焦志德

摘要：伴隨科技的突飛猛進，以及信息化時代的來到，行業(yè)也會因此而逐漸產(chǎn)生巨大變革。與此同時，也對綜合性較強的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案事業(yè)需要與社會科學發(fā)展的步伐相適應，要用新型的現(xiàn)代信息管理等科技手段與之融合，構(gòu)建起一個區(qū)別于傳統(tǒng)方式的數(shù)字化檔案管理工作模式，才能真正與信息時代同步發(fā)展。本篇文章將根據(jù)作者長期參與檔案管理的工作實踐，對國家機關及事業(yè)單位內(nèi)控制度數(shù)字化以及檔案管理工作中普遍存在的問題進行了一些分析，并期望于工作上提出值得參考的方法。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理

引言：國家機關事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作，是指運用計算機技術、現(xiàn)代信息化技術等管理手段，將其在執(zhí)行職責、開展業(yè)務過程中所產(chǎn)生的各種圖文、音像、錄像等文字資源，加以采集、分類、歸檔、存儲的工作總稱。對于提高工作效果、改善工作品質(zhì)，就有必須在剖析當前機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作存在的不足的基石上，探尋出執(zhí)行效果的具體措施。

一、機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）缺少對檔案管理的重視

現(xiàn)今，機關事業(yè)單位人員在上班時間常把工作績效放在首位，而缺乏對后勤部門工作人員的投入。檔案管理人員作為政府后勤工作中的重要一員，自然沒有上級領導的重要性，致使檔案管理工作多流于意識形態(tài)，而沒有真正充分發(fā)揮它應有的作用。在這一觀點的影響下，政府工作人員對開展檔案管理工作的熱情逐步減弱，管理意識也逐步減弱，最終檔案管理的相關工作也無法順利開展。

（二）檔案管理方法滯后

隨著新技術的發(fā)展，也給檔案管理工作人員帶來了新的發(fā)展機會，但由于不少機關事業(yè)單位在財務管理中依舊保持著傳統(tǒng)的管理觀念，再加上傳統(tǒng)管理方式的落后，不少管理方式還是停留在紙質(zhì)層面。而且這些管理方式很明顯地和當下的新技術發(fā)展趨勢相悖，例如，在檔案管理工作人員在需要查閱有關資料時，仍必須花費數(shù)小時來到規(guī)定地點，然后完成文檔查閱。紙質(zhì)檔案資料檢索既耗費時間，也易發(fā)生損毀丟失等狀況[1]。所以，造成當前階段國家機關事業(yè)單位檔案管理工作效果低下。

（三）檔案資源開發(fā)及設施建設程度低

當期，在機關事業(yè)單位的檔案管理管理工作開展過程中除以上幾個方面問題之外，在其資源開發(fā)利用工作和基礎設施建設等方面，也出現(xiàn)了一些問題。因為設施建設水平和資源開發(fā)利用程度相對較低，資源開發(fā)利用工作無法起到實際作用，這也導致了歸檔效率的逐漸下降。機關事業(yè)單位中并沒有嚴格的規(guī)范標準，在實際工作期間只重視對檔案資料搜集、整理、安放，而工作人員卻把其當成了檔案管理重點。而這些片面理解，也是造成檔案資料開發(fā)低下水平的主要因素。

二、機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的改進措施

1、加大設施投入

機關事業(yè)單位應當注重檔案管理工作的數(shù)字化，科學合理制定和分解計劃，增加檔案管理軟件、硬設備的投資，使之可以適應現(xiàn)代檔案管理工作的要求。一是，要加強對硬件設備的投資。認真評估現(xiàn)行檔案管理設備情況，對陳舊落伍、技術性能指標不合格的設備加以更新[2]。單位在進行新型檔案管理設備的購買投資過程中，應該充分考慮新型設備的技術先進性問題，而不是必須購買技術性能指標較為領先的設備，并綜合考慮影響各種因素，以力求在投資成本、技術性能、最佳的應用期限之間平衡發(fā)展。二是，要加強對系統(tǒng)軟件設備的投資。單位使用的檔案管理系統(tǒng)軟件直接影響了單位硬件設施性能的發(fā)展，所以單位在加強對硬件設備投資的同時，也必須對系統(tǒng)軟件設備加以必要的投資。

