王兵

摘 要：在就業(yè)、創(chuàng)業(yè)成為民生熱點的新形勢下，提升公共就業(yè)人才服務機構檔案管理規(guī)范化、科學化、信息化、市場化水平，打破傳統(tǒng)格局，明確創(chuàng)新方向，擴大業(yè)務范疇，實現(xiàn)檔案管理、代理、招聘資源體系和就業(yè)服務平臺數(shù)據(jù)資源共享，做好適應需求、高效率發(fā)展、精準和創(chuàng)新服務，解決人才供需矛盾，是公共就業(yè)人才服務機構檔案管理工作的有效優(yōu)化途徑。故本文就公共就業(yè)人才服務機構檔案管理工作的模式優(yōu)化進行探討。

關鍵詞：公共就業(yè)人才服務? ? 檔案管理? ? 信息化服務? ? 數(shù)據(jù)庫建設

市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，信息化網(wǎng)絡應用突飛猛進，新形勢下就業(yè)、創(chuàng)業(yè)成為民生關注熱點，人事檔案的重要性和意義凸顯，并受到越來越多的重視。特別是近幾年，畢業(yè)生人數(shù)持續(xù)高升，在國家政策扶持、各種利好消息支持的同時，人才流動頻繁、人事檔案管理規(guī)模擴大等不確定因素對公共就業(yè)人才服務機構檔案管理工作提出了更多新要求和新挑戰(zhàn)。

要做好“六穩(wěn)”“六?！惫ぷ?，適應市場需求、高效率發(fā)展、精準化服務，人事檔案管理工作必須不斷改革創(chuàng)新，優(yōu)化工作模式，抓住公共就業(yè)人才服務機構檔案管理工作的新機遇，迎接新挑戰(zhàn)。

一、人事檔案的重要性和意義

人事檔案作為個人信息的重要載體和依據(jù)，可以系統(tǒng)、完整、準確地記錄個人從高中起的成長經(jīng)歷、政治面貌、教育背景、獎懲情況、獲得學歷學位情況、參加工作情況等基礎信息，能客觀、綜合、全面地反映出個人在各成長階段、各發(fā)展環(huán)節(jié)的品德表現(xiàn)和綜合素養(yǎng)能力。

人事檔案是“雙向選擇、自主創(chuàng)業(yè)”的重要依據(jù)，對用人單位篩選、錄用人才以及人事代理人員求職、創(chuàng)業(yè)具有重要意義，也是人事代理人員規(guī)劃職業(yè)發(fā)展、繳納社會保險、享受社會福利待遇、辦理退休手續(xù)、避免勞動糾紛和維護個人權益的有利依據(jù)。

依托公共就業(yè)人才服務機構開展的人事檔案代理工作，能夠有效地為用人單位和人事代理人員提供延伸服務，是實現(xiàn)雙方共贏的有力保障。

二、人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理存在隱患，規(guī)范性弱化

高校畢業(yè)生因檔案意識弱化、計劃繼續(xù)攻讀更高學位、未找到理想的工作、臨時就業(yè)、待業(yè)等原因造成“棄檔”現(xiàn)象;流動人員受外部環(huán)境影響靈活就業(yè)、頻繁變換工作、離職后沒有辦理檔案交接手續(xù)等，都增加了高校畢業(yè)生、靈活就業(yè)人事代理人員檔案管理的難度。

隨著時間的延長、檔案庫存量增多、人員流動性變大，只在原始檔案的基礎上進行編號入庫入系統(tǒng)的方法，給檔案信息查詢、查找、瀏覽等工作帶來不便。人事代理人員在參加工作、評聘崗位、單位調(diào)整時，也會出現(xiàn)檔案反復交接、多人經(jīng)手、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案原始內(nèi)容和有效數(shù)據(jù)不能規(guī)范、正確保存，存在丟失、遺漏的隱患。

（二）人事檔案管理模式落后，操作單一

目前，一些單位或人才服務機構在接收檔案時仍用單一、傳統(tǒng)的模式，只是簡單地將接收、轉(zhuǎn)交信息錄入電腦立卷歸檔，操作方法落后，不能適應工作需要。不少單位和人才服務機構使用的檔案管理系統(tǒng)，在長期的頻繁工作過程中累積了不少垃圾信息和無效數(shù)據(jù)，雖不影響日常工作的正常使用，但容易因經(jīng)手人疏忽，在操作過程中出現(xiàn)漏、錯、延遲、做無用功的現(xiàn)象。

