摘要：基于全球大數據時代的背景，為了加強我國檔案利用服務的水平與質量，切實保證當前檔案資源價值可以得到充分發(fā)揮。本文對大數據時代背景下檔案利用服務面臨的挑戰(zhàn)進行了分析，進而研討了大數據時代背景下加強檔案利用服務水平的有效途徑。

關鍵詞：大數據時代;檔案利用服務;有效途徑

中圖分類號：G273

文獻標識碼：A文章編號：1674-7615（2022）03-0121-04

DOI：10-15958/j-cnki-jywhlt-2022-03-019

隨著信息化建設的不斷發(fā)展與完善，在社會生活與生產中所產生的數據量日漸增多，大數據技術被廣泛應用于社會生產與生活的各個領域。“大數據”是由眾多數據一起構建而成的數據集合，其數據量巨大，種類繁多，結構復雜，且具有非結構化的特點。在計算機對數據處理的基礎上，充分利用當前數據的集成共享而構筑的智力以及知識能力，正在迫切需要一種全新的解決方式，進而有效地彰顯其優(yōu)越的決策能力、洞察能力及程序優(yōu)化能力。與傳統(tǒng)的集成數據相比較，大數據具有多樣性、海量性、低密性及實時性等特點，從一定程度上來說，大數據的實質就是當前數據分析技術中的前端技術，而大數據技術則是在海量的數據信息中用最快的速度檢索出最有價值的信息[1]。在大數據時代背景下，檔案管理工作面臨很多挑戰(zhàn)，檔案管理人員開展檔案利用服務工作時，應充分結合大數據時代的發(fā)展特點，切實保證檔案管理工作的質量與水平。

一、大數據時代背景下檔案利用服務面臨的挑戰(zhàn)

隨著大數據技術的不斷發(fā)展與完善，檔案管理工作發(fā)生了相應改變，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質檔案管理向數字化管理方向轉變。隨著檔案資源的海量增加，傳統(tǒng)的檔案管理及檔案存儲工具已不能有效解決當前因檔案資源急劇增加而帶來的檔案管理實際問題。由于在檔案管理工作中應用了計算機技術，檔案管理工作人員的壓力得以緩解，檔案管理工作的成效得以有效提高。在大數據時代，由于大數據技術的強勢介入，當前的檔案利用服務工作面臨著全新業(yè)務技能更新的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)主要體現在以下三個方面。

1.利用大數據進行信息查詢

就當前信息化技術發(fā)展的水平而言，電子數據信息資源海量增加，檔案管理部門所要進行存儲的檔案資源日益增多，傳統(tǒng)的人工檢入以及人工卡片檢索模式根本不能有效地滿足當前檔案管理工作的實際要求。若是當前仍在沿用傳統(tǒng)的檔案存儲管理模式，可能會出現一系列檔案管理及檔案存儲問題。例如，僅用人工卡牌檢索辦法，不能及時高效地查詢出與之相關的檔案文獻，甚至還會出現檔案服務系統(tǒng)無響應的情況。因此，在大數據時代背景下，加快檔案文獻的檢索速度，提升檔案利用服務的水平與效率，已經成為當前檔案管理工作的一項關鍵工作。

2.在大數據中甄選有價值的信息

大數據時代，在檔案管理及存儲過程中，許多檔案查詢人員在檢索及利用檔案時，已不再單純滿足于檔案文獻表面所顯示的直觀信息，更多是在對當前檔案信息所蘊藏的內在價值進行充分利用。這在一定程度上表明，我國當前檔案管理工作已開始由“文獻管理”向“知識型檔案管理”轉變，進而帶動檔案利用服務工作開始由傳統(tǒng)的“文獻提供模式”向“知識供給模式”進行有效的轉變。但在大數據時代的檔案利用服務中，為查詢者提供的知識并不是簡單的數據信息，也不是留存于檔案文獻表面的數據信息，而是需要對檔案數據信息進行有效分析及深入挖掘才能獲取。隨著大數據時代的到來，數據信息資源的日益劇增，傳統(tǒng)的人工挖掘模式效率及精準度均不高，已不能滿足人們對檔案數據信息中所蘊藏的有效信息的需求度，因此，在海量的數據中高效地甄選出最具價值的知識，成為當前檔案利用服務面臨的挑戰(zhàn)之一[2]。

