是檔案管理工作在當(dāng)前迫切需要思考的問題。本文正是在這一背景下，就檔案管理工作的現(xiàn)狀和時代融合問題進行深入研究，對當(dāng)前檔案管理工作存在的問題進行深刻剖析，并且提出了檔案管理的時代融合策略，以期能夠為檔案管理工作提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;時代融合

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作在發(fā)展中也引出了新的發(fā)展路徑和時代融合途徑。如何在新時代有效利用好信息技術(shù)，廣泛結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算等移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理智能化，是新時代做好檔案管理工作的重要研究方向。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著近年來智能化、數(shù)據(jù)化檔案管理工作的推進，我國在檔案管理工作中也與時俱進，發(fā)展出許多信息化手段來參與檔案管理工作，在檔案管理思路方面也有一定轉(zhuǎn)變。受移動互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的影響，越來越多的人認識到檔案管理工作不能只局限于原來的“老三樣”，必須因勢利導(dǎo)，重新進行現(xiàn)代化的改進。檔案管理水平持續(xù)優(yōu)化提高，通過近些年檔案管理工作的推進，《檔案法》得以有效貫徹落實，形成了一套行之有效的檔案管理工作機制。檔案工作管理中新的途徑、方法不斷提升，工作效率也有了顯著的提高。特別是檔案管理工作在行政單位、事業(yè)單位中進行的業(yè)務(wù)流程再造，使得檔案管理工作節(jié)省了不必要的中間環(huán)節(jié)，工作效率大幅度提高，為下一步檔案管理工作深度融合發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)?？傊?，當(dāng)前階段檔案管理工作取得了一系列的成績。然而，面臨著新的發(fā)展機遇和日新月異的信息化技術(shù)，檔案管理工作顯然在思想重視程度、人員管理水平、信息化標準建設(shè)和信息開發(fā)能力上還存在著不少有待進步的空間。這是檔案管理工作下一步需要著重改進的地方。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理思想重視工作不足

在新時代，檔案管理工作面臨的一大問題是思想重視程度不足。不論是企業(yè)還是行政管理單位，受到傳統(tǒng)的思想約束，仍然沒有完全轉(zhuǎn)變思維方式和態(tài)度。長期以來，許多單位仍然將檔案管理作為邊緣性工作與業(yè)務(wù)工作相互區(qū)別對待。許多人在檔案管理工作中認為這一工作可有可無，僅僅是對已有的業(yè)務(wù)工作的歸檔、分類和資料收集。在檔案管理的信息要素開發(fā)融合方面，許多單位認為檔案管理僅僅是將原有的各類紙質(zhì)檔案進行分類歸檔，電子檔案進行收集存儲，沒有充分在思想上端正態(tài)度，沒有認識到檔案管理工作是一個單位事業(yè)發(fā)展壯大的重要基礎(chǔ)性力量。這種等、靠、要和輕視檔案管理的思想，使得檔案管理工作往往處于邊緣化的工作狀態(tài)，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，開發(fā)能力有限。特別是許多領(lǐng)導(dǎo)干部對于檔案管理進行信息化技術(shù)開發(fā)模式不太重視，這也使得檔案管理工作在一部分單位中僅僅浮于表面，未能深度挖掘檔案管理給單位帶來的有效作用。

2.檔案管理人員水平不足

檔案管理人員水平不足，也是當(dāng)前檔案管理工作中存在的重要問題之一。由于檔案管理工作思想重視不足，導(dǎo)致一些單位在對檔案管理進行人員調(diào)配時，往往派一些臨時性人員參與檔案的工作管理。然而，檔案管理畢竟是一個系統(tǒng)化、高度集合化、復(fù)雜化的工作。檔案管理工作人員需要掌握檔案管理的基本要素和基本管理原則，還要有豐富的檔案管理、歸納知識，同時要有應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)進行檔案管理的水平。這就使得實際檔案管理工作需求人員基本要素與單位進行檔案管理的真實工作人員管理水平不足之間產(chǎn)生了巨大矛盾。檔案管理絕不是憑空將基本的檔案直接放到某些位置即可，而是需要按照基本的檔案管理規(guī)范，將分散的、多樣化的、不成體系的相關(guān)檔案文件進行分類歸納，有效匯總、校對整理，這對檔案管理工作人員有嚴格的專業(yè)素質(zhì)要求。檔案管理人員專業(yè)能力、認真負責(zé)的態(tài)度、及時有效的溝通，都對檔案整體管理狀況有息息相關(guān)的影響。當(dāng)前階段，許多檔案管理人員往往是兼職進行檔案管理工作，缺乏專業(yè)化的檔案管理知識應(yīng)用，使用信息技術(shù)進行電子檔案歸類管理、分類區(qū)別、建檔立案的能力嚴重不足，更是無法將檔案管理和信息化開發(fā)技術(shù)、跨平臺檔案融合技術(shù)進行有效應(yīng)用。這些都使得現(xiàn)代檔案管理工作中管理能力缺失，檔案管理與時代融合的有效度不足。

