陳佳強(qiáng)

摘要：在醫(yī)院管理中引入OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以顯著提升醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量，改變傳統(tǒng)管理中醫(yī)院檔案管理存在的詬病，提升信息化管理水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，OA辦公系統(tǒng)將會(huì)不斷完善，為單位管理提供有效的途徑。通過研究醫(yī)院信息化管理中的OA系統(tǒng)，闡述OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)特征、運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：OA自動(dòng)化;醫(yī)院;信息化管理;辦公自動(dòng)化

Office Automation通過結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代辦公形式整合成新型而高效的辦公方式，辦公自動(dòng)化將是未來辦公發(fā)展的重要趨勢(shì)。隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，使用OA辦公能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部的交流，整合醫(yī)院內(nèi)部信息，及時(shí)溝通，實(shí)現(xiàn)信息采集、處理等從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的自動(dòng)化處理，將辦公從傳統(tǒng)模式向無紙辦公化發(fā)展，形成靈活、集成的電子化辦公，更好處理日常工作事宜。

1.OA系統(tǒng)在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用

在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理也在不斷創(chuàng)新，已經(jīng)成為醫(yī)院文書檔案管理效率提升的有效手段。OA系統(tǒng)的實(shí)際使用帶來的不僅僅是辦公效率的提升，還促進(jìn)醫(yī)院檔案管理朝著更規(guī)范、更制度的方向發(fā)展，醫(yī)院檔案信息管理效率也顯著提升。在醫(yī)院的發(fā)展中醫(yī)院檔案管理、行政理念也產(chǎn)生了變革。在醫(yī)院的運(yùn)用中OA系統(tǒng)的發(fā)展運(yùn)用主要分為三個(gè)階段，第一個(gè)階段是數(shù)據(jù)信息處理階段，在這個(gè)階段以數(shù)據(jù)處理、計(jì)算數(shù)據(jù)為主的任務(wù)與能力， 對(duì)特定辦公事務(wù)進(jìn)行處理的過程，主要集中在行政辦公的最初階段。其次是日常檔案處理工程流程、日常文書信息化處理、滿足內(nèi)部業(yè)務(wù)處理辦公需要，因此第二階段的運(yùn)用主要集中在辦公和業(yè)務(wù)處理方面。對(duì)于辦公和業(yè)務(wù)處理來講主要是通過系統(tǒng)協(xié)作、規(guī)范化的過程，能在一定程度上提高系統(tǒng)處理效率，降低系統(tǒng)辦公的成本。第三階段是對(duì)特定檔案的管理、辦公系統(tǒng)的協(xié)同運(yùn)用，逐漸實(shí)現(xiàn)兩者的結(jié)合從而為文書檔案管理提供了有效的交流渠道，實(shí)現(xiàn)信息共享。醫(yī)院負(fù)責(zé)文書檔案管理工作的員工要運(yùn)用各種手段學(xué)習(xí)潛在知識(shí)，避免出現(xiàn)重復(fù)性的勞動(dòng)錯(cuò)誤情況，將更系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)運(yùn)用在管理與服務(wù)當(dāng)中[1]。

醫(yī)院是多部門組成的特殊服務(wù)機(jī)構(gòu)，內(nèi)部部門多而且管理難度比較高，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的需要，尤其是檔案管理落后限制了醫(yī)療科研進(jìn)展，限制了資源共享，OA系統(tǒng)的運(yùn)用可以提升檔案資源的流通速度，當(dāng)上級(jí)下發(fā)重要任務(wù)與文件之后，下級(jí)部門收到與執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)開展的優(yōu)化管理，提升辦公流程的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

2.檔案管理的意義

2.1提升管理能力

檔案信息化是現(xiàn)代背景下醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠?yàn)獒t(yī)院工作提供重要的技術(shù)支持，同時(shí)在現(xiàn)代技術(shù)的支持下創(chuàng)新醫(yī)院服務(wù)工作，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的服務(wù)平臺(tái)。在現(xiàn)代技術(shù)支持下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約掛號(hào)、網(wǎng)上繳費(fèi)、醫(yī)院信息管理等，為患者提供更方便服務(wù)。檔案信息化建設(shè)促進(jìn)內(nèi)部部門的交流，提高信息的傳輸效率、數(shù)據(jù)共享，保證部門的信息獲取更方便，從而提高醫(yī)院的管理能力。

