王元元
[摘 要]信息技術(shù)的應(yīng)用,會(huì)改變企業(yè)財(cái)務(wù)工作的模式,使企業(yè)在信息時(shí)代更具有競爭優(yōu)勢。近些年來,各領(lǐng)域企業(yè)均認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化的重要性。財(cái)務(wù)共享中心、財(cái)務(wù)信息平臺(tái)等獲得廣泛的應(yīng)用。信息化建設(shè)促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使企業(yè)具備更強(qiáng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理能力。但許多企業(yè)將信息化建設(shè)認(rèn)定為數(shù)據(jù)的管理,歸屬于電腦硬件的建設(shè),忽視了信息應(yīng)用的深度與廣度。據(jù)此,本文展開企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的研究,分析信息化建設(shè)的重要意義,同時(shí)從擴(kuò)展信息應(yīng)用的角度,探究企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的有效策略,助力企業(yè)全面提升財(cái)務(wù)管理水平。
[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)管理;信息化建設(shè);財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型
中圖分類號(hào): F253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-1722(2022)10-0043-03
財(cái)務(wù)信息化是指企業(yè)通過新型信息技術(shù),轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理模式,將技術(shù)推廣至財(cái)務(wù)領(lǐng)域。財(cái)務(wù)信息化不僅改變了會(huì)計(jì)核算的傳統(tǒng)模式,同時(shí)在數(shù)據(jù)搜集、分析等方面,具有更為強(qiáng)大的功能性,能夠深入挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)管理決策及經(jīng)營發(fā)展中。為進(jìn)一步發(fā)揮信息化建設(shè)的優(yōu)勢,企業(yè)應(yīng)當(dāng)以財(cái)務(wù)為主線,融合業(yè)務(wù)管理,拓展信息應(yīng)用的深度與廣度,調(diào)整財(cái)務(wù)管理架構(gòu),以提升信息化建設(shè)成效。
(一)促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息標(biāo)準(zhǔn)化
信息化建設(shè)集中于數(shù)據(jù)的搜集和管理,將其應(yīng)用于財(cái)務(wù)領(lǐng)域,將大幅度提升財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性及有效性。通過設(shè)置軟件標(biāo)準(zhǔn),在數(shù)據(jù)信息采集的過程中能夠?qū)⒂行У男畔⑦M(jìn)行科學(xué)的篩選及分類,并集中分析其中反映企業(yè)經(jīng)營狀況、與業(yè)務(wù)活動(dòng)開展相關(guān)、體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理功能的有效數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能,不僅體現(xiàn)在消除數(shù)據(jù)冗余,更重要的是能夠避免人為操作影響數(shù)據(jù)的真實(shí)性。所有經(jīng)過信息系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù),均符合財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn),將進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)信息的利用價(jià)值,為企業(yè)管理者提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為開展各類經(jīng)營活動(dòng)提供保障。
(二)提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率
企業(yè)通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè),用軟件處理取代了人工數(shù)據(jù)處理工作,極大地減輕了財(cái)務(wù)部門的工作量。與此同時(shí),通過數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ),數(shù)據(jù)使用者可快速調(diào)取所需信息,查詢時(shí)間被有效壓縮。此外,借助財(cái)務(wù)信息化的數(shù)據(jù)分析,財(cái)務(wù)管理工作不再單純地進(jìn)行基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)核算,而是更能發(fā)揮財(cái)務(wù)的監(jiān)督及管理職能。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)借助信息化系統(tǒng),延伸至財(cái)務(wù)分析、預(yù)測等環(huán)節(jié),將進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的指導(dǎo),體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的應(yīng)用價(jià)值,促使企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系更加完善,全面提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的效率。
(三)降低企業(yè)財(cái)務(wù)資金運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)將大量的財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)移到線上完成。尤其是在資金管理方面,信息系統(tǒng)減少了現(xiàn)金的流動(dòng),以網(wǎng)上支付等形式代替了面對(duì)面的現(xiàn)金交易。這不僅大幅提升了交易的便捷性,更重要的是加快了企業(yè)資金的流動(dòng)速率,一定程度上節(jié)約了資金的使用成本。與此同時(shí),網(wǎng)上支付的形式,便于后續(xù)監(jiān)督,且簡化了支付流程,能夠避免現(xiàn)金交易的風(fēng)險(xiǎn),最大程度上避免了資金在運(yùn)作期間,因人為因素造成的損失及相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。
(四)提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平
