摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案管理工作發(fā)生了革命性變化。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的支持下，檔案管理無(wú)論是在精確性還是在效率方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在歸檔、存儲(chǔ)以及取用環(huán)節(jié)中存在不足，從而積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)，研究應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展電子化檔案管理工作的方法。但是，由于管理人員素質(zhì)較低等方面的原因，其在檔案管理中還未將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)最大化。為了解決該問(wèn)題，應(yīng)從以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理模式、以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推薦功能進(jìn)行優(yōu)化等方面入手。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);問(wèn)題與策略

中圖法分類(lèi)號(hào)：TP391

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Application of computer information technology in archives management ofpublic hospitals

YAN Kun

（ Tangshan Sccond Hospital ， Tangshan ， Hehei 063000 . China）

Abstract： With the development of the times and the advancement of science and technology， thearchives management work has undergone revolutionary changes. With the support of computerinformation technology， file management has obvious advantages in terms of accuracy and efficiency.In the process of archives management， the hospital gradually realizes that the traditional paperarchives have deficiencies in archiving， storage and access. so they actively build a network workplatform and study the method of applying computer information technology to carry out electronicarchives management. However， due to the quality of management personnel and other reasons， theadvantages of computer information technology have not been maximized in file management. Inorder to solve this problem ， we should start from several aspects， such as creating a modern archivesmanagement mode based on computer information technology， and optimizing the recommendedfunctions of archives management based on computer information technology.

Key words ： archives management ， information technology ， problems and st rategies

現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，極大地提高了人們的生活質(zhì)量，也革新了生產(chǎn)方式。特別是隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及，辦公領(lǐng)域出現(xiàn)了革命性變化。對(duì)于檔案管理工作，特別是對(duì)于醫(yī)院病例檔案管理而言，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效地解決了醫(yī)院病例檔案繁多、檢索難、歸檔難等諸多問(wèn)題，成為醫(yī)院病例檔案管理中不可或缺的手段。但是，目前很多地方在利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中存在一些問(wèn)題，有必要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真分析，以采取有效的優(yōu)化對(duì)策?；诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，醫(yī)院在檔案管理中，應(yīng)科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)改進(jìn)工作方式，簡(jiǎn)化管理流程。在對(duì)相關(guān)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的情況下，對(duì)其進(jìn)行協(xié)淵與控制，建立多元化的管理機(jī)制[1]。

1 利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理存在的問(wèn)題

目前、在病例檔案管理中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低。盡管很多醫(yī)院都十分重視病例檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，但是大多停留在口號(hào)式、決心式層面，而沒(méi)有具體落實(shí)到行動(dòng)，特別是在具體功能的設(shè)置上存在很大缺陷。隨著病例檔案的持續(xù)增加，病例人數(shù)急劇增長(zhǎng)，由此帶來(lái)了病例檔案管理的膨脹負(fù)荷，給管理工作增加了很多困難。解決該困難的最佳辦法就是充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段，通過(guò)提高病例檔案管理系統(tǒng)的工作效率，有效管理病例檔案。不儀如此，還應(yīng)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，充分發(fā)掘病例檔案資源的利用價(jià)值與相關(guān)功能。

目前，檔案管理中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)仍然停留在簡(jiǎn)單操作層面，只是一個(gè)進(jìn)行檔案的收集、管理與查詢(xún)的工具。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的功能顯得過(guò)于單一，有待進(jìn)一步拓展。隨著智能手機(jī)的功能越來(lái)越多，平板電腦等移動(dòng)上網(wǎng)設(shè)備越來(lái)越普及，加之微信等新媒體的功能越來(lái)越強(qiáng)大，很多患者更愿意選擇利用智能手機(jī)、平板電腦等在APP上查閱有關(guān)檔案信息。因此，檔案管理工作者有必要在深入推動(dòng)檔案管理信息化過(guò)程中，依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，盡可能多地拓展檔案管理中的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的功能，利用信息手段，在確保安全的前提下，提升檔案信息的查詢(xún)、閱讀效率，進(jìn)而提高整個(gè)檔案管理工作的效率[2-4]。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院在開(kāi)展日常檔案管理工作時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)挖掘檔案的使用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息的數(shù)量不斷增多，增加了基礎(chǔ)工作任務(wù)量。因此，各個(gè)單位開(kāi)始關(guān)注計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

2.1 效率高

與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相比，及時(shí)構(gòu)建信息化工作平臺(tái)，可以利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)化整合。并且，通過(guò)設(shè)定系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)，可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)管理。這給檔案歸檔工作提供了極大的便利，提高了歸檔工作的效率，保證了歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以將檔案文件以多種格式進(jìn)行存儲(chǔ)，包括動(dòng)態(tài)視頻、靜態(tài)圖片以及文字信息等，讓檔案管理工作更加全面化、完整化。

2.2 可互動(dòng)

