楊杰

摘 要：醫(yī)院檔案管理可以為醫(yī)院診療活動、學(xué)術(shù)交流活動、行政管理提供一些基本信息交流渠道和參考資料。與此同時，醫(yī)生和患者面對這些醫(yī)療檔案，能夠在文本閱讀中和膠片資料獲取中建立對醫(yī)院的信任感。它是醫(yī)院實力的一種文本記載，是醫(yī)院診療成果的一種有效記錄。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院行政部負(fù)責(zé)的一項工作內(nèi)容，在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中，隨著醫(yī)療水平提高和檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化要求，傳統(tǒng)管理方式并不能適應(yīng)醫(yī)院的高速發(fā)展，所以針對這種情況，醫(yī)療行業(yè)提出精益化檔案管理需求，這種精益化管理模式可以取得良好工作效率，降低管理成本。本文根據(jù)上述提出相關(guān)性研究，為同行業(yè)者提供一些意見和參考。

關(guān)鍵詞：精益管理;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用研究

精益化管理模式的引用是時代發(fā)展要求，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院發(fā)展需求，只有不斷創(chuàng)新管理模式與方式，才能真正加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，以此提高檔案管理水平。

這就需要相關(guān)醫(yī)療人員能夠重視醫(yī)院檔案管理工作，并且對精益化管理模式有一定了解，同時能夠掌握這種方法，對其進(jìn)行合理引用，進(jìn)而提高檔案資料的利用率，使得檔案管理工作能夠更加細(xì)致，避免發(fā)生一些不必要問題，同時還能不斷完善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有助于促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)更好發(fā)展。

一、精益化管理的概念和實際應(yīng)用意義

精益化管理概念最先來源于日本豐田公司。眾所周知，豐田公司以從事汽車生產(chǎn)活動為主要生產(chǎn)內(nèi)容，在汽車生產(chǎn)環(huán)節(jié)中涉及很多零碎生產(chǎn)環(huán)節(jié)，一輛汽車從零部件的產(chǎn)生到配套整裝，需要經(jīng)歷100多道工序，所以這個過程中每一個環(huán)節(jié)都需要成本投入。

因此，一輛汽車最終價值是由很多因素決定的。豐田公司為了降低生產(chǎn)環(huán)節(jié)中的成本投入，提出減少非價值環(huán)節(jié)的精益化管理要求。對于汽車生產(chǎn)環(huán)節(jié)中不必要活動、價值比較低的活動和環(huán)節(jié)進(jìn)行取消和縮減，這不僅從源頭上杜絕資源浪費(fèi)，提高工作效率，降低生產(chǎn)成本，增加經(jīng)濟(jì)效益。所以，這種經(jīng)濟(jì)管理模式日漸被其他行業(yè)采納。在醫(yī)院檔案管理中采用精細(xì)化管理，能夠提高檔案管理質(zhì)量，能夠給檔案管理各個環(huán)節(jié)實行成本縮減，最大程度上降低管理的反復(fù)性、復(fù)雜性和高難度性，給醫(yī)療活動、行政管理帶來很大便捷。精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中具有重大的戰(zhàn)略意義和實際應(yīng)用意義。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常醫(yī)療工作記錄，在醫(yī)療檔案的建立、歸檔、調(diào)取、借閱過程中，醫(yī)生可以隨時抽取檔案，進(jìn)行醫(yī)療參考，避免了診療過程中的重復(fù)思考、重復(fù)診斷。所以，醫(yī)療檔案管理是醫(yī)生的第二大腦，是醫(yī)生得以順利進(jìn)行診療活動的參考和依據(jù)。相關(guān)行政管理人員應(yīng)該積極重視醫(yī)院的檔案管理，通過影音、光盤、紙質(zhì)媒介為載體，進(jìn)行不同介質(zhì)資料的存儲和保存。檔案管理是醫(yī)院維護(hù)自身利益、實行內(nèi)部管理優(yōu)化、實行外部溝通的重要因素和重要環(huán)節(jié)。

二、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的問題分析

1.管理人員認(rèn)識不足

現(xiàn)在很多醫(yī)院之所以對檔案管理工作不重視，是因為對檔案法認(rèn)識不足，所以才會在檔案管理工作中出現(xiàn)態(tài)度漠視現(xiàn)象。很多醫(yī)院管理干部、教研人員和醫(yī)生檔案法制觀念都比較淺顯。

