楊凱杰

摘 要：本文主要針對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的有效途徑與方法展開(kāi)深入研究，結(jié)合新時(shí)期實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的必要性，闡述了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題，如對(duì)檔案管理重視的程度不夠、檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高、企業(yè)檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化水平等，然后又提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的實(shí)施方法，主要包括提高對(duì)檔案管理工作的重視度、樹(shù)立正確的檔案管理工作理念、加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培養(yǎng)、建立健全檔案管理制度、加大資金的投入力度、構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從而不斷提高企業(yè)檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)檔案管理工作;有效途徑;方法

引言

企業(yè)要想更好地發(fā)展，有必要實(shí)施檔案管理工作并提高其重視度。在新時(shí)期背景下，對(duì)于企業(yè)檔案管理部門(mén)工作人員而言，應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理工作基礎(chǔ)上，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)地完善并改進(jìn)，歸整好文檔，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)者作出正確的決策提供信息資料。基于此，由于檔案管理在企業(yè)發(fā)展中起著重要的作用，所以有必要實(shí)施并做好，還需要工作人員強(qiáng)化自身各方面能力。為此，對(duì)于企業(yè)而言，在注重檔案管理工作的同時(shí)，組織檔案管理人員結(jié)合實(shí)際情況全面實(shí)施檔案管理工作，并做到與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)而保障企業(yè)檔案管理工作順利實(shí)施。

一、新時(shí)期有效實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的必要性

對(duì)于企業(yè)而言，在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，為了獲取經(jīng)濟(jì)效益，使其能早日實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，管理人員和工作人員應(yīng)意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性。實(shí)際上企業(yè)要想增加利潤(rùn)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)不能只關(guān)注利潤(rùn)收入，還應(yīng)采取有效措施實(shí)施檔案管理工作并將其落實(shí)，從而便于企業(yè)為其生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)作出正確的決策。除此之外，檔案管理水平直接關(guān)系到企業(yè)管理，通過(guò)有效開(kāi)展檔案管理工作，除了能對(duì)企業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行記錄之外，還能記錄歷史情況，為企業(yè)日后做出正確決策提供相應(yīng)參考。在信息化時(shí)代背景下，充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理數(shù)據(jù)的獲取，而且有效實(shí)施檔案管理工作，不管是在企業(yè)生產(chǎn)還是在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等方面都可以提供信息支撐。檔案部門(mén)管理人員在注重檔案管理工作的同時(shí)，應(yīng)將這項(xiàng)工作的規(guī)律充分把握好，并結(jié)合工作性質(zhì)做好相應(yīng)整合，進(jìn)而將其歸納好，使企業(yè)檔案管理能做到為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供一定的服務(wù)。此外，工作人員應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理方式基礎(chǔ)上，利用自動(dòng)化手段積極進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)施與文件相關(guān)的一系列工作并將其落實(shí)，尤其是修改和歸檔工作，有效地實(shí)施企業(yè)檔案管理工作。

對(duì)于企業(yè)檔案管理部門(mén)工作人員而言不僅要重視檔案管理工作，還應(yīng)采取有效的方式全面實(shí)施，并加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理機(jī)制的分析，找出這項(xiàng)工作存在的弊端并進(jìn)行相應(yīng)完善，進(jìn)而引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，應(yīng)用多樣化的檔案管理方式，打造良好企業(yè)檔案管理環(huán)境，讓檔案管理的價(jià)值得以展現(xiàn)。在新時(shí)期背景下，有效的實(shí)施企業(yè)檔案管理工作并全面落實(shí)，除了能合理安置企業(yè)各類(lèi)信息之外，還能為企業(yè)日后的發(fā)展提供一定依據(jù)?；诖?，在新時(shí)期背景下，明顯地體現(xiàn)出實(shí)施企業(yè)檔案管理工作的重要性。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理重視程度不夠

