許建濤

摘 要：公文是機關單位在公務活動中，用于上傳下達、處理公務的一類文體。公文的水平會對企業(yè)運行效率、形象等各個方面產(chǎn)生影響。辦公室作為企業(yè)的核心擬文機關，其全體職員都需要具備公文寫作能力。本文根據(jù)公文的實際使用情況將其特征總結為：權威性、簡明性、規(guī)范性，并針對性地提出相應寫作策略，希望通過系統(tǒng)地分析來促進辦公室秘書寫作能力的提升。

關鍵詞：公文;寫作;秘書

一、引言

口頭語言和書面語言是人類社會進行信息交流的主要形式，公文是書面語言的重要形式之一，是黨政機關、企業(yè)上傳下達、互通有無、調控狀況的首要工具?！吧w文章，經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”，公文之于國家、企業(yè)就如同血液之于身體，公文的質量對企業(yè)運行效率有著較大的影響。對外，公文彰顯著一個組織、團體精神面貌;對內，公文影響決策、分工、落實等方方面面，因此嚴格把握公文的質量關就顯得十分重要。

2012年中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機關公文處理工作條例》其中定義了“黨政機關公文”的概念，依據(jù)黨政公文的概念可以推知，對于企業(yè)而言公文是：企事業(yè)單位實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)公布規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

辦公室秘書作為企業(yè)重要的發(fā)文人員，首先應掌握好公文的特征。在熟悉公文特征的基礎上達到公文寫作的基本要求，并在長期的寫作實踐中切實地掌握公司運行的真實狀況，通過運用寫作策略寫出語言得當、切合實際的公文，為企業(yè)的高效運行貢獻出自身的力量。

二、公文的特征

公文作為工具性文體與文學文體有著鮮明的區(qū)別，為掌握公文寫作的要領，提升公文寫作的能力，首先應熟識公文的特征以便針對性地提升寫作本領?；凇饵h政機關公文處理工作條例》的相關內容與公文的實際使用情況，可以推知公文有以下幾個主要特點。

（一）權威性

權威性是指公文在一定時間與空間范圍內對特定主體的特定行為具有著強制性規(guī)定。權威性在下行文中體現(xiàn)的尤為明顯，公文中的決定、通知、通告等下行文是企業(yè)方針、策略的體現(xiàn)，是企業(yè)機關形式領導職權的具體形式。下行文一經(jīng)發(fā)布便在規(guī)定的日期開始生效，相關單位、個人務必遵照執(zhí)行。

公文的權威性來源于以下三個方面：首先，公文的權威性來源于內容切合實際。通知、公告寫作的基礎應是對客觀事實的精準把握，正確掌握問題的全貌，在此基礎之上所寫就的公文才具備有實際價值，不然就是無根之木、無本之源，難以令人信服。其次，公文的權威性來源于組織安排的科學有效。受眾在閱讀公文后應清楚地了解到做什么、如何做、何時做等內容，在正文或附件中涵蓋必要的具體方案、規(guī)則以及如何處理意外情況。并且公文中的工作措施應是符合事物發(fā)展規(guī)律的，這樣才能夠行之有效的解決問題。

（二）簡明性

簡明性是公文的重要特征之一，公文屬于工具性文體這決定了公文必須具備簡明高效的表達。簡明性主要體現(xiàn)在以下兩方面。簡明性首先體現(xiàn)在標題清晰明了。一方面，公文的標題一般包涵事由、文種與發(fā)文單位這三個要素，受眾可以通過簡明的題目了解發(fā)文所涉及的主要內容。另一方面標題中的名詞、介詞具有規(guī)范性，動詞一般用于公務活動、處理方面，如：轉發(fā)、批復、批示等。常用的介詞則是“關于”例如：《國務院關于加強數(shù)字政府建設的指導意見》。

其次體現(xiàn)在語言風格平實質樸，公文是為了高效率的處理事務，令受眾迅速理解為什么、怎么做，因而言辭必須簡潔明了、嚴肅得體。在語句方面應避免使用省略句，多用完全句;在詞語方面應避免使用口頭語、方言詞語，而使用正規(guī)的書面語?！段男牡颀垺ふ卤怼分袑膽褂迷鯓拥恼Z言有著很好的概括：“言必貞明，義則弘偉。肅恭節(jié)文，條理首尾?！睍r至今日，這也是寫作公文時應遵循的要求。