甚至很大一部分人不知道《檔案法》的基本精神和基本內(nèi)容，缺乏歸檔、立卷、整理、借閱、銷毀等流程性的認(rèn)識，缺乏日常中信息歸檔的自覺性和體察性，因此，造成這種現(xiàn)象是因為檔案法宣傳不到位，只有在醫(yī)院管理層和基層大力宣傳《檔案法》，才能不斷提高檔案管理的重要性，促進(jìn)醫(yī)院行政管理中檔案工作的效率。

2.管理機(jī)制和管理制度不健全

很多醫(yī)院在檔案管理建設(shè)這一方面沒有得到領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，因此領(lǐng)導(dǎo)層沒有指揮建立完整的檔案管理制度，沒有把檔案管理放到一定戰(zhàn)略層面，導(dǎo)致管理檔案工作出現(xiàn)混亂局面，增加了日常診療服務(wù)的參考難度和醫(yī)學(xué)研究的歷史參照難度，阻礙醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)和運(yùn)行，影響醫(yī)療水平的發(fā)揮和管理水平的完善。

而且在此過程中，管理制度缺失讓工作人員工作態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案遺失、檔案錯誤歸檔等問題頻繁出現(xiàn)。這種混亂的管理局面，最終導(dǎo)致工作效率降低，管理成本增加，同時也影響醫(yī)院的對外形象，影響醫(yī)院日常文書歸檔工作和重要歷史資料的存檔工作。

3.管理人員素質(zhì)不高、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

除了管理制度的缺失，檔案管理人員的管理水平也不是很高。一方面，雖然醫(yī)院對醫(yī)生的資源挖掘比較重視，但是卻輕視行政管理人員的素質(zhì)，認(rèn)為行政管理只是醫(yī)院的一個后勤部門，甚至有的醫(yī)院對于后勤管理部門采取放任態(tài)度，所以在這部分人員錄用時就沒有采取標(biāo)準(zhǔn)化錄用程序，也沒有聘用一些高素質(zhì)人才進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理。

另外一方面，針對現(xiàn)有檔案管理人員沒有進(jìn)行針對性培訓(xùn)，所面臨的學(xué)習(xí)機(jī)會比較少，所以就不能在工作中有所積累和提升。很多管理人員在日常工作實施中是憑借以往的經(jīng)驗，然而醫(yī)療技術(shù)在日新月異，傳統(tǒng)經(jīng)驗并不能滿足日益發(fā)展的醫(yī)療技術(shù)需求。

另外，這部分管理人員在管理工作中缺乏一定的管理標(biāo)準(zhǔn)及管理模式，使檔案出現(xiàn)隨意亂放、粗放式管理。管理內(nèi)容雜亂無章，寬泛無序。這些管理人員并沒有按照相關(guān)章程進(jìn)行檔案分類管理，造成管理形式雜亂，主次不分，很難進(jìn)行歸卷、立檔。

4.檔案管理模式分散、不安全、不完整

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式中，采用的是粗放式管理模式，而且管理方式比較分散，每一個涉及科室都有自己的檔案管理，這種資源分散造成人力及物力的資源浪費(fèi)，而且在空間管理上也形成檔案資料管理不集中化，不利于檔案的完整和安全，管理層人員對于這種信息的分散管理并不重視，導(dǎo)致檔案的粗放式管理模式不斷傳承，造成后續(xù)工作改進(jìn)和改良的困難。

另外，管理內(nèi)容也出現(xiàn)了一些問題：內(nèi)容不清晰、范圍不明確。醫(yī)院檔案管理需要分門別類，因為醫(yī)院檔案管理是一個集合公益醫(yī)療、效益醫(yī)療診斷和行政管理的多方面檔案，而且隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)文書檔案逐漸發(fā)展到科研檔案的集成，其重要性越來越高。但是檔案管理員面對日益豐富的醫(yī)院檔案，沒有做到內(nèi)容清晰界定和分類，沒有做到管理范圍最大化，所以導(dǎo)致在檔案管理中出現(xiàn)很多漏洞和遺漏。

