摘要：業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的重點，指把傳統(tǒng)式的基于職責(zé)區(qū)分的金字塔形管理模式，向流程導(dǎo)向式的互聯(lián)網(wǎng)型管理模式調(diào)整轉(zhuǎn)化，而針對醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程如何優(yōu)化問題分析，恰恰是這方面的絕佳詮釋，現(xiàn)該文基于醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)涵、特征、價值等方面的分析，具體從制度、技術(shù)、共享等角度，說明具體的優(yōu)化途徑，以便有效應(yīng)對流程效率不高、實際操作繁雜等方面問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院管理? 檔案管理? 業(yè)務(wù)流程? 優(yōu)化途徑

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ?文章編號：1672-3791（2022）03（b）-0000-00

Research on the Optimization of Hospital Archives Management Business Process

MAOYongqing

（Fujian NingdeMindong Hospital，F(xiàn)u'an，F(xiàn)ujianProvince，355000China）

Abstract：The focus of business process optimization refers to the adjustment and transformation of the traditional pyramid management mode based on the division of responsibilities to the processoriented Internet management mode. The analysis of how to optimize the business process of hospital archives management is exactly the best interpretation in this regard. Now， based on the connotation， characteristics from the perspective of system， technology and sharing， explain the specific optimization ways， so as to effectively deal with the problems of low process efficiency and complicated actual operation.

Key Words：Hospital management; Archives management; Business process; Optimization approach

該文以醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為指向，更為明確地給出一些具有可行性意見、建議，擺脫傳統(tǒng)管理所普遍存在的業(yè)務(wù)流程過細(xì)分工，通過制度、技術(shù)、共享等角度，及時有效搜集意見，做出反饋。檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化并非單純屬于服務(wù)項目階段的問題，而是要與醫(yī)院全面品質(zhì)管理體系相關(guān)，這種宏觀視角將進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院所有醫(yī)護(hù)人員、管理人員相互配合，達(dá)到流程同信息化管理緊密銜接的效果，始終保持醫(yī)院的核心競爭力。

1醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程內(nèi)涵

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展工作時所產(chǎn)生的文件、記錄、音像、圖表、照片等多種類型的資料，除此以外也包括證書、獎杯和獎?wù)碌葘嵨镔Y料[1]。在進(jìn)行檔案管理期間，不管何種類型的檔案，均要求得到制度方面的制約。綜合分析，一般來講醫(yī)院檔案管理對于業(yè)務(wù)流程上的步驟劃分可做如下思考：一是資料的歸檔，即不管何種類型的資料，如醫(yī)院日常管理活動中的規(guī)章制度，或者患者病例、技術(shù)檔案等，均應(yīng)及時、依章歸檔;二是檔案的整理與保存，各級別、各類型的檔案應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求做出整理，將其納入規(guī)范的時間、件號中，同時配備專門空間妥善保存;三是檔案的利用，不管采取手工提檔還是網(wǎng)上借閱方式，均需要基于科學(xué)的管理規(guī)定，按一定流程進(jìn)行操作，操作時保證有關(guān)手續(xù)的完善[2]。

2醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程特征

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程具有幾個突出的特征：一是對于流程就有較高的關(guān)注度，并非如部門、技術(shù)性的職責(zé)分工那樣，只對過程細(xì)節(jié)加以把握，檔案管理業(yè)務(wù)流程有著極為明確的機構(gòu)管理要求，也是體現(xiàn)醫(yī)院效率和品質(zhì)的一個方面，如醫(yī)院的檔案尤其病歷，數(shù)量極其多，且患者報銷、傷殘鑒定、查閱等，經(jīng)常性需要復(fù)印、打印病歷[3];二是醫(yī)院所開展的檔案業(yè)務(wù)流程，重點置于工作人員認(rèn)可及患者滿意方面，特別是從患者需求出發(fā)，制定相應(yīng)業(yè)務(wù)流程，且使之同工作人員便捷性等方面相協(xié)調(diào)，如病案信息的調(diào)取等;三是有效應(yīng)用信息技術(shù)手段，增加互聯(lián)網(wǎng)、軟件等信息化管理功能，借以提高醫(yī)院運行效率與工作質(zhì)量，保證醫(yī)院發(fā)展、患者滿意，是醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的時代特性。

3醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的價值

3.1促進(jìn)醫(yī)院檔案管理綜合水平的提升

檔案管理真實水平，體現(xiàn)于檔案管理具體工作的多個方面，其中最為關(guān)鍵的一是體現(xiàn)于檔案業(yè)務(wù)流程方面，標(biāo)準(zhǔn)程度如何、規(guī)范效果怎樣，以及是否能夠做到科學(xué)性與準(zhǔn)確性，將決定醫(yī)院的各種類型檔案的妥善處理情況，例如其是否能夠于安全有序環(huán)境下受到管理等[4]。強化檔案管理業(yè)務(wù)流程，使之得到優(yōu)化的努力，對于改善醫(yī)院檔案管理乃至整體的醫(yī)院管理水平都有很強現(xiàn)實意義。

3.2給予醫(yī)院各項工作開展的檔案支持

檔案是醫(yī)院發(fā)展積累下來的寶貴財富，同時也被認(rèn)為是醫(yī)院進(jìn)行文化傳承的特定實物載體。事實證明，越是優(yōu)化的檔案管理措施，尤其是措施中的流程內(nèi)容，越會使檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生真實性和準(zhǔn)確性的優(yōu)勢，并使檔案資料安全存儲，而當(dāng)醫(yī)院管理者遇到重大決策節(jié)點時，往往得到來自檔案的強有力的支持[5]。比如：非典時的布局流程、消毒隔離措施;五年一次的人大換屆選舉工作等檔案資料。另外，如醫(yī)務(wù)工作者探討各類病例、進(jìn)行科學(xué)研究時，也能夠得到病歷檔案的輔助。

3.3幫助醫(yī)院開展隊伍建設(shè)方面的工作

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程有序優(yōu)化，并保證優(yōu)化工作的持續(xù)性，需要有專業(yè)化的人才隊伍，特別是檔案管理隊伍的配合，從而使檔案管理處于精細(xì)化管理理念。而優(yōu)化工作本身也可以成為隊伍建設(shè)的促進(jìn)力量。具體來講，變化醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程，使之適應(yīng)醫(yī)院與患者，使得醫(yī)院檔案管理部門在面對多項工作時能很順暢、高效地做好，如引導(dǎo)檔案管理工作者調(diào)整工作環(huán)境、清晰認(rèn)知工作要求變化，以及強化精細(xì)化管理意識等，而這些要求的存在，顯然需要隊伍建設(shè)不斷進(jìn)取的推動力。

4醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略

4.1對管理制度進(jìn)行調(diào)整

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略中，對管理制度的先行是沒有疑義的。在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理時，關(guān)注精細(xì)化管理理念，以之為指導(dǎo)對檔案管理制度做出調(diào)整，是醫(yī)院檔案管理有效滲透新方法、展現(xiàn)多元化價值的一項重要前提。所以，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)參照檔案管理發(fā)展方向、工作需求，從其他單位的檔案管理工作中汲取經(jīng)驗，對自己醫(yī)院在檔案管理的制度層面進(jìn)行推進(jìn)，力爭達(dá)到制度規(guī)范化、管理精細(xì)化的效果[6]。從宏觀層面分析，制度調(diào)整一方面需要融匯檔案管理部門工作人員的努力，另一方面還要得到醫(yī)院其他部門的支持和配合。醫(yī)院檔案管理部門及工作人員，要在檔案立卷、歸檔制度、保管保密制度、借閱及分享制度等方面進(jìn)行重新考查修訂，并把修訂結(jié)果下發(fā)至醫(yī)院各有關(guān)部門，同時組織各部門代表進(jìn)行培訓(xùn)，使醫(yī)院各職能部門對制度有足夠的了解，讓多部門做到同檔案管理部門的密切配合，爭取早日見到醫(yī)院檔案管理工作的成效;從微觀角度分析，則以集約化管理取代粗放化管理，這種轉(zhuǎn)變體現(xiàn)在制度上，需要醫(yī)院檔案管理部門從醫(yī)院發(fā)展實際情況出發(fā)，將檔案管理工作持續(xù)細(xì)化，確保各檔案管理環(huán)節(jié)與步驟的規(guī)范化、清晰化、流程化，如人力資源成本的使用數(shù)量、時間成本耗費數(shù)量等，都需要進(jìn)行合理的規(guī)劃，這會使各類檔案管理工作在細(xì)節(jié)上得以提升并有序開展。此外，考核評價機制的完善，同樣屬于對管理制度進(jìn)行調(diào)整的事項范圍之內(nèi)，借助日益精細(xì)化的考核評價制度，可隨時了解檔案管理工作中何處存在何種不足，繼而給接下來的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化深化工作提供參考依據(jù)。