（三）規(guī)范性

公文在長期的使用中形成了一套規(guī)范制度。對公文的規(guī)范性要求古已有之，《典話·論文》：“夫文本同而末異。蓋奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實，詩賦欲麗。”盡管文體與當今不同，但千年前就已體現(xiàn)出公文有其特定的寫作要求。現(xiàn)如今國家層面有《黨政機關公文處理工作條例》來規(guī)定公文格式，各類企業(yè)也有自己具體的規(guī)定，公文的行文、擬制、辦理、管理都有一系列清楚明晰的制度要求，各級單位務必遵照執(zhí)行。

公文在格式、用語方面都有相應的規(guī)定，格式方面已有明確的客觀規(guī)定在此不做贅述，而用語方面主觀性較強因此應給予較多的關注。一方面，客觀準確地反映和記載事實是對公文的首要要求。唯有語義準確、概念明晰公文才能如準確傳達機關意圖，從而順利地貫徹執(zhí)行、及時批復。另一方面，公文寫作主體應樹立去主體化的意識，公文的公務性決定了公文的創(chuàng)作者應站在機關、企業(yè)的高度看待問題、部署安排，去除個人的思想情感代表單位的整體形象進行公文寫作。權威性、簡明性、規(guī)范性這些特點構成了公文的特質，對以上特點的把握有利于更加有效地掌握公文的寫作策略，為寫出優(yōu)質公文筑牢根基。

三、公文寫作的策略

針對公文寫作策略的研究是基于提升公文寫作能力、助力企業(yè)高效運行而產(chǎn)生的策略性研究工作。科學有效的公文寫作策略研究對提升公文寫作水平有著現(xiàn)實性的指導意義，辦公室秘書需樹立不斷提升寫作能力的正確態(tài)度為單位的有序運行提供堅實的行政保證。基于公文特點與寫作實踐在此提出以下幾點寫作策略。

（一）立足實踐，確保內容的權威性

辦公室的秘書應依據(jù)公文寫作的需要來搜集各種形式的有價值的材料，材料的真實性與準確性是其權威性的重要來源，同時也是公文寫作的基本要求。因此，秘書需要對企業(yè)的情況有著深入的認識、對各類材料有著扎實的掌握。

1.立足公司實踐，掌握一手材料。

“人在事上練，刀在石上磨”一名優(yōu)秀的辦公室秘書應具備在公司的一線崗位歷練的履歷。在一線的崗位上了解公司業(yè)務的運作模式、施工流程，深入扎實地積累一手的材料。并且在做好本職工作的同時，應熟悉各個部門的工作內容、新聞稿件。有了這樣的積累能夠使得在校對二級單位上報的材料時更加得心應手。通過在一線的磨練能夠使得秘書大幅度提升辨別能力，進而保證材料的真實性與正確性，為寫作筑下堅實的基礎。

2.立足寫作實踐，學習公文知識。

毛主席曾言：“想要知道梨子的滋味，就要親口嘗一嘗”，寫作也是這個道理，要想知道如何寫好公文，就要親手動筆寫一寫。在日常工作中關注各類新聞事件，自己動筆為之寫一篇新聞稿后，再與最終的新聞稿進行比較總結不足。辦公室人員有計劃地規(guī)劃好大段時間、與零碎時間來進行公文練習、學習相應知識。

一方面，辦公室秘書應通過書籍、課程等途徑對公文寫作構建出系統(tǒng)的認識，利用大段時間進行系統(tǒng)學習，對各類公文的文種、格式規(guī)范、使用范圍等方面積累基本認識，并且勤學勤練地通過寫作實踐中提升寫作能力。另一方面，辦公室秘書應在系統(tǒng)學習的基礎之上，利用碎片化的時間進行學習，針對性地積累詞句、磨練文風，如“擼起袖子加油干”、“穿衣扣扣子”等比喻。還可以通過人民日報的典范文章學習排比、修辭等，為日后公文寫作打下堅實的基礎。同時，辦公室秘書需要關注行業(yè)的新聞、相關法律法規(guī)的出臺并加以整理，據(jù)此調整以往公文寫作的參考依據(jù)，保證時效性與準確性。

