李興

摘要：不同類型的高校社團因活動方式和內(nèi)容不同而產(chǎn)生不同的檔案材料，對高校社團自身發(fā)展及高校文化建設有著不可替代的參考作用和情報價值。本文從高校社團類型入手，分析了高校社團檔案的構成、性質(zhì)和內(nèi)涵，存在的問題及解決對策，就其在高校育人、管理及文化建設等方面的功能和作用進行了分析和探討。

關鍵詞：檔案 高校社團 檔案作用 檔案管理

高校學生社團是在校大學生根據(jù)共同的興趣愛好和心理傾向自愿組成的，按照一定的宗旨和章程自主活動、自主發(fā)展、自我服務的非官方的群眾性組織。它涉及學校教育和學生生活的各個領域、各個方面，以特有的組織形式和活動特點發(fā)揮著其他教育形式不可替代的作用，是大學生成長成才以及校園文化建設的重要平臺。社團檔案是伴隨著社團實踐活動形成的有關社團創(chuàng)建、發(fā)展、活動過程和內(nèi)容的原始記錄，在高校社團建設和文化育人過程中發(fā)揮著重要作用。

一、高校社團的類型及其檔案構成形態(tài)

近年來，隨著高校對學生活動的支持和引領，學生社團數(shù)量和規(guī)模不斷增加和擴大。按照創(chuàng)辦宗旨和活動性質(zhì)，可以將其分成以下幾種基本類型。各類型社團檔案構成內(nèi)容同中有異，除審批管理手續(xù)等共同內(nèi)容外，還因其活動方式和服務對象不同而呈現(xiàn)出不同的形態(tài)。

1.思想政治類

思想政治類社團以學習、研討、宣傳黨的思想理論為基本宗旨。這類社團的檔案構成內(nèi)容包括：社團成立申請報告，主管部門批復材料；社團組織結構材料，社團活動經(jīng)費籌集及財務管理材料；舉辦各類講座報告會的策劃書、總結報告等；舉辦各類政策宣講、理論學習的策劃書、活動過程、反響總結等材料；內(nèi)部出版的報紙和刊物等實物材料。各類活動照片、影像資料等實物和電子文檔。

2.文學藝術類

文學藝術類社團歷史悠久，群眾基礎雄厚，最具人文氣息。如文學社、詩社、普通話協(xié)會、話劇協(xié)會、書法協(xié)會、攝影協(xié)會、棋藝協(xié)會、足球愛好者協(xié)會、武術協(xié)會、DV協(xié)會、動漫協(xié)會等。此類社團檔案構成內(nèi)容：自辦文學藝術類報紙、刊物等實物材料；各類展覽的展品，如書法作品、攝影作品、動漫模型作品實物等；各類演出的音像作品，如話劇演出、詩歌朗誦、武術表演、動漫演出、足球、棋類比賽、DV展播等制作的電子光盤等；各類講座、報告會等活動的策劃總結等文字材料和電子文檔。

3.科技學習類

學習類社團具有很強的專業(yè)性，以某一專業(yè)的特定人群為服務對象，以輔助專業(yè)學習，提高專業(yè)技能為宗旨。如，外語學習方面的英語協(xié)會、日語協(xié)會、俄語沙龍等。科技類社團側(cè)重科技的應用和推廣，如電腦網(wǎng)絡協(xié)會、計算機協(xié)會、數(shù)學建模、廣告協(xié)會等；這類社團的檔案構成內(nèi)容：各類培訓學習、報告會、義務服務等的策劃、開展和總結材料及電子文檔；各社團自辦學習交流性刊物和印發(fā)文字材料。計算機網(wǎng)絡應用和數(shù)學建模等科技創(chuàng)新項目的項目組材料和項目成果材料。各類活動的照片、錄像光盤等實物等。各類相關賽事的獲獎證書復印件等。