基于互聯(lián)網(wǎng)的特殊性質(zhì)，在進(jìn)行基礎(chǔ)檔案管理工作時(shí)，可以利用網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)功能，讓員工將工作信息上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，由檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理。同時(shí)，可以讓各部門(mén)之問(wèn)互相交流，及時(shí)對(duì)檔案中存在異議之處進(jìn)行溝通，從而及時(shí)更正檔案信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，進(jìn)而挖掘出檔案的使用價(jià)值。

3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)化策略

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的作用，可以從根本上解決醫(yī)院病例檔案管理中存在的問(wèn)題，切實(shí)提高工作效率，拓展檔案管理的價(jià)值與功能，更好地發(fā)揮檔案的作用[5]。

3.1 創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案管理模式

依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，優(yōu)化醫(yī)院的病例檔案管理模式，讓病例檔案的數(shù)據(jù)收集變得更為迅捷，既便于歸檔，又便于查詢(xún)，從而讓醫(yī)院的病例檔案管理具有一定的實(shí)效性以及較高的規(guī)范化水平。主要應(yīng)從如下方面入手。

首先，提升“兩率”，即提升網(wǎng)絡(luò)病例檔案管理網(wǎng)站的使用率、網(wǎng)絡(luò)病例檔案管理網(wǎng)站的滲透率。管理醫(yī)院病例檔案的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)主要設(shè)置了四個(gè)模塊，即新生數(shù)據(jù)復(fù)核模塊、現(xiàn)有患者信息管理模塊、網(wǎng)上注冊(cè)模塊與圖像搜集復(fù)核模塊。它們解決了檔案管理歸檔難、核對(duì)難、查詢(xún)難等問(wèn)題，提高了檔案管理的工作效率與檔案的使用效率。

其次，充分挖掘、利用以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為支撐的海量數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值，最大限度地發(fā)揮病例檔案管理信息庫(kù)的海量資源優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的病例檔案管理模式在信息歸檔環(huán)節(jié)存在很多問(wèn)題，如效率較低與錯(cuò)誤率較高。久而久之，檔案管理人員產(chǎn)生了很大的心理負(fù)擔(dān)，工作積極性也不高，甚至部分檔案管理人員還產(chǎn)生了職業(yè)倦怠。如果充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)支持下的病例檔案管理模式，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值就會(huì)被充分挖掘、利用，因此檔案管理工作會(huì)更加精準(zhǔn)、高效。從這個(gè)角度來(lái)看，應(yīng)用信息庫(kù)技術(shù)來(lái)優(yōu)化病例檔案管理工作是必然趨勢(shì)。

最后，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)優(yōu)化病例檔案管理客戶(hù)端，這會(huì)給客戶(hù)帶來(lái)良好的體驗(yàn)。利用該模式，病人不再有頻繁進(jìn)行手工操作的煩惱，因?yàn)橛?jì)算機(jī)信息技術(shù)支持下的檔案管理軟件會(huì)自動(dòng)剖析患者的實(shí)際狀況。

3.2 優(yōu)化檔案管理的推薦功能

通過(guò)合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以有效地將檔案管理系統(tǒng)劃分為多個(gè)模塊，包括整理與分類(lèi)模塊、用戶(hù)管理模塊、網(wǎng)頁(yè)查詢(xún)模塊以及搜集模塊等。通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的細(xì)分，可以使得其更加清晰、明確。這需要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)工作平臺(tái)以及智能化的檔案管理軟件，以此完成對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)工作。由于計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間有限，因此云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，醫(yī)院可以利用該技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行永久存儲(chǔ)[6]。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，病例檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化。相關(guān)新技術(shù)的高滲透率優(yōu)勢(shì)有力地促進(jìn)了醫(yī)院病例檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，為提高醫(yī)院的醫(yī)療水平提供了保障。

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的推動(dòng)下，相關(guān)企業(yè)圍繞優(yōu)化檔案管理推出了各種各樣的先進(jìn)軟件，這極大地拓展了檔案管理的服務(wù)范圍。目前，檔案管理軟件為醫(yī)院的管理工作提供了重要支持。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)可以制定數(shù)據(jù)推薦制度，從而及時(shí)捕捉瀏覽者的瀏覽信息，以便及時(shí)進(jìn)行反饋式調(diào)整。把患者的瀏覽數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)結(jié)果反饋給治療、管理部門(mén)，就可以在一定范圍內(nèi)隨時(shí)掌握患者的思想動(dòng)態(tài)、需求動(dòng)態(tài)，從而為醫(yī)務(wù)人員提供可靠的資料，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)治療優(yōu)化的目標(biāo)。