（二）煉字點題，提升標題的簡潔性

公文的簡明性要求公文的標題必須是簡潔明了的，因而必須提升“煉字”本領?！盁捵帧奔锤鶕?jù)內容和主旨的需要，選擇最貼切、恰當?shù)脑~來表情達意。古人將詩的題目比作眼睛，意為詞眼猶人之眼目，是全詩精神主旨集中表現(xiàn)的地方，這與公文是相通的。標題是公文所有組成要素中最為精煉的部分它集中體現(xiàn)了公文內容、主旨，同時也展現(xiàn)了撰文者邏輯、語法和文種等多方面知識的綜合運用水準。

1.簡潔的標題要求要素完整、通順得體

基于簡潔性的要求，公文的要素通常為事由、文種與發(fā)文單位三項，但由于使用情況的復雜常有各式各樣的組合，在此列出幾種常用標題命名方式以及相應注意事項以供參考。

第一：“發(fā)文機關+關于+事由+文種”式標題。這是公文中最為常見的命名形式，其特點是指代精確、結構完整，閱讀者僅通過標題就對文件的基本內容有一個概括的了解。在此之外有一個變式，即“關于+事由+文種”的組合形式。在聯(lián)合行文時常常采用該變式，同時值得注意的是，三個以及三個以下機關單位聯(lián)合發(fā)文應該列出發(fā)文單位的名稱。三個以上的機關單位在聯(lián)合發(fā)文時可省略發(fā)文機關名稱。值得強調的是，正式莊嚴的公文在一般情況下不省略發(fā)文機關，這樣有利于公文標題更為莊重，同時更加方便下級單位的引用。

第二：“發(fā)文機關+發(fā)文方式+原公文標題+文種”。這種標題常常使用在需要轉發(fā)、批轉的情況，如果原文的標題文種也是通知那么就可以省略“通知”，如《北京市人民政府辦公廳轉發(fā)市金融辦等部門關于北京市小額貸款公司試點實施辦法的通知》。

2.簡潔的標題要求語法正確、介詞恰當

語法就是語言的使用規(guī)則，在取標題時應遵循語法規(guī)則，才能避免語法錯誤的出現(xiàn)。首先應注重標題中介詞的使用與省略。在公文標題中公文文種是公文標題的中心詞，事由、發(fā)文機關則充當著定語的角色。“關于”是公文中最常用到的介詞，它對公文文種起到介紹、關涉、提示的重要作用，因此在擬制標題時，通常不能省略“關于”。如《××省人民政府關于××同志離任的通知》這個標題，如果刪減“關于”就變成《××省人民政府××同志離任的通知》，其含義就完全改變了。另外，在擬寫標題時應注意“關于”、“對”這兩個介詞的連用情況。當同時使用兩個介詞時要搭配對應的中心語，若只有一個中心語但同時出現(xiàn)這兩個介詞就會重現(xiàn)重復冗余的錯誤語法現(xiàn)象，如《XX機關關于對2022屆職工培訓情況的通報》這個標題中介詞“關于”的中心語是“通報”而介詞“對”則沒有與之對應的中心語，因而造成了語法錯誤。

（三）謀篇布局，抓好內容的規(guī)范性

公文規(guī)范性的特點要求其結構要素齊全、邏輯通暢，同時應該做到層次清晰、過渡自然，不可使用文學作品中插敘、倒敘等結構。為使結構完整規(guī)范因而必須保證公文結構中各個要素的齊全，在此基礎之上做到統(tǒng)籌構思層次清晰，保證各個結構之間內在邏輯的暢通。

1.掌握組成要素，保證基本規(guī)范

在撰稿之前應確保各個要素的規(guī)范性。眉首、主體、版記是組成公文的三個主要要素，其中頁眉由份數(shù)序號、發(fā)文機關、發(fā)文字號等部分組成;主題部分由標題、正文、附件、成文日期等組成;版記部分由抄送機關、印發(fā)機關、日期組成。辦公室秘書在撰文時應注意各個要素的完備與正確使用，這是公文寫作中最基礎的組成部分，但也是極為重要的部分。若不能保證結構的規(guī)范性，則會使企業(yè)內外對撰稿人專業(yè)水平產(chǎn)生懷疑，進而破壞公司的良好形象。

2.合理安排結構，促使邏輯通暢

開頭、主體和結尾三個部分是公文的主要組成部分。這三個部分依據(jù)情況的不同有各種各樣的表達方式，下面列舉一些常見的結構形式針對其中一部分進行必要說明，以撰文者便靈活運用。

