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一、《政府采購需求管理辦法》對采購需求做出了明確要求

第一點是合規(guī)性?！墩少徯枨蠊芾磙k法》第七條規(guī)定，采購需求應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定、政府采購政策和國家有關(guān)規(guī)定，符合國家的強制性標(biāo)準(zhǔn)，遵循預(yù)算、資產(chǎn)、財務(wù)等相關(guān)管理制度，符合采購項目特點和實際要求。

第二點是完整性?！墩少徯枨蠊芾磙k法》第八條要求，編制采購需求應(yīng)明確項目所有技術(shù)、商務(wù)要求。換句話說，確保順利進行采購活動的所有要求都應(yīng)該在采購需求的編制中體現(xiàn)。

第三點是明確性?！墩少徯枨蠊芾磙k法》第九條提出，采購需求應(yīng)當(dāng)客觀，量化指標(biāo)應(yīng)當(dāng)明確相應(yīng)等次，有連續(xù)區(qū)間的按照區(qū)間劃分等次。

二、某科技館采購現(xiàn)狀分析

2021年某科技館本館及兩個分館現(xiàn)共有23個部門，通過對2019-2021年采購項目的統(tǒng)計，三年共完成10萬以上采購項目共有采購項目355項。某科技館10萬以上項目全部參照政府采購流程實施采購，其采購需求涉及本館及兩個分館運維中心的設(shè)備設(shè)施維保、綠化、外墻清潔及物業(yè)服務(wù)等；展覽研發(fā)中心的臨展類項目等；信息中心軟硬件維保類、安全類軟硬件及辦公類軟硬件等；本館及兩個分館展教中心的課程研發(fā)、視頻拍攝、活動類等；后勤管理處的館服、醫(yī)療服務(wù)和辦公用品等；保衛(wèi)處的消防、技防和安防維保等；分館一藏品保護研究中心和分館二研究中心藏品的征集；本館及兩個分館的保險業(yè)務(wù)及其他職能部門的一些采購需求。具體各部門采購項目數(shù)據(jù)統(tǒng)計詳見表1：

從表1中2019-2021年采購項目數(shù)量統(tǒng)計數(shù)據(jù)清晰地可以看出，采購項目的數(shù)量比例占到前五位的分別是本館運維中心，項目數(shù)量占總項目數(shù)的比例達到了21.69%；分館一運維中心所占比例為18.03%；信息中心的數(shù)量所占比例為13.52%；本館展教中心的數(shù)量所占比例為7.89%；保衛(wèi)處的數(shù)量所占比例為7.89%。從所統(tǒng)計的金額來看，本館及兩個分館運維中心所占的比例也是最高的。其中一個分館運維中心部分項目、展教中心和研究中心的采購預(yù)算另有出處，故本次統(tǒng)計沒有計算在內(nèi)。

表1 2019-2021年采購項目數(shù)量統(tǒng)計數(shù)據(jù)

三、采購需求編制目前存在的問題

（一）采購需求編制缺乏完整性

根據(jù)《政府采購需求管理辦法》第六條規(guī)定采購需求，是指采購人為實現(xiàn)項目目標(biāo)，擬采購的標(biāo)的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求。技術(shù)要求是指對采購標(biāo)的功能和質(zhì)量要求，包括性能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀、安全，或者服務(wù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)等。商務(wù)要求是指取得采購標(biāo)的時間、地點、財務(wù)和服務(wù)要求，包括交付（實施）的時間（期限）和地點（范圍）、付款條件（進度和方式）、包裝和運輸、售后服務(wù)、保險等。具體規(guī)定了采購需求所需要包含的內(nèi)容，編制采購需求時注意不要遺漏，盡可能地全面具體地描述采購需求，以便能更好地完成采購。

某科技館目前所使用的在線辦公平臺內(nèi)專門劃分了采購管理應(yīng)用模塊，在該模塊內(nèi)針對不同的采購金額區(qū)間劃分出不同的采購需求表單，每個采購金額區(qū)間所需填寫的采購需求表單要求不同，其中10萬（含）以上表單內(nèi)容對于采購需求編制的要求進行了細(xì)化，包含了采購需求必須所要填寫的內(nèi)容，并且特別用紅字標(biāo)注了需要填寫的內(nèi)容。