5.檔案管理的信息化進(jìn)度緩慢

進(jìn)入21世紀(jì)的信息時代，以信息化和數(shù)字化為時代背景，很多醫(yī)院檔案管理還處于傳統(tǒng)的紙制管理模式，沒有進(jìn)行電子化運(yùn)作，相關(guān)負(fù)責(zé)人員和管理人員忽視檔案管理的信息化進(jìn)程，導(dǎo)致檔案管理跟不上醫(yī)院的整體前進(jìn)步伐，這會導(dǎo)致醫(yī)生在查閱資料時出現(xiàn)信息阻礙問題，所以在醫(yī)院的日常診療管理中，應(yīng)該重視檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案資料管理的電子化和數(shù)字化。有效利用信息化優(yōu)勢整合檔案管理資源，從整體上提升醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程。但從目前來看，大部分醫(yī)院的信息化建設(shè)還處在起步階段，沒有形成有效的運(yùn)行機(jī)制，在管理制度上也沒有植入信息化內(nèi)容，這些都是醫(yī)院檔案管理的信息化缺失，應(yīng)該引起管理層高度重視。

三、醫(yī)院檔案管理的精益化建設(shè)策略

1.建立領(lǐng)導(dǎo)層精益化管理理念

對于如何在醫(yī)院管理層和基層員工建立精益化的管理思想、管理理念和管理意識，第一是在管理層把精益化管理思想放在重要的戰(zhàn)略地位。對于管理層人員來說，要明確精益化管理的持續(xù)性效果，就必須創(chuàng)造更多價值、節(jié)省成本、提高效益、促進(jìn)資源使用率。在規(guī)章管理制度中，要確認(rèn)檔案歸檔流程，例如在收集信息、立檔和歸檔過程中，要明確精益化管理思想，盡量減少流程并擴(kuò)大每個環(huán)節(jié)的精益化。與此同時，要明確基層人員的管理思想，促進(jìn)精益化管理理念的形成，杜絕事小事微而不進(jìn)行精益化管理的負(fù)面思想，從制度和理念上體現(xiàn)精益化管理的細(xì)節(jié)化、精心化，促進(jìn)精品檔案管理模式的形成，要全員倡導(dǎo)檔案管理工作思想，鼓勵員工從點滴做起，不斷完善檔案管理工作。

2.注意歸檔范圍，建立基層精益化管理理念

我們需要在基層明確檔案管理意識，使基層員工充分意識到醫(yī)院的檔案價值，它能夠帶來強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。明確這一點，基層人員才能積極參與檔案管理工作，注意保存、收集各種資料，并且積極把這些檔案移交到醫(yī)院的中心檔案室。

對于基層員工來說，要緊跟時代和技術(shù)進(jìn)步，及時改變傳統(tǒng)工作模式，積極同各部門主動協(xié)調(diào)、主動溝通、開拓進(jìn)取、努力當(dāng)先，不斷鼓勵自己，明確自己的崗位職責(zé)，根據(jù)上層規(guī)章制度，建立收集、立檔、歸檔、存檔等安全意識，保護(hù)好醫(yī)院重要的精神財產(chǎn)。這部分精神財產(chǎn)是醫(yī)院的重要歷史證據(jù)和日常工作資料依據(jù)。所以，基層檔案管理人員要按照檔案管理要求，展開重點項目跟蹤，有效收集重點檔案材料，避免重要材料丟失。

同時，要在工作中樹立“點面結(jié)合”的工作意識，對重點資料予以重點保護(hù)，對于日常檔案業(yè)務(wù)資料要進(jìn)行規(guī)范化存儲，對于如何促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的全面性和完整性，要及時建立信息化管理制度和管理應(yīng)用模式，建立信息安全保障體系，通過局域網(wǎng)建設(shè)，利用電子化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行收集檔案、整理檔案，完善檔案的上傳下達(dá)機(jī)制，保障檔案安全，提高檔案管理和收集的速度和效率。

3.建立檔案收集和整理流程，促進(jìn)精益化理念實施

建立精益化醫(yī)院檔案管理模式，最重要的就是提升醫(yī)院檔案管理效率，通過精細(xì)化管理模式，能夠改進(jìn)傳統(tǒng)工作的不足，能夠在細(xì)節(jié)問題上使醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)入程式化，能夠最大程度發(fā)揮精益化管理的核心思想。所以，基層檔案管理人員要注意醫(yī)院的實際情況，對醫(yī)院的醫(yī)療工作進(jìn)行密切跟蹤，對各種資料的產(chǎn)生進(jìn)行細(xì)致的收集與整理，提高立檔和建檔的效率，提高歸檔的安全性和高效性，這里有利于保護(hù)檔案的整體科學(xué)化、規(guī)范化和完整性。具體而言，就是指檔案管理人員首先應(yīng)該根據(jù)檔案的重要程度進(jìn)行分門別類，保證分類的標(biāo)準(zhǔn)要清晰、內(nèi)容要明確，同時要對整個立檔、建檔、歸檔工作進(jìn)行詳細(xì)的記錄，通過建立流程化的管理，可以降低檔案的管理難度，有利于促進(jìn)檔案管理的細(xì)致化和條理性。