就當(dāng)前的情況來(lái)看，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等方面，將獲取經(jīng)濟(jì)效益作為主要的目標(biāo)。對(duì)檔案管理工作其具有長(zhǎng)期性，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的影響。但是當(dāng)前部分企業(yè)管理人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度還不夠，企業(yè)檔案管理工作只是流于形式，這種情況會(huì)關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，難以獲取良好的管理效果。同時(shí)，由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案工作缺少足夠的重視，致使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，有的企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，雖然引進(jìn)信息化技術(shù)，但資金方面沒(méi)有合理投入，進(jìn)而企業(yè)檔案仍以電腦的形式安放在檔案室中。還有的企業(yè)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作投入的力度不夠，使得檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)分類(lèi)，為此，給檔案管理工作帶來(lái)了一定麻煩。

2.檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

當(dāng)前在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，一些企業(yè)已經(jīng)成立相應(yīng)部門(mén)，明確了工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，合理安排了檔案管理人員，但是在人員招聘上仍存在一些不足。主要體現(xiàn)在以下方面，一方面，現(xiàn)有企業(yè)檔案管理人員對(duì)相關(guān)知識(shí)掌握程度低，綜合素質(zhì)差，這種情況對(duì)于新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)際需求難以更好地滿足。另一方面，對(duì)于檔案管理工作，有的企業(yè)認(rèn)為不重要，會(huì)安排退休人員來(lái)承擔(dān)這項(xiàng)工作，這會(huì)影響到檔案管理水平的提高，還不利于獲得良好的管理效果。在大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展背景下，已經(jīng)逐漸滲透在各個(gè)行業(yè)，并得到廣泛應(yīng)用，其中為促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展、提升信息化建設(shè)水平已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。

3.企業(yè)檔案管理信息化水平不高

當(dāng)前企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作期間主要以人工方式為主，并沒(méi)有做到與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)現(xiàn)信息化，而且對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集和歸納，不僅要投入大量的人力物力，還難以讓檔案信息為企業(yè)提供良好的服務(wù)。與此同時(shí)，檔案管理人員對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理重視程度不夠，在進(jìn)行工作的過(guò)程中只是憑借以往紙質(zhì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，還沒(méi)有運(yùn)用有效的方法加強(qiáng)信息技術(shù)和檔案管理工作的聯(lián)系，將這兩者結(jié)合在一起。

三、新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作實(shí)施的有效途徑

1.提高對(duì)檔案管理工作的重視度

當(dāng)前檔案工作在保管事務(wù)性工作方面不再以電子和紙介形式為主，而且不僅具有政治特點(diǎn)還具有政治屬性。從企業(yè)的角度來(lái)看，要想更好地發(fā)展，使其早日實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，應(yīng)注重檔案保存并合理地進(jìn)行利用，保障更好地滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，使其為企業(yè)的建設(shè)提供服務(wù)，這項(xiàng)任務(wù)不僅要引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，還應(yīng)當(dāng)作重點(diǎn)工作來(lái)抓，且對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)而言，在實(shí)際發(fā)展期間，需要的檔案要提供兩項(xiàng)資料，為國(guó)家發(fā)展走勢(shì)脈絡(luò)的文件資料、組織實(shí)施過(guò)程的痕跡資料。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視度，加強(qiáng)專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促進(jìn)工作有效開(kāi)展，不斷提高工作效率。

2.樹(shù)立正確的檔案管理工作理念

對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案部門(mén)管理人員而言，在實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)摒棄以往傳統(tǒng)檔案管理的工作理念，樹(shù)立新理念，并具有創(chuàng)新意識(shí)，在現(xiàn)有的檔案管理基礎(chǔ)之上加以完善，積極地進(jìn)行創(chuàng)新。其中對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行分析，一般有兩種文檔形式：一種是電子化，另一種是紙質(zhì)化。為了促使檔案管理工作的連續(xù)性，不僅要保存好檔案，還應(yīng)充分加以利用，加強(qiáng)個(gè)性化檔案管理建設(shè)工作，但是在具體實(shí)施過(guò)程中應(yīng)結(jié)合不同檔案的性質(zhì)。

