侯著敏

◆摘? 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革和發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理制度也在逐步發(fā)生變化。檔案管理是一項(xiàng)耗費(fèi)大量人力物力的工作，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理逐漸更新管理方法。作為保存政府資料或公民信息的重要機(jī)構(gòu)，檔案管理是事業(yè)單位的重要職能之一，有效的事業(yè)單位檔案管理模式不僅能提高檔案管理的工作效率，還能推進(jìn)事業(yè)單位工作的全面發(fā)展。本文分析了我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并從四個(gè)方面對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施進(jìn)行探討。

◆關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革策略

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)發(fā)展的要求。同時(shí)，在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理工作更加復(fù)雜，必須進(jìn)行收集、分類、審查、歸納等一系列過程。作為新形勢(shì)下的事業(yè)單位，只有實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，才能提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。這不僅有助于提高檔案管理的工作效率，而且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值，為事業(yè)單位的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的重要性

事業(yè)單位檔案管理改革可以使事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行管理，不僅提高了事業(yè)單位檔案管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，還可以促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案管理不同于其他類型的管理工作。其工作內(nèi)容更為復(fù)雜，對(duì)時(shí)間更為敏感。為了檔案管理工作的順利開展，事業(yè)單位實(shí)際檔案管理中，需要投入更多人力和物力才能實(shí)施檔案管理工作。在新形勢(shì)下，需要制定科學(xué)合理的管理方案，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，定期分析檔案管理工作中的不足，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，為以后的檔案管理工作提供重要參考依據(jù)。

二、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）不健全的檔案管理制度

檔案管理體制的不完善主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案管理的發(fā)展重視不夠?，F(xiàn)有的檔案管理內(nèi)容不全面。大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理只涉及檔案的收集、整理、保存、復(fù)制等方面內(nèi)容，很少有單位對(duì)檔案管理進(jìn)行深入研究，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理淪落為一項(xiàng)單一枯燥的行政工作。二是檔案管理缺乏相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制。目前事業(yè)單位檔案管理在監(jiān)督方面沒有明確提出監(jiān)督的方法，缺乏相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制。一些事業(yè)單位的檔案管理和監(jiān)督僅依靠工作人員的自律性，缺乏外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)和具體的監(jiān)督措施，使得現(xiàn)行檔案管理制度在實(shí)施中存在不規(guī)范問題。

（二）大部分檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足

目前，事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，管理水平參差不齊。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要高水平的專業(yè)技術(shù)人員。一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有相對(duì)較高的學(xué)歷，最好是本科以上學(xué)歷。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該具備公共機(jī)構(gòu)的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。但是，目前本科院校相關(guān)專業(yè)的人員從事檔案管理比例相對(duì)較小，學(xué)歷層次相對(duì)較低，不能滿足當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)的需要。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的改革措施

（一）健全檔案管理制度

目前，事業(yè)單位檔案管理工作頻繁出現(xiàn)一些混亂的情況。為了減少這一現(xiàn)象的產(chǎn)生，事業(yè)單位應(yīng)該完善檔案管理制度并加以實(shí)施。讓檔案管理人員了解自己的工作內(nèi)容和工作流程，將具體任務(wù)落實(shí)到具體人員和崗位上，分工明確，提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，建立相關(guān)考核機(jī)制，激發(fā)相關(guān)人員的積極性和創(chuàng)造性。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)，重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

想要做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和改革，就必須加大人力資源管理和資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和工具，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)模式，確保檔案的自動(dòng)化處理和歸檔工作順利完成。此外，還要為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。營(yíng)造檔案管理人員成長(zhǎng)環(huán)境，制定培訓(xùn)計(jì)劃，評(píng)估培訓(xùn)效果，提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，為檔案管理人員提供更多的實(shí)踐機(jī)會(huì)，確保其能跟上檔案信息化建設(shè)的步伐，以此建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍。

（三）創(chuàng)新管理手段，注重檔案安全

在完善各項(xiàng)檔案管理制度的同時(shí)，要維護(hù)事業(yè)單位的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展和職工的利益。每一項(xiàng)制度都要嚴(yán)格落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，建立適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的檔案制度。在制定過程中，還要注意靈活性，根據(jù)工作發(fā)展方向進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)一步完善事業(yè)單位檔案管理;另外，在完善檔案管理制度的過程中，提高檔案管理人員的積極性，讓檔案管理工作人員認(rèn)真對(duì)待工作。需要特別注意的一點(diǎn)是文件管理的安全性，包括電子檔案、系統(tǒng)、信息等安全問題。因此，在這個(gè)過程中，管理人員應(yīng)該做好事業(yè)單位的安全管理措施，并將這項(xiàng)措施納入事業(yè)單位的安全體系，以確保電子文件和其他相關(guān)資料的安全。在相關(guān)安全措施的保障下，事業(yè)單位還需要積極推動(dòng)檔案利用，按照相關(guān)程序和要求舉辦一些展覽，出版相關(guān)書籍和期刊，以滿足社會(huì)的需要。

（四）管理層應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作

檔案管理是事業(yè)單位工作內(nèi)容比較隱秘的工作，這導(dǎo)致許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)低估了檔案管理的作用。如果在資格評(píng)估過程中需要提取和檢查檔案文件，一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案文件管理監(jiān)控措施不完善的缺點(diǎn)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，設(shè)定專門的部門進(jìn)行檔案管理，并且設(shè)定主要負(fù)責(zé)人。本單位配備的專職檔案管理人員必須相對(duì)固定，人員一經(jīng)指定，不得頻繁更換。檔案管理是各部門考核最重要的內(nèi)容，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。保障事業(yè)單位檔案管理工作的正常運(yùn)作，確保審查評(píng)估順利進(jìn)行。

四、結(jié)束語

總之，在新形勢(shì)下，檔案管理不僅是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵，也是提高事業(yè)單位檔案管理效率的關(guān)鍵。為了順利實(shí)施檔案管理改革，事業(yè)單位需要重視單位檔案管理工作，優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，整合檔案信息資源，培養(yǎng)相關(guān)專業(yè)的人才，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法，編制檔案管理制度，設(shè)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能有效提高事業(yè)單位檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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