2、提高安全防護技術

要提高安全保護技能，必須確保數(shù)字檔案的安全。數(shù)字檔案主要是利用網(wǎng)絡與計算機設備加以保存，所以，其安全性一定要有所保證，不然如果遭到駭客、病毒的進攻和侵犯，將會給國家機關事業(yè)單位的各項操作帶來不良的影響。所以，必須要結(jié)合實際情況，配置殺毒，設置防火墻，或者控制瀏覽權(quán)限;定時更新數(shù)據(jù)庫和病毒庫，并進行文件、存檔的備份保存管理工作，如果出現(xiàn)差錯，就不會造成數(shù)據(jù)信息資源的損失[3]。做好軟件和硬件設備的更新與建設，以提升管理水平，從而做到對檔案資料的合理使用和共享。機關事業(yè)單位，在注重數(shù)字化檔案管理與建設的基礎上，還要做好對軟硬件設備的定期維護與檢測，以了解其有無出現(xiàn)問題，適時予以檢查更新，以提升檔案的利用率和使用安全。

3、培訓招聘相互結(jié)合

高層次的復合人才對于開展數(shù)字化檔案管理工作尤其重要，機關事業(yè)單位的財務管理部門要通過培訓與招聘相結(jié)合的辦法培養(yǎng)人員素質(zhì)，并做好管理團隊建設。通過對現(xiàn)有員工進行培養(yǎng)，能夠有效彌補當前歸檔管理工作的領域短板;通過對新人員實行招聘，進一步增強歸檔管理隊伍的操作技術力量;通過新老人員間的結(jié)合，能夠形成管理隊伍人員的優(yōu)勢互補關系。一是，要對現(xiàn)在歸檔管理工作人才加以培養(yǎng)。應該通過外聘歸檔管理工作人員對現(xiàn)在人才加以培養(yǎng)，但培養(yǎng)重心應該放到對歸檔操作基礎知識、軟件應用能力等對現(xiàn)在人才把握較淡薄的領域。與此同時，還要重視對現(xiàn)在人才自我把握能力的培養(yǎng)，讓其在操作實踐過程中進一步找到自己的不足，并不斷實現(xiàn)自我提升與完善。二是，要招錄歸檔管理工作的專業(yè)技能人才。按照職業(yè)特性與內(nèi)容編制錄用標準，通過對應聘人才的從業(yè)經(jīng)歷、業(yè)務能力等方面進行嚴格審核，擇優(yōu)錄取。

結(jié)束語：綜上，在國家機關事業(yè)單位財務管理信息化工程中，檔案管理功能非常關鍵，為保障機關檔案管理業(yè)務的全面健康發(fā)展，也為各個部門貢獻了力量，必須要持續(xù)提高檔案管理效率，所以，在當下有必要推動機關檔案管理工作朝著數(shù)字化方面前進。在社會發(fā)展中，機關事業(yè)單位的財務管理工作人員要進一步提高對數(shù)字化檔案保護的意識，努力建設高素質(zhì)的歸檔管理團隊，保證單位檔案管理工作人員全面掌握先進信息技術，更有效的應對數(shù)字化檔案保護，并有效克服電子化檔案保護中的種種問題。

參考文獻：

[1]盧秋蓉.機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策[J].辦公室業(yè)務，2017，（08）.

[2]郭華鋒.信息化條件下機關事業(yè)單位檔案管理問題分析[A].《決策與信息》雜志社、北京大學經(jīng)濟管理學院“.決策論壇———創(chuàng)新思維與領導決策學術研討會”論文集（上）[C].2017.

[3]張黎一.機關事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究[J].科技風，2019，（26）.