3.3 增強(qiáng)檔案管理的安全性

醫(yī)院在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的重要文件，檔案管理內(nèi)容也相對(duì)較多，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、存儲(chǔ)、共享，從而使得檔案的管理操作更加簡(jiǎn)單、方便。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范化的管理機(jī)制，確定電子檔案的存儲(chǔ)格式，避免格式不統(tǒng)一而影響后續(xù)檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作。同時(shí)，要確保管理工作的全面性，包括檔案最初的原始憑證到存儲(chǔ)以及審批等過(guò)程，保證全過(guò)程都錄入電子檔案管理系統(tǒng)，以免醫(yī)院檔案管理工作中可能出現(xiàn)的檔案?jìng)卧旎蛘邫n案丟失等情況。

利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)并將其納入經(jīng)營(yíng)管理流程，可以大大增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)的穩(wěn)定性與安全性。通過(guò)運(yùn)用大量的互聯(lián)網(wǎng)信息化手段，極大地增加了各節(jié)點(diǎn)成為信息轉(zhuǎn)變?cè)c(diǎn)的概率。在這種情況下，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作提出了重大考驗(yàn)，不同的管理機(jī)構(gòu)、管理人員都要強(qiáng)化安全意識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)的安全管理工作。可以采取提高管理人員安全素養(yǎng)的方法來(lái)預(yù)防隱患，可以組織相關(guān)人員參加多種類(lèi)型的安全培訓(xùn)，重點(diǎn)做好預(yù)防病毒、修復(fù)漏洞等技術(shù)的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的安全素養(yǎng)，使其掌握網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)。與此同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)管理人員的思想道德教育、職業(yè)操守教育，提升管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，提升他們的管理能力，提高他們駕馭計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的能力，使管理人員的能力素養(yǎng)能滿足互聯(lián)網(wǎng)信息新世界的要求。管理人員可以通過(guò)密碼保護(hù)技術(shù)來(lái)保證信息在傳遞過(guò)程中的安全性。作為醫(yī)院，應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制，從制度層面做好安全工作[7-9]。

3.3 提高檔案管理的智能化水平

檔案管理工作不僅是檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)工作任務(wù)，還需要其他部門(mén)積極配合，這樣才能及時(shí)完成檔案的歸檔與整理?；诖?，需要在信息環(huán)境下完成醫(yī)院的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái)。通過(guò)這種方式，可以解決信息傳遞不及時(shí)的問(wèn)題，避免影響檔案資料的使用價(jià)值。在互動(dòng)交流過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立創(chuàng)新工作意識(shí)。充分利用網(wǎng)絡(luò)渠道，與國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)同行進(jìn)行交流，引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)及理念，加大我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的力度。從而真正突顯出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，全面推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的有序開(kāi)展。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高檔案管理的智能化水平，可以降低人力成本，提高檔案管理工作的效率與精準(zhǔn)性。

為了達(dá)到以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高檔案管理智能化水平的目的，醫(yī)院應(yīng)該組織管理人員進(jìn)行在崗技能培訓(xùn)，可以采取“走出去”，或“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)，以點(diǎn)帶面，鼓勵(lì)、培植突出人才，讓人才冒尖，然后發(fā)揮他們的帶動(dòng)作用。引進(jìn)高端的科技人才，可以提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)?？梢酝ㄟ^(guò)提高薪酬等方式，吸引高科技人才進(jìn)入病例檔案管理隊(duì)伍，想方設(shè)法打造一支既有高尚的職業(yè)道德，又有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍。醫(yī)院內(nèi)部做好組織協(xié)調(diào)工作，要確保各個(gè)病例檔案管理部門(mén)之間既有明確、細(xì)化的分工，各盡其職，同時(shí)更要能密切配合，做到“分工不分家”，通力配合，做好病例檔案的智能化管理工作。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)制定鼓勵(lì)檔案管理人員個(gè)人業(yè)務(wù)提高、技術(shù)強(qiáng)化的制度或方案，采用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神激勵(lì)的方式，營(yíng)造人人學(xué)習(xí)的氛圍，讓每個(gè)人都能自覺(jué)學(xué)習(xí)，掌握最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，為檔案管理的智能化發(fā)展提供人才保障[IO]。

4 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)于檔案管理而言具有極為重要的價(jià)值與意義。一方面，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以使檔案管理人員的工作更加順暢、便捷。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的幫助下，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化目標(biāo)。管理人員只需在計(jì)算機(jī)端輸入指令就可以快速查閱、調(diào)取檔案信息，節(jié)省時(shí)間與精力，管理效率也大大提升。另一方面，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)支持下的檔案管理，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程資源共享，無(wú)論是醫(yī)務(wù)人員還是患者，都可以隨時(shí)隨地以各種方式查閱檔案信息。

依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)所打造的病例檔案自動(dòng)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)極大地方便了患者查詢(xún)與獲取檔案信息。患者既可以選擇手機(jī)等移動(dòng)端查詢(xún)檔案信息，也可以利用計(jì)算機(jī)等進(jìn)入病例檔案的管理平臺(tái)，安全、快速地查到自己所需要的檔案信息。

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作者簡(jiǎn)介：

閻昆（1977-），本科，主管護(hù)師，研究方向：檔案管理。