3.對大數據信息的再次利用

在大數據時代，檔案利用服務工作人員對檔案數據信息的再次利用提出了全新要求。隨著信息化技術的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案數據信息利用模式已經無法滿足當前檔案用戶對檔案數據信息二次利用的具體要求。同時，如何對當前檔案數據多樣化和特殊化信息進行再利用，是當前檔案利用服務工作人員最為關心的問題之一。檔案管理工作人員要順應這一趨勢，積極主動地開展檔案數據二次利用的準備工作，將傳統(tǒng)的檔案數據信息轉變成多樣化的知識信息，能切實保證檔案數據知識信息的多元化及個性化。

二、大數據時代背景下提高檔案利用服務水平的有效途徑

1.加強檔案業(yè)務程序的轉變

一般情況下，在傳統(tǒng)的檔案業(yè)務管理程序中，整理與利用是最為主要的工作內容。在傳統(tǒng)檔案業(yè)務管理中，檔案的使用方式是利用其原始的數據進行的，但隨著大數據技術的不斷深入，數字化電子文件的檔案模式已經成為當前檔案領域中最為普遍的存在。在大數據時代，檔案數據信息量急劇增加，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務管理流程已經不能滿足檔案用戶對所需檔案數據信息的查詢需求。同時，傳統(tǒng)檔案業(yè)務管理流程較為復雜且繁瑣，且針對檔案信息數據的查詢準確性不高，甚至不能及時地反饋一些被檢索的內容，無法充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值。因此，檔案管理人員應積極主動地對檔案數據資源信息進行及時更新，利用計算機技術對其進行不斷完善。在對檔案利用服務工作進行摸索的同時，檔案管理人員也要對其進行深入分析，通過模糊識別方式來對檔案資源信息數據進行細致的甄選，進而有效地為檔案使用者提供查詢便利。檔案管理人員也應將檔案管理中的檢索功能進行升級換代，不斷地提升檔案利用服務工作的水平與質量。

2.深入挖掘數據的具體應用

檔案資源信息數據的挖掘，是指在海量的、不完整的以及沒有經過任何處理的原始檔案資源信息數據中，提取出最具價值的檔案資源信息數據。當前的檔案資源數據信息上的挖掘大體分為三種：結構型的檔案數據挖掘，文本型的檔案數據挖掘，wed檔案數據挖掘。將以上檔案數據挖掘技術充分運用在當前的檔案數據挖掘工作中，不僅可以最大限度地縮短檔案利用服務工作的時間，還能有效提升檔案利用服務工作的質量，同時提升檔案數據挖掘工作的精準性。在實際的檔案數據挖掘工作中，最為普遍且最為基礎的是文本檔案。在當前檔案數據挖掘工作中，文本檔案數據挖掘技術應用最為廣泛。檔案管理人員在文本數據挖掘技術的幫助下，可以有效地對原始的檔案數據進行文字分析，以此有效獲取有價值的檔案信息數據。此外，在對具有價值效用的檔案數據信息進行進一步提取時，要注意對其進行分類與預測。數據挖掘是分析檔案數據的最基礎環(huán)節(jié)，之后再對檔案原始數據中存在的一些無價值的內容進行處理，將已經處理好的檔案數據信息錄入檔案數據庫中，進而達到檔案資源信息數據結構化，借此來完成對檔案數據信息的評估以及信息的傳遞。優(yōu)質的文本數據挖掘，可以被解釋成一種具有可操作性及連接性的檔案數據挖掘形式。文本數據挖掘技術被應用的領域相對較多，如聲音與圖像的數據轉化及數理統(tǒng)計，同樣它也會具體表現在檔案信息訪問及知識探索中[3]。

3.構建數據挖掘平臺

首先，檔案利用服務工作人員要對實際檔案管理中存在的聲音視頻的詳細表述內容、區(qū)分定位等一系列問題進行細致研究與分析，不斷提升對檔案數據中視頻數據信息的處理水平。其次，檔案利用服務工作人員也要做好檔案數據信息中的語義研究工作，這也是當前用戶在對檔案數據信息進行檢索過程中用到的最為常見的檢索形式。對此，檔案利用服務工作人員可以有效地借助一些具有識別功能的現代化檔案管理設備來進行有效解決。最后，檔案管理人員要對歷史檔案進行分類，并進行提取，以此來達到歷史檔案文獻自動分類的目的，進而確保檔案管理工作輔助分類的精準度，保證檔案用戶的整理能力得以有效提高，并為多維度的動態(tài)檔案管理分類提供有力的支持與幫助。檔案數據挖掘平臺，是基于文本數據技術而構建的，其目的是在指定的信息理論以及一定的概率理論的基礎上，對檔案原始數據進行模式識別以及音視頻識別，進而將原數據中的信息加以提煉，為檔案用戶提供信息支持。因此，檔案管理人員可以通過構建起檔案數據挖掘平臺，將多元化的檔案數據在挖掘平臺上行之有效地完成收集工作。