信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理觸角的延伸。不僅將管理延伸到企業(yè)的各個(gè)經(jīng)營階段,同時(shí)把握了企業(yè)的核心發(fā)展方向,將企業(yè)的經(jīng)營決策、戰(zhàn)略目標(biāo),考慮到財(cái)務(wù)管理中。依托于信息系統(tǒng)作為管理手段,從全盤角度,對(duì)成本、稅負(fù)、利潤進(jìn)行規(guī)劃,能夠全面提升企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。一方面,信息系統(tǒng)通過財(cái)務(wù)工作的統(tǒng)籌安排、信息收集,為財(cái)務(wù)管理提供了全面的數(shù)據(jù)依據(jù);另一方面,信息系統(tǒng)通過細(xì)致、精確的數(shù)據(jù)評(píng)估,避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)決策失誤,有助于完成精確的財(cái)務(wù)核算,為企業(yè)發(fā)展提供保障。
(一)信息化建設(shè)規(guī)劃不全面
許多企業(yè)在開展財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)時(shí),只制定了籠統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo),并未全面考慮企業(yè)需要、調(diào)查功能需求、完成全面的信息化建設(shè)規(guī)劃。沒有規(guī)劃,難以制定具體的建設(shè)方案,導(dǎo)致最終完成的信息化建設(shè),僅僅是通過數(shù)據(jù)手段進(jìn)行財(cái)務(wù)信息錄入,并未真正地利用其多樣化的信息功能來服務(wù)于企業(yè)財(cái)務(wù)管理。戰(zhàn)略規(guī)劃不夠全面,最終呈現(xiàn)出的信息系統(tǒng)很有可能與企業(yè)管理需求不匹配,系統(tǒng)功能不具有實(shí)用性,導(dǎo)致信息系統(tǒng)利用率下降。
(二)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享性較差
財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),需要加強(qiáng)不同部門之間的財(cái)務(wù)管理信息共享。信息的共享,為企業(yè)一體化的管理提供了保障。但是很多企業(yè),在建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的過程中,忽視了數(shù)據(jù)的共享程度。財(cái)務(wù)部門無法完成數(shù)據(jù)的對(duì)接,無法保證數(shù)據(jù)的精確性。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享程度有限,導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法統(tǒng)一規(guī)劃和處理。當(dāng)企業(yè)需要借助系統(tǒng)進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化的管理時(shí),財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)難以快速完成各信息數(shù)據(jù)的匯總與整合,這就制約了企業(yè)的管理效率提升,無法發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。
(一)制定企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃
首先,企業(yè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)要站在企業(yè)發(fā)展的角度,明確財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的核心目標(biāo)。一方面要?jiǎng)?chuàng)新財(cái)務(wù)管理模式,財(cái)務(wù)管理信息化要推進(jìn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的結(jié)合,發(fā)展業(yè)財(cái)融合,助力企業(yè)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型;另一方面要全面提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量及效率。財(cái)務(wù)信息要共享,財(cái)務(wù)流程要標(biāo)準(zhǔn),財(cái)務(wù)的覆蓋面要全面。財(cái)務(wù)信息化建設(shè),不僅要作為技術(shù)手段推動(dòng)財(cái)務(wù)管理水平的提升,同時(shí)要改變企業(yè)信息應(yīng)用的模式,提升信息的應(yīng)用范圍,并保證信息的應(yīng)用深度。
其次,要從體系架構(gòu)、管理功能等多個(gè)方面,對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)工作做好整體規(guī)劃。從體系架構(gòu)的角度來看,財(cái)務(wù)的核算職能作為基礎(chǔ)職能,要在信息化系統(tǒng)中獲得充分的體現(xiàn),在基本的財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)上,要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的聯(lián)接,例如財(cái)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)接供銷系統(tǒng)和庫存系統(tǒng);從管理功能的角度來看,企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化建設(shè),需要滿足財(cái)務(wù)的基本管理功能,同時(shí)具備一定的拓展功能,例如滿足基本核算需求的成本核算功能、固定資產(chǎn)管理功能、賬務(wù)處理功能、資金管理功能、報(bào)表管理功能等,滿足拓展功能需要的客戶管理功能、供銷管理功能、財(cái)務(wù)分析功能、稅務(wù)管理功能等。企業(yè)在完成信息化建設(shè)工作規(guī)劃時(shí),要進(jìn)行系統(tǒng)的功能需求分析,確定所需模塊及相關(guān)關(guān)系,并對(duì)可行性方案進(jìn)行評(píng)估及最終確定,以便設(shè)計(jì)出兼具實(shí)用性及先進(jìn)性,且符合企業(yè)個(gè)性化需求的信息系統(tǒng)。
(二)拓寬財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的廣度和深度