這種模式不能對檔案進行有效分類，無法使檔案管理工作有序開展，無法實現(xiàn)真正的資源遠程共享和交叉使用，影響了工作效率和服務質(zhì)量。

（三）檔案管理工作人員“窗口”服務意識差，業(yè)務操作不規(guī)范

因檔案管理單位機構整合、工作調(diào)整、人員配置更換等原因，常出現(xiàn)檔案管理工作人員剛調(diào)整到新崗位，沒有經(jīng)過系統(tǒng)、正規(guī)的培訓就上崗工作，業(yè)務流程不熟練，辦事操作不規(guī)范的情況。

部分檔案管理工作人員面對人事代理人員的詢問“一問三不知”，甚至對人事代理人員態(tài)度較惡劣。沒有表現(xiàn)出“窗口”服務工作人員應有的基本素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，不能滿足檔案調(diào)閱者、人事代理人員的需求，甚至會因服務意識不強出現(xiàn)工作失誤，導致人事代理人員和人才服務機構雙方矛盾激化，偏離了檔案管理工作的服務初衷。

（四）人事檔案管理信息化、數(shù)據(jù)庫建設還處在起步階段

隨著信息化檔案管理工作的推行，數(shù)據(jù)庫建設受到越來越多的重視，很多人才服務機構啟用了電子檔案數(shù)據(jù)庫，但因服務機構操作人員工作思想和方法固化、服務意識和工作態(tài)度轉(zhuǎn)變較慢，出現(xiàn)了實際使用頻率不高、數(shù)據(jù)庫開發(fā)功能落后、操作過程涉及網(wǎng)絡風險、工作人員缺少專業(yè)性的技術支撐等現(xiàn)實情況。電子檔案數(shù)據(jù)庫目前還不能滿足不斷變化的市場需要，不能實現(xiàn)隨時隨地的信息調(diào)閱，制約了人事檔案管理信息化的全面建設和提升。

（五）人事檔案與人才檔案管理體系整合度不高，不能發(fā)揮最大功效

原有的人事檔案管理理念，只是把代理人員檔案管理作為簡單、具體、不用深入交流思考、便于標準化操作的流程性工作和單純的存放、代理、委托、服務業(yè)務，忽視了挖掘其現(xiàn)階段人事檔案與人才檔案體系結合能促進就業(yè)、創(chuàng)業(yè)服務的功能，沒有有效利用檔案管理的優(yōu)化模式，整合人事檔案和人才檔案的有效資源，為求職者提供靈活就業(yè)的途徑，為招聘單位提供獵取高端人才的平臺。

三、優(yōu)化措施

（一）與高校建立合作，提升檔案管理意識

人才服務機構應和高校建立長期穩(wěn)定的合作，定期對學生進行創(chuàng)業(yè)就業(yè)指導、職業(yè)生涯規(guī)劃、就業(yè)心理疏導、面試技巧培訓。在學生畢業(yè)前用科普宣傳、宣講等方式，讓畢業(yè)生了解檔案的重要性，原始檔案包含的內(nèi)容、作用、使用價值，檔案去向，調(diào)取檔案、保障自身權益的方法。使高校畢業(yè)生群體明白檔案的存在意義，了解檔案交接手續(xù)和過程，減少“棄檔”“失檔”現(xiàn)象的發(fā)生。進而保障人事檔案原始內(nèi)容和數(shù)據(jù)的真實性、有效性，保護人事代理人員就業(yè)、創(chuàng)業(yè)時的根本利益，逐漸提升高校畢業(yè)生就業(yè)率。

（二）研發(fā)線上服務系統(tǒng)，逐步完善功能模塊

積極探索、研發(fā)人才服務機構檔案管理日常業(yè)務的線上服務系統(tǒng)，實現(xiàn)部分工作開展目的明確、網(wǎng)上預約減少等待時間、操作流程簡便、使用方法簡單的目標，逐步推進線下、現(xiàn)場檔案管理服務向線上、不到場服務的進程轉(zhuǎn)變和延伸。改變?nèi)耸聶n案管理模式落后、操作單一的現(xiàn)狀，簡化、優(yōu)化操作流程，統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一標準，完善工作體系。