3.檔案管理標準化不足，管理混亂

檔案管理標準化不足，檔案的收集和管理相對混亂，是當(dāng)前階段檔案管理工作中存在的顯著性問題。目前，各單位在進行檔案管理時，為了有效進行標準化統(tǒng)一，出臺了一系列的檔案管理政策，下發(fā)了一系列的檔案管理文件，也對相關(guān)人員進行了一定程度的培訓(xùn)。然而，落實到實踐中，在真實的檔案管理過程中，仍然出現(xiàn)了檔案管理混亂、檔案收集繁雜等現(xiàn)象。特別是在檔案管理的過程中，有的檔案管理標準僅僅是各個單位內(nèi)部形成的自我標準，而沒有在整個系統(tǒng)性層面上形成統(tǒng)一有效的全局性檔案管理標準，檔案管理標準的局部性統(tǒng)一和整體性混亂是當(dāng)前檔案管理標準化不足的顯著矛盾。檔案管理標準化不足使得檔案在標準化建設(shè)方面與時代融合交叉滯后。在許多檔案管理的內(nèi)部構(gòu)造層面中，伴隨著機構(gòu)改革、人員調(diào)整等過程，使得檔案的統(tǒng)一化管理被全面打亂，檔案管理標準化的缺失、整體缺乏頂層標準化設(shè)計，使得檔案管理不能有效與信息化時代的檔案管理方式進行深度融合，不能與當(dāng)前階段檔案管理要求統(tǒng)一化接口、統(tǒng)一標準應(yīng)用相符。特別是在檔案管理具體的信息化改進過程中，檔案管理的具體方案、操作指標和檔案管理統(tǒng)一的管理年限分布以及不同的電子檔案歸口設(shè)計，這些問題的不統(tǒng)一，使得各單位在進行統(tǒng)一化的檔案管理，以及標準電子信息接口建設(shè)過程中無法完成標準化的信息接口統(tǒng)一，造成內(nèi)部檔案查閱的過程中，需要多次登錄賬戶進行多次的操作才能將不同的檔案歸納匯總到一起，大大增加了檔案查閱的時間，降低了檔案查閱應(yīng)用的效率，阻礙了檔案在信息化時代與信息建設(shè)融合的步伐。

4.檔案管理信息化融合不足

檔案管理信息化融合不足，建設(shè)不夠，是當(dāng)前階段檔案管理工作在時代融合中亟待解決的問題。在信息化時代，檔案管理由線下向線上線下共同應(yīng)用演進。然而，在線上電子檔案規(guī)范化標準建設(shè)滯后的前提下，對于大數(shù)據(jù)、云計算等的應(yīng)用相對滯后，這大大制約了電子檔案智慧化服務(wù)、一體化平臺建設(shè)的推進力度和廣度。以科技支撐和信息化要素為統(tǒng)領(lǐng)的智能電子檔案管理系統(tǒng)，本來可以利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)歸納匯總，將不同的電子信息化檔案進行一體化建設(shè)，更可以用數(shù)據(jù)運算、物聯(lián)網(wǎng)和云計算等將電子檔案信息可視化處理，深度挖掘電子檔案的內(nèi)部信息，進而有效將電子檔案的信息進行深度應(yīng)用。然而，就當(dāng)前階段檔案管理工作中的實際來看，信息化電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)大大滯后，雖然個別的檔案管理單位廣泛應(yīng)用了云計算、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗和可視化等技術(shù)對檔案進行直接的平臺化管理，但大量單位仍然使用較為傳統(tǒng)的線下檔案管理系統(tǒng)。即使有一部分進行了線上電子化檔案信息歸口管理，然而也僅僅是利用了信息化技術(shù)的初步應(yīng)用，只是進行了電子檔案歸類管理，沒有做到對電子檔案的深度開發(fā)和廣泛應(yīng)用，更不能有效發(fā)揮數(shù)字化時代，電子信息技術(shù)與檔案融合發(fā)展的強大作用，導(dǎo)致許多電子檔案開發(fā)應(yīng)用受限，推廣力度不強。