很多企業(yè)在信息化建設(shè)時(shí),集中于電腦的硬件設(shè)施的布置,或者專注于數(shù)據(jù)的采集。而真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作全面延伸的信息應(yīng)用卻不受重視。這將導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作在企業(yè)內(nèi)部孤軍奮戰(zhàn),同時(shí)財(cái)務(wù)管理容易受到各類人為因素的干擾,難以保證財(cái)務(wù)信息的應(yīng)用價(jià)值,同時(shí)也無法發(fā)揮財(cái)務(wù)管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用。因此,企業(yè)要避免受到固有思想的禁錮,在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的過程中,要全面拓寬信息的廣度與深度。
廣度是指要打開信息化建設(shè)的范圍,不再局限于單一的財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等,而是要將其納入信息化系統(tǒng)中。企業(yè)通過統(tǒng)一的信息系統(tǒng),可實(shí)現(xiàn)有機(jī)整合,并通過一致的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)及處理規(guī)則,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面輸入、全程共享。這樣所獲取的信息廣度,包羅萬象??冃А⒊杀?、預(yù)算、會(huì)計(jì)等所有有價(jià)值的信息,在系統(tǒng)中不再存在邊界,而是彼此滲透。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與人事數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)、客戶關(guān)系數(shù)據(jù)相輔相成,有利于企業(yè)快速地進(jìn)行成本核算、對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、降低存貨資金的占用等。
深度是指通過信息化建設(shè)來推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。例如,運(yùn)用信息化系統(tǒng)快速核算績效數(shù)據(jù),并反饋績效評(píng)估結(jié)果,避免人為因素的干擾。延伸信息應(yīng)用的深度,需要擬定財(cái)務(wù)管理信息建設(shè)的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。一是制定嚴(yán)格的財(cái)務(wù)管理信息化制度,遵循國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)法規(guī)及企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度,遵照企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范,形成合理的信息化體系;二是擬定信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),如數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)及流程標(biāo)準(zhǔn)等,保證信息系統(tǒng)的適用性、安全性及可拓展性[1]。信息建設(shè)制度標(biāo)準(zhǔn),可作為信息化建設(shè)的約束和指引,降低人為因素對(duì)信息化建設(shè)的干擾。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的擬定則為企業(yè)設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑奠定了基礎(chǔ),有利于企業(yè)跨部門完成財(cái)務(wù)信息化建設(shè),通過技術(shù)創(chuàng)新,構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)管控模式。
(三)強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度與信息化的配合
企業(yè)要進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)管理制度,以確保制度與信息化建設(shè)的有機(jī)配合,促使信息化系統(tǒng)發(fā)揮更大的作用。首先,企業(yè)要結(jié)合自身業(yè)務(wù)特征及財(cái)務(wù)管理需要,完善財(cái)務(wù)管理制度。采購支付、收支管理、成本核算、資產(chǎn)管理、資金調(diào)用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),要在財(cái)務(wù)管理制度中設(shè)置明確的標(biāo)準(zhǔn),通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?,約束各類財(cái)務(wù)活動(dòng)的開展。其次,要形成協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的財(cái)務(wù)管理體系,財(cái)務(wù)組織結(jié)構(gòu)要科學(xué),崗位職責(zé)要清晰,要確保關(guān)鍵性崗位的分離,崗位及部門間要形成相互制衡的機(jī)制。權(quán)責(zé)明確的財(cái)務(wù)管理體系,可一一對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的查閱、審批權(quán)限,確保財(cái)務(wù)信息的安全。最后,要通過制度,優(yōu)化創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理方式,發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢,延伸財(cái)務(wù)分析、預(yù)測等職能[2]。例如,在預(yù)算管理制度中設(shè)置預(yù)算預(yù)警標(biāo)準(zhǔn),通過信息技術(shù)完成預(yù)算數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)督,當(dāng)成本支出超過預(yù)警標(biāo)準(zhǔn)時(shí),及時(shí)發(fā)送預(yù)警信號(hào),系統(tǒng)自動(dòng)攔截預(yù)算審批。信息系統(tǒng)與預(yù)算管理制度的配合,加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)預(yù)算的約束力。
(四)利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程重組