除此之外，對(duì)于檔案管理工作人員和領(lǐng)導(dǎo)者而言，應(yīng)意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視度，加強(qiáng)對(duì)軟件和硬件設(shè)備的完善，并引入先進(jìn)的設(shè)備，營(yíng)造出良好的企業(yè)檔案管理氛圍，進(jìn)而促使檔案管理工作的有效開(kāi)展。企業(yè)的檔案文件不僅具備政治特點(diǎn)，還具備政治屬性，保證適應(yīng)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，讓各項(xiàng)檔案工作變得更加規(guī)范化。此外，從檔案管理工作人員角度來(lái)看，應(yīng)充分發(fā)揮自身的潛能，意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展起著重要的作用，要具備一定的責(zé)任心，提高對(duì)檔案管理的重要度，積極關(guān)心這項(xiàng)工作的進(jìn)展。

檔案管理工作人員在具體實(shí)施的過(guò)程中應(yīng)做好相應(yīng)的匯總，并根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有文件進(jìn)行，不管是文件材料制作格式還是質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，將各項(xiàng)工作具體化，尤其是文件的檔案整理和源頭溯源工作，在新時(shí)期背景下，充分利用信息技術(shù)不斷提高文件材料的準(zhǔn)確性，保障真實(shí)性和可靠性。而且在檔案管理的間，通過(guò)創(chuàng)新手段不僅能提升工作效率，還能提高其質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培養(yǎng)

企業(yè)應(yīng)清楚檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)檔案管理人員的參與，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，所以有必要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提高他們自身的技能水平。就當(dāng)前的情況來(lái)看，在企業(yè)管理機(jī)構(gòu)中，收集、歸檔和保密、查閱、開(kāi)發(fā)等作為檔案管理工作的內(nèi)容，一些檔案管理工作環(huán)節(jié)向檔案管理人員提出了要求?；诖?，對(duì)于企業(yè)檔案管理人員有必要強(qiáng)化自身的能力，不斷提高自身信息素養(yǎng)，進(jìn)而促使檔案管理工作有效開(kāi)展，全面落實(shí)檔案的一系列工作，尤其是檔案歸檔和解答工作，并在眾多檔案管理中提煉出有意義的信息，便于領(lǐng)導(dǎo)層作出正確的決策。除此之外，從檔案管理人員的角度來(lái)看，在注重檔案管理的基礎(chǔ)之上，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，將兩者結(jié)合在一起，并在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中引入現(xiàn)代化技術(shù)，擴(kuò)大信息資源和渠道，使員工對(duì)企業(yè)檔案信息的需求得到更好地滿足。

與此同時(shí)，對(duì)于企業(yè)而言，還應(yīng)加大培訓(xùn)力度，開(kāi)展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，以定期或者不定期的方式培訓(xùn)檔案管理人員，促使檔案管理人員更好地掌握專業(yè)技能，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作有效開(kāi)展。此外還應(yīng)做好人才招聘工作，并根據(jù)和檔案管理工作的實(shí)際需求加強(qiáng)對(duì)招聘計(jì)劃的制訂，并有效落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，打造一批專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍。

4.建立健全檔案管理制度

在新時(shí)期背景下，要想確保檔案管理工作順利實(shí)施，要健全檔案管理制度，這就需要企業(yè)結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行革新，因?yàn)?，以往傳統(tǒng)管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。當(dāng)前隨著數(shù)字信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)不再進(jìn)行紙質(zhì)保存檔案管理，逐步的應(yīng)用電腦等媒體實(shí)現(xiàn)虛擬檔案保存。新時(shí)期檔案管理機(jī)制已經(jīng)得到完善，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施，使其有效落實(shí)。其中在具體實(shí)施過(guò)程中可從以下幾點(diǎn)入手：首先，從現(xiàn)有的管理機(jī)制入手，積極完善，進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)從而使其作為檔案管理機(jī)制。在數(shù)字時(shí)代背景下，就當(dāng)前企業(yè)檔案管理的情況來(lái)看，電子化已經(jīng)成為一種手段，所以對(duì)于企業(yè)而言，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的優(yōu)化，并加大看管力度，圍繞著企業(yè)的機(jī)密文件檔案全面的實(shí)施，注重電子檔案安全問(wèn)題，做好相應(yīng)保管，適當(dāng)滲透防火墻機(jī)制并充分地應(yīng)用，高度重視企業(yè)機(jī)密檔案的保密工作并全面地落實(shí);其次，對(duì)于企業(yè)檔案要想將其整理好并進(jìn)行保存，應(yīng)加大監(jiān)督檢查力度，全面落實(shí)這項(xiàng)環(huán)節(jié)，其中這一環(huán)節(jié)主要針對(duì)的是各項(xiàng)制度，進(jìn)而還應(yīng)清楚新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)際要求，并不斷適應(yīng)這項(xiàng)工作，與此同時(shí)，推動(dòng)企業(yè)管理機(jī)制的革新，且在注重檔案管理工作的同時(shí)，將這項(xiàng)工作滲透到基層工作考核范圍，以這種方式來(lái)約束檔案管理人員的工作行為，促使檔案管理工作有效的實(shí)施，獲取良好管理效果，使得檔案資料的作用得以展現(xiàn)。