實現(xiàn)人才服務機構無論何時、何地都能為人事代理人員提供快速、便捷的服務，部分資源實現(xiàn)遠程共享、交叉使用，加深和拓寬檔案管理工作的服務深度和廣度。

（三）強化“窗口”意識，大力創(chuàng)優(yōu)服務環(huán)境

改變機構設置重疊、工作職能不清晰、任務分配不明確的現(xiàn)狀，針對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓和素質(zhì)考核，時刻關注服務質(zhì)量評估，明確崗位職責，加強綜合管理，強調(diào)服務質(zhì)量，強化公共服務意識。

做好制度建設和管理，確保檔案管理工作人員在工作過程中遇到各類實際問題、突發(fā)事件時能積極應對。實施多項服務模式，開展跟蹤、跟進等相應工作。

強化服務本能，檔案管理工作人員應時刻以嚴謹、高效、熱情、認真的態(tài)度立足本職崗位，為人事代理人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。

（四）加快人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設，降低工作成本

推動公共就業(yè)人才服務機構檔案管理信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，檔案管理數(shù)據(jù)庫全面使用;開啟云端服務項目，將檔案材料依據(jù)人員類別、存儲性質(zhì)等進行分類存儲管理;進一步細分功能模塊，使常規(guī)性的檔案查閱、調(diào)閱、使用等功能半自動化，以改變現(xiàn)有半人工半自動化操作管理費力、費時的現(xiàn)狀。使工作人員能夠高效、快速、準確地開展信息查詢、分類、統(tǒng)計、分析等工作，并生成有效、有用的檔案信息材料，提高工作效率和服務質(zhì)量。

（五）適應就業(yè)、創(chuàng)業(yè)需求，整合檔案管理模式

深入調(diào)研人事代理人員、代理單位需求，充分利用公共就業(yè)人才服務機構管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理、人才服務代理、招聘資源體系、就業(yè)服務平臺數(shù)據(jù)資源信息共享，催化檔案服務模式變革和優(yōu)化改革。

調(diào)用信息資源，匹配相應數(shù)據(jù)，為人事代理人員提供優(yōu)先就業(yè)的信息;為企業(yè)、事業(yè)單位提供優(yōu)秀的、適合崗位的管理人才和專業(yè)技術人才，降低單位傳統(tǒng)招聘模式運行成本和運轉(zhuǎn)周期;為待業(yè)擇業(yè)者、招聘單位雙方簽訂雙向保障協(xié)議，滿足就業(yè)者、招聘方的需要。做到服務標準統(tǒng)一、效果保障有力、職能充分體現(xiàn)，實現(xiàn)公共就業(yè)人才服務機構、人事代理人員、代理服務單位三方合作共贏。

四、小結

在新形勢下，公共就業(yè)人才服務機構檔案管理服務體系應打破固化模式，構建標準規(guī)范統(tǒng)一、功能齊全完善的服務平臺，做好新形勢下的檔案信息化、數(shù)據(jù)庫基礎建設工作，滿足公共就業(yè)服務日益增長的社會發(fā)展、市場需求，幫助有就業(yè)、創(chuàng)業(yè)愿望和具備相應能力的人員盡快達到就業(yè)、創(chuàng)業(yè)的目的，解決人才供需矛盾，有效優(yōu)化公共就業(yè)人才服務機構檔案管理模式，助力招才引智和小微企業(yè)發(fā)展。

參考文獻：

[1]謝慶軍.流動人員人事檔案管理和延伸服務：回顧與展望[J].中國人事科學，2020（7）.

[2]謝建華.新形勢背景下人才市場人事檔案管理方法分析[J].城建檔案，2019（9）.

[3]白云波.人才市場檔案管理中的問題與策略探索[J].蘭臺內(nèi)外，2018（4）.

[4]梁曉玲.科學發(fā)展觀視角下的現(xiàn)代人事檔案管理理念[J].辦公室業(yè)務，2017（11）.

[5]葉龍峰.優(yōu)化人才市場檔案管理的有效策略[J].信息系統(tǒng)工程，2017（3）.

（作者單位：濟寧市公共就業(yè)和人才服務中心）