2.2對(duì)珍貴文件的管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理占據(jù)較大空間，消耗大量時(shí)間與人力，而管理比較困難。在長(zhǎng)時(shí)間的影響下文書檔案的管理質(zhì)量很難得到保障。為提高保管質(zhì)量，做好更全面的管理，工作人員需要消耗大量時(shí)間進(jìn)行資料修編、整理，而這個(gè)過程也存在操作失誤、資料丟失的現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的信息化管理不僅省略了傳統(tǒng)檔案占據(jù)空間的成本，減輕人力壓力，提高了檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性，保證檔案管理工作效率與質(zhì)量。

2.3檢索更快

傳統(tǒng)的人力管理方式很容易造成人力、財(cái)力等的浪費(fèi)，而且利用效率不高，無法充分發(fā)揮資料的價(jià)值。在信息化背景下管理效率提升。另外借助辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料共享，方便科室快速查找和運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高文書檔案管理效率[2]。

3.醫(yī)院文書檔案信息化管理中OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用分析

3.1采集數(shù)據(jù)信息化

醫(yī)院文書檔案管理是臨床實(shí)踐管理中逐漸形成的具備參考價(jià)值的原始資料的記錄與保存，以及實(shí)現(xiàn)有效的分類管理。醫(yī)院文書檔案記錄下所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)支持下，將業(yè)務(wù)活動(dòng)開展形成的數(shù)據(jù)信息集聚到平臺(tái)上以互聯(lián)網(wǎng)的形式實(shí)現(xiàn)共享。使用掃描設(shè)備、儀器來識(shí)別信息，將文件、檔案以數(shù)字化形式按照統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入到計(jì)算機(jī)設(shè)備方便數(shù)據(jù)信息的處理。

3.2業(yè)務(wù)流程

在業(yè)務(wù)開展方面通過對(duì)業(yè)務(wù)開展進(jìn)行分析，根據(jù)現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)情況使用信息化技術(shù)來對(duì)文件檔案管理集中分類，搜索系統(tǒng)內(nèi)檔案對(duì)應(yīng)應(yīng)用，可開發(fā)系統(tǒng)軟件，對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔、編目、檢索、排序等高效處理和分析，將業(yè)務(wù)落實(shí)到不同崗位上，明確權(quán)責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，減少不必要的人為破壞現(xiàn)象。另一方面醫(yī)院的自動(dòng)化系統(tǒng)要與檔案管理做好兼容適配的調(diào)整，保證文件檔案管理的一致性。

3.3信息檢索

醫(yī)院的文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理、歸檔之后，在逐漸龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索關(guān)鍵詞，找到需要的文件檔案來使用。而這個(gè)過程中辦公自動(dòng)化還需要開發(fā)搜索程序，適配對(duì)應(yīng)文件檢索、搜索需要。在這個(gè)過程中通過醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接來實(shí)現(xiàn)信息共享[3]。

3.4辦公信息化的輸入

OA系統(tǒng)在檔案管理中的運(yùn)用要建立檔案的數(shù)字輸入、存儲(chǔ)管理，保證檔案管理的時(shí)效性，保證系統(tǒng)具備兼容性，能夠及時(shí)更新。首先將檔案輸入納入到億元的日常管理中，通過OA系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系建立起集中處理的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的分類與管理，最終進(jìn)行集中的處理、存儲(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)：

綜上，OA系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的運(yùn)用價(jià)值極為突出，能提高醫(yī)院管理效率提升信息化處理水平。通過醫(yī)院檔案管理水平的提升，借助信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案信息化與OA系統(tǒng)的結(jié)合，對(duì)醫(yī)院管理效率、業(yè)務(wù)開展有極大地促進(jìn)效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾霞. OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用[J]. 2021（2015-2）：90-90.

[2]王磊. 分析OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J]. 電腦編程技巧與維護(hù)， 2020， 000（002）：61-63.

[3]張明軒. OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院信息化管理中的應(yīng)用[J]. 信息與電腦， 2019， 425（07）：69-70.