4.社會服務類

社會服務類社團，以提供某一方面義務服務的方式，參與校內(nèi)外的各類實踐活動。如，法律援助中心、植物保護協(xié)會、雷鋒愛心社、環(huán)保協(xié)會、家教服務中心等。社團成員具有較強的社會參與意識和自我奉獻精神，注重加強自身的公共道德修養(yǎng)。這類社團以自我參與和社會實踐為主要方式，檔案構成內(nèi)容主要是：各類服務活動的照片、錄像材料；服務活動社會影響和效益材料，如服務對象贈送的錦旗，感謝信和表揚信等；服務活動成果的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，如義務支教人次，效果；提供勤工助學的人次，效果等；

5.就業(yè)服務類

為應對就業(yè)形勢，緩解就業(yè)壓力，響應“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的倡議，近年來出現(xiàn)了很多與就業(yè)相關的學生社團。如，大學生創(chuàng)業(yè)中心、模擬招聘協(xié)會、面試禮儀協(xié)會、金牌營銷協(xié)會、自主創(chuàng)業(yè)協(xié)會等；這類社團貼近學生最關心的自身問題，具有較強的自我發(fā)展和自我提升性質(zhì)，其檔案構成內(nèi)容有以下特點：有關就業(yè)形式政策和“雙創(chuàng)”活動政策的宣講活動材料，如文件、報告、照片等；社團服務的社會效益，歷年自主創(chuàng)業(yè)成功案例材料和典型應聘成功案例材料；在社團指導下出現(xiàn)的典型“創(chuàng)客”材料。

二、社團檔案的功能和作用

一方面，社團檔案有助于社團建設的創(chuàng)新發(fā)展，保障社團建設的可持續(xù)性和穩(wěn)定性。高校社團的建立和發(fā)展有其歷史繼承性和延續(xù)性。每一個社團的創(chuàng)建和發(fā)展都有其獨特性和規(guī)律性。社團開展的每一項具體活動都會留下積極的成果和經(jīng)驗教訓[ 1 ]。從活動策劃、實施方案、實施過程到總結匯報，每一步驟都留下了大量文字或?qū)嵨锊牧?。這些材料以社團檔案的形式被保存下來，為下一次開展同類活動提供借鑒和參考。社團檔案成為社團延續(xù)和發(fā)展的精神紐帶，使社團建設有章可循有史可鑒，不斷改進和完善，實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。同時，老社團因組織完善運作靈活以及經(jīng)驗的積累而日益成熟；新社團可以學習和借鑒老社團成功模式和經(jīng)驗，盡快地進入角色開展活動；不同社團之間在規(guī)章制度、運作模式、活動范圍和方式等方面可以互相借鑒、互相學習。這一切都有賴于社團檔案建立和有效使用。

另一方面，社團檔案為社團活動提供具體的咨詢服務，有助于開展富有創(chuàng)意的社團活動，豐富校園文化，提升高校文化育人水平。文化育人是大學人才培養(yǎng)的重要方面。一個合格的大學生不但要掌握過硬的專業(yè)技能，還要具備豐厚的人文素養(yǎng)。而大學的課堂教學注重書本知識的傳授，專業(yè)性強；教學方法側(cè)重講授，實踐環(huán)節(jié)薄弱；無法滿足每個學生成長過程中存在價值、情感、認知方面的不同需要，不利于人文精神養(yǎng)成和人格的健康成長。而豐富的學生社團活動不同程度地彌補了專業(yè)教學的不足，為大學生的個性化成長開辟了新的途徑，使他們在自我管理、團隊意識、人際關系等方面得到良好的訓練。然而社團的每一次活動都有其特殊性，既有成功的經(jīng)驗又有失敗的教訓；既有組織自身的問題又有參與者個體的因素。社團檔案忠實記錄了社團組織和個人的成長歷史，可以為社團活動提供具體的借鑒和參考。這樣才能把活動開展得更好，更富有創(chuàng)意，全地提升大學生的個人素養(yǎng)，實現(xiàn)高校文化育人的目標。

