楊少孝

摘 要：在學(xué)校中，辦公管理工作的開(kāi)展體現(xiàn)出學(xué)校中不同階段的工作以及活動(dòng)的情況，主要包括招生就業(yè)以及人事的變更，還有教育發(fā)展的過(guò)程，是學(xué)?？焖侔l(fā)展的重要環(huán)節(jié)，這項(xiàng)工作體現(xiàn)出系統(tǒng)性的效果。但是現(xiàn)如今隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，辦公管理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題越來(lái)越明顯，需要對(duì)其加以研究和分析，使學(xué)校開(kāi)展的辦公管理工作和時(shí)代的發(fā)展腳步更加匹配，使辦公管理的流程進(jìn)一步優(yōu)化，落實(shí)數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)。本文針對(duì)學(xué)校辦公管理的規(guī)范創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行研究，具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;辦公管理;規(guī)范創(chuàng)新;數(shù)字化建設(shè)

學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中，需要重視辦公管理工作的重要價(jià)值，辦公管理工作的成效會(huì)直接影響到教學(xué)活動(dòng)的組織開(kāi)展以及學(xué)校研究活動(dòng)的順利進(jìn)行，還有學(xué)校管理的實(shí)際成果。在當(dāng)前信息技術(shù)環(huán)境下，辦公管理的數(shù)字化建設(shè)水平逐漸提高，使整體管理效果更加良好。本文結(jié)合實(shí)際情況來(lái)分析學(xué)校辦公管理的規(guī)范創(chuàng)新方法，分析辦公管理數(shù)字化建設(shè)重要途徑，希望可以更好地保障學(xué)校辦公管理的整體成果，促進(jìn)辦公管理質(zhì)量的提高。

一、要做好學(xué)校的辦公電子文件收集和上傳工作

辦公資料的分類(lèi)管理需要結(jié)合實(shí)際情況，要求辦公管理部門(mén)能夠制定出系統(tǒng)性的流程，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)。一般來(lái)說(shuō)，要將辦公的具體內(nèi)容以及部門(mén)之間的差異性，作為對(duì)辦公進(jìn)行分類(lèi)的科學(xué)依據(jù)，達(dá)到有效分類(lèi)的目標(biāo)，從而為辦公的合理性管理提供方便，使辦公的查詢以及存放效果更加理想。實(shí)際上，辦公管理工作也是一種積累性的工作，工作人員需要重視對(duì)不同辦公資料的日常整理以及搜集，結(jié)合不同的領(lǐng)域和方面來(lái)完成辦公的搜集工作，同時(shí)還需要盡力去挖掘辦公資源，使辦公收集的范圍進(jìn)一步拓寬，為后續(xù)的辦公管理提供方便。辦公管理的數(shù)字化建設(shè)工作，要基于電子文件的搜集基礎(chǔ)上來(lái)進(jìn)行，由于電子文件本身和紙質(zhì)文件存在比較明顯的差異性，這就會(huì)導(dǎo)致電子文件搜集以及整理的方式體現(xiàn)出不同，針對(duì)一些草案類(lèi)的文件，它本身和正式的文件功能就不一致，因此在具體整理的過(guò)程中經(jīng)常不會(huì)將其作為保留的依據(jù)。與此同時(shí)，要搜集一些具有正式作用，功能比較明顯的文件，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的處理，將其以電子文檔的形式進(jìn)行保存，同時(shí)也需要使相應(yīng)的紙質(zhì)文件得到合理的儲(chǔ)存，防止出現(xiàn)事故導(dǎo)致文件信息丟失。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件搜集方式相比較，很多電子文件是通過(guò)上傳以及下載等眾多的操作完成的，對(duì)此，辦公管理部門(mén)完全可以建立一個(gè)工作的窗口，使用云管理平臺(tái)的方式來(lái)完成電子文件的上傳以及搜集的工作，防止辦公資料丟失。

二、要加大用于辦公管理的硬件投入力度

新時(shí)代對(duì)學(xué)校的管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也對(duì)學(xué)校辦公管理工作提供了新的發(fā)展平臺(tái)，我們要把握時(shí)機(jī)加快學(xué)校辦公管理工作改革創(chuàng)新的步伐，積極探索學(xué)校辦公管理工作的新方向，打開(kāi)學(xué)校辦公管理工作的新思路，展現(xiàn)學(xué)校辦公管理工作的新氣象，創(chuàng)造學(xué)校辦公管理工作的新篇章。學(xué)校辦公管理工作意義重大，要達(dá)到科學(xué)化管理的目標(biāo)，就要安排更加專業(yè)的辦公管理工作人員來(lái)從事辦公的管理工作，使各種新型信息技術(shù)應(yīng)用到辦公管理的過(guò)程中。對(duì)此，可以在招聘辦公管理工作人員時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的考核，盡量選擇能力更強(qiáng)、專業(yè)性更高的人才，使其負(fù)責(zé)和從事到學(xué)校辦公管理工作中。其次是要加強(qiáng)對(duì)辦公管理工作人員的培訓(xùn)，使專業(yè)人員組織開(kāi)展辦公管理工作時(shí)，一些新型的工作理念得到充分的落實(shí)，同時(shí)也需要對(duì)員工進(jìn)行考核，使員工的管理理念得到順利的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)員工管理能力的提升。辦公管理制度體系對(duì)于辦公管理工作意義重大，首先是要規(guī)范學(xué)校辦公的搜集制度，使所有辦公數(shù)據(jù)內(nèi)容能夠在統(tǒng)一的平臺(tái)中得到儲(chǔ)存和保管。結(jié)合不同的材料，將其進(jìn)行分類(lèi)，并且安排專業(yè)的工作人員來(lái)對(duì)文件進(jìn)行合理的規(guī)劃以及管理。另外就是要明確不同工作部門(mén)的責(zé)任和義務(wù)，使所有的辦公工作都能夠順利進(jìn)行，加強(qiáng)不同部門(mén)之間的合作以及交流，提高辦公管理的成效。在日常管理工作中，紙質(zhì)文檔以及電子文檔的傳輸都是簡(jiǎn)單的方法，但是將幾十年內(nèi)學(xué)校發(fā)展過(guò)程中形成的各種紙質(zhì)資料，都通過(guò)電子資料的方式進(jìn)行記錄和呈現(xiàn)，會(huì)存在一定的難度。為了更好地保障電子資料存儲(chǔ)的效果，就需要擁有更加完善和規(guī)范化的硬件設(shè)備體系。因此，通過(guò)加大辦公管理的硬件設(shè)備資源投入力度，能夠更有效地提高辦公的利用率以及管理的效率，加速學(xué)校辦公管理數(shù)字化建設(shè)的腳步。

總而言之，在學(xué)校辦公管理工作中涉及的內(nèi)容本身比較豐富，落實(shí)學(xué)校辦公管理數(shù)字化建設(shè)的重要前提是相關(guān)工作可以順利開(kāi)展，這需要學(xué)校能夠樹(shù)立更加正確、客觀的認(rèn)識(shí)，建立規(guī)范系統(tǒng)的制度以及流程，積極創(chuàng)新管理的內(nèi)容，使辦公管理的數(shù)字化技術(shù)水平得到提高，為教學(xué)工作的順利開(kāi)展提供服務(wù)。

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