三、檔案管理的時代融合策略

1.加強檔案管理思想重視

針對檔案管理過程中對檔案管理不重視這一問題，應(yīng)該更新管理理念，開拓工作思路，加強對檔案管理工作的重視。首先，要從理念的重新設(shè)定做起。改變過去領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作才能影響其他人員重視檔案管理工作這一理念，從思想、心態(tài)上進行轉(zhuǎn)換。一方面是通過多渠道、多方式讓廣大領(lǐng)導(dǎo)干部明白檔案管理的重要性，使他們自覺擔(dān)起重視檔案管理工作的內(nèi)容，另一方面也要設(shè)置新的檔案管理思路、理念，強化檔案管理、激勵考核制度。其次，積極探索開發(fā)出新的管理原則和管理制度，通過將主動作為與主動擔(dān)當(dāng)相結(jié)合，積極研究強化檔案管理的服務(wù)意識和服務(wù)能力，真正將檔案管理工作與單位的業(yè)務(wù)實際相融合，用高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)來推動業(yè)務(wù)管理工作，以進一步實現(xiàn)二者的全面融合，從而使檔案管理理念與業(yè)務(wù)工作理念充分嵌套，為檔案管理工作擺正思維，提高其協(xié)同其他部門工作的效率。

2.加快檔案管理制度融合

制度是建立和開展檔案工作，進一步加快檔案管理與現(xiàn)代社會其他管理制度融合的關(guān)鍵點。為此，必須強化檔案管理制度體系建立。一是堅持頂層設(shè)計。加快從總層面上出臺檔案管理流程全系列要素的相關(guān)制度體系建設(shè)。二是堅持因地制宜，分類施策，實事求是，檔案管理單位應(yīng)該著眼于廣泛結(jié)合其他的較為先進的管理制度，將檔案管理制度融合進去，使檔案管理制度有效與其他工作制度相互嵌合，從總體上更大效率地發(fā)揮檔案管理所帶來的作用和功能。三是強化檔案管理制度的約束性。要明確提升檔案管理制度的強制性和約束性，對制訂的檔案管理制度應(yīng)該增強約束力和強制力，提升檔案管理工作各方的重視意識和重視程度。四是應(yīng)該進一步強化檔案管理制度中的獎懲機制，提出明確、具體、行之有效的檔案管理獎懲制度，做到有法必依，違法必究，執(zhí)法必嚴，獎罰分明。進一步從制度層面強化激勵約束，從而使檔案管理制度與現(xiàn)代管理制度中的其他激勵制度有效融合，加快檔案管理制度的體系化、規(guī)范化運行。