5.加大資金的投入力度

從企業(yè)的角度來(lái)看，在注重經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)還應(yīng)將眼光放得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)，并清楚更好地發(fā)展檔案管理工作非常重要，所以企業(yè)應(yīng)高度重視檔案管理工作，對(duì)資金進(jìn)行相應(yīng)的投入，進(jìn)而保障檔案管理工作擁有足夠的資金支持，確保引進(jìn)先進(jìn)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。比如結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，積極建立檔案庫(kù)房，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備尤其是電腦。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)，因?yàn)槠髽I(yè)將這些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)落實(shí)好，才能促使檔案管理工作有效開(kāi)展。此外，企業(yè)應(yīng)吸引更多的人才加入，帶動(dòng)其他工作人員。

6.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前檔案管理在新時(shí)期下表現(xiàn)出一定特點(diǎn)，其特點(diǎn)為數(shù)字化和信息化。在具體實(shí)施過(guò)程中從現(xiàn)有的數(shù)字化管理步驟和技術(shù)入手，進(jìn)行相應(yīng)完善，進(jìn)而促使工作有效地開(kāi)展?；诖耍ㄟ^(guò)數(shù)字化檔案管理技術(shù)有利于獲取良好檔案管理效果。應(yīng)注重對(duì)管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)，以定期的方式開(kāi)展相應(yīng)的活動(dòng)，并向工作人員強(qiáng)調(diào)在檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)起著一定的作用，與此同時(shí)，充分利用信息手段開(kāi)展各個(gè)環(huán)節(jié)并將其落實(shí)，尤其是收集和整理以及統(tǒng)計(jì)、編研環(huán)節(jié)，并引入先進(jìn)信息軟件配，合業(yè)務(wù)工作，再讓自身數(shù)字化操作水平不斷提高，定期檢查檔案信息系統(tǒng)，落實(shí)好系統(tǒng)維護(hù)工作。除此之外，從檔案管理部門(mén)的角度來(lái)看，應(yīng)加大建設(shè)力度，進(jìn)行檔案數(shù)庫(kù)的建設(shè)，錄入紙質(zhì)文件，并做好信息備份工作，避免企業(yè)檔案出現(xiàn)安全問(wèn)題，不斷提高企業(yè)檔案的整體性。與此同，時(shí)檔案管理工作人員通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行相關(guān)文件資料的編寫(xiě)，確保相關(guān)部門(mén)的檔案格式更加規(guī)范。檔案管理人員應(yīng)高度認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，并清楚信息電子化帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案信息化建設(shè)水平，積極完善當(dāng)前設(shè)備并定期升級(jí)，實(shí)施現(xiàn)有檔案信息化整改，與此同時(shí)，有效地開(kāi)展機(jī)密檔案的保密工作并全面落實(shí)，確保企業(yè)檔案管理工作的順利實(shí)施，使其獲得良好的檔案管理效果。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期背景下，從企業(yè)的角度來(lái)看應(yīng)高度重視檔案管理工作，并清楚當(dāng)前這項(xiàng)工作存在的不足之處，采取有效的措施進(jìn)行相應(yīng)完善，樹(shù)立新的檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的構(gòu)建，強(qiáng)化檔案管理人員各方面能力，不斷提高檔案管理工作的水平，進(jìn)而保障企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量完成。

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（作者單位：山東省萊陽(yáng)市檔案館）