常見的開頭方式有根據(jù)式、敘述式等，根據(jù)式開頭是在開頭表明公文的根據(jù)，一般是上級文件、領導指示等，運用此種開頭時要注意提煉主題，避免照搬原文導致主題不明確。敘述式開頭是簡要概括公文所指向的主要事實，然后在此基礎之上展開論述，這種開頭能夠使受眾迅速對主要內容、基本情況有一個大致的了解。此外還有目的式開頭、結論式開頭等，辦公室秘書可以根據(jù)需要靈活運用。

主體部分通常為遞進式和并列式，當需要由表及里地逐層分析論證或按照事實的發(fā)生順序進行表述時，常使用遞進式結構。當需要對事件的幾個角度進行分析、對產(chǎn)生的原因進行總結時常使用并列式結構。并列式和遞進式也會交叉使用，相互并列的層次，撰文時應注意靈活運用。公文的結尾不用隱喻、暗示等方法，一般提出結論性的意見或者請求，常用的結尾形式有總結式、希望式、說明式和套語式結尾。

（四）遣詞鍛句，塑造語言的簡明性

“言之無文，行而不遠”語言是公文的核心，其質量直接關系到公文質量的高低。公文簡明性與規(guī)范性的特點對公文語言提出了嚴明準確、莊重大方等要求。通過公文把目的、依據(jù)、要求準確地傳遞給受眾，這看似簡單操作起來卻實則要下一番苦功夫，因此需要通過著重提升遣詞造句的能力來塑造語言的簡明性，進而保證公文高效準確地傳遞信息、機關穩(wěn)步運行。

1.用詞恰當，準備把握書面語

公文寫作中會應用到大量的判斷、概念等，在應用時要做到用詞考究、指代明確，這樣才能避免語義模糊、歧義等現(xiàn)象。葉圣陶先生指出：“公文不一定要好文章，可是必須寫的一清二楚......讓大家不折不扣的了解你在說什么。”為此，一方面應做到概念清晰，使得概念所需要表達的意圖與使用詞語的內涵完全一致，并且通過限定詞對詞語的外延做出適當且明確地限制。如“要求有關部門支持主責部門工作”其中“有關部門”的含義模糊沒有明確指代，這就有可能在工作落實的過程中造成推諉的現(xiàn)象。另一方面要準確使用量詞，在確定某表述對象全部具備或者不具備某一種特質時，應該使用“一切”、“全部”、“每一個”等詞語，如果使用了表示部分的詞語如“有些”、“極個別”、“大部分”等詞語則會造成判斷錯誤語義不當?shù)默F(xiàn)象。

2.曉暢明了，善于巧用口頭語

辦公室秘書在撰文的過程中，適當加入口語詞匯，既可以使公文語言貼切實際，也有利于讓受眾更加清晰明了的掌握公文意圖，有效地促進了公文充分提升效率，達到了以文輔政的目標。使用好口語詞會首先應做到行文流暢、描摹生動。如“‘老虎、‘蒼蠅一起打”其中“蒼蠅”、“老虎”簡約準確地將意思傳遞給讀者，這多了幾分生動避免了生硬。同時，應避免使用諸如“藍領”、“摩的”等地方語、隱語等，這不僅沒有更好地傳遞信息，反而阻礙理解、晦澀生硬。其次，在各類口語詞匯中選擇恰當?shù)脑~匯。成語、諺語、慣用語和歇后語等都各具特點，撰文者應依據(jù)情況巧妙使用，如成語具備、結構嚴密、意義完整等特點;諺語具備凝練警策、通俗易懂的特點;慣用語則通過比喻、比擬的方式使得語言具備了形象性。

四、結語

公文作為書面語的代表具備莊嚴凝重的美感，因為其屬于工具性的文種因而在長期的實踐中具備了權威性、簡明性、規(guī)范性等特點，呈現(xiàn)出與文學文本完全不同的風貌，因此公文寫作策略對公文寫作實踐的順利進行有著重要的意義。卓越的公文寫作能力是辦公室秘書的必備技能，甚至直接決定了其工作質量的水準。所以企事業(yè)辦公秘書因立足崗位，在實踐中積累寫作經(jīng)驗，打磨寫作技巧，以便養(yǎng)成卓越的公文寫作能力，為單位的發(fā)展增光添彩。

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