業(yè)財(cái)融合是先進(jìn)的企業(yè)管理理念,是財(cái)務(wù)管理模式與業(yè)務(wù)管理機(jī)制的融合。企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中,要關(guān)注業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的協(xié)同性,利用信息化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造及重組。一方面,可消除部門間的信息壁壘,提升信息共享度;另一方面,使企業(yè)內(nèi)部信息流、實(shí)物流、人力流及資金流高度統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)集成化的管理[3]。例如,某項(xiàng)業(yè)務(wù)支出需要完成財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷流程,借助信息系統(tǒng),費(fèi)用申請(qǐng)、審批以及支出控制、事后分析等財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程,均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。審批領(lǐng)導(dǎo)及申請(qǐng)員工,均可在線上處理,既節(jié)約了時(shí)間又避免了流程的煩瑣。
企業(yè)在梳理信息系統(tǒng)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程時(shí),可參考財(cái)務(wù)部門及各業(yè)務(wù)部門的實(shí)際工作流程,捕捉財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)活動(dòng)開展的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)及信息,通過綜合考慮,使財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)活動(dòng)的流程與信息化管理流程高度一致。如果實(shí)際活動(dòng)流程與信息化管理流程存在差異,不僅會(huì)降低信息系統(tǒng)的實(shí)用性,同時(shí)也可能降低使用者的積極性,導(dǎo)致各部門對(duì)信息化建設(shè)的配合度降低。因此,要充分利用信息化技術(shù)優(yōu)勢,就必須建立良好的流程優(yōu)化體系,制定具體的制度,明確各部門的職責(zé)。各部門均參與到信息化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)的流程重組中,將助力信息系統(tǒng)更加完善,同時(shí)將確保信息化建設(shè)的全面落實(shí)。
(五)提升企業(yè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作準(zhǔn)確性
準(zhǔn)確地將數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng),是信息系統(tǒng)發(fā)揮功能的前提。而人為因素會(huì)極大地干擾信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。金額、數(shù)量、單據(jù)號(hào)、時(shí)間等數(shù)據(jù)如果出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤,極易引發(fā)財(cái)務(wù)管理混亂,增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[4]。提升數(shù)據(jù)錄入工作的準(zhǔn)確性,一方面要提升財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì),加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)信息技術(shù)的理解及掌握,通過增加學(xué)習(xí)及培訓(xùn)的方式,提升財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)的運(yùn)用能力;另一方面要通過技術(shù)優(yōu)化,減少人工錄入數(shù)據(jù)。例如通過云平臺(tái),統(tǒng)一客戶、供應(yīng)商、稅務(wù)機(jī)關(guān)、銀行等企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)接口,快速獲取經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)電子憑證,生成賬簿及報(bào)表數(shù)據(jù)。此外,企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的核查,要求錄入數(shù)據(jù)時(shí)上傳單據(jù)照片或資產(chǎn)實(shí)物照片,強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的管理與監(jiān)督。
(六)強(qiáng)化各部門、各層級(jí)間的溝通交流
信息化建設(shè)不僅是人與電腦、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞,溝通也是重要的組成部分。從傳遞方向來說,分上行、下行、橫向、超級(jí)溝通。打通層級(jí)障礙,讓溝通無障礙,是高效工作、信息化建設(shè)達(dá)成預(yù)期目標(biāo)的保障。因此,要強(qiáng)化各部門、各層級(jí)間的溝通交流。一是建立各部門間完整的內(nèi)部溝通機(jī)制,避免部門間的溝通不暢。例如設(shè)置問題處理平臺(tái),針對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷、結(jié)算、稅務(wù)等各類問題,提供問詢及答復(fù)功能。使各部門財(cái)務(wù)問題得以便捷的解決,同時(shí)增強(qiáng)各部門與財(cái)務(wù)部門之間的溝通,并保留相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄。二是建立上、下行的溝通機(jī)制,完善財(cái)務(wù)共享公共郵件、投訴建議等方式的溝通。信息系統(tǒng)發(fā)揮橋梁作用,有效實(shí)現(xiàn)上下級(jí)的信息共享,簡化溝通的程序。
企業(yè)通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式,將有效地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,提高財(cái)務(wù)管理工作的效率及效果,提升企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際情況,制定財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、拓寬財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的廣度和深度、強(qiáng)化企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度與信息化的配合、利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程重組、提升信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入工作的準(zhǔn)確性,全面推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化管理體系建設(shè),助力企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。
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