3.著力提高檔案管理人才水平

不斷提高檔案管理人員的水平和素養(yǎng)。人才是振興檔案管理事業(yè)發(fā)展的核心因素之一，是實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的核心動力，所以應(yīng)當(dāng)采取有效措施全面促進檔案人才培養(yǎng)。一是要廣泛強化檔案管理人員的招收門檻。在招收檔案管理人才時，應(yīng)該注重選拔專業(yè)性強、素質(zhì)過硬、能力好的人員，要注重選拔方式方法的靈活性，注意選拔檔案人才的特殊性，要主動進行檔案專業(yè)性對比選拔，對檔案知識、檔案管理要素等進行有效的選題設(shè)計，從而增強選拔人才的專業(yè)對口性，選拔的人才要具有真才實干。二是要不斷強化現(xiàn)有的檔案管理工作人員能力素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，堅持“走進來，引出去”。一方面派出業(yè)務(wù)骨干不斷向先進地區(qū)學(xué)習(xí)檔案管理能力，利用外部培訓(xùn)等方式，加強現(xiàn)有檔案管理人員的職業(yè)能力提升;另一方面廣泛聘請優(yōu)秀的檔案管理工作老師、專家學(xué)者，對內(nèi)部單位檔案管理工作人員進行全覆蓋式的職業(yè)能力培養(yǎng)。要科學(xué)制定培訓(xùn)課程，有針對性開展培訓(xùn)要素的整合，將檔案管理中的具體知識，內(nèi)涵要素，全部進行梳理總結(jié)，按照教學(xué)培訓(xùn)標準進行全面培訓(xùn)，針對檔案管理程序、檔案信息化保護、檔案融合管理等進重點培訓(xùn)。三是強化督導(dǎo)考核，充分發(fā)揮考核機制在檔案管理工作中的作用，強化考核對檔案管理人員進行工作能力再督促、再學(xué)習(xí)的主動性作用。一方面可以通過月度季度等時間節(jié)點進行考核，形成常態(tài)化考核機制，從而增強檔案管理人員的工作積極性。另一方面，可以針對考核內(nèi)容加大工作績效考核，圍繞檔案管理保護意識、檔案管理效率檔案管理規(guī)范的執(zhí)行狀況等進行考核，從而使檔案管理人員有效增強管理意識，早日走上專精職業(yè)道路。

4.加快檔案管理標準化融合

加快推進檔案管理標準化融合。一方面，要將檔案管理工作有機融合到其他管理工作中，特別是在管理標準方面，要主動與其他管理工作進行對接，實現(xiàn)二者的不斷融合，有利于檔案管理工作在其他管理工作中發(fā)揮更大的職能作用。另一方面，應(yīng)該全力推動加快全面統(tǒng)一化的檔案管理標準化體系建設(shè)。在檔案管理信息化統(tǒng)一接口建設(shè)方面統(tǒng)一要素，要求線下檔案管理與線上檔案管理對接標準一致，制訂行業(yè)性統(tǒng)一化檔案管理標準，最終使得內(nèi)部的檔案管理各個節(jié)點能夠被打通，使不同的檔案單位有統(tǒng)一的檔案接口。實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸、互動和共享應(yīng)用，以及線下檔案的規(guī)范化保存利用，這些都能夠大大增強檔案管理的效能，使檔案管理的作用發(fā)揮越來越大。

5.推進檔案管理信息化融合

加快推進檔案管理信息化能力建設(shè)。一是要強化線下檔案管理向線上檔案管理轉(zhuǎn)移推進的步伐，逐步將線下檔案管理分類指導(dǎo)向線上進行遷移。二是廣泛應(yīng)用新型電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺化管理思維。加大對大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈與檔案管理、信息化開發(fā)相結(jié)合的力度，強化檔案管理的數(shù)據(jù)集合性、安全性和多接口性，打通檔案管理內(nèi)部生態(tài)系統(tǒng)。強化利用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)歸納匯總得到數(shù)據(jù)開發(fā)能力，使檔案管理信息被隨時隨地、方便、快捷的調(diào)用，將檔案信息一體建設(shè)多平臺應(yīng)用。三是建立檔案管理平臺化管理思維，強化各平臺對檔案管理的通用化技術(shù)開發(fā)，避免檔案管理壁壘過多，同時強化各端口技術(shù)的研發(fā)，就檔案管理信息化融合不斷進行深度挖掘和深度加工，通過智能終端、電子檔案制訂推送等技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)來增強電子檔案的體驗感。

總而言之，只有全面推進檔案管理與信息化融合，強化檔案管理重視程度，推進檔案管理制度化、標準化的統(tǒng)一建設(shè)，大力提升檔案管理人才水平，才能夠有效地在信息化時代全面、綜合地提高檔案管理與現(xiàn)代社會管理的融合程度，進一步發(fā)揮檔案管理的有效職能，提升檔案管理質(zhì)效。

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（作者單位：泰安市泰山區(qū)文化和旅游局）

作者簡介：劉靜（1969—），女，漢族，山東泰安人，本科，館員，研究方向：檔案管理。