三、社團檔案管理的問題及對策

高校社團在性質(zhì)上是高校學生自我管理和自我發(fā)展的民間組織，處于高校行政管理的邊緣地帶。因此，各高校在社團管理上都側(cè)重于組織形式和活動指導方面，而對社團檔案的建立和保存則沒有明確的要求和清晰的認識。

1.社團檔案管理的主要問題

首先，對社團檔案的重要性認識不足。檔案的作用具有非即時性、漸進性和長期性，很容易被快節(jié)奏的現(xiàn)代生活所忽視。高校學生社團活動豐富多彩，需要處理的日常事務很多。工作人員人手少精力有限，往往把檔案資源的管理任務交代給沒有經(jīng)驗的學生處理，造成檔案管理混亂，不能發(fā)揮應有的作用。其次，社團檔案建設缺乏制度保障。高校管理側(cè)重于學生的日常教學紀律和思想意識，制定了《高等學校學生行為準則》《普通高等學校學生管理規(guī)定》等。但對于社團管理，尤其是社團檔案建設，幾乎沒有專門的制度規(guī)范。這導致社團檔案建設缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，社團檔案的質(zhì)量無法保證[ 2 ]。第三，歸檔材料粗放而混亂，缺乏統(tǒng)一的標準和要求。由于相應規(guī)范和指導，社團檔案的很多文件制作不規(guī)范，格式混亂，信息不完整，給檔案的利用帶來很多后續(xù)問題，也降低了檔案的社會價值。

2.社團檔案管理的基本對策

針對當前社團檔案管理中存在的主要問題，高校學生管理部門應從以下幾個方面制定相應對策，采取有力措施，改善和加強高校社團檔案管理和建設。

首先，加強組織建設，提高社團工作人員專業(yè)素質(zhì)。高校職能部門應切實認識到社團及社團檔案對大學生成長的重要性，給予足夠的人力物力支持。根據(jù)實際需要，配備專門的社團工作人員，并定期對其進行業(yè)務培訓，指導和監(jiān)督社團檔案從立檔、歸檔到開發(fā)利用的各個環(huán)節(jié)，從而保證這一工作健康穩(wěn)定地開展。

其次，加強制度建設，使社團檔案管理有章可循。制度是人類社會活動的法規(guī)范式，具有一定約定性和強制性。高校管理部門針對學生社團的實際情況制定發(fā)布社團檔案管理的規(guī)范性文件，對社團檔案進行規(guī)范管理和強制約束，從根本上改善社團檔案工作的不力狀態(tài)，使社團檔案管理和建設制度化和科學化。

第三，制定統(tǒng)一標準，使社團檔案建設科學化。檔案工作標準和標準化，是檔案工作現(xiàn)代化建設的基本要求[ 3 ]。為保證高校社團檔案建設的系統(tǒng)性和連貫性，應制定與之相適應的專業(yè)化標準。各高校可以參照國家檔案局的《中國檔案分類法》和《檔案著錄規(guī)則》等相關文件，制定簡便易行的社團檔案分類和登記規(guī)則以及相應的借閱和使用章程。

綜上所述，高校社團檔案作為高校重要的人文資源，在提高學生綜合素質(zhì)，促進學生身心健康，豐富校園文化，優(yōu)化育人環(huán)境等方面發(fā)揮著重要的作用。因此，高校應根據(jù)國家檔案政策和法規(guī)，加強相關制度建設和政策扶持，使社團檔案得以合理開發(fā)和利用，為高校社團建設和資政育人服務。

【參？考？文？獻】

[1] 王洪凱，張曉瑛.高校學生社團檔案的價值實現(xiàn)路徑探討[J].蘭臺世界，2014，（10）：9-10

[2] 李霞.淺析學生社團檔案管理存在的問題及對策[J].科技信息，2011，（7）：463.

[3] 馮慧玲，張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社，2001：169-170.

（責任編輯：劉占行）