4.建立精益化檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度的完善是提高醫(yī)院檔案管理效率的前提。為了滿足當(dāng)今時代背景下醫(yī)院的發(fā)展需求，提高醫(yī)院管理水平，就要重視醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)。精益化管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案制度建設(shè)中，不僅能夠提高醫(yī)院檔案管理效率，同時有利于醫(yī)院整體水平提高。醫(yī)院相關(guān)負(fù)責(zé)人要對醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行完善，保證檔案管理有效性。應(yīng)該從規(guī)章與規(guī)則方面建立整個檔案管理的流程化標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)思想，才能提高檔案管理水平與質(zhì)量，真正發(fā)揮精益化醫(yī)院檔案管理效用。所以涉及檔案管理的各個部門，要想合理運(yùn)用精益化醫(yī)院檔案管理模式，就要首先對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致溝通，再和各個部門的具體需求進(jìn)行溝通，確認(rèn)細(xì)致的檔案條例，劃分職責(zé)范圍。

5.建立評價機(jī)制，提高精細(xì)化管理水平

精益化管理內(nèi)容是促進(jìn)檔案管理有效性的重要途徑，可以通過評價機(jī)制引入來提高精細(xì)化管理水平。在評價機(jī)制的建立過程中，首先確保整個評價內(nèi)容要科學(xué)規(guī)范，要針對管理各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)分性評價，不能采用一刀切的評價方式，也不能針對精益化管理模式的運(yùn)行結(jié)果，采用領(lǐng)導(dǎo)層單方面意見。評價機(jī)制要根據(jù)基層信息反饋和整個精益化流程管理的實際效率進(jìn)行，要將日常評價內(nèi)容與管理人員的管理技能、醫(yī)務(wù)技能和職業(yè)素養(yǎng)等相關(guān)聯(lián)，并針對工作人員的臨場應(yīng)變能力進(jìn)行考核。

例如管理人員是如何針對不同情況，對醫(yī)院檔案進(jìn)行整理和歸檔，對于一些重大事件和突發(fā)事件立檔、建檔和歸檔工作，管理人員是如何進(jìn)行應(yīng)急處理的。以上各個評價維度都可以有效促進(jìn)檔案管理工作的高效化運(yùn)轉(zhuǎn)，提高評價的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。只有評價機(jī)制建立之后，才能夠督促檔案管理人員進(jìn)行不斷改良工作方法，提升工作效率，強(qiáng)化工作意識，提升崗位職責(zé)和工作態(tài)度。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容比較細(xì)致細(xì)碎、龐大龐雜，工作內(nèi)容需要考驗管理人員的綜合素質(zhì)，所以它是醫(yī)院各項工作中比較重要的一個環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，雖然檔案管理也是一個工作重點，但是，畢竟管理模式和管理方法比較落后，從而檔案管理效率一直不高，也得不到領(lǐng)導(dǎo)層重視。在傳統(tǒng)工作模式下，檔案工作人員每天工作量較很大，工作結(jié)果卻不盡如人意，在很大程度上打擊了檔案人員管理工作積極性，最終導(dǎo)致檔案管理結(jié)果得不到優(yōu)化，得不到提升，大量消耗人力、物力和財力。

因此，如何轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式和管理理念就成了醫(yī)院檔案管理工作中的重點。而精益化管理模式的引入正好滿足這個需求，通過引入科學(xué)的精益化管理模式，不僅從制度上建立了標(biāo)準(zhǔn)化流程體系。還能使歸檔效率得到進(jìn)一步提升，使醫(yī)院整體管理水平得到有效保障，不但提高醫(yī)生工作的質(zhì)量和工作效率，而且對于醫(yī)院名譽(yù)和影響力、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益都會有所提升。

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（作者單位：黔南布依族苗族自治州人民醫(yī)院）