通過對某科技館經(jīng)辦部門發(fā)起的2019-2021年采購項目的采購需求回退的原因進行統(tǒng)計分類后發(fā)現(xiàn)，目前主要有兩大原因造成采購需求的回退，具體如下：

a.采購需求編制中缺失了商務(wù)或者技術(shù)要求，如設(shè)備設(shè)施的維保沒有列舉所有需要維修保養(yǎng)的設(shè)備清單以及備件清單，或者在設(shè)備的采購中，對售后服務(wù)這一方面沒有相關(guān)的約定。

b.市場調(diào)研不符合要求，如未按《某科技館采購管理辦法》的要求完成市場調(diào)研。調(diào)研供應(yīng)商數(shù)量不夠或者調(diào)研報告內(nèi)容不完整。

（二）采購需求編制中技術(shù)參數(shù)設(shè)置要符合項目實際

采購需求應(yīng)該按照政府采購相關(guān)法規(guī)的要求，技術(shù)參數(shù)應(yīng)該滿足采購需要，并且滿足市場充分競爭的標(biāo)準(zhǔn)。在實際編寫采購需求時星號項越多，符合條件的供應(yīng)商也越少，造成參與項目投標(biāo)的潛在供應(yīng)商不足，沒有形成充分市場競爭，容易產(chǎn)生流標(biāo)，因此需要考慮采購實施的風(fēng)險。例如在某科技館安檢機采購項目中，因為設(shè)置了過多的星號項，報名投標(biāo)的供應(yīng)商不足3家，導(dǎo)致第一次招標(biāo)失敗，耽誤了采購時間。第二次重新市場調(diào)研，對技術(shù)需求進行修正，對星號項重新進行調(diào)整，在能滿足自身需求的前提下，使參加報名的供應(yīng)商超過3家，最終順利完成了招標(biāo)。

（三）采購需求沒有按照采購計劃時間進行啟動

按照某科技館的采購流程，除緊急采購項目以外，采購項目從采購需求的填報到最終簽訂合同，公開招標(biāo)非重大項目一般需要70天左右，重大項目大約需要90-120天，競爭性磋商需要60天左右，單一來源和競爭性談判需要50天左右。在確定交貨期或者服務(wù)期的時候，應(yīng)當(dāng)充分考慮采購項目實施所需要的時間，特別是像物業(yè)、安保和維保類服務(wù)項目，如果采購項目沒有按照采購計劃及時啟動，導(dǎo)致采購流程時間過于緊張，一旦發(fā)生特殊情況，極有可能不能按時地完成采購。

（四）采購需求編寫人員專業(yè)知識較為缺乏

采購需求編寫的人員往往對某些采購內(nèi)容的具體標(biāo)準(zhǔn)并不是很了解。例如去年其中分館一的垃圾袋采購需求，小號垃圾袋要求的厚度和大垃圾袋的厚度設(shè)置了一個標(biāo)準(zhǔn)，小垃圾袋太厚不能卷成一圈，導(dǎo)致使用時較為麻煩。

四、規(guī)范采購需求編制的對策

（一）規(guī)范采購需求的編制，編寫常規(guī)類項目的采購需求模板

維保類采購需求模板編制，包括本館及兩個分館運維中心、信息中心及保衛(wèi)處所涉及的維護保養(yǎng)類項目。

維護保養(yǎng)類采購需求模板包含以下采購要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項目概況、工作范圍、設(shè)備清單、響應(yīng)時間、維保頻次、備件清單（如有）、付款方式及履約驗收條款等內(nèi)容。要求采購需求編制人員按照此模板來填寫。

展覽研發(fā)中心的臨展亦是某科技館每年需要采購的項目，臨展類采購需求模板包括以下采購要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項目概況、工作范圍、展品展項清單、設(shè)計施工要求、布展安裝工程與施工組織管理、項目質(zhì)量要求、售后服務(wù)要求、項目承包方式及管理要求、項目團隊要求、時間進度要求、支付方式、履約驗收、知識產(chǎn)權(quán)與保密，附件展廳圖紙、策劃方案等內(nèi)容。

通用貨物類采購需求模板一般包含以下采購要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項目概況、貨物名稱、技術(shù)參數(shù)、安裝調(diào)試（如有）、項目交付時間、地點、包裝運輸（如有）、保險（如有）、質(zhì)保期、售后服務(wù)、付款方式及履約驗收等內(nèi)容。