4.加強檔案數據信息共享

目前，我國絕大多數檔案管理部門內部都沒有將檔案數據信息進行真正共享，一些部門內部的檔案信息尚存在保守落后的思想，極大地阻礙了檔案資源信息共享，并且在一定程度上影響到檔案利用服務工作的質量與效率。因此，檔案管理人員要積極主動地開展檔案資源共享平臺的構建，在檔案管理部門內部最大限度地減少檔案信息資源的限制，確保檔案信息服務部門之間可以做到互通有無，保持交流與溝通，進而保證檔案管理部門內部各個信息服務部門之間檔案信息能夠得到真正共享，從而不斷提升檔案資源的使用效率，更為充分地發(fā)揮檔案資源的內在使用價值。此外，檔案管理人員要充分利用好現代信息技術，確保檔案管理信息主體之間實時溝通與交流，堅決避免“信息孤島”的情況出現，只有各個信息服務主體得到有效的溝通與交流，才能更好地將檔案利用服務工作的職責與責任進行細致劃分，進而有效地保證當前檔案利用服務工作的質量與效率[4]。

5.提升檔案工作人員素質

檔案利用服務工作人員不僅是當前檔案利用服務工作計劃的制定者，而且還是具體的工作計劃執(zhí)行者，其綜合素質高低直接影響到檔案利用服務工作的質量。因此，要加強對檔案利用服務工作人員的綜合素質培訓，確保參與培訓的檔案利用服務工作人員可以明確地掌握當前大數據時代發(fā)展的特點，且能熟練應用大數據技術，以此不斷提升檔案利用服務工作的水平與質量。同時，檔案管理人員也可以在眾多培訓者中甄選出一批素質高、專業(yè)技能強且有上進心的檔案利用服務工作人員，在資金與時間允許的情況下，派遣其外出學習，與其他優(yōu)秀檔案管理部門進行學術交流。此外，也可與當地高等院校合作，定期邀請專家學者到檔案管理部門進行指導，從而確保檔案利用服務工作的質量得以穩(wěn)步提升。管理者也要引導檔案利用服務人員樹立起良好的職業(yè)道德意識，建立健全獎懲機制，以此不斷激發(fā)檔案利用服務人員的工作積極性與主動性，不斷提升檔案利用服務的質量與水平。

三、結語

在大數據背景下，不斷提升檔案利用服務工作的水平與效率，不僅是大數據時代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作在發(fā)展與完善過程中無法避免的重要環(huán)節(jié)。因此，需要檔案管理人員積極主動地對檔案數據資源進行創(chuàng)新與升級，加強檔案資源共享，深入挖掘檔案數據信息中的內在潛藏價值，不斷加快當前檔案業(yè)務流程的有效轉變，以更好地應對大數據時代給檔案利用服務工作帶來的挑戰(zhàn)，從而盡快提升檔案利用服務工作的水平與質量，進而推動我國整體檔案管理工作的全面發(fā)展。

參考文獻：

[1]張軒煒.大數據時代下檔案利用服務探析[J].科技資訊，2021，19（22）：34-36.

[2]任華.大數據時代背景下的檔案價值與開發(fā)利用研討[J].中國集體經濟，2021（9）：56-57.

[3]張波濤.大數據時代背景下黨務檔案服務創(chuàng)新途徑[J].時代報告（奔流），2021（1）：102-103.

[4]蔡文選.大數據時代背景下城建檔案的管理和利用前景[J].城建檔案，2020（11）：61-64.

Archive Utilization Service in Big-Data Era： Challenges before It and Its Upgrading Orientation

XIE Qun

（Guizhou University Archives （History Museum）， Guiyang， Guizhou， China， 550025）

Abstract：

Under the background of the global big data era， aiming to optimize archives utilization services in China to ensure that the value of current archives resources can be fully utilized， this paper analyzes and discusses the archives utilization services in big data era， briefly introducing the meaning of the era of big data， analyzing the challenges faced by the archive utilization service， to discuss the effective ways to improve the service level of archives utilization.

Key words：

big data era; archive utilization service; effective way

收稿日期： 2022-02-15

作者簡介：謝群，女，福建連城人，貴州大學檔案館（校史館）館員。