4.2對信息管理加以重視

重視檔案信息管理包括三項工作：一是做到數(shù)據(jù)的信息化。醫(yī)院檔案管理工作通常會涉及大量數(shù)據(jù)，在信息技術(shù)手段支持下，可以讓傳統(tǒng)管理過渡到數(shù)字化管理，并出現(xiàn)形式上的對應(yīng)變化，其本質(zhì)在于將有形紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，這是節(jié)約管理部門在人力、物力與財力等資源成本上的做法，同時也可以盡可能地避免人工管理可能造成的失誤，有效提升管理工作便捷程度，即便文書檔案年代久遠(yuǎn)，亦由信息管理系統(tǒng)使用而永久保存，如之前患者檢查的CT、MRI等檢查報告以膠片打印保存的形式，易造成丟失，不易保存，而現(xiàn)今使用的“醫(yī)學(xué)影像云平臺”使得醫(yī)療檔案的保存、再利用更便捷。二是做到檔案的安全化。文書檔案面對一些瑣碎的原始資料，在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時，增加信息技術(shù)的應(yīng)用比重，可有效杜絕管理過程不隨意變更原始信息內(nèi)容的要求，讓其可以同最初的形態(tài)保持一致[7]。在實際管理過程之中，工作者可以設(shè)置對應(yīng)的管理系統(tǒng)權(quán)限，用口令或者密碼等形式，將檔案的安全性進(jìn)一步提升。三是管理人員應(yīng)在自身信息意識方面加以強化，即檔案管理工作人員有必要多學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的、實用性的現(xiàn)代信息技術(shù)，并提升關(guān)于計算機處理方面的意識與能力，提高有關(guān)內(nèi)容的操作技能，充分展示出整個檔案管理系統(tǒng)在規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方面的長處。以往醫(yī)院檔案管理程序來自人工操作，數(shù)據(jù)登記錯誤難以避免，用戶查詢時不能獲取真實有效信息的情況時有發(fā)生，在工作人員強化信息意識后，依靠信息技術(shù)做文書的收錄、登記、歸檔、查詢等工作，可以讓錯誤出現(xiàn)的可能性降至最低，亦能讓時間節(jié)省下來做更具創(chuàng)新性的管理工作。

4.3對知識共享給予關(guān)注

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略中，應(yīng)當(dāng)主動涉及知識共享方面。詳細(xì)分析后認(rèn)為：知識管理能夠避免知識原有局限性，使人們在面對檔案時能夠有需要便隨時利用，并且少受或者不受地域上的限制，這顯然更加符合檔案利用開放化的初心。從原本的封閉到現(xiàn)在的開放，再到理想化地主動提供服務(wù)場景，知識共享視角之下，醫(yī)院檔案管理所涉及業(yè)務(wù)流程，會對醫(yī)院檔案服務(wù)機構(gòu)價值升華效果產(chǎn)生促進(jìn)作用，克服此前普遍存在的故步自封思維[8]。另外，對知識共享給予關(guān)注，也是適應(yīng)新檔案管理環(huán)境的必要做法，縱觀傳統(tǒng)的檔案資源管理與使用模式，可看到它是一種比較典型的資源靜態(tài)導(dǎo)向型模式，更加強調(diào)合作利用和共享，重點涉及科室合作、個人合作，或者與醫(yī)院檔案室等部門的合作等，而在業(yè)務(wù)流程變化范疇內(nèi)，對知識共享加以關(guān)注，使之出現(xiàn)的變化，則明顯指向信息資源的合作開發(fā)與利用，是動態(tài)的。實踐操作中，醫(yī)院可借助知識的積累、組織與發(fā)現(xiàn)動態(tài)流程，讓檔案知識盡最大可能地被優(yōu)化管理、有效開發(fā)，全面滿足知識服務(wù)的客觀需求，尤其是可以利用合作促進(jìn)開發(fā)的形式，在技術(shù)、產(chǎn)品、宣傳等方面實現(xiàn)突破創(chuàng)新。

5結(jié)語

醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程，將由職能科室與行政部門等共同負(fù)責(zé)，需要優(yōu)良管理方式、管理流程，以推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展為目標(biāo)，進(jìn)行相應(yīng)的途徑優(yōu)化，優(yōu)化時應(yīng)當(dāng)注意醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)流程的獨特性，兼顧人員、制度等多個方面，從而真正讓醫(yī)院的檔案管理擁有專業(yè)化水準(zhǔn)，持續(xù)改善醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與效率。

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作者簡介：毛永青 （1974—），女，本科，館員，研究方向為醫(yī)院檔案管理。