通用服務(wù)類采購需求模板一般包含以下采購要素：供應(yīng)商資質(zhì)要求、項目概況、采購服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)要求和標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)地點、項目服務(wù)期限、項目人員安排（如有）、項目進度要求（如有）、組織實施要求（如有）、付款方式、履約驗收等內(nèi)容。

（二）梳理本館及兩個分館同類型采購需求，進行合并采購，提高采購效率

從之前的采購項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析來看，本館及兩個分館運維中心的采購項目不管數(shù)量還是金額，都是在本館及兩個分館的采購中占到了將近一半，經(jīng)過對本館及兩個分館運維中心采購需求的梳理，發(fā)現(xiàn)有些采購需求是本館及兩個分館運維中心都需要采購的，其中可合并采購的項目清單如下：

服務(wù)類

a.電梯維保服務(wù)項目

b.外墻清洗服務(wù)項目

c.空調(diào)濾網(wǎng)更換服務(wù)項目

d.空調(diào)機組維護服務(wù)項目

e.風(fēng)管清洗服務(wù)項目

f.室外綠化養(yǎng)護項目

g.吊點檢測項目

h.防蟲害項目

i.電氣火災(zāi)檢測系統(tǒng)項目

j.排污管道清洗項目

貨物類：

a.一次性口罩采購項目

b.清潔試劑采購項目

c.垃圾袋采購項目

d.防疫物品采購項目

e.大卷紙、擦手紙采購項目

共計15個項目，可以使本館及兩個分館總項目數(shù)由45個減少為15個，采購需求的編制人員增加，可以使前期的調(diào)研更為充分，需求的編制更為全面、完善。采購人員和代理機構(gòu)可以根據(jù)近三年招標(biāo)的情況和最新的政策法規(guī)情況，給需求部門一定的指導(dǎo)意見，使采購需求更加合規(guī)。梳理這些項目后，形成具體的采購需求。如果有人員變更，也能很好地完成需求編制。

（三）采購需求按照既定時間或者提前編制需求

采購需求應(yīng)當(dāng)采購計劃編制中啟動的時間如期或者提前開始采購需求的編制。例如物業(yè)和保安是本館及兩個分館的重點項目，一招三年，采購金額比較大?？梢栽诘谌旰贤狡谇?，提早啟動編制需求，一般來說，如果采購需求變動不大，則由需求部門按照變化稍做修改，如果采購需求變動較大，可以請專家或者招標(biāo)代理機構(gòu)一起對采購需求進行專把關(guān)，根據(jù)相關(guān)意見，修改和完善采購需求，以保證后續(xù)招標(biāo)工作的順利進行。

（四）采購需求的編制需做好市場調(diào)研

根據(jù)《政府采購需求管理辦法》第十條采購人可以在確定采購需求前開展需求調(diào)查，了解相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、市場供給、同類采購項目歷史成交信息，可能涉及的運行維護、升級更新、備品備件、耗材等后續(xù)采購，以及其他相關(guān)情況。向市場主體開展需求調(diào)查時，選擇的調(diào)查對象一般不少于3個，并應(yīng)當(dāng)具有代表性。根據(jù)《某科技館采購管理辦法》采購限額以上的項目市場調(diào)研需有5家及以上供應(yīng)商。

另外，可以梳理某科技館的供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行分類，將類似采購項目歷史成交信息提供給需求部門。市場調(diào)研必須按照《政府采購需求管理辦法》第十條規(guī)定的要求，采購需求部門才能科學(xué)、合理、規(guī)范地編制采購需求，為整個采購順利完成提供保證。

（五）加強對采購需求的審查

根據(jù)《政府采購需求管理辦法》第四章風(fēng)險控制中的條款，加強對采購需求的形成和實現(xiàn)過程的內(nèi)部控制和風(fēng)險管理。

五、結(jié)論

綜上所述，通過對某科技館采購現(xiàn)狀的分析，以及采購需求編制目前存在的問題，找出采購需求規(guī)范編制的對策，是高效并且保質(zhì)保量地完成采購任務(wù)的前提。隨著《政府采購需求管理辦法》的實施，采購需求的科學(xué)合理的編制，越來越受到重視，采購人對采購編制具有主體責(zé)任。研究采購需求編制存在的問題和對策措施，對于實施采購、提高采購效率具有十分重要的意義。某科技館是全國一級博物館，采購項目內(nèi)容涉及廣泛，和其他公益場館在采購需求方面有著相通之處，研究其采購需求規(guī)范編制的對策，希望對其他公益場館的采購具有一定借鑒意義。